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摘 要首先對高校档案信息化建设的紧迫性作用了些简要分析,认为高校档案信息化建设势在必行,接着对高校档案信息化建设的实施过程的一些细节作些探讨,希望能够加快高校档案信息化建设的步伐,让其能更好的服务大众。
关键词档案信息化;资源建设;人才培养
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)102-0167-01
21世纪计算机技术和网络技术迅速发展,计算机应用渗透到生活和工作的各个领域。各高校都开始了其校园信息化建设,为适应各高校的发展,档案工作也加快了他们向数字化管理方向转变的步伐。这样才能充分发挥出高校档案信息资源的价值,从而能更好的为高校教学、科研及师生和社会服务。
1高校档案信息化建设的紧迫性
随着社会对工作人员的学历要求越来越高,近几年,国内高校发展速度越来越快,规模越来越大,所形成的档案数量和门类也越来越多,单以纸质档案为载体来记录信息,已很难能全面有序地整理好档案材料。纸质档案的增多,在档案整理过程中需要投入更多的物力、人力,而且会占用更大的储存空间,浪费库房资源。同时纸质材料也不易长久保存,到了一定期限就要重新整理,如此信息必然会有所流失。所以档案载体类型必须要从过去的单一纸质发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案,结合计算机技术,实现档案资料的信息化,只有这样才能保证档案的完整和安全,发挥档案资料的作用。
其次,高校档案信息网络化,数字化,能将整个档案系统和使用者之间有机的结合起来,在这样新的档案工作环境下,档案使用者,无论在什么时间、在什么地方、只要有计算机并且能上网就能进入档案管理系统,查阅档案信息。这样使得档案工作人员编研档案,档案使用者查阅档案都变得极为简单、方便。同时这样还保证了档案的安全性,避免了纸质过程借阅中所出现的不必要的磨损。
2高校档案信息化建设的实施策略
在信息时代,高校档案信息将日益成为经济与社会发展所不可缺少的重要组成部分。即使有现代化强大技术的支持,高校档案信息化建设仍是一项艰苦的工程。如如何保证档案信息在网络共享中的数据安全问题,因此实现高校档案信息化必须要有强有力的保障措施。
1)提升档案信息的宣传力度。在高校里,档案对于多数学生甚至是一些老师来说只是记录学生和老师信息的档案而已,这只是对档案十分片面的认识,在这样的前提下,档案信息化建设工作是无从开展的。所以,高校档案馆应首先强化广大师生的档案意识,多做档案概念、档案法律法规等方面的知识宣传工作,让师生们对档案能有一个正确全面的认识,知道档案在教学工作中所发挥的功用。高校档案馆还应设立档案专题网站,在网站上发布档案信息的电子文件形式,方便师生们查阅,也让师生们能更好的认识档案信息化,同时高校档案馆还可以扩展档案信息的功能,不仅仅是让档案只能服务于学校建设,日常教学等,让档案也成为学校历史发展的见证。给广大师生一个了解学校历史和发展过程的平台,让他们也能为学校今后的发展献技献策。如此,让广大师生能体会到档案信息化建设的重要性和必要性。
2)建设条目清晰的档案信息数据库。对于档案信息化建设而言,最重要的部分是档案信息资源的的建设。主要工作是把原先档案馆内的传统载体通过计算机的扫描和数字化转换,得到文字、图像、视频等数字档案信息,再将其存入计算机数据库。要想科学的管理电子档案,必须建设起档案数据库。利用计算机创建全宗目录数据库,在其下创立各种专门的档案目录数据库,再在各档案目录中收录相对应的文件级数据,填充档案资料。信息数字化工作要建设出高质量的信息数据库,利用计算机数据库技术,把档案信息的基础数据库进行整合,从而创立出档案基础信息资源数据库群,再结合各高校办学特色和发展理念,推出其各自具有特色且高效实用的数据库,使档案信息能更好的为高校所服务。
3)强化档案信息的安全管理。首先,要提高档案管理人员的安全防范意识,让他们了解到档案流失,泄密的严重后果,以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识,定期对档案计算机查毒、杀毒,更新防火墙,尽量避免病毒攻击。其次工作人员对在网络中所发布的档案信息要严格审查,保证机密信息不外泄,档案信息在网络的流通过程中也要利用相关技术注意安全保密工作。第三,要防止档案数据丢失,储存档案信息的计算机要镜像备份,还要用光盘,磁盘等工具另外储存,确保档案信息安全。
4)加强管理队伍的素质建设。强优管理人员对相关法律法规的认识力,要求他们认真学习《档案法》,了解在工作过程中由于自身的原因所造成档案泄密、流失分别会受到哪些相应处罚。信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步,使得档案工作中出现了很多新的问题,这些问题的解决对档案人员提出了更高的要求,要求他们不断更新知识适应形势的发展,所以我们要积极的对这些档案在职人员进行专业的培训,让他们掌握相应的技能,能解决新问题,胜任工作。但相对以往而言,我们不仅仅只是需要档案专业人员,还要信息技术、计算机软硬件、网络安全知识等方面的专业人员,为此我们必须为档案工作引进新的人才,建设出有多方面人才,复合多层次的专业队伍,以适应档案信息化建设的需要。
3结语
档案信息化建设是一项长期且艰巨的工作,还有相当广泛的内容,包括了数据的整理、建设、开发利用,相关人才的培养,相关标准的制定等等,我们一定要认清形势,结合实际,联系各高校的具体环境,从多方面入手,改变传统的档案发展管理理念,树立新的观念,加强档案工作队伍的建设,优化档案整体系统的各个结构,逐步实现高校档案信息化建设。
参考文献
[1]郑象虹.浅议高校档案信息化建设[J].宁波大学学报(教育科学版),2006,06.
[2]苏莉.高校档案数字化建设亟待解决的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2005,18.
[3]金银海,金海兰.浅议高校数字化档案馆的建设[J].延边大学学报(社会科学版),2003,01.
关键词档案信息化;资源建设;人才培养
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)102-0167-01
21世纪计算机技术和网络技术迅速发展,计算机应用渗透到生活和工作的各个领域。各高校都开始了其校园信息化建设,为适应各高校的发展,档案工作也加快了他们向数字化管理方向转变的步伐。这样才能充分发挥出高校档案信息资源的价值,从而能更好的为高校教学、科研及师生和社会服务。
1高校档案信息化建设的紧迫性
随着社会对工作人员的学历要求越来越高,近几年,国内高校发展速度越来越快,规模越来越大,所形成的档案数量和门类也越来越多,单以纸质档案为载体来记录信息,已很难能全面有序地整理好档案材料。纸质档案的增多,在档案整理过程中需要投入更多的物力、人力,而且会占用更大的储存空间,浪费库房资源。同时纸质材料也不易长久保存,到了一定期限就要重新整理,如此信息必然会有所流失。所以档案载体类型必须要从过去的单一纸质发展为以磁盘、光盘等多种磁性材料为载体的档案,结合计算机技术,实现档案资料的信息化,只有这样才能保证档案的完整和安全,发挥档案资料的作用。
其次,高校档案信息网络化,数字化,能将整个档案系统和使用者之间有机的结合起来,在这样新的档案工作环境下,档案使用者,无论在什么时间、在什么地方、只要有计算机并且能上网就能进入档案管理系统,查阅档案信息。这样使得档案工作人员编研档案,档案使用者查阅档案都变得极为简单、方便。同时这样还保证了档案的安全性,避免了纸质过程借阅中所出现的不必要的磨损。
2高校档案信息化建设的实施策略
在信息时代,高校档案信息将日益成为经济与社会发展所不可缺少的重要组成部分。即使有现代化强大技术的支持,高校档案信息化建设仍是一项艰苦的工程。如如何保证档案信息在网络共享中的数据安全问题,因此实现高校档案信息化必须要有强有力的保障措施。
1)提升档案信息的宣传力度。在高校里,档案对于多数学生甚至是一些老师来说只是记录学生和老师信息的档案而已,这只是对档案十分片面的认识,在这样的前提下,档案信息化建设工作是无从开展的。所以,高校档案馆应首先强化广大师生的档案意识,多做档案概念、档案法律法规等方面的知识宣传工作,让师生们对档案能有一个正确全面的认识,知道档案在教学工作中所发挥的功用。高校档案馆还应设立档案专题网站,在网站上发布档案信息的电子文件形式,方便师生们查阅,也让师生们能更好的认识档案信息化,同时高校档案馆还可以扩展档案信息的功能,不仅仅是让档案只能服务于学校建设,日常教学等,让档案也成为学校历史发展的见证。给广大师生一个了解学校历史和发展过程的平台,让他们也能为学校今后的发展献技献策。如此,让广大师生能体会到档案信息化建设的重要性和必要性。
2)建设条目清晰的档案信息数据库。对于档案信息化建设而言,最重要的部分是档案信息资源的的建设。主要工作是把原先档案馆内的传统载体通过计算机的扫描和数字化转换,得到文字、图像、视频等数字档案信息,再将其存入计算机数据库。要想科学的管理电子档案,必须建设起档案数据库。利用计算机创建全宗目录数据库,在其下创立各种专门的档案目录数据库,再在各档案目录中收录相对应的文件级数据,填充档案资料。信息数字化工作要建设出高质量的信息数据库,利用计算机数据库技术,把档案信息的基础数据库进行整合,从而创立出档案基础信息资源数据库群,再结合各高校办学特色和发展理念,推出其各自具有特色且高效实用的数据库,使档案信息能更好的为高校所服务。
3)强化档案信息的安全管理。首先,要提高档案管理人员的安全防范意识,让他们了解到档案流失,泄密的严重后果,以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识,定期对档案计算机查毒、杀毒,更新防火墙,尽量避免病毒攻击。其次工作人员对在网络中所发布的档案信息要严格审查,保证机密信息不外泄,档案信息在网络的流通过程中也要利用相关技术注意安全保密工作。第三,要防止档案数据丢失,储存档案信息的计算机要镜像备份,还要用光盘,磁盘等工具另外储存,确保档案信息安全。
4)加强管理队伍的素质建设。强优管理人员对相关法律法规的认识力,要求他们认真学习《档案法》,了解在工作过程中由于自身的原因所造成档案泄密、流失分别会受到哪些相应处罚。信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步,使得档案工作中出现了很多新的问题,这些问题的解决对档案人员提出了更高的要求,要求他们不断更新知识适应形势的发展,所以我们要积极的对这些档案在职人员进行专业的培训,让他们掌握相应的技能,能解决新问题,胜任工作。但相对以往而言,我们不仅仅只是需要档案专业人员,还要信息技术、计算机软硬件、网络安全知识等方面的专业人员,为此我们必须为档案工作引进新的人才,建设出有多方面人才,复合多层次的专业队伍,以适应档案信息化建设的需要。
3结语
档案信息化建设是一项长期且艰巨的工作,还有相当广泛的内容,包括了数据的整理、建设、开发利用,相关人才的培养,相关标准的制定等等,我们一定要认清形势,结合实际,联系各高校的具体环境,从多方面入手,改变传统的档案发展管理理念,树立新的观念,加强档案工作队伍的建设,优化档案整体系统的各个结构,逐步实现高校档案信息化建设。
参考文献
[1]郑象虹.浅议高校档案信息化建设[J].宁波大学学报(教育科学版),2006,06.
[2]苏莉.高校档案数字化建设亟待解决的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2005,18.
[3]金银海,金海兰.浅议高校数字化档案馆的建设[J].延边大学学报(社会科学版),2003,01.