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中图分类号：G271 文献标识码：A
摘要：高校教学档案管理走向现代化的标志之一是教学档案从手工管理向计算机管理转变。教学档案管理是一项繁杂而又细致的工作，也是学校管理的一个重要方面。搞好教学档案管理，特别是利用计算机进行教学档案管理，对积累经验、改进教学、提高教学质量和管理水平，探索学校教学管理规律都具有重要意义。利用计算机管理教学档案，是教学档案管理技术发展的方向。
关键词：高校;教学档案;计算机;档案管理
一、教学档案的含义与所包括的内容
档案是人类历史文化遗产，汇集着大量知识，记载着丰富的信息。在信息化过程日益加速的现代社会里，档案信息作为一种重要的信息资源也将越来越重要。教学档案是教师、学生、教学管理人员在教学实践、教学研究、教学管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种计算机软件载体资料的总称。是对高校教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。它是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源，也是高校档案工作的核心。
1.教学综合类。上级教育主管部门和学校下达的指令性、指导性文件材料。包括教育改革、教育计划、专业设置、招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定和办法等。
2.教学管理类。各种教学管理制度、教学计划、教学大纲与教学日历、教学质量检查、教学观摩、备课本、课堂教学及考试总结、教学工作量统计与教学工作总结。
3.教学研究类。教学改革方案、教学方法研究和总结;重点课程、精品课程建设等材料。
4.实践教学类。实验计划、实验课表、学生实验报告等;教育实习计划、实习大纲、实习教案、实习指导书、实习总结，以及有代表性的实习调查报告等。
二、教学档案的管理流程
（一）分类编号
1.按照《高等学校档案实体分类法》的规定档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
2.根据教学档案的内容和特点，类目设置为二级。
3.教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号
模式如下：
说明：案卷号的第一位数字是学制号即计划内-1、学历文凭-2、自学考试- 3、预科-4;第二位是案卷顺序号。
（二）编目
1.每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写档案号。
2.按档号顺序，编制教学档案目录。
3.编制各种分类目录和年度总目录及目录卡。
（三）排架保管
1.按教学档案号顺序排架。
2.严格按《高校档案部门业务建设规范》的要求执行各种制度。
3.库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
4.档案部门应纳入学院自动化管理系统，根据工作的需要逐步设置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等。
三、教学档案管理工作的重要性
教学档案是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据。教学档案材料的收集、整理、保管和利用是教学管理工作的重要组成部分，“应该实行‘三纳入’、‘四同步’，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。” “教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步”。教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能起到科学的效果。
四、利用计算机进行高校教学档案管理的重要意义
高校教学档案管理走向现代化的标志之一是教学档案从手工管理向计算机管理转变。将内容繁杂、数量庞大、类目多样的档案材料输入计算机，进行计算机管理，决非易事。
1.要对过去大量的教学档案资料进行录入计算机的前期处理，即要把档案资料按著录规则的要求制成卡片。可以采取分学年、学期的做法;如2013-2014学年第一学期，2013—2014学年第二学期;2014—2015学年第一学期等。也可先进行案卷级目录索引，后深入到文件级，最后实现全部文件级目录索引。
2.要科学地编制适应各种不同角度检索的检索工具，使之成为体系，还要不断加以完善，提高档案检索的网络系统度、专指度，使整个检索具有通用性和系统性。
3.通过计算机实现将输入的著录项目，自动按时间、责任者、主题、保管期限、密度以及工作性质、功能等排列目录和索引，有多少著录项目，就可以提供多少条检索途径和多少种书本式目录和卡片式目录，满足档案查找和利用者的各种不同需求。因此，利用计算机来解决教学档案管理中存在的难题，不失为一种有效的途径，而且，其开发利用的前景十分广阔，极具前瞻性和推广价值。
五、利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索
教学档案管理是学校用科学的原则和方法管理教学档案，为学校教育教学活动服务。利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索。
1.编制教学档案检索是创建教学档案的关键。创建教学档案，要向计算机系统输入大量的经过规范化处理的教学档案数据，其关键是编制科学合理的检索。
编制教学档案检索客观上要求有计划、有步骤，事先要列出周详的、具体的计划和预案，强调逻辑性、严密性、划一性，明确先编什么，后编什么，并要做到心中有数。只有这样，才能为后续工作打好基础。
2.编制教学档案检索的具体方法。
编制教学档案检索，可以以学期为单位（第一学期为上年9月至次年1月，第二学期为2月至6月）。首先要对本学期形成的各种类型的教学资料及时进行收集、整理，并依据管理需求进行分类;然后在计算机上建立该档案数据库，将该档案的分类号、档案标题、目录等逐一输入计算机;例如，我们将我校教师按所担任的学科逐一进行分类，同时也将其年龄、性别、学历，参加工作时间、职称、教龄、毕业院校、联系电话、家庭地址等个人信息输入电脑，然后再将其在教学实践过程中产生的有价值的各种教学资料按文字、图表等逐项编目，力求做到清晰、完整;并从教学能力、备课授课和作业批改情况、教学态度以及获奖情况等方面充实资料。这就从教师这一纵向角度将教学档案编串起来，只要点击某位教师姓名，其教学等情况就会立即显示在电脑屏幕上，一目了然。
参考文献：
[1]郭艳东.教学档案计算机管理的设计与实践[J].兰台世界，2007.（15）.
[2]邹素清.关于高等院校教学档案信息资源建设的思考[J].乐山师范学院学报，2004.9
[3]张晓玲.高校教学档案的特点及其现代化管理对策[J].煤炭高等教育，2005.（04）.
[4]陈明华.浅谈计算机在教学档案管理中的应用.河南广播电视大学学报，2004.（02）.
作者简介：
喻燕华（1979-），江西南昌人，江西科技学院工程训练中心，讲师，学士，研究方向：计算机应用。
摘要：高校教学档案管理走向现代化的标志之一是教学档案从手工管理向计算机管理转变。教学档案管理是一项繁杂而又细致的工作，也是学校管理的一个重要方面。搞好教学档案管理，特别是利用计算机进行教学档案管理，对积累经验、改进教学、提高教学质量和管理水平，探索学校教学管理规律都具有重要意义。利用计算机管理教学档案，是教学档案管理技术发展的方向。
关键词：高校;教学档案;计算机;档案管理
一、教学档案的含义与所包括的内容
档案是人类历史文化遗产，汇集着大量知识，记载着丰富的信息。在信息化过程日益加速的现代社会里，档案信息作为一种重要的信息资源也将越来越重要。教学档案是教师、学生、教学管理人员在教学实践、教学研究、教学管理等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种计算机软件载体资料的总称。是对高校教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。它是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据和参考，是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源，也是高校档案工作的核心。
1.教学综合类。上级教育主管部门和学校下达的指令性、指导性文件材料。包括教育改革、教育计划、专业设置、招生、毕业分配等方面的计划、指示、规定和办法等。
2.教学管理类。各种教学管理制度、教学计划、教学大纲与教学日历、教学质量检查、教学观摩、备课本、课堂教学及考试总结、教学工作量统计与教学工作总结。
3.教学研究类。教学改革方案、教学方法研究和总结;重点课程、精品课程建设等材料。
4.实践教学类。实验计划、实验课表、学生实验报告等;教育实习计划、实习大纲、实习教案、实习指导书、实习总结，以及有代表性的实习调查报告等。
二、教学档案的管理流程
（一）分类编号
1.按照《高等学校档案实体分类法》的规定档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
2.根据教学档案的内容和特点，类目设置为二级。
3.教学档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号
模式如下：
说明：案卷号的第一位数字是学制号即计划内-1、学历文凭-2、自学考试- 3、预科-4;第二位是案卷顺序号。
（二）编目
1.每卷档案封面上的项目填写清楚，卷脊上写档案号。
2.按档号顺序，编制教学档案目录。
3.编制各种分类目录和年度总目录及目录卡。
（三）排架保管
1.按教学档案号顺序排架。
2.严格按《高校档案部门业务建设规范》的要求执行各种制度。
3.库房要有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。
4.档案部门应纳入学院自动化管理系统，根据工作的需要逐步设置计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等。
三、教学档案管理工作的重要性
教学档案是反映和评估教学质量和教学管理水平的重要依据。教学档案材料的收集、整理、保管和利用是教学管理工作的重要组成部分，“应该实行‘三纳入’、‘四同步’，即纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。” “教学管理的各环节必须做到下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上报评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步”。教学档案是教学实践活动的真实记录，是进行教学研究必不可少的素材，只有依据可靠的教学档案作为研究依据，才能起到科学的效果。
四、利用计算机进行高校教学档案管理的重要意义
高校教学档案管理走向现代化的标志之一是教学档案从手工管理向计算机管理转变。将内容繁杂、数量庞大、类目多样的档案材料输入计算机，进行计算机管理，决非易事。
1.要对过去大量的教学档案资料进行录入计算机的前期处理，即要把档案资料按著录规则的要求制成卡片。可以采取分学年、学期的做法;如2013-2014学年第一学期，2013—2014学年第二学期;2014—2015学年第一学期等。也可先进行案卷级目录索引，后深入到文件级，最后实现全部文件级目录索引。
2.要科学地编制适应各种不同角度检索的检索工具，使之成为体系，还要不断加以完善，提高档案检索的网络系统度、专指度，使整个检索具有通用性和系统性。
3.通过计算机实现将输入的著录项目，自动按时间、责任者、主题、保管期限、密度以及工作性质、功能等排列目录和索引，有多少著录项目，就可以提供多少条检索途径和多少种书本式目录和卡片式目录，满足档案查找和利用者的各种不同需求。因此，利用计算机来解决教学档案管理中存在的难题，不失为一种有效的途径，而且，其开发利用的前景十分广阔，极具前瞻性和推广价值。
五、利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索
教学档案管理是学校用科学的原则和方法管理教学档案，为学校教育教学活动服务。利用计算机进行教学档案管理的重点是编制教学档案检索。
1.编制教学档案检索是创建教学档案的关键。创建教学档案，要向计算机系统输入大量的经过规范化处理的教学档案数据，其关键是编制科学合理的检索。
编制教学档案检索客观上要求有计划、有步骤，事先要列出周详的、具体的计划和预案，强调逻辑性、严密性、划一性，明确先编什么，后编什么，并要做到心中有数。只有这样，才能为后续工作打好基础。
2.编制教学档案检索的具体方法。
编制教学档案检索，可以以学期为单位（第一学期为上年9月至次年1月，第二学期为2月至6月）。首先要对本学期形成的各种类型的教学资料及时进行收集、整理，并依据管理需求进行分类;然后在计算机上建立该档案数据库，将该档案的分类号、档案标题、目录等逐一输入计算机;例如，我们将我校教师按所担任的学科逐一进行分类，同时也将其年龄、性别、学历，参加工作时间、职称、教龄、毕业院校、联系电话、家庭地址等个人信息输入电脑，然后再将其在教学实践过程中产生的有价值的各种教学资料按文字、图表等逐项编目，力求做到清晰、完整;并从教学能力、备课授课和作业批改情况、教学态度以及获奖情况等方面充实资料。这就从教师这一纵向角度将教学档案编串起来，只要点击某位教师姓名，其教学等情况就会立即显示在电脑屏幕上，一目了然。
参考文献：
[1]郭艳东.教学档案计算机管理的设计与实践[J].兰台世界，2007.（15）.
[2]邹素清.关于高等院校教学档案信息资源建设的思考[J].乐山师范学院学报，2004.9
[3]张晓玲.高校教学档案的特点及其现代化管理对策[J].煤炭高等教育，2005.（04）.
[4]陈明华.浅谈计算机在教学档案管理中的应用.河南广播电视大学学报，2004.（02）.
作者简介：
喻燕华（1979-），江西南昌人，江西科技学院工程训练中心，讲师，学士，研究方向：计算机应用。