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摘要:文章通过对办公自动化OA系统的研究阐述,结合嘉兴市中医医院的实际应用和浙江省医德医风考核模块的嵌入实现的情况,证明OA系统提高了医院行政办公效率,方便了医德医风考核评价分析,促进了数字化医院建设。
关键词:办公自动化;医院管理
中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2009)22-pppp-0c
改革开放30年来,中国经济得到迅速发展,人民生活水平显著提高,人们对自身健康日益关注,对医院服务要求不断提高乃至苛刻。为缓解“看病难、看病贵”等医患矛盾,充分利用有限的公共医疗资源,医院内部管理水平的提升和服务功能的强化势在必行。
另一方面,近几年,医疗行业在信息化方面正在逐步走向成熟,并形成了一定的规模。医院要想取得更大的发展,就必须最大可能地运用电子信息网络技术,提高医疗管理的技术水平,推行办公自动化,才能够创造更好的经济与社会效益,在激烈的市场竞争中立于不败之地。
诞生于1959年的嘉兴市中医院是一所集医疗、科研、教学、预防为一体、中、西医各临床科室门类齐全、具有鲜明中医特色和中西医结合医疗优势的综合性三级乙等中医院。
应用办公自动化(Office Automation,简称OA)系统之前,医院常被一些问题困扰:
1) 日程行政审批程序繁琐,跑东跑西工作易干扰;
2) 人工操作难免疏忽与意外,造成遗失、延误、缺席等;
3) 制度制定后不易迅速执行,员工熟知、遵守缓慢;
4) 制度调整更加困难重重,反馈意见征集、统计慢;
5) 人事组织异动,“适应期”较长;
6) 难以掌控工作进度,更无法分析流程合理度;
7) 纸张表单难以查询,调查问卷统计麻烦;
8) 制度执行人为影响大,效率、质量低下。
为了较好解决以上问题,更好体现“以病人为中心”的服务宗旨,医院领导决定推进医院办公自动化系统建设。量身定做中医院管理模式,并将浙江省医德医风考核集成在系统中加以实现,应用一段时间来,已取得了预期成效:知识共享、协同办公、网上审批、管理规范化、领导执行力提升,办公效率提高,医院整体对外竞争力上升。
1 系统概述
OA于50年代在美国等西方国家首先兴起,到70年代后期形成新学科。80年代到90年代,OA系统开始在世界各国得到较快的发展。
回顾我国OA发展历程,大致可分为六代:
第一代OA:70年代末,以实现个人事务处理为目的,硬件配置阶段;
第二代OA:自80年代中期,以数据处理自动化为标志,数据处理自动化阶段;
第三代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段,只是有限的工作流程自动化系统,难以实现随时随地的办公、移动的办公,因而难以实现企业资源的延展,企业资源最大程度的利用。
第四代OA:90年代中期,随着互联网(Internet)的兴起,实现了移动办公,进入无障碍工作流自动化阶段,但受到企业传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚,协同工作的模式难以建立,工作流程自动化的效益也难以全部实现。
第五代OA:90年代末期,随着协同管理思想(Collaboration)的兴起, Workflow(办公流程自动化)及KM(知识管理)相结合的OA系统诞生。可谓协同工作型办公自动化(KM1代);其缺点在于太关注办公事务本身与企业目前的利益,缺乏长期的发展战略。
第六代OA:协同发展型办公自动化(KM2代)。已经超越了传统办公的狭义范畴,它是一种领先的企业管理思想。KM2代的优势在于,其注重知识的收集、积累与继承,最终目标是要实现企业及员工的协同发展,而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展,员工的发展才有空间;只有实现员工的发展,企业的发展才有潜力。而知识管理正是实现两者协同发展的桥梁。
简而言之,OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作;通过交换式网络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大的扩展了办公手段,实现了办公的高效率。
嘉兴中医院应用的OA系统,基于第六代OA为基础,具有各种应用的高度集成,以知识管理、目标管理、业务管理为核心应用,将企业各个业务、各个部门的全部应用集成在一个平台上,更富有人性化管理的特点,兼顾用户多样性和个性化的要求,开放性更高、更容易集成其它业务级的应用产品,更加统一、标准,没有信息孤岛,没有应用孤岛,没有资源孤岛。
2 功能介绍
嘉兴市中医院OA建设的基本目标是通过计算机网络实现虚拟的协同工作平台,对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理;建立用户的内部及与外部信息互访平台,提高信息交流的效率和共享程度,使各协作机构、各部门间的信息交流更为稳定、快捷、安全、可靠,方便地实现集中式管理,跨越不同的工作时间和不同的工作地点的时空限制。
系统采用微软.NET技术开发,基于B/S架构设计,数据库采用Oracle9i,用户端IE浏览器上网操作即可,方便易用。
OA系统主要功能如下:
1) 工作流程管理模块
对于医院来说,绝大部分日常工作属于流程式活动,如申请审批、公文办理、请假报销等。在此可以根据处理内容的不同,流程结构可随意按需发生变化。通过工作流应用,能保持单位工作流程的清晰、规范、高效,最大程度提升工作效率。
(1) 收文管理:可自定义收文流程,进行收文登记、拟办、批示、传阅、转发、办理结果登记、归档等操作,支持对纸质文件扫描录入,提供流程监控、跟踪、催办和查询。
(2) 发文管理:可自定义发文流程、文件类型、文件模板。可进行发文拟稿、部门审稿、部门之间会签、秘书核稿、单位领导签发、办公室制文、分发、归档,能够做到审批痕迹保留、套红、全文手写批注、电子印章功能。
(3) 请示管理:可自定义请示流程、请示类型、请示模板。
2) 知识管理中心模块
(1) 档案管理:遵循国家档案法、组卷标准、目录规范等标准,公文文件在审批处理结束后可归档到指定位置,档案管理员可对已归档文件再进行统一管理,生成卷内目录、专题目录、责任目录等,其他用户可以对档案进行检索、借阅。通过自定义的审批流程结束后,系统可以自动归档,有选择的共享给医院的其他员工。
(2) 知识中心:知识管理为单位内的各种电子文件提供了集中、统一、安全的管理功能。主要功能包括知识发布、知识审批、知识查询、数据维护。员工可以在任何时候、任何地点方便、快捷地使用在工作中需要用到的各种文件以及技术资料,减少了以往繁琐的文件保存及查找工作;同时提供方便灵活的权限设定方法,可按文件夹、文件设定访问权限,确保文件信息的安全。
3) 行政事务模块
主要是为医院提供对日常事务的信息登记与管理,包括通知管理、公告栏、人力资源、车辆管理、图书管理、考勤管理、会议管理等模块。
(1) 会议管理提供从一次会议的申请、审批、会议室安排、会议通知、材料分发、会议回执、会议纪要起草、审批、分发的全过程管理,能够进行会议室的登记、预约、冲突检测等功能。
(2) 车辆管理:对单位内日常车辆的使用进行管理,包括车辆信息、出车申请、出车记录等繁杂信息的记录和处理,对用车起到了很好的管理及监督作用,使单位用车日趋规范、借用及检索方便。主要功能包括车辆信息、车辆查询、油耗登记、维修情况、用车管理、用车查询、用车审批等。
(3) 图书管理:包括图书登记、借阅、分类、查询统计等功能。根据借阅时间,到期系统会自动发送借书到期提醒。
(4) 考勤管理:个人的排班考勤信息登记查询,年休假管理等。支持指纹考勤、门禁卡考勤、无线频率识别RFID(Radio Frequency Identification)卡考勤,如手术室管理、会议培训管理等。
4) 公共信息模块
(1) 信息发布:可实现发布新闻快讯、通知公告、图片和电子期刊。可自定义编发的审批流程,发布的图片新闻会在新闻窗口中横向循环滚动,可以对热点新闻进行评论,增加员工参与讨论医院事务的主动性。
(2) 网上调查:通过设定主题,可以对关注的话题进行网上投票。可以限定参与投票人的范围,每人可限定投票次数,是否绑定IP地址,支持匿名投票。系统可以自动统计调查结果供领导决策参考,统计结果柱、饼、曲线图多样式显示,投票选中率也能自动生成。广泛应用于民意调查、投票选举以及人事考核等。
(3) 内部论坛:提供用户单位内部网上交流园地,具有讨论组的功能。
(4) 网上视频:提供视频播放,视频发布,视频搜索等功能,可以放置文明礼仪培训教程,医院文化介绍等视频供员工自由时间点播,在线学习。
(5) 生日祝福墙:员工生日当天或当周院内网中滚动提醒,有利于大家知晓,可以通过自定义贺卡发送祝福,有利于医院文化建设,和谐员工氛围。
5) 个人事务模块
(1) 即时消息:结合了电话的即时性和手机短信的方便性,克服了电话不可重现、手机短信输入困难等缺点,寻呼的互动使管理更加即时、方便、快捷。当重要工作到达时以消息提醒形式将通知发送到相应人员中,确保重要事件的及时通知。
(2) 电子邮件:可内部独立使用,也可实现内部邮件与外部邮件的无缝结合,提供了私密邮件处理、群发等各种功能。同时可与OA工作流结合,自动发送各种催办、会议通知等邮件。
(3) 工作日记:用户记录自己每天的工作总结,领导可通过管理功能对其进行查阅和批示。
(4) 日程安排:包括日程安排、日程查询、日程管理、日程汇总功能。用户可以安排某天或某段时间定期要做的事务,设定提醒方式和时间到期时系统可以通过手机短信等方式提醒。
(5) 院长信箱:可以自我选择提建议给不同分管领导,允许匿名。
(6) 任务管理:包括任务布置、执行查询、布置查询、任务管理、任务汇总功能。有权限的用户可以给其他用户布置任务,包括任务内容、起止时间,完成后是否回复。任务可以层层分解转发,形成任务树。
(7) 通讯录:包括内部通讯录、电子名片夹。通过名片夹可以方便、快捷的实现对常用联系人的分类管理、综合查询等功能。
(8) 在线工具OA小助手
提供一个可选装的C/S结构的在线工具OA小助手,支持即时交流及离线留言等,自动读取OA数据库中的最新信息并进行及时提醒,如:待办工作,新邮件等。用户无需Web登陆OA就能及时了解OA系统中需要处理的最新工作信息。
(9) 个性设置:对于即时消息,可自行设定我的好友、分组;可以修改自己的昵称和头像,系统还有万年历、邮编查询等选用功能。
6) 医德医风管理模块
结合2009年《浙江省医务人员医德考评实施办法》要求,开发实现了医德医风管理模块,在OA系统上实现了医德医风考核指标数据的填报和分析统计,方便了全院医务人员的医德考评以及院考核小组的统计。
7) 系统管理中心模块
作为统一认证平台,涉及分院区管理,部门管理,人员管理,角色管理,权限分配,岗位维护,系统参数,操作日志等内容,以后在OA平台基础上还可以扩展人事、科教、医务、护理、院感、绩效、经营决策等系统。
3 结束语
嘉兴中医院OA的使用,一方面规范了单位管理,协同工作,进一步提高了医院竞争力、凝聚力;另一方面,构造了知识管理中心,实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,最大限度地释放了人的创造力,员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累,对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效。对OA信息网状数据的挖掘应用,更能为高层管理提供决策支持,实现信息情报“随需而应”。
数字化医院是一种基于现代信息技术全新的医疗服务和医院管理模式,是现代医疗发展的必然趋势。一个医院实现办公自动化的程度也是衡量其实现数字化管理的标准。嘉兴中医院通过OA系统的实施,为早日实现医疗服务的前面数字化、网络化、信息化迈出了有力的一步。
参考文献:
[1] 李锋,许斐,郑磊.基于VPN技术的OA系统在杭州第一人民医院的应用[J].IT专家网,2009.
[2] 中国建筑综合网,OA发展历程[OL].http://info.buildinnet.com/newszw/1398.html,2007,8.
[3] 上海泛微软件网站[OL].http://www.weaver.com.cn,2008,9.
关键词:办公自动化;医院管理
中图分类号:TP311文献标识码:A文章编号:1009-3044(2009)22-pppp-0c
改革开放30年来,中国经济得到迅速发展,人民生活水平显著提高,人们对自身健康日益关注,对医院服务要求不断提高乃至苛刻。为缓解“看病难、看病贵”等医患矛盾,充分利用有限的公共医疗资源,医院内部管理水平的提升和服务功能的强化势在必行。
另一方面,近几年,医疗行业在信息化方面正在逐步走向成熟,并形成了一定的规模。医院要想取得更大的发展,就必须最大可能地运用电子信息网络技术,提高医疗管理的技术水平,推行办公自动化,才能够创造更好的经济与社会效益,在激烈的市场竞争中立于不败之地。
诞生于1959年的嘉兴市中医院是一所集医疗、科研、教学、预防为一体、中、西医各临床科室门类齐全、具有鲜明中医特色和中西医结合医疗优势的综合性三级乙等中医院。
应用办公自动化(Office Automation,简称OA)系统之前,医院常被一些问题困扰:
1) 日程行政审批程序繁琐,跑东跑西工作易干扰;
2) 人工操作难免疏忽与意外,造成遗失、延误、缺席等;
3) 制度制定后不易迅速执行,员工熟知、遵守缓慢;
4) 制度调整更加困难重重,反馈意见征集、统计慢;
5) 人事组织异动,“适应期”较长;
6) 难以掌控工作进度,更无法分析流程合理度;
7) 纸张表单难以查询,调查问卷统计麻烦;
8) 制度执行人为影响大,效率、质量低下。
为了较好解决以上问题,更好体现“以病人为中心”的服务宗旨,医院领导决定推进医院办公自动化系统建设。量身定做中医院管理模式,并将浙江省医德医风考核集成在系统中加以实现,应用一段时间来,已取得了预期成效:知识共享、协同办公、网上审批、管理规范化、领导执行力提升,办公效率提高,医院整体对外竞争力上升。
1 系统概述
OA于50年代在美国等西方国家首先兴起,到70年代后期形成新学科。80年代到90年代,OA系统开始在世界各国得到较快的发展。
回顾我国OA发展历程,大致可分为六代:
第一代OA:70年代末,以实现个人事务处理为目的,硬件配置阶段;
第二代OA:自80年代中期,以数据处理自动化为标志,数据处理自动化阶段;
第三代OA:C/S架构下的工作流自动化阶段,只是有限的工作流程自动化系统,难以实现随时随地的办公、移动的办公,因而难以实现企业资源的延展,企业资源最大程度的利用。
第四代OA:90年代中期,随着互联网(Internet)的兴起,实现了移动办公,进入无障碍工作流自动化阶段,但受到企业传统的文化环境、管理模式和业务流程的束缚,协同工作的模式难以建立,工作流程自动化的效益也难以全部实现。
第五代OA:90年代末期,随着协同管理思想(Collaboration)的兴起, Workflow(办公流程自动化)及KM(知识管理)相结合的OA系统诞生。可谓协同工作型办公自动化(KM1代);其缺点在于太关注办公事务本身与企业目前的利益,缺乏长期的发展战略。
第六代OA:协同发展型办公自动化(KM2代)。已经超越了传统办公的狭义范畴,它是一种领先的企业管理思想。KM2代的优势在于,其注重知识的收集、积累与继承,最终目标是要实现企业及员工的协同发展,而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展,员工的发展才有空间;只有实现员工的发展,企业的发展才有潜力。而知识管理正是实现两者协同发展的桥梁。
简而言之,OA是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域,是信息化社会的产物。通过网络,组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作;通过交换式网络应用,使信息的传递更加快捷和方便,从而极大的扩展了办公手段,实现了办公的高效率。
嘉兴中医院应用的OA系统,基于第六代OA为基础,具有各种应用的高度集成,以知识管理、目标管理、业务管理为核心应用,将企业各个业务、各个部门的全部应用集成在一个平台上,更富有人性化管理的特点,兼顾用户多样性和个性化的要求,开放性更高、更容易集成其它业务级的应用产品,更加统一、标准,没有信息孤岛,没有应用孤岛,没有资源孤岛。
2 功能介绍
嘉兴市中医院OA建设的基本目标是通过计算机网络实现虚拟的协同工作平台,对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理;建立用户的内部及与外部信息互访平台,提高信息交流的效率和共享程度,使各协作机构、各部门间的信息交流更为稳定、快捷、安全、可靠,方便地实现集中式管理,跨越不同的工作时间和不同的工作地点的时空限制。
系统采用微软.NET技术开发,基于B/S架构设计,数据库采用Oracle9i,用户端IE浏览器上网操作即可,方便易用。
OA系统主要功能如下:
1) 工作流程管理模块
对于医院来说,绝大部分日常工作属于流程式活动,如申请审批、公文办理、请假报销等。在此可以根据处理内容的不同,流程结构可随意按需发生变化。通过工作流应用,能保持单位工作流程的清晰、规范、高效,最大程度提升工作效率。
(1) 收文管理:可自定义收文流程,进行收文登记、拟办、批示、传阅、转发、办理结果登记、归档等操作,支持对纸质文件扫描录入,提供流程监控、跟踪、催办和查询。
(2) 发文管理:可自定义发文流程、文件类型、文件模板。可进行发文拟稿、部门审稿、部门之间会签、秘书核稿、单位领导签发、办公室制文、分发、归档,能够做到审批痕迹保留、套红、全文手写批注、电子印章功能。
(3) 请示管理:可自定义请示流程、请示类型、请示模板。
2) 知识管理中心模块
(1) 档案管理:遵循国家档案法、组卷标准、目录规范等标准,公文文件在审批处理结束后可归档到指定位置,档案管理员可对已归档文件再进行统一管理,生成卷内目录、专题目录、责任目录等,其他用户可以对档案进行检索、借阅。通过自定义的审批流程结束后,系统可以自动归档,有选择的共享给医院的其他员工。
(2) 知识中心:知识管理为单位内的各种电子文件提供了集中、统一、安全的管理功能。主要功能包括知识发布、知识审批、知识查询、数据维护。员工可以在任何时候、任何地点方便、快捷地使用在工作中需要用到的各种文件以及技术资料,减少了以往繁琐的文件保存及查找工作;同时提供方便灵活的权限设定方法,可按文件夹、文件设定访问权限,确保文件信息的安全。
3) 行政事务模块
主要是为医院提供对日常事务的信息登记与管理,包括通知管理、公告栏、人力资源、车辆管理、图书管理、考勤管理、会议管理等模块。
(1) 会议管理提供从一次会议的申请、审批、会议室安排、会议通知、材料分发、会议回执、会议纪要起草、审批、分发的全过程管理,能够进行会议室的登记、预约、冲突检测等功能。
(2) 车辆管理:对单位内日常车辆的使用进行管理,包括车辆信息、出车申请、出车记录等繁杂信息的记录和处理,对用车起到了很好的管理及监督作用,使单位用车日趋规范、借用及检索方便。主要功能包括车辆信息、车辆查询、油耗登记、维修情况、用车管理、用车查询、用车审批等。
(3) 图书管理:包括图书登记、借阅、分类、查询统计等功能。根据借阅时间,到期系统会自动发送借书到期提醒。
(4) 考勤管理:个人的排班考勤信息登记查询,年休假管理等。支持指纹考勤、门禁卡考勤、无线频率识别RFID(Radio Frequency Identification)卡考勤,如手术室管理、会议培训管理等。
4) 公共信息模块
(1) 信息发布:可实现发布新闻快讯、通知公告、图片和电子期刊。可自定义编发的审批流程,发布的图片新闻会在新闻窗口中横向循环滚动,可以对热点新闻进行评论,增加员工参与讨论医院事务的主动性。
(2) 网上调查:通过设定主题,可以对关注的话题进行网上投票。可以限定参与投票人的范围,每人可限定投票次数,是否绑定IP地址,支持匿名投票。系统可以自动统计调查结果供领导决策参考,统计结果柱、饼、曲线图多样式显示,投票选中率也能自动生成。广泛应用于民意调查、投票选举以及人事考核等。
(3) 内部论坛:提供用户单位内部网上交流园地,具有讨论组的功能。
(4) 网上视频:提供视频播放,视频发布,视频搜索等功能,可以放置文明礼仪培训教程,医院文化介绍等视频供员工自由时间点播,在线学习。
(5) 生日祝福墙:员工生日当天或当周院内网中滚动提醒,有利于大家知晓,可以通过自定义贺卡发送祝福,有利于医院文化建设,和谐员工氛围。
5) 个人事务模块
(1) 即时消息:结合了电话的即时性和手机短信的方便性,克服了电话不可重现、手机短信输入困难等缺点,寻呼的互动使管理更加即时、方便、快捷。当重要工作到达时以消息提醒形式将通知发送到相应人员中,确保重要事件的及时通知。
(2) 电子邮件:可内部独立使用,也可实现内部邮件与外部邮件的无缝结合,提供了私密邮件处理、群发等各种功能。同时可与OA工作流结合,自动发送各种催办、会议通知等邮件。
(3) 工作日记:用户记录自己每天的工作总结,领导可通过管理功能对其进行查阅和批示。
(4) 日程安排:包括日程安排、日程查询、日程管理、日程汇总功能。用户可以安排某天或某段时间定期要做的事务,设定提醒方式和时间到期时系统可以通过手机短信等方式提醒。
(5) 院长信箱:可以自我选择提建议给不同分管领导,允许匿名。
(6) 任务管理:包括任务布置、执行查询、布置查询、任务管理、任务汇总功能。有权限的用户可以给其他用户布置任务,包括任务内容、起止时间,完成后是否回复。任务可以层层分解转发,形成任务树。
(7) 通讯录:包括内部通讯录、电子名片夹。通过名片夹可以方便、快捷的实现对常用联系人的分类管理、综合查询等功能。
(8) 在线工具OA小助手
提供一个可选装的C/S结构的在线工具OA小助手,支持即时交流及离线留言等,自动读取OA数据库中的最新信息并进行及时提醒,如:待办工作,新邮件等。用户无需Web登陆OA就能及时了解OA系统中需要处理的最新工作信息。
(9) 个性设置:对于即时消息,可自行设定我的好友、分组;可以修改自己的昵称和头像,系统还有万年历、邮编查询等选用功能。
6) 医德医风管理模块
结合2009年《浙江省医务人员医德考评实施办法》要求,开发实现了医德医风管理模块,在OA系统上实现了医德医风考核指标数据的填报和分析统计,方便了全院医务人员的医德考评以及院考核小组的统计。
7) 系统管理中心模块
作为统一认证平台,涉及分院区管理,部门管理,人员管理,角色管理,权限分配,岗位维护,系统参数,操作日志等内容,以后在OA平台基础上还可以扩展人事、科教、医务、护理、院感、绩效、经营决策等系统。
3 结束语
嘉兴中医院OA的使用,一方面规范了单位管理,协同工作,进一步提高了医院竞争力、凝聚力;另一方面,构造了知识管理中心,实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,最大限度地释放了人的创造力,员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累,对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效。对OA信息网状数据的挖掘应用,更能为高层管理提供决策支持,实现信息情报“随需而应”。
数字化医院是一种基于现代信息技术全新的医疗服务和医院管理模式,是现代医疗发展的必然趋势。一个医院实现办公自动化的程度也是衡量其实现数字化管理的标准。嘉兴中医院通过OA系统的实施,为早日实现医疗服务的前面数字化、网络化、信息化迈出了有力的一步。
参考文献:
[1] 李锋,许斐,郑磊.基于VPN技术的OA系统在杭州第一人民医院的应用[J].IT专家网,2009.
[2] 中国建筑综合网,OA发展历程[OL].http://info.buildinnet.com/newszw/1398.html,2007,8.
[3] 上海泛微软件网站[OL].http://www.weaver.com.cn,2008,9.