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摘 要：传统档案管理业务主要是以案卷归档和保管的方式，开展档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计和利用服务，采用纸质、缩微胶片、录音录像等载体保存档案，工作重点是保管，工作特点是等待接收，提供利用的方式是手工翻本。随着现代信息技术对文件、档案工作影响的不断深入，档案业务工作的串通模式受到越来越大的挑战。本文现就现代档案管理业务基础做浅要分析。
关键词：档案管理 数字化档案 自动化 电子文件
电子文件的原始完整和真实可靠；归档制度的创新，包括归档文件整理、鉴定、编目工作的提前进行，对传统的按部就班的手工管理方式提出了新的挑战；文件档案工作“一体化”使得文档工作真正“一条龙”式的全程管理开始实践。
21世纪初，我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步，随着公众档案意识的增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效的平整价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。文件连续体理论倡导者Frank Upward等人提出的对文件进行“档案化管理”的理念是值得我们深思的，这一管理理念将逐渐会渗透到现代档案工作的实践过程中。
一、提前介入的必要性
提前介入实际上是引起档案工作者从文件的形成阶段就开始介入到电子文件的管理工作构成，引起档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入到系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值型和完整有效性。
只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及北京信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的数字化档案实施有效管理。
在已经实施文档一体化信息系统的机关、企事业单位，文件与档案实行了一体化管理，在网络信息系统中，归档工作体现为文件管理权限的移交和文件内容的锁定，这必然要求档案室的工作人员要熟悉系统的使用方法，关注电子文件归档前的管理模式和运行特点，要求档案工作提前介入到电子文件的管理过程中。
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。
在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
二、提前介入的工作内容
（1）在进行办公自动化或电子文件管理信息系统设计时，即电子文件管理信息系统建设之前，由档案工作者会同相关的项目工作者、系统设计人员、文件工作者、业务工作者一起，就文件未来是否需要留、存多久，以及诸如文件著录、标引或利用现代信息技术整理档案信息和提供档案利用等各方案因素进行整体设计和分析，从档案管理的角度对文件从源头上进行控制，确定檔案的归档范围，保证归档工作的质量，确保数字化档案的完整性。
据有关权威部门统计数据显示，随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机泄密行为也呈上升趋势。而计算机泄密最大的特点就是较之一般侵占案件，其手段更隐蔽、危害也更大。一个恶意的机密泄露事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则会将一个企业置之死地。
（2）将档案管理的一些工作环节提前到文件管理阶段来进行。如文件的收集、鉴定、整理等工作。这里所说的收集对象不再是传统意义上的对“应归档”文件实体的简单收集，而是包括了对文件内容、文件形成背景信息、元数据信息等的过程控制与收集。凡是可能在文件形成时生成的数据，包括描述文件的内容、结构、北京、版本、生存环、存在状态等各方面的信息，均要及时进行采集、保存和整理。同时，对于文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息，则需要进行实时追加。“所有数据均为一次采集，终身使用”。这里的“终身使用”是指包括文件现行期、半现行期和最终转化为档案的整个生命周期。文件的背景信息、元数据信息、应用程序阅读器等都是文件的伴生物，是文件整个生命周期中不可分割的组成部分，是从一开始就随着文件的制作形成而产生并不断追加的一个过程，是保证文件真实完整、准确可靠、可读有效的不可或缺的组成部分。
（3）归档范围、保管期限等方面的确定也应提前到文件管理阶段。虽然在纸质文件的管理中，这些制度也是在文件归档之前确定的，但针对电子文件，归档范围与保管期限等的确定的提前介入却具有不同的内容与含义。
数字信息时代，电子文件归档范围、保管期限的确定，首先是由档案部门会同文书部门和业务部门的工作人员一起制定标准和规范，但其实施执行却与传统的档案管理流程有所不同。档案工作者参与文件（档案）管理信息系统的设计，把文件形成规则、归档范围、保管期限等规定都植入系统当中，促使系统开发者在进行软件设计的过程中，充分考虑档案工作的需求，变被动为主动。
三、结束语
档案管理在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。总之，档案工作者对电子文件管理工作的提前介入，主要目的是保证电子文件的现行有效性和内容完整性，以及追中转化为档案时能保持其作为档案所必须具备的各种属性和价值，保证它的真实、完整、有效与可读。
关键词：档案管理 数字化档案 自动化 电子文件
电子文件的原始完整和真实可靠；归档制度的创新，包括归档文件整理、鉴定、编目工作的提前进行，对传统的按部就班的手工管理方式提出了新的挑战；文件档案工作“一体化”使得文档工作真正“一条龙”式的全程管理开始实践。
21世纪初，我国档案工作的基本策略是实行纸质、电子双套制并行归档和管理。随着社会的发展和技术的进步，随着公众档案意识的增强，数字化档案将逐渐成为档案馆实施管理和提供利用的主流对象。面对数字化的文件与档案的易逝性、易变性、信息及其载体的易分离性、电子环境和应用程序的依赖性等特点，要保证数字文件的真实完整和准确有效，档案工作者不得不提前介入到文件形成与管理的前期工作中，才能保证电子文件归档后形成档案的真实有效的平整价值特性，才能使所有文件的现行有效性在质量上得到保证。文件连续体理论倡导者Frank Upward等人提出的对文件进行“档案化管理”的理念是值得我们深思的，这一管理理念将逐渐会渗透到现代档案工作的实践过程中。
一、提前介入的必要性
提前介入实际上是引起档案工作者从文件的形成阶段就开始介入到电子文件的管理工作构成，引起档案工作者不仅能够通过网络使用电子文件管理系统，实施文件处理过程前端监控，而且应在电子文件管理信息系统的设计和研制阶段就参与需求调研和系统分析，将档案管理的思想和方法融入到系统的设计过程。这种从文件形成阶段就开始考虑档案的归档和保存要求，目的是能够准确定位归档范围、确保归档文件的质量，保障电子文件归档后形成档案的凭证性、价值型和完整有效性。
只有通过对电子文件形成过程加强控制，档案工作者才能够收集到完整、准确的电子文件元数据及北京信息等，了解和认识电子文件的管理特性，做好归档鉴定、归档移交、数据转换与数据迁移等工作，最终对归档后的数字化档案实施有效管理。
在已经实施文档一体化信息系统的机关、企事业单位，文件与档案实行了一体化管理，在网络信息系统中，归档工作体现为文件管理权限的移交和文件内容的锁定，这必然要求档案室的工作人员要熟悉系统的使用方法，关注电子文件归档前的管理模式和运行特点，要求档案工作提前介入到电子文件的管理过程中。
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。
在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。在阶级社会中，档案管理工作体现一定的阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级的经济、政治和文化服务，这个服务方向是档案管理工作政治性的集中表现。由于档案的内容关系到国家的政治利益和经济利益，所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求，一部分档案不对外开放，而多数档案则要在规定期满后才开放。这种机要性也是档案管理工作的一种性质。
二、提前介入的工作内容
（1）在进行办公自动化或电子文件管理信息系统设计时，即电子文件管理信息系统建设之前，由档案工作者会同相关的项目工作者、系统设计人员、文件工作者、业务工作者一起，就文件未来是否需要留、存多久，以及诸如文件著录、标引或利用现代信息技术整理档案信息和提供档案利用等各方案因素进行整体设计和分析，从档案管理的角度对文件从源头上进行控制，确定檔案的归档范围，保证归档工作的质量，确保数字化档案的完整性。
据有关权威部门统计数据显示，随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机泄密行为也呈上升趋势。而计算机泄密最大的特点就是较之一般侵占案件，其手段更隐蔽、危害也更大。一个恶意的机密泄露事件往往会给企业造成难以估量的后果：轻则需要投入巨额资金进行补救，重则会将一个企业置之死地。
（2）将档案管理的一些工作环节提前到文件管理阶段来进行。如文件的收集、鉴定、整理等工作。这里所说的收集对象不再是传统意义上的对“应归档”文件实体的简单收集，而是包括了对文件内容、文件形成背景信息、元数据信息等的过程控制与收集。凡是可能在文件形成时生成的数据，包括描述文件的内容、结构、北京、版本、生存环、存在状态等各方面的信息，均要及时进行采集、保存和整理。同时，对于文件形成流转过程中的收文、发文、会签及其他处理过程方面的信息，则需要进行实时追加。“所有数据均为一次采集，终身使用”。这里的“终身使用”是指包括文件现行期、半现行期和最终转化为档案的整个生命周期。文件的背景信息、元数据信息、应用程序阅读器等都是文件的伴生物，是文件整个生命周期中不可分割的组成部分，是从一开始就随着文件的制作形成而产生并不断追加的一个过程，是保证文件真实完整、准确可靠、可读有效的不可或缺的组成部分。
（3）归档范围、保管期限等方面的确定也应提前到文件管理阶段。虽然在纸质文件的管理中，这些制度也是在文件归档之前确定的，但针对电子文件，归档范围与保管期限等的确定的提前介入却具有不同的内容与含义。
数字信息时代，电子文件归档范围、保管期限的确定，首先是由档案部门会同文书部门和业务部门的工作人员一起制定标准和规范，但其实施执行却与传统的档案管理流程有所不同。档案工作者参与文件（档案）管理信息系统的设计，把文件形成规则、归档范围、保管期限等规定都植入系统当中，促使系统开发者在进行软件设计的过程中，充分考虑档案工作的需求，变被动为主动。
三、结束语
档案管理在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。总之，档案工作者对电子文件管理工作的提前介入，主要目的是保证电子文件的现行有效性和内容完整性，以及追中转化为档案时能保持其作为档案所必须具备的各种属性和价值，保证它的真实、完整、有效与可读。