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摘 要： 民办高职院校系部教学秘书工作范围可以说是比较宽广的，日常办公中涉及的教学事务比较繁琐，在工作过程中一定要细心，稍有疏漏就可能造成教学事故。
关键词： 民办高职院校 系部教学秘书 工作范围 教学工作
一、民办高职院校系部教学秘书在教学工作中的作用
“教学质量是一个学校的生命线”，教学工作是民办高职院校的头等工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作效果。系部教学秘书是学校教学管理机构和系部教学组织的信息传递者，教学秘书的工作有很高的要求，其中高效细致是最重要的。教学秘书工作来不得半点马虎，因为它对教学秩序的运行起着至关重要的作用。
二、民办高职院校系部教学秘书的主要工作职责
1.做好学院与系部教学信息的传递者。
教学秘书要将学院、教务处等教学管理部门的各项规章制度及相关规定，原原本本地传达给系主任，以及各教研室、各位辅导员，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、听课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语三、四、六级考试通知，补考、重修考试通知，考证通知，期中、期末考试安排等，都必须及时通知教师和学生。
2.将系部教学情况准确及时向主任汇报。
教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给系主任和书记，以便系主任和书记及时采取有效的措施和相应的对策。
3.做好系部管理的教学信息整理工作。
每学期开学初，教学秘书要协助领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助系部领导进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划讲授、学生对教学方方面面的意见，这些工作大都是在主管领导的指导下进行的，教学秘书是具体的执行者，实施领导的决策，责任重大。
4.细致稳妥地完成常规工作。
系部的一切教学管理工作都必须围绕教学活动这个中心进行，既实实在在，又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划地安排，不能出现遗漏和差错。教师方面：教师课表；教学调、停课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励的材料等。学生方面：新生名单；选课组织；教材征订信息的收集；学生课表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试；学生三、四、六级考试；计算机、考证等其他考试；学生期末成绩；学籍异动材料；毕业论文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生证书发放；学生座谈会记录等。其他方面：参与教学评估工作；教改、教学会议记录；期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统；各类表格，等等。
5.系部各种教学类档案材料管理。
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等。第四，过往的试卷、课程论文、毕业论文等。
三、民办高职院校系部教学秘书的岗位要求
从教学秘书的工作范围来看，工作的综合性是比较强的，职能也很繁杂，担负着系部教学协调、教学服务和系办公室办公等多项工作。以此看来，系部教学秘书必须具备一定的政治理论水平、计算机应用水平、文字处理能力、组织协调能力等。
1.需要具备一定的政治理论水平。
教学秘书在系办公室工作，综合办公室岗位的要求，必须有一定的政治理论水平，才能适应教学秘书的工作需要。因此，平时需要注重学习，理解掌握有关省里及学院的教学方针政策。
2.需要有一定的计算机应用能力。
教学秘书需要负责教学成绩的汇总与统计，包括正常的办公应用，一定要通晓Word、Excel等办公自动化应用系统软件的应用操作，此外，能够熟悉AutoCAD，Photoshop的使用，那就更好。总而言之，能够运用多种软件并有着丰富的实践和操作经验、能充分利用网络资源尽快搜索所需要的各种教学与办公信息是系部教学秘书必要的技能条件。
3.需要具备一定的文字处理能力。
本身要具有一定的文字基础，熟悉业务知识，如校内报告、请示，通知的起草等，这时就可以知道文字功底和语言表达能力是多么重要，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是工作总结等方面都不得要领。
4.需要有一定的组织协调能力。
系部的教学工作是贯穿学生在校学习每一天的工作，这就需要多方沟通与协调，与系部领导的沟通来制定新的教学课表，与教师的沟通来协调系部教学的具体方案的草拟，与辅导员的沟通来通知系部最新教学安排等。
四、民办高职院校系部教学秘书的工作方法
1.坚持学习，努力提高自身素质。
加强政治理论学习和教育科学文化知识学习，努力提高自身的综合素质。在理论联系实际，不断增强理论学习效果，实现理论与实践的有机统一。在学习态度上突出一个“恒”字。“学贵有恒”，就是说学习要有毅力，贵在坚持，也就是“活到老学到老”。一名年轻的教职员工要增强学习的紧迫感和压力感，克服惰性，持之以恒，不断学习。
2.努力工作，认真履行岗位职责。
一名系部教学秘书在日常工作中除了完成自己的大量日常工作之外，还要协助系主任、专业主任工作，为教学工作服务，为本系教师和学生服务，在工作中要热爱教育事业，淡泊名利。
3.注重工作的科学性。
在安排课表时，既要考虑每位老师的工作安排，又要与系部情况相结合，认真细致，反复检查。任何一个环节出现问题，都会造成教学混乱（教师课表重合，教室冲突，等等），严重影响教学秩序。在实际工作中还要考虑个别教师特殊情况下的调课、停课，一定要及时通知相关的辅导员及管理部门，及时补课。
民办高职院校系部教学秘书是系级教学管理的主要力量之一，教学秘书的工作在系部教学管理，以及学院教学活动工作中起着重要的作用。伴随着民办高职教育的不断发展，系部教学秘书的工作内容也将更加丰富，需要学习领会的知识点将会越来越多。
参考文献：
［1］洪艳媚.高职高专院校教学秘书队伍建设可持续性发展探析.哈尔滨职业技术学院学报，2011.
［2］金琦.关于高等院校教学秘书工作的实践与思考.商业文化（上半月），2011.
［3］张星联.做好学院教学秘书工作刍议.安徽工业大学学报（社会科学版），2011.
［4］张慧琴，李中凯.关于高校教学秘书工作的探讨.科教新报（教育科研），2011.
关键词： 民办高职院校 系部教学秘书 工作范围 教学工作
一、民办高职院校系部教学秘书在教学工作中的作用
“教学质量是一个学校的生命线”，教学工作是民办高职院校的头等工作。教学管理的水平和质量直接影响着教学工作效果。系部教学秘书是学校教学管理机构和系部教学组织的信息传递者，教学秘书的工作有很高的要求，其中高效细致是最重要的。教学秘书工作来不得半点马虎，因为它对教学秩序的运行起着至关重要的作用。
二、民办高职院校系部教学秘书的主要工作职责
1.做好学院与系部教学信息的传递者。
教学秘书要将学院、教务处等教学管理部门的各项规章制度及相关规定，原原本本地传达给系主任，以及各教研室、各位辅导员，使教学工作井然有序。比如，学校教学任务落实，学校调、听课的通知，学校教学检查的通知，学生选课通知，英语三、四、六级考试通知，补考、重修考试通知，考证通知，期中、期末考试安排等，都必须及时通知教师和学生。
2.将系部教学情况准确及时向主任汇报。
教师对学校和学院各类通知的疑问，学生对任课老师讲课的意见等，教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理，按程序上报给系主任和书记，以便系主任和书记及时采取有效的措施和相应的对策。
3.做好系部管理的教学信息整理工作。
每学期开学初，教学秘书要协助领导检查教师上课的到位情况、教师的备课情况，每学期期中要协助系部领导进行期中教学检查、调研，如每门课程是否按授课计划讲授、学生对教学方方面面的意见，这些工作大都是在主管领导的指导下进行的，教学秘书是具体的执行者，实施领导的决策，责任重大。
4.细致稳妥地完成常规工作。
系部的一切教学管理工作都必须围绕教学活动这个中心进行，既实实在在，又繁重复杂，而且应根据教学进度表做到有计划地安排，不能出现遗漏和差错。教师方面：教师课表；教学调、停课；考试、考查安排；教师各学期考试试卷收集；教师工作量统计；教师课堂教学质量评估；教师教学奖申报与审批；教师获取奖励的材料等。学生方面：新生名单；选课组织；教材征订信息的收集；学生课表；学生各学期考试试卷整理、归档；补考、重修考试；学生三、四、六级考试；计算机、考证等其他考试；学生期末成绩；学籍异动材料；毕业论文整理、归档；毕业重修统计；毕业重修试卷；毕业生证书发放；学生座谈会记录等。其他方面：参与教学评估工作；教改、教学会议记录；期中教学检查；教学文件下达及归档；教学通知下达及归档；教学情况通报；教务系统；各类表格，等等。
5.系部各种教学类档案材料管理。
档案资料主要有四类。第一，教学计划、授课计划、教学大纲、教学工作量等信息。第二，教学日历、教学进度表、教学课表等。第三，学生名册、学生档案、学生成绩表等。第四，过往的试卷、课程论文、毕业论文等。
三、民办高职院校系部教学秘书的岗位要求
从教学秘书的工作范围来看，工作的综合性是比较强的，职能也很繁杂，担负着系部教学协调、教学服务和系办公室办公等多项工作。以此看来，系部教学秘书必须具备一定的政治理论水平、计算机应用水平、文字处理能力、组织协调能力等。
1.需要具备一定的政治理论水平。
教学秘书在系办公室工作，综合办公室岗位的要求，必须有一定的政治理论水平，才能适应教学秘书的工作需要。因此，平时需要注重学习，理解掌握有关省里及学院的教学方针政策。
2.需要有一定的计算机应用能力。
教学秘书需要负责教学成绩的汇总与统计，包括正常的办公应用，一定要通晓Word、Excel等办公自动化应用系统软件的应用操作，此外，能够熟悉AutoCAD，Photoshop的使用，那就更好。总而言之，能够运用多种软件并有着丰富的实践和操作经验、能充分利用网络资源尽快搜索所需要的各种教学与办公信息是系部教学秘书必要的技能条件。
3.需要具备一定的文字处理能力。
本身要具有一定的文字基础，熟悉业务知识，如校内报告、请示，通知的起草等，这时就可以知道文字功底和语言表达能力是多么重要，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是工作总结等方面都不得要领。
4.需要有一定的组织协调能力。
系部的教学工作是贯穿学生在校学习每一天的工作，这就需要多方沟通与协调，与系部领导的沟通来制定新的教学课表，与教师的沟通来协调系部教学的具体方案的草拟，与辅导员的沟通来通知系部最新教学安排等。
四、民办高职院校系部教学秘书的工作方法
1.坚持学习，努力提高自身素质。
加强政治理论学习和教育科学文化知识学习，努力提高自身的综合素质。在理论联系实际，不断增强理论学习效果，实现理论与实践的有机统一。在学习态度上突出一个“恒”字。“学贵有恒”，就是说学习要有毅力，贵在坚持，也就是“活到老学到老”。一名年轻的教职员工要增强学习的紧迫感和压力感，克服惰性，持之以恒，不断学习。
2.努力工作，认真履行岗位职责。
一名系部教学秘书在日常工作中除了完成自己的大量日常工作之外，还要协助系主任、专业主任工作，为教学工作服务，为本系教师和学生服务，在工作中要热爱教育事业，淡泊名利。
3.注重工作的科学性。
在安排课表时，既要考虑每位老师的工作安排，又要与系部情况相结合，认真细致，反复检查。任何一个环节出现问题，都会造成教学混乱（教师课表重合，教室冲突，等等），严重影响教学秩序。在实际工作中还要考虑个别教师特殊情况下的调课、停课，一定要及时通知相关的辅导员及管理部门，及时补课。
民办高职院校系部教学秘书是系级教学管理的主要力量之一，教学秘书的工作在系部教学管理，以及学院教学活动工作中起着重要的作用。伴随着民办高职教育的不断发展，系部教学秘书的工作内容也将更加丰富，需要学习领会的知识点将会越来越多。
参考文献：
［1］洪艳媚.高职高专院校教学秘书队伍建设可持续性发展探析.哈尔滨职业技术学院学报，2011.
［2］金琦.关于高等院校教学秘书工作的实践与思考.商业文化（上半月），2011.
［3］张星联.做好学院教学秘书工作刍议.安徽工业大学学报（社会科学版），2011.
［4］张慧琴，李中凯.关于高校教学秘书工作的探讨.科教新报（教育科研），2011.