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摘要：档案业务指导工作做得如何，直接关系、影响档案工作的其他环节，直接影响到归档的案卷质量。通过对档案业务指导人员自身能力的提升以及在指导工作中如何突出服务宗旨，如何掌握和应用好指导标准、创新业务指导工作新方式等工作方法的探讨来对如何做好档案业务指导工作加以论述，以确保档案完整、准确、系统地归档。
关键词：高等学校档案工作业务指导
档案业务指导工作是做好档案工作的前提和基础，也是档案工作的“前沿阵地”，它是档案业务知识、技能、方法和管理经验的传播、介绍和交流，其工作目的就是通过业务指导人员的督促、检查、指导，使档案的形成、积累和整理工作符合归档要求，保证档案完整、准确、系统地归档。
一、提高自身工作能力、提升工作水平，更好的适应档案业务指导工作
档案业务指导工作专业性强，业务指导范围广，档案门类多，载体形式也多种多样，档案业务指导人员既要有敬业精神，同时还要有一定的社会责任感和脚踏实地的奉献精神，更要精通专业知识。要指导别人，自己先要明白，这样才能使指导工作更具有针对性，更准确。提高了自身能力素质工作起来就会游刃有余，使工作处于主动地位。
现在，随着档案信息化的发展进程，数字化档案馆的建立，档案业务指导人员只有单一的档案专业知识是远远不能适应当前档案工作的发展需求，必须具有熟练的计算机操作能力和驾驭现代化办公工具的能力。以便更好地指导各单位、各部门应用现代化管理技术，全面实行档案现代化管理。
二、在服务上下功夫，在档案业务指导工作中，突出“服务”宗旨，做到服务到位，指导到位
业务指导工作一定要贯彻“服务”这个重要思想，在服务中实施监督，在服务中体现指导。业务指导科室作为直接面对各部门的档案馆重要的对外联络窗口，业务指导人员要经常与各基层部门的兼职档案员及负责档案工作的领导打交道。为了更好地开展归档工作，也为了档案工作的长远协调发展，我们不仅要熟悉档案业务流程，指导文件材料的鉴定、整理和组卷，指导档案管理信息平台的信息录入、组卷和查询，更要以谦和的态度、踏实的作风，赢得基层部门的尊重、理解和支持。所以在指导部门立卷的过程中要力争做到：
1.主动服务，抓好档案的源头收集工作，体现归档业务指导工作的前瞻性
业务指导工作要以超前的意识，搞好优质服务，应该常下各个部门、勤下各个部门，做到嘴勤、手勤、腿勤，掌握第一资料。每年结合实际，在上门服务的基础上，有计划、有步骤地采取集中与分片相结合。课堂与现场相结合，理论与实践相结合的方法。举办各种形式培训班，通过培训指导、系统讲授档案专业知识，相关法律和档案的形成内容，归档要求和整理标准等，掌握新规范、理论联系实际，提高各部门立卷人员的工作技能，切实做好档案的收集工作。
2.突出重点，密切关注重点工作对象和服务对象的发展情况，注重业务指导工作的实效性
业务指导人员在指导工作过程中，一定要分清主次，既要做好一般单位和一般业务的指导工作，更要抓住重点单位和重要工作，集中力量进行指导，充分发挥平时立卷（预立卷）的作用。如，密切关注学校即将和正在发生的重大事件、重大活动、重要会议、重大项目、重大工作等“六重”档案的文件材料形成，做到即时办结、及时指导、即时立卷。为年终立卷打下良好的基础，最大限度地使文件材料发挥应有的现实作用和历史作用。
三、依照统一、规范、严谨的业务指导标准，制定与业务指导工作总体标准相配套的措施，保证案卷质量
在档案管理工作中，案卷质量如何，直接关系到档案利用价值的大小，也在一定程度上代表着档案管理的水平，也是衡量档案业务工作的一个重要标准。档案案卷质量关系到档案的现代化管理，关系到档案信息资源的开发和档案的提供利用。为了有效地提高和保证案卷质量，可采取了分阶段把关的方法保障案卷质量。
1.在各部门对纸质文件立卷整理阶段，要严格把关
以管理性文件为例，分三步把关：
第一，是对应归档的文件材料是否齐全完整、组卷是否科学合理进行把关。工作的重点是指导和协助立卷人依据本部门归档范围和工作特点，按照文件材料的形成规律，保持文件间的历史联系的立卷归档原则，收集文件材料，区分不同价值和保管期限，合理组卷，系统排列。
第二，是对已进行整理与组卷的文件材料，逐件逐卷地进行把关。工作的重点是严格按照档案馆制定的案卷质量要求进行质量检查。同时也要有针对地对卷内文件进行校勘，如。未盖印章的文件，补盖印章；缺年少月的经核实，准确地写明年月日；残损不清，字迹模糊或签发手续不完备的文件加以弥补和查注清楚等。
第三，是对案卷标题及卷内文件目录内容的填写进行把关。
2.在归档的网上著录阶段，对著录过程把关
通过对网上著录全程进行跟踪指导检查和自查的方式保证著录信息的准确。就是在录入前详细讲解纸质文件和网上著录的关系，同时进行实际上机操作示范，在录入中进行网上监控、检查，发现问题及时指出、纠正；录入完成后，立卷人利用打印预览功能把文件材料和网上著录信息逐项进行相对应的核对自查，以保证著录信息的的准确。
3.在移交阶段，对移交内容及手续把关
指导人根据案卷、卷内目录、网上数据“三位一体”核对，合格后再履行正规的移交手续。
一个案卷的形成要经过若干个环节和许多步骤，其中又有各种不同的内容，并有不同的质量要求，只有统一了标准，才能有高质量的案卷。所以，必须依据有关法规制定检查验收办法及制约措施，有计划地进行检查，采取行之有效的措施，及时纠正存在问题，提高与保证案卷质量。
四、创新模式，不断改进、尝试档案业务指导工作的新方法
业务指导工作应遵循超前、主动、灵活的原则。可采取的方法有：
1.培训与制发指导材料相结合的方法
如我校学位材料的指导工作。每个层次的学位材料的归档范围都是相对统一、规范的，所以可依据我校的有关制度和指导手册，编写制发具体的各层次的学位材料的归档指南。指南内容包括：归档范围、纸质文件的整理要求、纸质文件和网上录入的相对应的解释等内容，（并配以图片）。在此基础上，对学院进行培训。培训中结合纸质材料、归档指南在网上边讲解边示范，可大大提高指导效果。
2.个别指导与集中培训相结合
对档案业务方面存在的问题进行归纳总结，对带有共性的问题集中培训指导，只就个别问题下户指导，将大大减轻指导人员的压力，促进档案工作的良性循环。
3.结合现代化手段进行业务指导
随着科技的发展，通讯技术和录音、录像等技术的普及，为档案业务指导提供了更加先进的技术手段。如运用有线电视、可视电话、传真等对提出有关档案问题的人员进行咨询指导；运用计算机技术、网络通讯技术以及两者的结合来进行业务指导，也就是说通过建立网页的“聊天室”、“留言板”，或开通电子信箱发送邮件，甚至网络可视电话、远程视频进行业务指导，这些方法具有方便快捷，便于远距离指导、功效高的特点，是我们在今后业务指导工作值得尝试的方法。
关键词：高等学校档案工作业务指导
档案业务指导工作是做好档案工作的前提和基础，也是档案工作的“前沿阵地”，它是档案业务知识、技能、方法和管理经验的传播、介绍和交流，其工作目的就是通过业务指导人员的督促、检查、指导，使档案的形成、积累和整理工作符合归档要求，保证档案完整、准确、系统地归档。
一、提高自身工作能力、提升工作水平，更好的适应档案业务指导工作
档案业务指导工作专业性强，业务指导范围广，档案门类多，载体形式也多种多样，档案业务指导人员既要有敬业精神，同时还要有一定的社会责任感和脚踏实地的奉献精神，更要精通专业知识。要指导别人，自己先要明白，这样才能使指导工作更具有针对性，更准确。提高了自身能力素质工作起来就会游刃有余，使工作处于主动地位。
现在，随着档案信息化的发展进程，数字化档案馆的建立，档案业务指导人员只有单一的档案专业知识是远远不能适应当前档案工作的发展需求，必须具有熟练的计算机操作能力和驾驭现代化办公工具的能力。以便更好地指导各单位、各部门应用现代化管理技术，全面实行档案现代化管理。
二、在服务上下功夫，在档案业务指导工作中，突出“服务”宗旨，做到服务到位，指导到位
业务指导工作一定要贯彻“服务”这个重要思想，在服务中实施监督，在服务中体现指导。业务指导科室作为直接面对各部门的档案馆重要的对外联络窗口，业务指导人员要经常与各基层部门的兼职档案员及负责档案工作的领导打交道。为了更好地开展归档工作，也为了档案工作的长远协调发展，我们不仅要熟悉档案业务流程，指导文件材料的鉴定、整理和组卷，指导档案管理信息平台的信息录入、组卷和查询，更要以谦和的态度、踏实的作风，赢得基层部门的尊重、理解和支持。所以在指导部门立卷的过程中要力争做到：
1.主动服务，抓好档案的源头收集工作，体现归档业务指导工作的前瞻性
业务指导工作要以超前的意识，搞好优质服务，应该常下各个部门、勤下各个部门，做到嘴勤、手勤、腿勤，掌握第一资料。每年结合实际，在上门服务的基础上，有计划、有步骤地采取集中与分片相结合。课堂与现场相结合，理论与实践相结合的方法。举办各种形式培训班，通过培训指导、系统讲授档案专业知识，相关法律和档案的形成内容，归档要求和整理标准等，掌握新规范、理论联系实际，提高各部门立卷人员的工作技能，切实做好档案的收集工作。
2.突出重点，密切关注重点工作对象和服务对象的发展情况，注重业务指导工作的实效性
业务指导人员在指导工作过程中，一定要分清主次，既要做好一般单位和一般业务的指导工作，更要抓住重点单位和重要工作，集中力量进行指导，充分发挥平时立卷（预立卷）的作用。如，密切关注学校即将和正在发生的重大事件、重大活动、重要会议、重大项目、重大工作等“六重”档案的文件材料形成，做到即时办结、及时指导、即时立卷。为年终立卷打下良好的基础，最大限度地使文件材料发挥应有的现实作用和历史作用。
三、依照统一、规范、严谨的业务指导标准，制定与业务指导工作总体标准相配套的措施，保证案卷质量
在档案管理工作中，案卷质量如何，直接关系到档案利用价值的大小，也在一定程度上代表着档案管理的水平，也是衡量档案业务工作的一个重要标准。档案案卷质量关系到档案的现代化管理，关系到档案信息资源的开发和档案的提供利用。为了有效地提高和保证案卷质量，可采取了分阶段把关的方法保障案卷质量。
1.在各部门对纸质文件立卷整理阶段，要严格把关
以管理性文件为例，分三步把关：
第一，是对应归档的文件材料是否齐全完整、组卷是否科学合理进行把关。工作的重点是指导和协助立卷人依据本部门归档范围和工作特点，按照文件材料的形成规律，保持文件间的历史联系的立卷归档原则，收集文件材料，区分不同价值和保管期限，合理组卷，系统排列。
第二，是对已进行整理与组卷的文件材料，逐件逐卷地进行把关。工作的重点是严格按照档案馆制定的案卷质量要求进行质量检查。同时也要有针对地对卷内文件进行校勘，如。未盖印章的文件，补盖印章；缺年少月的经核实，准确地写明年月日；残损不清，字迹模糊或签发手续不完备的文件加以弥补和查注清楚等。
第三，是对案卷标题及卷内文件目录内容的填写进行把关。
2.在归档的网上著录阶段，对著录过程把关
通过对网上著录全程进行跟踪指导检查和自查的方式保证著录信息的准确。就是在录入前详细讲解纸质文件和网上著录的关系，同时进行实际上机操作示范，在录入中进行网上监控、检查，发现问题及时指出、纠正；录入完成后，立卷人利用打印预览功能把文件材料和网上著录信息逐项进行相对应的核对自查，以保证著录信息的的准确。
3.在移交阶段，对移交内容及手续把关
指导人根据案卷、卷内目录、网上数据“三位一体”核对，合格后再履行正规的移交手续。
一个案卷的形成要经过若干个环节和许多步骤，其中又有各种不同的内容，并有不同的质量要求，只有统一了标准，才能有高质量的案卷。所以，必须依据有关法规制定检查验收办法及制约措施，有计划地进行检查，采取行之有效的措施，及时纠正存在问题，提高与保证案卷质量。
四、创新模式，不断改进、尝试档案业务指导工作的新方法
业务指导工作应遵循超前、主动、灵活的原则。可采取的方法有：
1.培训与制发指导材料相结合的方法
如我校学位材料的指导工作。每个层次的学位材料的归档范围都是相对统一、规范的，所以可依据我校的有关制度和指导手册，编写制发具体的各层次的学位材料的归档指南。指南内容包括：归档范围、纸质文件的整理要求、纸质文件和网上录入的相对应的解释等内容，（并配以图片）。在此基础上，对学院进行培训。培训中结合纸质材料、归档指南在网上边讲解边示范，可大大提高指导效果。
2.个别指导与集中培训相结合
对档案业务方面存在的问题进行归纳总结，对带有共性的问题集中培训指导，只就个别问题下户指导，将大大减轻指导人员的压力，促进档案工作的良性循环。
3.结合现代化手段进行业务指导
随着科技的发展，通讯技术和录音、录像等技术的普及，为档案业务指导提供了更加先进的技术手段。如运用有线电视、可视电话、传真等对提出有关档案问题的人员进行咨询指导；运用计算机技术、网络通讯技术以及两者的结合来进行业务指导，也就是说通过建立网页的“聊天室”、“留言板”，或开通电子信箱发送邮件，甚至网络可视电话、远程视频进行业务指导，这些方法具有方便快捷，便于远距离指导、功效高的特点，是我们在今后业务指导工作值得尝试的方法。