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若将广东省东莞市大朗镇档案馆类比于自来水公司，它需要水池、自来水管道和数量众多的水龙头。档案管理系统便相当于水池，自来水管道就是大朗镇建立的网络平台，水龙头则是各立档单位（村、社区）。这个“水池”能将档案信息按全宗、类别、归档方式等进行组织，把一系列档案资源供给“自来水管道”和各“水龙头”。秉承IT行业的云计算概念，这种以“云计算”方式运作的档案模式被称为“云档案”。各立档单位只需一台电脑就可以访问大朗镇档案馆建立的“云档案”平台，完成档案的收集、整理、利用。