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摘 要：随着社会发展的需求，档案管理员的工作悄然发生了变化。新形势下对档案管理员的管理水平、归档能力有着新的要求。如何提高管理员的管理水平，及时、准确、真实、系统、完整地提供档案信息，以适应单位各项工作的有序发展，这是文件档案工作的一个新课题。
关键词：办公自动化 资源共享 档案管理 网络系统的安全性 终身学习
一提到档案管理员，在大多数人的印象是：一间间的档案室，一排排笨重的档案柜和一本本档案登记册……随着社会发展的需求，档案管理员的工作也悄然发生了变化，新形势下对档案管理员的管理水平，归档能力有着新的要求，如何提高管理员的管理水平，及时、准确、真实、系统、完整地提供档案信息，以适应单位各项工作的有序发展；怎样完成从纸质办公到档案管理自动化办公的发展，这无疑是档案工作的一个新课题，也对档案管理人员的工作要求开辟了新的篇章。新时期下怎样做好档案管理员的管理工作，我有以下几点思考。
一、办公自动化革命
1.电子文件代替纸质档案。科学技术的飞速发展，特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。无纸化办公使得对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，都波及到了档案工作的实践性，丰富了档案工作的内容，但从未改变档案管理的实质。不论是纸质的文件管理，还是对电子文档的存储，都涉及到了“归档”。“归档”就是把文件、材料分类放进档案保存起来。传统的文件档案工作是以纸质文件为工作对象，纸质文件的管理在长期的实践工作中，要经过梳理、归类、立卷归档，文件形成后统一收集立卷，然后交档案部门管理、备案，一般一年归档一次。而办公自动化是指以电子计算机为核心的各种现代化办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，从而提高办公效率。
自从应用了计算机，电子文件取代了以往的文字材料，拟稿者直接在磁盘上书写字符，并在磁盘上反复修改，直至形成成文，存贮到 办公信息数据中，由档案人员和相关技术人员文件共享。
2.电子文件管理的便捷性。办公自动化为人类社会叩响了知识经济时代的大门。它改变传统的办公手段与方式，可以收集和存贮、处理海量办公化信息。同时与纸质档案相比较，电子文件的使用期限要更长久。纸质的耐久性和抗腐蚀性会受到各种条件而发生变化：如纸张纤维会在高温、高湿、酸、霉、氧化剂等情况下，发生水解和氧化反应，使纸张变质，老化，这会给档案管理工作带来不可估量和无法挽回的损失。使用电子文件后，档案管理员再无以上的烦恼。我们可以根据需要，选择不同的电子载体，读取电子文件，如VCD、DVD、光盘，小到U盘、大到移动硬盘等。这些载体的好处是读取方便，储存快捷，易于携带，存贮数据大，保存时间长，方便传递，不易损坏，具有很强的稳定性和实用价值。
3.电子文件的流通性。传统的原始手工操作管理中，企事业单位由于受信息技术传播的阻碍，很难做到信息共享；大量的文件信息闲置在笨重的档案柜中，得不到很好的利用，造成了資源的浪费。运用计算机管理技术后，档案管理将文件上传至数据库，由单途径管理发展为体系管理，实现档案管理信息与载体分离使用，可以极大地提高档案利用工作的质量和效率。通过资源数据库，我们可以随时调取、接收所需信息的文件，准确、高效的查询数据，不受时间和空间的限制，大大加快了电子文件的流通性，有效的做到了资源共享。
4.电子文件的安全性。电子文件在传递过程中发挥着它独有的快捷性和安全性。日常办公过程中，工作管理人员在文件传递的传统方式会受到时间和空间因素的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成传递过程中的丢失或者延误，给档案的归档造成很大的不便。在计算机网络技术下，人们直接通过网络平台传送文件，大大提高了电子文件传递的快捷性和安全性。
二、无纸化办公给文档管理带来的困惑
1.谁能为电子文件的安全性买单。电子文件为人类带来全新的办公理念。电子文件易于修改，改动后不留任何痕迹，方便于存贮，但也给其安全性和保密性带来了前所未有的挑战。电子文件内容上发生变化的可能性远大于纸质文件的修改，虽然防止伪造电子文稿恶意增删的软件举不胜举，防盗窃技术日趋完善，但是人们还是无法通过肉眼来简单识别文件的原始性，也就无法保证每一份电子文件是否是原件。以上的问题都对电子文件的安全性提出了严峻的考验，随着网络盗窃事件的不断发生，谁能为电子文件的安全性买单？
2.时代需要高素质的复合型档案管理工作者。以往对传统的档案管理工作者的专业要求已经远远不适应于今天的高素质需求，除了懂得纸质档案的分类、管理方法以外，新的工作环境要求档案管理工作者还要掌握相当高的计算机应用理论和实践操作技能，这就对管理人员的专业素质有了新的要求，既要有高层次的理论知识水平，又要有专业的管理技术能力，只有这种高素质的专业复合型人才才能适应新时期的档案管理工作。
三、怎样解决现实工作中遇到的问题？
1.做好内部网络系统的安全工作。企事业单位办公自动化网络它具有开放性和互通性，因而使用极其方便。但开放性却带来了系统入侵、病毒入侵等安全问题。感染病毒会导致网络服务器无法启动，甚至造成网络瘫痪；黑客入侵可以任意截取网络信息和各种数据；垃圾邮件和病毒邮件更是比比皆是……针对这些日常问题，采取的相应措施是加强网络安全防护。首先设置网络安全预警。网络安全预警系统可以有效拦截非法入侵，当它扫描到危险信号，就可以发出警报，阻拦恶意广告和病毒软件，从而减少对网络的危害。其次入侵防范可做到内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，同时加设路由器，过滤被屏蔽的IP地址和服务器；加设防火墙，以认证可以放行的地址进入办公自动化网络，阻止某些禁止的地址入侵，同时防火墙还可记录通过它的信息内容和活动，以备人工检测。
2.提高档案管理员的素质。档案管理员的整体素质是决定做好档案管理工作和保证档案服务质量的关键，所以要求从业人员要具备较高的政治素质和高尚的职业道德，要具备鉴定正确的政治方向和树立全心全意为社会服务的明确的政治态度，忠于职守，爱岗敬业。
档案管理员要有过硬的专业技能。档案管理人员是储存信息。传递信号、付诸应用的媒介，档案管理人员除了要掌握档案管理工作的基础知识外，还要触类旁通的了解和熟知天文地理以及社会科学情报，计算机等等多门相关综合体系知识，从而保证档案管理的高水平。
档案管理员要树立终身学习的目标。做好档案管理工作，加强业务学习，提高自身文化素质，坚持“学用结合，按需施教，重视效能”的方针，树立终身学习的目标，切实遵守学以致用的原则，多参加相关理论知识的培训，以自学为主，培训为辅，使其将所学理论知识更好地运用到工作实践中，利用现代化技术参与档案管理，完善现代档案管理的科学性手段。
综上所述，档案管理员的工作任重道远，只有档案管理人员的整体素质不断提升和强化，才能逐步适应和实现档案管理现代化，才能不断适应新时期下对档案管理从业者的高要求。
参考文献：
[1]邓绍兴 档案管理学 中国人民大学出版社.
[2]梁伟赵欣 以创新的意识监督重大事项档案工作 中国 档案 2002 04.
[3]董永昌 电子文件与档案管理 百家出版社.
关键词：办公自动化 资源共享 档案管理 网络系统的安全性 终身学习
一提到档案管理员，在大多数人的印象是：一间间的档案室，一排排笨重的档案柜和一本本档案登记册……随着社会发展的需求，档案管理员的工作也悄然发生了变化，新形势下对档案管理员的管理水平，归档能力有着新的要求，如何提高管理员的管理水平，及时、准确、真实、系统、完整地提供档案信息，以适应单位各项工作的有序发展；怎样完成从纸质办公到档案管理自动化办公的发展，这无疑是档案工作的一个新课题，也对档案管理人员的工作要求开辟了新的篇章。新时期下怎样做好档案管理员的管理工作，我有以下几点思考。
一、办公自动化革命
1.电子文件代替纸质档案。科学技术的飞速发展，特别是办公自动化的应用给文件与档案管理带来了巨大的变化。无纸化办公使得对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理，都波及到了档案工作的实践性，丰富了档案工作的内容，但从未改变档案管理的实质。不论是纸质的文件管理，还是对电子文档的存储，都涉及到了“归档”。“归档”就是把文件、材料分类放进档案保存起来。传统的文件档案工作是以纸质文件为工作对象，纸质文件的管理在长期的实践工作中，要经过梳理、归类、立卷归档，文件形成后统一收集立卷，然后交档案部门管理、备案，一般一年归档一次。而办公自动化是指以电子计算机为核心的各种现代化办公技术与设备，迅速、准确地处理各种信息，从而提高办公效率。
自从应用了计算机，电子文件取代了以往的文字材料，拟稿者直接在磁盘上书写字符，并在磁盘上反复修改，直至形成成文，存贮到 办公信息数据中，由档案人员和相关技术人员文件共享。
2.电子文件管理的便捷性。办公自动化为人类社会叩响了知识经济时代的大门。它改变传统的办公手段与方式，可以收集和存贮、处理海量办公化信息。同时与纸质档案相比较，电子文件的使用期限要更长久。纸质的耐久性和抗腐蚀性会受到各种条件而发生变化：如纸张纤维会在高温、高湿、酸、霉、氧化剂等情况下，发生水解和氧化反应，使纸张变质，老化，这会给档案管理工作带来不可估量和无法挽回的损失。使用电子文件后，档案管理员再无以上的烦恼。我们可以根据需要，选择不同的电子载体，读取电子文件，如VCD、DVD、光盘，小到U盘、大到移动硬盘等。这些载体的好处是读取方便，储存快捷，易于携带，存贮数据大，保存时间长，方便传递，不易损坏，具有很强的稳定性和实用价值。
3.电子文件的流通性。传统的原始手工操作管理中，企事业单位由于受信息技术传播的阻碍，很难做到信息共享；大量的文件信息闲置在笨重的档案柜中，得不到很好的利用，造成了資源的浪费。运用计算机管理技术后，档案管理将文件上传至数据库，由单途径管理发展为体系管理，实现档案管理信息与载体分离使用，可以极大地提高档案利用工作的质量和效率。通过资源数据库，我们可以随时调取、接收所需信息的文件，准确、高效的查询数据，不受时间和空间的限制，大大加快了电子文件的流通性，有效的做到了资源共享。
4.电子文件的安全性。电子文件在传递过程中发挥着它独有的快捷性和安全性。日常办公过程中，工作管理人员在文件传递的传统方式会受到时间和空间因素的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成传递过程中的丢失或者延误，给档案的归档造成很大的不便。在计算机网络技术下，人们直接通过网络平台传送文件，大大提高了电子文件传递的快捷性和安全性。
二、无纸化办公给文档管理带来的困惑
1.谁能为电子文件的安全性买单。电子文件为人类带来全新的办公理念。电子文件易于修改，改动后不留任何痕迹，方便于存贮，但也给其安全性和保密性带来了前所未有的挑战。电子文件内容上发生变化的可能性远大于纸质文件的修改，虽然防止伪造电子文稿恶意增删的软件举不胜举，防盗窃技术日趋完善，但是人们还是无法通过肉眼来简单识别文件的原始性，也就无法保证每一份电子文件是否是原件。以上的问题都对电子文件的安全性提出了严峻的考验，随着网络盗窃事件的不断发生，谁能为电子文件的安全性买单？
2.时代需要高素质的复合型档案管理工作者。以往对传统的档案管理工作者的专业要求已经远远不适应于今天的高素质需求，除了懂得纸质档案的分类、管理方法以外，新的工作环境要求档案管理工作者还要掌握相当高的计算机应用理论和实践操作技能，这就对管理人员的专业素质有了新的要求，既要有高层次的理论知识水平，又要有专业的管理技术能力，只有这种高素质的专业复合型人才才能适应新时期的档案管理工作。
三、怎样解决现实工作中遇到的问题？
1.做好内部网络系统的安全工作。企事业单位办公自动化网络它具有开放性和互通性，因而使用极其方便。但开放性却带来了系统入侵、病毒入侵等安全问题。感染病毒会导致网络服务器无法启动，甚至造成网络瘫痪；黑客入侵可以任意截取网络信息和各种数据；垃圾邮件和病毒邮件更是比比皆是……针对这些日常问题，采取的相应措施是加强网络安全防护。首先设置网络安全预警。网络安全预警系统可以有效拦截非法入侵，当它扫描到危险信号，就可以发出警报，阻拦恶意广告和病毒软件，从而减少对网络的危害。其次入侵防范可做到内外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，同时加设路由器，过滤被屏蔽的IP地址和服务器；加设防火墙，以认证可以放行的地址进入办公自动化网络，阻止某些禁止的地址入侵，同时防火墙还可记录通过它的信息内容和活动，以备人工检测。
2.提高档案管理员的素质。档案管理员的整体素质是决定做好档案管理工作和保证档案服务质量的关键，所以要求从业人员要具备较高的政治素质和高尚的职业道德，要具备鉴定正确的政治方向和树立全心全意为社会服务的明确的政治态度，忠于职守，爱岗敬业。
档案管理员要有过硬的专业技能。档案管理人员是储存信息。传递信号、付诸应用的媒介，档案管理人员除了要掌握档案管理工作的基础知识外，还要触类旁通的了解和熟知天文地理以及社会科学情报，计算机等等多门相关综合体系知识，从而保证档案管理的高水平。
档案管理员要树立终身学习的目标。做好档案管理工作，加强业务学习，提高自身文化素质，坚持“学用结合，按需施教，重视效能”的方针，树立终身学习的目标，切实遵守学以致用的原则，多参加相关理论知识的培训，以自学为主，培训为辅，使其将所学理论知识更好地运用到工作实践中，利用现代化技术参与档案管理，完善现代档案管理的科学性手段。
综上所述，档案管理员的工作任重道远，只有档案管理人员的整体素质不断提升和强化，才能逐步适应和实现档案管理现代化，才能不断适应新时期下对档案管理从业者的高要求。
参考文献：
[1]邓绍兴 档案管理学 中国人民大学出版社.
[2]梁伟赵欣 以创新的意识监督重大事项档案工作 中国 档案 2002 04.
[3]董永昌 电子文件与档案管理 百家出版社.