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任何事物的产生都具有两面性，即有利，亦有弊，电子文件也是如此，它在给各行各业带来便利的同时，也给档案保管和提供利用工作方面带来了不便。由于电子文件与生俱来的特性，加之在电子文件信息演进流程中较易受到外部环境和人为操作等的外力作用，如电子文件被篡改、不完整、系统功能不完善或系统故障等，使得电子文件的“四性”——原始性、完整性和真实性受到了一定的影响和破坏，从而使电子文件的凭证价值难以得到保证，其中电子文件被破坏严重的甚至会导致电子文件失去法律凭证效力。因此，基于电子文件信息演进流程的视角而言，影响电子文件凭证价值因素的关键在于电子文件的原始性、完整性、可靠性和真实性，需从电子文件的这四个特性进行有效分析。
1.电子文件的原始性
传统的纸质文件从形成到保管是个静态的过程，它就像“白纸黑字”一般，如若有任何的改动，都会在档案上留有印迹；而电子文件从始至终都处于动态的过程。因此，在考查电子文件的原始性时已不再像传统的纸质文件那样用“原件”来验证，此时“原件”的含义不再拘泥于信息内容和存在形式原始性的统一，其内容与形式之间是相对独立、可分离的，打破了传统纸质文件所谓的“原件”概念。理解电子文件原始性的含义主要可视为电子信息最终演进成电子档案的信息内容不变，“流水的”存在形式可以迁移。传统的纸质文件中所含有的信息内容是存储在固定载体上的，它记录了文件最初始顺序、背景内容等许多真实信息，是一种属于信息与载体合二为一的固化形式，也就是说纸质文件一旦形成，便把产生的所有信息原原本本“刻录”在物理载体上，并且形成的纸质文件不易修改，否则会留下删除、更改或添加的任何痕迹，这样的纸质文件在其原始属性方面理所当然地产生有效保障，这也是纸质文件在法律方面可作为凭证使用的重要原因之一；而电子文件所含的信息是由计算机产生和处理，并存储在电子计算机、光盘、磁带等“非稳定”介质上的。可以说，在电子文件信息演进流程中信息一直处于“游离态”，即电子文件的信息内容与载体是可分离状态，载体不再是具有固定的实体状态，信息内容也不再对原始载体“一一对应”，而是可以采取“一对多”的选择，文件信息形成后可对其进行再次处理或者修改等人为操作均不会留下更改的痕迹。由此看来，电子文件信息从形成单位产生到可供人们利用，电子文件中所涉及的信息都极易被修改或复制，这样使得电子文件的“原始性”极不易得到确认，从而影响了电子文件的凭证价值。
2.电子文件的真实性
电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息经过鉴定后，确认其与形成时的原始状态一致。事实上，使电子文件具有凭证价值的重要条件是电子文件信息内容和来源的真实可信，由于电子文件在形成后其信息内容与存储载体是可分离的，所以使其信息的原始性和内容的真实性之间的衡量标准具有相对性，另外存储的物理载体和格式的不停转换使其自身的存在形式也在不断地发生变化，但只要自电子文件生成之时起信息内容没有被增减或更改，还是可以说明该电子文件是真实可信的，因此电子文件真实性与所存储的物理载体是否是最初载体无关。互联网的飞速发展，严重影响到电子文件的信息安全，直接對电子文件的真实性构成威胁。电子文件可以在光盘、磁带、磁盘等介质上存储，并根据需要在网络中进行传输和共享。在对所需要的电子文件进行利用时，利用者可以任意对其进行剪切、复制、粘贴、转存、转发等多种操作，使电子文件从一个介质转移到另一介质上，而不会轻易察觉到电子文件的信息内容丢失，并且更改一般不会留下任何痕迹。在这一过程中，电子文件的真实性便会在一定程度上打折扣，如果出现有人恶意篡改、黑客入侵、计算机中病毒，又或者由于电子设备、计算机系统不兼容等原因出现不可识别的现象，就会使电子文件在传送过程中部分信息缺失，这也加深了人们对联网使用电子文件的担心，使人们更清醒地意识到要保障电子文件的凭证价值必须关注的主要因素就是电子文件的真实性，它要求在对电子文件进行鉴定时要对其真实性加倍的重视，当然这也增加了对电子文件进行技术性鉴定的要求及其难度。笔者通过分析认为应该把研究的重点放在“可靠性”和“完整性”上，其主要取决于电子文件的完整程度、电子文件形成过程中对程序、系统的控制和作者的可靠性，而与传输信息的方式和传递的形式无关，如果从这两个特性来考虑不但更具有实践意义，而且指明了未来电子文件管理的发展方向。
3.电子文件的完整性
电子文件的完整性是指电子文件信息内容无缺损，其物理结构和逻辑结构不被破坏，背景信息不缺失以及元数据的配备完整。电子文件从产生到保管是一个动态的过程，对于电子文件的内容而言，如果对内容信息收集不及时，就很有可能使电子文件在归档后所储存的信息不完整，从而大大降低电子文件的利用价值。另外，电子文件的物理结构与逻辑结构比较复杂，所谓文件的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存储位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图，标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的、直观的。而电子文件不同，其信息的物理结构和逻辑结构是不一致的、复杂的，通常处理电子文件信息时，其物理结构会发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件由于其自身的特性使得同一份电子文件中的正文、图形、批示等可以在载体上分开存放，甚至不存放在同一个载体上，仍可以使电子文件完整显示。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而不显示出来。对已归档的电子文件进行管理时，理顺其物理结构和逻辑结构两者之间的关系，可以更好地保证电子文件完整性不受影响。再次，电子文件的背景信息由于形式多样、存储分散，使得处理过程中更容易造成信息的缺失，直接影响对电子文件凭证价值的鉴定。最后，电子文件管理元数据对电子文件而言，是保障电子文件真实性、可靠性、完整性的“命脉”，尤其是保障电子文件的完整性。电子文件是否完整会直接对电子文件读取、系统还原功能的有效性产生重大影响，并直接决定了电子文件是否可以恢复为原始状态，可以说失去了电子文件管理元数据也就无法保证电子文件的凭证价值。 [科]
1.电子文件的原始性
传统的纸质文件从形成到保管是个静态的过程，它就像“白纸黑字”一般，如若有任何的改动，都会在档案上留有印迹；而电子文件从始至终都处于动态的过程。因此，在考查电子文件的原始性时已不再像传统的纸质文件那样用“原件”来验证，此时“原件”的含义不再拘泥于信息内容和存在形式原始性的统一，其内容与形式之间是相对独立、可分离的，打破了传统纸质文件所谓的“原件”概念。理解电子文件原始性的含义主要可视为电子信息最终演进成电子档案的信息内容不变，“流水的”存在形式可以迁移。传统的纸质文件中所含有的信息内容是存储在固定载体上的，它记录了文件最初始顺序、背景内容等许多真实信息，是一种属于信息与载体合二为一的固化形式，也就是说纸质文件一旦形成，便把产生的所有信息原原本本“刻录”在物理载体上，并且形成的纸质文件不易修改，否则会留下删除、更改或添加的任何痕迹，这样的纸质文件在其原始属性方面理所当然地产生有效保障，这也是纸质文件在法律方面可作为凭证使用的重要原因之一；而电子文件所含的信息是由计算机产生和处理，并存储在电子计算机、光盘、磁带等“非稳定”介质上的。可以说，在电子文件信息演进流程中信息一直处于“游离态”，即电子文件的信息内容与载体是可分离状态，载体不再是具有固定的实体状态，信息内容也不再对原始载体“一一对应”，而是可以采取“一对多”的选择，文件信息形成后可对其进行再次处理或者修改等人为操作均不会留下更改的痕迹。由此看来，电子文件信息从形成单位产生到可供人们利用，电子文件中所涉及的信息都极易被修改或复制，这样使得电子文件的“原始性”极不易得到确认，从而影响了电子文件的凭证价值。
2.电子文件的真实性
电子文件的真实性是指电子文件的内容、结构和背景信息经过鉴定后，确认其与形成时的原始状态一致。事实上，使电子文件具有凭证价值的重要条件是电子文件信息内容和来源的真实可信，由于电子文件在形成后其信息内容与存储载体是可分离的，所以使其信息的原始性和内容的真实性之间的衡量标准具有相对性，另外存储的物理载体和格式的不停转换使其自身的存在形式也在不断地发生变化，但只要自电子文件生成之时起信息内容没有被增减或更改，还是可以说明该电子文件是真实可信的，因此电子文件真实性与所存储的物理载体是否是最初载体无关。互联网的飞速发展，严重影响到电子文件的信息安全，直接對电子文件的真实性构成威胁。电子文件可以在光盘、磁带、磁盘等介质上存储，并根据需要在网络中进行传输和共享。在对所需要的电子文件进行利用时，利用者可以任意对其进行剪切、复制、粘贴、转存、转发等多种操作，使电子文件从一个介质转移到另一介质上，而不会轻易察觉到电子文件的信息内容丢失，并且更改一般不会留下任何痕迹。在这一过程中，电子文件的真实性便会在一定程度上打折扣，如果出现有人恶意篡改、黑客入侵、计算机中病毒，又或者由于电子设备、计算机系统不兼容等原因出现不可识别的现象，就会使电子文件在传送过程中部分信息缺失，这也加深了人们对联网使用电子文件的担心，使人们更清醒地意识到要保障电子文件的凭证价值必须关注的主要因素就是电子文件的真实性，它要求在对电子文件进行鉴定时要对其真实性加倍的重视，当然这也增加了对电子文件进行技术性鉴定的要求及其难度。笔者通过分析认为应该把研究的重点放在“可靠性”和“完整性”上，其主要取决于电子文件的完整程度、电子文件形成过程中对程序、系统的控制和作者的可靠性，而与传输信息的方式和传递的形式无关，如果从这两个特性来考虑不但更具有实践意义，而且指明了未来电子文件管理的发展方向。
3.电子文件的完整性
电子文件的完整性是指电子文件信息内容无缺损，其物理结构和逻辑结构不被破坏，背景信息不缺失以及元数据的配备完整。电子文件从产生到保管是一个动态的过程，对于电子文件的内容而言，如果对内容信息收集不及时，就很有可能使电子文件在归档后所储存的信息不完整，从而大大降低电子文件的利用价值。另外，电子文件的物理结构与逻辑结构比较复杂，所谓文件的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存储位置。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图，标号等。纸质文件信息的物理结构与逻辑结构是一致的、直观的。而电子文件不同，其信息的物理结构和逻辑结构是不一致的、复杂的，通常处理电子文件信息时，其物理结构会发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。电子文件由于其自身的特性使得同一份电子文件中的正文、图形、批示等可以在载体上分开存放，甚至不存放在同一个载体上，仍可以使电子文件完整显示。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而不显示出来。对已归档的电子文件进行管理时，理顺其物理结构和逻辑结构两者之间的关系，可以更好地保证电子文件完整性不受影响。再次，电子文件的背景信息由于形式多样、存储分散，使得处理过程中更容易造成信息的缺失，直接影响对电子文件凭证价值的鉴定。最后，电子文件管理元数据对电子文件而言，是保障电子文件真实性、可靠性、完整性的“命脉”，尤其是保障电子文件的完整性。电子文件是否完整会直接对电子文件读取、系统还原功能的有效性产生重大影响，并直接决定了电子文件是否可以恢复为原始状态，可以说失去了电子文件管理元数据也就无法保证电子文件的凭证价值。 [科]