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【摘 要】林业档案管理工作既系统又复杂，因此档案工作者首先要明确岗位职责，了解工作内容与技术，根据档案工作的各个流程与环节认真管理，做好档案的收集归档、整理分类、保管、鉴定销毁、统计移交、利用、登记、保密以及信息化建设等工作，充分发挥档案的作用。本文从健全科目、做好归档；基础收集、保护与安全；定期整理、按序分类；建立数据库、促进信息化；鉴定与定期销毁；增强保密、限定档案利用权限等对进行分析，以期提高林业档案管理工作效率。
【关键词】林业档案；管理；应用
林业档案不仅是一种历史文化，同时还是森林工作积累经验教训的重要财富，而管理工作既系统又复杂，因此档案工作者首先要明确岗位职责，了解工作内容与技术，根据档案工作的各个流程与环节认真管理，做好档案的收集归档、整理分类、保管、鉴定销毁、统计移交、利用、登记、保密以及信息化建设等工作，充分发挥档案的作用。下面根据林业档案涉及的工作内容以及各个环节对档案管理与应用的工作进行介绍。
1.健全科目，配备人员，做好归档工作
林业档案管理工作是将所有涉及部门的相关文件进行检查、验收、整理、鉴定、统计、编目、研究、归档、保存以及查阅利用等一系列的内容，因此需应配备全职或兼职人员对此项工作长期、持续、有效的进行。管理人员不仅要了解相关业务，不断的学习专业业务知识和技术，而且还要掌握新技术和新技能，运用新方法，将档案按照科目进行合理保存，并建立健全各项档案管理制度，确保档案齐全完整。
2.加强基础收集，注意档案保护与安全
由于档案收集工作涉及的部门较多，部分工作人员对档案的重要性没有认识或不注意资料的归档等，从而导致基础资料的流失或损坏，降低了档案的利用价值与完整性和时效性，因此应对收集具有利用价值的各种文件，严格坚持“集中统一管理”的原则，杜绝据为己有的行为。在档案基础收集过程中要求全员配合，还要对资料上交的时间有明确的规定。例如党务、行政管理文件在使用期结束后3个月内归档；汇集文件应在年度结束后，次年的3月前归档；音响文件在相关活动结束后3个月内归档等。在档案收集的过程中工作人员应同时进行鉴定对有不同价值、年度、材质、内容的档案如文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案的案卷质量符合相应标准进行有规律的、按照排列、分类保存。同时要做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。对于档案的库房重地，应注意人员出入登记，对于非管理人员不得随意进入。定期做好档案的检查登记工作，对室内的温度、湿度合理的控制，特别是湿度不宜过大，不宜超过60%，还要保持库房清洁卫生，没有尘土和垃圾，库房内禁止堆放非档案物品等。
3.定期整理，按序分类归档
档案应根据档案的本质特性进行分类，根据档案之间的时间顺序、历史管理、逻辑顺序等进行整理，统一编目。可以结合保管期限、年度、机构、工程项目等进行排列，还可按照文书、科技、会计、音像、电子以及专业等进行分类归档。在归档时应在封面、脊背等地方标注卷宗名称、类目名称、案卷、题名、时间、保管期限、件、页数、档号、保管期限、起止件号、盒号等。以卷为单位的纸质文书档案可采用“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号”的结构编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号—年度—保管期限—件号”的结构编制档号；科技档案采用“类别号—项目号—案卷号—件、页（张）号”的结构编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物材料等按照相关规定编制档号，还要建立资料统计台帐，及时准确记载室藏档案、资料情况，按照档案分类、检索工具等分别进行统计，确保数据准确、真实、账实相符。如果遇到帐实不符的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。
4.建立档案数据库，促进信息化管理
档案管理工作还要充分利用网络，通过全局网络化建设实现信息与技术的联通；同时网络平台的建设还可实现资源的共享，方便查阅者使用和搜索；同时还能有效的保护原始资料，避免由于纸质资料长期翻阅造成的损毁；同时还是对影像资料的一种变相备份，充分利用高新技术提高档案工作，促進信息交流；同时还要注意软件的安全性、可操控性以及可扩展性，要满足数据库使用的不同终端需求。对保密性较强的文件在录入数据库时一定要注意其安全性与机密性。网络档案数据库的建设是一个复杂而漫长的过程，应该在保证当前档案工作的同时逐步实现林业档案管理系统化、集成化、网络化。
5.档案鉴定与定期销毁
由于档案存储空间的有限、使用时间的有限性使得档案资料的正确与否，是否具有保存的价值等都需要通过专业的人员进行鉴定，而不是所有的资料都具有保存和使用价值，不停的存储和堆积资料只会造成资源的浪费和工作量的加大，因此需要定期销毁档案。档案的销毁需要工作人员组成鉴定小组通过森林、行政、会计、科技等各个方面的专业人员对案卷逐卷逐件分析、研究鉴定后判定是否具有留存价值。鉴定为可以销毁的档案必须编制销毁清册，经主管领导批准后按照操作流程，派二人或以上人员在场监督销毁，并在销毁档案明细表中备注签字，注明销毁时间、地点和方法，并对销毁工作进行总结。
6.增强保密意识，限定档案利用权限
档案人员调离原岗位需要严格填写移交手续，交接方根据移交工作明细表在清单上核对签字后方可离岗。对于查阅的档案者，应该根据工作岗位的不同分为一般查阅权限和特殊查阅权限，特别是具有特殊查阅权限的人员应经负责人同意后方可调阅，并且记录调阅资料、使用时间、使用方向等。档案的使用一般仅限于档案室内，不得借出，如遇特殊情况，须经领导同意后借阅，且时间不宜超过3-5天。查阅档案的人员在使用档案时不得擅自复印、翻拍档案，不得将保密性较强的文字与数字向外泄漏。同时还应注意禁止翻阅人员在档案上勾划、作记号、撕毁等。工作人员对缺页、少卷的档案应及时登记检查，并尽量查找补充完善。
【参考文献】
[1]张丽宏，王良和.浅谈林业档案的管理与应用[J].魅力中国，2010，（5）.
[2]李瑞平，王洪静，罗文娟等.林业档案管理工作存在的问题及对策分析[J].河北林果研究，2013，（3）.
[3]王玉东.林业档案管理中存在的问题及对策研究[J].农业与技术，2014，（1）.
[4]严玉莲.林业档案管理的现状及解决策略[J].办公室业务，2014，（1）.
【关键词】林业档案；管理；应用
林业档案不仅是一种历史文化，同时还是森林工作积累经验教训的重要财富，而管理工作既系统又复杂，因此档案工作者首先要明确岗位职责，了解工作内容与技术，根据档案工作的各个流程与环节认真管理，做好档案的收集归档、整理分类、保管、鉴定销毁、统计移交、利用、登记、保密以及信息化建设等工作，充分发挥档案的作用。下面根据林业档案涉及的工作内容以及各个环节对档案管理与应用的工作进行介绍。
1.健全科目，配备人员，做好归档工作
林业档案管理工作是将所有涉及部门的相关文件进行检查、验收、整理、鉴定、统计、编目、研究、归档、保存以及查阅利用等一系列的内容，因此需应配备全职或兼职人员对此项工作长期、持续、有效的进行。管理人员不仅要了解相关业务，不断的学习专业业务知识和技术，而且还要掌握新技术和新技能，运用新方法，将档案按照科目进行合理保存，并建立健全各项档案管理制度，确保档案齐全完整。
2.加强基础收集，注意档案保护与安全
由于档案收集工作涉及的部门较多，部分工作人员对档案的重要性没有认识或不注意资料的归档等，从而导致基础资料的流失或损坏，降低了档案的利用价值与完整性和时效性，因此应对收集具有利用价值的各种文件，严格坚持“集中统一管理”的原则，杜绝据为己有的行为。在档案基础收集过程中要求全员配合，还要对资料上交的时间有明确的规定。例如党务、行政管理文件在使用期结束后3个月内归档；汇集文件应在年度结束后，次年的3月前归档；音响文件在相关活动结束后3个月内归档等。在档案收集的过程中工作人员应同时进行鉴定对有不同价值、年度、材质、内容的档案如文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案的案卷质量符合相应标准进行有规律的、按照排列、分类保存。同时要做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。对于档案的库房重地，应注意人员出入登记，对于非管理人员不得随意进入。定期做好档案的检查登记工作，对室内的温度、湿度合理的控制，特别是湿度不宜过大，不宜超过60%，还要保持库房清洁卫生，没有尘土和垃圾，库房内禁止堆放非档案物品等。
3.定期整理，按序分类归档
档案应根据档案的本质特性进行分类，根据档案之间的时间顺序、历史管理、逻辑顺序等进行整理，统一编目。可以结合保管期限、年度、机构、工程项目等进行排列，还可按照文书、科技、会计、音像、电子以及专业等进行分类归档。在归档时应在封面、脊背等地方标注卷宗名称、类目名称、案卷、题名、时间、保管期限、件、页数、档号、保管期限、起止件号、盒号等。以卷为单位的纸质文书档案可采用“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页（张）号”的结构编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号—年度—保管期限—件号”的结构编制档号；科技档案采用“类别号—项目号—案卷号—件、页（张）号”的结构编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物材料等按照相关规定编制档号，还要建立资料统计台帐，及时准确记载室藏档案、资料情况，按照档案分类、检索工具等分别进行统计，确保数据准确、真实、账实相符。如果遇到帐实不符的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。
4.建立档案数据库，促进信息化管理
档案管理工作还要充分利用网络，通过全局网络化建设实现信息与技术的联通；同时网络平台的建设还可实现资源的共享，方便查阅者使用和搜索；同时还能有效的保护原始资料，避免由于纸质资料长期翻阅造成的损毁；同时还是对影像资料的一种变相备份，充分利用高新技术提高档案工作，促進信息交流；同时还要注意软件的安全性、可操控性以及可扩展性，要满足数据库使用的不同终端需求。对保密性较强的文件在录入数据库时一定要注意其安全性与机密性。网络档案数据库的建设是一个复杂而漫长的过程，应该在保证当前档案工作的同时逐步实现林业档案管理系统化、集成化、网络化。
5.档案鉴定与定期销毁
由于档案存储空间的有限、使用时间的有限性使得档案资料的正确与否，是否具有保存的价值等都需要通过专业的人员进行鉴定，而不是所有的资料都具有保存和使用价值，不停的存储和堆积资料只会造成资源的浪费和工作量的加大，因此需要定期销毁档案。档案的销毁需要工作人员组成鉴定小组通过森林、行政、会计、科技等各个方面的专业人员对案卷逐卷逐件分析、研究鉴定后判定是否具有留存价值。鉴定为可以销毁的档案必须编制销毁清册，经主管领导批准后按照操作流程，派二人或以上人员在场监督销毁，并在销毁档案明细表中备注签字，注明销毁时间、地点和方法，并对销毁工作进行总结。
6.增强保密意识，限定档案利用权限
档案人员调离原岗位需要严格填写移交手续，交接方根据移交工作明细表在清单上核对签字后方可离岗。对于查阅的档案者，应该根据工作岗位的不同分为一般查阅权限和特殊查阅权限，特别是具有特殊查阅权限的人员应经负责人同意后方可调阅，并且记录调阅资料、使用时间、使用方向等。档案的使用一般仅限于档案室内，不得借出，如遇特殊情况，须经领导同意后借阅，且时间不宜超过3-5天。查阅档案的人员在使用档案时不得擅自复印、翻拍档案，不得将保密性较强的文字与数字向外泄漏。同时还应注意禁止翻阅人员在档案上勾划、作记号、撕毁等。工作人员对缺页、少卷的档案应及时登记检查，并尽量查找补充完善。
【参考文献】
[1]张丽宏，王良和.浅谈林业档案的管理与应用[J].魅力中国，2010，（5）.
[2]李瑞平，王洪静，罗文娟等.林业档案管理工作存在的问题及对策分析[J].河北林果研究，2013，（3）.
[3]王玉东.林业档案管理中存在的问题及对策研究[J].农业与技术，2014，（1）.
[4]严玉莲.林业档案管理的现状及解决策略[J].办公室业务，2014，（1）.