时逢年末，相信很多企业都在利用Microsoft Excel制作企业年度报表。然而，面对大量的数字与文字信息，您在制作报表的过程中，是否还惯用着“复制”、“粘贴”的手工过程?是否利用了Microsoft Excel在制表过程中的细节功能优势?本期，我们将结合MicrosoftExcel的细节功能，向您介绍制表过程中的四项小技巧，以便提升您的制表效率。
　　
　　“大写”由“小写”完成
　　
　　在利用Microsoft Excel进行财务报表处理时，用户经常需要输入大量中文大写数字，如“一”、“二”、“三”……。如果进行单一手工输入不仅浪费时间而且容易出错。
　　其实，用户可先输入对应的阿拉伯数字，然后在输入数字的单元格点击鼠标右键，选中快捷菜单中的“单元格格式”，再选择“数字”标签中左边“分类”框中的“特殊”，在右框中点击“中文大写数字”，，然后“确定”。这样报表中会自动将阿拉伯数字设置成中文大写数字。
　　
　　身份证号码“现本相”
　　
　　在MicrosoftExcel中，输入12～15位数字时，虽然会以科学记数的形式出现，但其数值大小是不变的。我们以输入居民身份证号码为例(当前身份证号码有15位和18位两类)，如果15位身份证号以科学记数的形式出现后，可以通过5种方法，设置显示出身份证号号码的“本相”。
　　可在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。
　　方法一：选择“分类”中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮。如果本来即是“0”位，直接单击“确定”按钮即可。
　　方法二：选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型，单击“确定”按钮。
　　方法三：选择“分类”中的“文本”，单击“确定”按钮，再双击单元格才能转变。
　　方法四：选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”，单击“确定”按钮。
　　方法五：选择“分类”中的“自定义”，然后设为“000000000000000”(或用“?”、“#”代替“0”)，单击“确定”按钮。
　　
　　列表交给“记录单”
　　
　　在一个纵列数相对较多的Microsoft Excel表格中，采用上下拉动滚动条输入数据的方式，既麻烦又容易出错。这时，您可以利用“记录单”功能进行快捷输入。
　　选中数据区域的任意一个单元格，执行“数据一记录单”命令，打开“记录单”窗体，单击其中的“新建”按钮，然后在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。
　　需要提示的是，在您输入时，请按键盘上“Tab”键移动鼠标，不要按“Enter”键移动鼠标。
　　
　　自动清除重复记录
　　
　　在实际应用中，Microsoft Excel略有不足的是，无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，如果单一手工地删除，十分不便。它虽然没有提供给您清除重复记录的功能，但您同样可以利用它的“高级筛选”功能间接实现删除操作。
　　具体操作步骤如下：
　　1、打开一份带有重复记录的Microsoft Excel文档。
　　2、选中图表中的所有记录(注此时应将每列的标题行也选入，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单→“筛选→高级筛选”命令。
　　3、在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”按钮，回到表单中，点选已选择框以外的白色区域范围用以存放筛选后的数据(注：此处一定不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。
　　4、此时，Microsoft Excel便会将所有的重复记录自动删除掉，您确认无误后，就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。