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【摘 要】档案数字化建设对提高档案资源利用率，优化档案管理工作起着重要作用。在信息经济时代，人们已经适应了快节奏的生活，各行各业在开展工作时都讲究速度与效率，诚然，档案工作也是如此。所以在本篇文章中，笔者提出开展档案数字化建设建议，重点对档案数字化建设的实践方法加以论述，得出相关结论，以供同行参考。
【关键词】档案；数字化建设；实践；思考
中图分类号：[N99] 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2014）08-01-01
信息技术的持续发展给档案工作创造了契机，但同时也为档案管理工作制造了难题。所谓的契机是借助信息技术良好发展趋势，实现档案数字化管理；面临的难题是当前档案工作理念相对陈旧，创新型人才缺乏，难以真正实现档案数字化。总结起来，信息技术的发展既为档案管理带来了好处，又在一定程度上对其产生了制约，而要克服制约难题的唯一方法是摒弃落后的管理思想，引入创新体制，将信息技术与档案管理完美结合起来，采取有针对性的措施，切实实现档案数字化、信息化管理。
一、档案数字化建设的紧迫性
1、数字化建设可有效改善当前的档案工作
综观国内当前的档案工作，发现实际工作中存在着大量的问题与弊端。其原因是因为我国当前的档案管理模式还停留在封闭阶段，并未走向开放，从而导致档案管理工作内容只停留在简单的信息资料搜集、整理、存储和查询上，并没有注重档案信息资源的配置合理性，也没有意识到档案管理应该建立一套系统、科学的管理体制，严格按照这套管理体制来执行操作，为社会提供更好、更高效的信息查询服务。针对当前档案工作中存在的弊端，笔者认为，只有实现档案数字化建设以后，档案工作弊端才能得到有效消除，不良问题才能得到有效解决。
2、形势发展的需求
档案数字化建设的必要原因之一是受到信息形势影响，为了满足档案市场对信息资源的更高需求，只能借助现代信息化技术来管理档案资料，通过建立数字化档案馆、电子档案收集、管理、传递、共享等方式来开展档案管理，实现档案管理的数字化与信息化。结合我国档案管理形势分析，尽管当前绝大部分企事业单位的档案管理停留在纸质管理阶段，但计算机应用技术已经完全渗透进档案管理工作中，电子档案管理终将会代替纸质档案管理，成为新时代档案管理的主流趋势。
二、档案数字化建设的内容
就上述观点进行深入分析，档案数字化建设工作的开展除了可有效改善当前的不良工作状况以外，还能顺应时势发展，满足更高的市场需求。结合档案工作特点分析，档案数字化建设工作包括的内容主要有：
1、提高档案标准化水平
国内当前的档案数字建设现状是，档案管理软件种类繁多，管理标准化、规范化相对滞后，从而导致档案数字化建设止步不前，档案管理效能得不到充分发挥。针对该问题，笔者给出的相应改进措施是：先达成档案数字化建设思想上的共识，要求档案管理人员认识到档案数字化建设的重要性，并对数字化建设工作加以重视；然后规范档案数字化建设行为，最好建立一套行之有效的数字化檔案管理湿度，保证档案业务的规范化，落实档案管理责任，切实做好档案数字化建设工作。
2、要着眼于整体数字化管理系统水平的提高
档案建设中，数字化管理的着眼点应该是整个管理系统，不管是横向还是纵向，只有将管理系统整合起来，保证每一个节点都能达到相关水平，才能利用网络技术将整个管理系统相联通，充分发挥出档案数字化管理系统的整体优势。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、抓好档案数据库建设
档案数据库建设是档案数字化建设工作中的重点。结合档案数据库的功能来分析，由于档案数据库的基本作用是储存档案信息资源，所以在档案管理中，数据库及数据库管理系统可称作档案信息工程的核心。档案数据库的建立并非一朝一夕，需要长期坚持、循序渐进。总结以往档案数据库建设经验，得出档案数据库建设的关键点在于：一，领导要重视。数据库建立时要领导领头，统一上下级认识，将计算机技术引进档案管理中，让档案业务人员利用计算机应用技术来实施档案管理；二，要面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；三，要突出重点，由单一库向系统库发展。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库
第一步，输入文件级目录。以某市档案馆为例，从1997年开始，工作人员把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，某市准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。
第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。某市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。
2、建立了档案局网站
并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。
3、加强电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度
电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。
四、结束语
总而言之，档案数字化建设工作复杂而系统，它的完成并不可能一触而就，只有长期坚持、改进，才有可能真正实现档案数字化建设。本篇文章着重对档案数字化建设的紧迫性以及档案数字化建设内容作了详细论述，指出开展档案数字化建设工作极具意义，不仅能改善当前的不良档案工作状况，提高档案管理效率，还能满足更广更深的市场需求，顺应时势发展，进一步提高档案资源利用率。因此强调，在档案管理工作中，开展档案数字化建设是势在必行的，具有极为积极的意义。
参考文献
[1] 宋朋. 如何推行档案工作的制度化、规范化与标准化[J]. 科教新报（教育科研）. 2010（31）
[2] 张莉萍，胡杰军. 高校档案信息数字化、网络化建设的实践与思考[J]. 十堰职业技术学院学报. 2009（04）
[3] 陈岚. 论网络时代下档案管理的数字化建设[J]. 湖南科技学院学报. 2008（04）
【关键词】档案；数字化建设；实践；思考
中图分类号：[N99] 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2014）08-01-01
信息技术的持续发展给档案工作创造了契机，但同时也为档案管理工作制造了难题。所谓的契机是借助信息技术良好发展趋势，实现档案数字化管理；面临的难题是当前档案工作理念相对陈旧，创新型人才缺乏，难以真正实现档案数字化。总结起来，信息技术的发展既为档案管理带来了好处，又在一定程度上对其产生了制约，而要克服制约难题的唯一方法是摒弃落后的管理思想，引入创新体制，将信息技术与档案管理完美结合起来，采取有针对性的措施，切实实现档案数字化、信息化管理。
一、档案数字化建设的紧迫性
1、数字化建设可有效改善当前的档案工作
综观国内当前的档案工作，发现实际工作中存在着大量的问题与弊端。其原因是因为我国当前的档案管理模式还停留在封闭阶段，并未走向开放，从而导致档案管理工作内容只停留在简单的信息资料搜集、整理、存储和查询上，并没有注重档案信息资源的配置合理性，也没有意识到档案管理应该建立一套系统、科学的管理体制，严格按照这套管理体制来执行操作，为社会提供更好、更高效的信息查询服务。针对当前档案工作中存在的弊端，笔者认为，只有实现档案数字化建设以后，档案工作弊端才能得到有效消除，不良问题才能得到有效解决。
2、形势发展的需求
档案数字化建设的必要原因之一是受到信息形势影响，为了满足档案市场对信息资源的更高需求，只能借助现代信息化技术来管理档案资料，通过建立数字化档案馆、电子档案收集、管理、传递、共享等方式来开展档案管理，实现档案管理的数字化与信息化。结合我国档案管理形势分析，尽管当前绝大部分企事业单位的档案管理停留在纸质管理阶段，但计算机应用技术已经完全渗透进档案管理工作中，电子档案管理终将会代替纸质档案管理，成为新时代档案管理的主流趋势。
二、档案数字化建设的内容
就上述观点进行深入分析，档案数字化建设工作的开展除了可有效改善当前的不良工作状况以外，还能顺应时势发展，满足更高的市场需求。结合档案工作特点分析，档案数字化建设工作包括的内容主要有：
1、提高档案标准化水平
国内当前的档案数字建设现状是，档案管理软件种类繁多，管理标准化、规范化相对滞后，从而导致档案数字化建设止步不前，档案管理效能得不到充分发挥。针对该问题，笔者给出的相应改进措施是：先达成档案数字化建设思想上的共识，要求档案管理人员认识到档案数字化建设的重要性，并对数字化建设工作加以重视；然后规范档案数字化建设行为，最好建立一套行之有效的数字化檔案管理湿度，保证档案业务的规范化，落实档案管理责任，切实做好档案数字化建设工作。
2、要着眼于整体数字化管理系统水平的提高
档案建设中，数字化管理的着眼点应该是整个管理系统，不管是横向还是纵向，只有将管理系统整合起来，保证每一个节点都能达到相关水平，才能利用网络技术将整个管理系统相联通，充分发挥出档案数字化管理系统的整体优势。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3、抓好档案数据库建设
档案数据库建设是档案数字化建设工作中的重点。结合档案数据库的功能来分析，由于档案数据库的基本作用是储存档案信息资源，所以在档案管理中，数据库及数据库管理系统可称作档案信息工程的核心。档案数据库的建立并非一朝一夕，需要长期坚持、循序渐进。总结以往档案数据库建设经验，得出档案数据库建设的关键点在于：一，领导要重视。数据库建立时要领导领头，统一上下级认识，将计算机技术引进档案管理中，让档案业务人员利用计算机应用技术来实施档案管理；二，要面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；三，要突出重点，由单一库向系统库发展。
三、档案数字化建设的步骤
1、建立档案数据库
第一步，输入文件级目录。以某市档案馆为例，从1997年开始，工作人员把馆藏档案的文件级目录输入数据库。截止2005年5月，已输入文件级目录30万多条、案卷级目录1万多条，某市准备再用1-2年将全部完成。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。
第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。某市档案馆婚姻档案、知青档案、山林土地档案利用十分频繁，尤其知青档案已十分破烂，只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。
2、建立了档案局网站
并与市政务网、公众网联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果；建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于当地市经济建设和社会发展的良好环境。
3、加强电子文件的收集和积累工作
电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案馆建立数据库的工作量。
4、加大档案管理软件推广力度
电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，我们要高度重视，采取积极的措施予以解决。
四、结束语
总而言之，档案数字化建设工作复杂而系统，它的完成并不可能一触而就，只有长期坚持、改进，才有可能真正实现档案数字化建设。本篇文章着重对档案数字化建设的紧迫性以及档案数字化建设内容作了详细论述，指出开展档案数字化建设工作极具意义，不仅能改善当前的不良档案工作状况，提高档案管理效率，还能满足更广更深的市场需求，顺应时势发展，进一步提高档案资源利用率。因此强调，在档案管理工作中，开展档案数字化建设是势在必行的，具有极为积极的意义。
参考文献
[1] 宋朋. 如何推行档案工作的制度化、规范化与标准化[J]. 科教新报（教育科研）. 2010（31）
[2] 张莉萍，胡杰军. 高校档案信息数字化、网络化建设的实践与思考[J]. 十堰职业技术学院学报. 2009（04）
[3] 陈岚. 论网络时代下档案管理的数字化建设[J]. 湖南科技学院学报. 2008（04）