“自从完善了新的用印审批流程，工作量大大减少，效率和满意度都提升了不少啊，这下各项工作能相得益“章”了。”办公室小李在送走一批盖章申请人员后不禁感慨到。回想以前，每一次盖章大大小小总要遇到一些问题，有时这些问题一起出现，处理结果使得办公人员和申请盖章人员都感到很不愉快。过去由于用印流程的不完善，办公人员工作量大大增加，不断地更改错误的填表内容浪费了许多时间，效率很低。更有甚者，由于盖章要求太多且许多填写内容没有统一标准，有些已经处理过的申请或审批存在很多问题，导致后续的工作也很繁琐。
　　一、高校印章规范化的重要性
　　（1）有效性。只有经过盖章的申请，报告，通知，邀请等各种文件才被视为有效。文件的印章是文件发挥作用的关键，盖过印章的文件肯定具有某种效力，因此，这也决定了印章管理和使用的谨慎性和重要性。（2）法律性。文件一旦盖章，就具有了法律效力，确认了某种法律行为，从而也就产生了相关的权利义务关系，既受法律保护，又要承担相应的责任，这就决定了印章管理的不可随意性。（3）代表性。每一个印章都具有所代表的对象。
　　二、高校用印存在问题分析
　　（一）印章缺乏专职化管理。经常有印章放在办公室，相应掌管印章的工作人员不在，其他工作人员也没有看具体申请内容和是否符合要求就“帮忙”盖好的情况出现。更有甚者，如果遇到办公室没有人，印章却在明处摆放，申请人就自己亲自动手了。
　　这就反映了两个很大的问题，首先，印章管理不明确，印章应该由谁保管并且按照规定决定是否盖章应授权给一个人，做到职能化用印，不能放权于众。其次，印章安全管理意识缺乏。保证印章放在只有保管人可以拿到的地方，不可以随意摆放，任其信手拈来，导致权利义务的恶意外放。
　　（二）用印程序和审批内容模糊无规范。有时候具体来办理用印的老师或者同学，首先不了解加盖印章需要用印审批表，一进门就要盖章，其次填写表格时不明确的地方太多，甚至自己随意填写，以至于因为填写不规范更改多次，使得最后花费很长时间完成盖章。
　　（三）审批具体要求存在填写信息不够完整、用印名称不够明确、用印数量不够准确、审批负责人意见不明确和经办人不够明确或者未填写等问题。
　　三、用印问题的解决
　　（一）强化用印管理意识和制度
　　（1）强化用印管理人员法律和安全意识。用印管理人员的意识和态度主观上决定了用印是否规范化，安全化。选择法律意识强，政治上可靠，有原则，有责任心的工作人员管理用印，定期进行相关培训，普及印章相关知识，强化责任意识，真正将用印提到议程上，重视起来。
　　（2）加强印章管理制度。管理制度的设立和强化是客观上对用印规范化、安全化的保障。实行专人专柜管理，做到“不随意带章，不胡乱放章，不任性盖章”三不原则。
　　（二）用印程序和审批规范化改进研究
　　（1）用印程序书面化。研究一套规范化的用印程序，并将流程书面化放于醒目处，不仅使得工作人员时刻谨记规范盖章的重要性，最重要的是使前来盖章的广大师生明确盖章流程，一步一步按规定办事，减少工作量。
　　（2）审批制度创新化。审批制度改变分散式管理实行一线式服务，将多个审批表格合二为一。比如教师和同学申请出国参加学术会议盖章，按规定要填写事业单位法人证书、组织机构代码使用申请表和用印审批表，最初的表格是分开申请。经过研究发现，可以将两个表格的内容合并，这就减少不必要的工作量，便于一线式服务管理。
　　（3）审批要求示范化。首先，填写内容要完整。例如填写用印事由时，时间、人物、项目的名称等都要写齐全。其次，需要特别注意的地方要明确提醒。例如单位负责人意见一栏，比如因私出国申请机构代码复印件，需经申请人所在单位主要负责人签字盖章后，请相应部门负责人两人签字同意。都需要做出特别书面化提醒。此外，一些用语言描述表达会产生歧义或者有格式要求的，务必举例示范。如经办人一栏，学生代办须同时注明申请教师、代办学生姓名及联系方式。这是语言描述，举例说明具体格式，即李四代张三（老师），13201056789。
　　四、总结
　　高校用印是小事但是却不能小视，它关系着学校的权威、荣誉以及法律权利。尤其是在八项规定引导的的政治管理思想和三服务的工作态度下，对于办公室的每一件事都应该尽心尽力，善于思考，善于发现，善于创新，不断提高办事效率，提高群众的满意度。用印不仅不是小事，而且是联系学校和师生，领导和群众的大事，将这件大事做好，站好印章管理的岗，遵守用印规范，创新用印规章，才能做到上级与下级，工作人员和师生相得益“章”。
　　（作者单位：华北电力大学）