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所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的文字、图形、图像、影像、声音等信息，按照一定的格式存储在计算机盘片、磁盘或光盘等化学磁性材料载体上。它是可以在计算机、局域网、广域网上进行存储、传递、检索、使用的电子文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件比较。电子文件有以下几个特点：①电子文件不再是直观的纸质文件。它需要借助现代办公设备才能被阅读和利用；②电子文件可以直接由计算机等现代办公设备快速地处理和传递；③电子文件的利用是可共享的。也不再受时间和距离的限制；④电子文件的保存条件和