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随着改革开放的深入和社会主义市场经济的发展,档案工作也逐渐进入经济建设主战场。作为保管和利用档案的基地,档案馆工作也出现了一些新情况、新特点。
一、新时期档案馆工作的新特点
1、馆藏档案开放,由研究型向实用型转变。1980年开放档案以后,档案利用工作就摆上了档案馆工作的重要日程。《档案法》颁布以后,各级档案馆做了大量基础工作,这时的档案开放主要是为编史修志等政府行为提供利用,而现在的开放档案逐渐增加了群众利用的比例。
2、加强重点档案抢救整理工作,开发档案资源的有效利用。旧政权档案、革命历史档案等馆档案得到重新开发和保护,使之得以永久保管,有效利用。
3、工作重心转移,利用人君向社会转移。各级档案馆大力开发档案信息资源,为经济建设服务,为人民群众生活服务取得了明显的经济效益和社会效益。
4、法制建设加强,依法治档,依法管档。随着我国法制进程的加快,依法治档管档工作顺利进行。《档案法》对档案管理的越来越明显。
5、各级政府对档案馆主体建设给予高度重视。对各级档案馆资金的投放增加,建设质量越来越高。乡镇以及村级档案室也得到完善。有些部门还成立了专门档案馆(室)。
6、档案馆现代化管理进程加快。档案的保护、管理条件关系档案安全与否和寿命的长短。档案馆在现代化管理方面,先进设备设备结合传统方法,使档案的保护与利用科学化,从而延长档案寿命,保证档案安全。
7、随着经济活动范围扩大,档案所涉及的领域也进一步扩大。现在的档案管理工作已经进入到村民自治、社区建设、私营企业、个体户、专业户等各种形式的社会和经济活动中来,并显现出极大的工作空间。
8、随着档案现代化进程的提高,专、兼职档案工作人员队伍进一步壮大,而且都具有很高的文化和业务素质,从而促进档案事业的发展。
二、如何适应新时期档案馆工作的新特点
1、深入改革,进一步加强主体建设。档案馆是档案事业的主体,要想提高这个主体在现阶段的适应能力,就要进行一系列改革,从而达到和发挥其职能工作水平。首先,要在用人制度上进行改革。引进竞争机制,调整人员结构,使档案馆不断增添新鲜血液,从而坚实档案馆基础,增加自身活力。其次,要改革馆藏结构,建设具有地方特色的科学,文化事业实体。过去,大部分档案馆馆藏结构单一,基本上以党政文书档案为主,影响和限制了档案发挥其应有作用。现在各级档案馆都大大增加馆藏,除正常收集其它门类、其它栽体的档案,丰富了馆藏,使其具有地方特色。再次,改善保管条件。现在大部分档案馆初具现代化管理规模。保管条件较差的是部分企业、事业单位、乡镇(街)、村、社区等单位的档案室。由于缺少资金,无论是房舍还是装具远未达到现代化管理标准。
2、加强督导,提高档案管理水平。随着社会经济的发展以及我国加入WTO的现实,提高档案管理水平是摆在我们面前的一个重要课题。首先,档案馆应积极与本地有关档案部门联系,对档案管理提出规范化要求,使各部门的档案管理与档案馆同轨,便于接收、利用。其次,要积极组织本地专、兼职人员参加专业知识培训,除专业知识学习外,还要学习一些WTO相关知识,对我们的现状、未来有一个比较清楚的了解。再次,各级档案部门要对各档案室进行全方位的指导,对一些专门档案,一定要根据本行业的规范要求组件立卷,保证质量。
3、转变服务机制,开展多方位的档案利用工作。自国家档案局提出转变服务机制的工作方向以来,各级档案馆采取多种形式和渠道挖掘档案信息,积极主动地为经济建设服务。首先,要在编研上下功夫,编撰一批有助于经济发展和便于人们利用的编研材料,使档案真正地发挥其巨大的潜能作用。其次,档案馆应主动发布档案信息。及时、准确地了解地方政府和人民群众近期工作中心和生活需要,通过各种媒体把档案信息发布出去,为领导决策当好参谋,为群众生活当好助手,为社会的安定和进步发挥作用。
4、改革创新,打破传统的保管、利用方式。新时期档案工作的一个显著特点就是“出新”。所谓“出新”,并不是凭空臆想。而是在社会经济生活之所需、之所用的基础上,有利于解决实际问题的档案利用方式。如我们现在所做的文档服务中心、寄存中心、咨询中心以及摘报形式介绍馆藏等,都是“出新”。这些形式多数为社会接受,并收到良好的社会效益。
5、依法治档,提高档案工作的社会地位。《中华人民共和国档案法》颁布、实施以来,极大地提高了档案工作的社会地位,档案法制建设不断加强,依法治档案也深入到各项工作中。我们还要深入、更扎实地宣传《档案法》,加强法制建设,增强全社会的法制观念,提高执法的自觉性。对于档案馆来说,还要做好争取社会各方面了解和支持的工作。只有创造了良好、宽松的外部环境,档案馆工作才能真正地渠道畅通,其社会地位才能真正提高。
6、网络时代的档案馆制度特点。网络时代的档案馆制度文化特点是指档案馆的法律形态、组织形态和管理形态构成的外显文化,它是档案馆文化的中坚和桥梁,把档案馆网络文化中的物质文化和精神文化有机结合成一个整体。传统的档案馆组织一般采用职能化的划分方式,形成金字塔式的等级结构,馆长处在了金字塔的顶端,由于中间层级甚多,所以管理效率不高;金字塔的稳定性又导致组织缺乏必要的灵活性。这样的组织结构已经很难适应时代的要求,网络环境下档案馆的主要任务已经从传统档案馆的藏档使命转变为为用户提供深层次档案信息服务和个性化档案信息服务,所以有必要围绕档案信息服务来设计我们新的组织结构。这样的结构加强了部门间的横向联系,有利于不同部门的协调与沟通,同时能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务相对多变的矛盾,完全体现了现代组织扁平式、网络化、柔性、虚拟、无边界等特性。总之,笔者认为,一个好的制度应该是有利于发挥人力资源的最大潜能的制度,网络时代的档案馆制度文化建设应从业务流程、人员结构、岗位聘任制、培训制度各个方面进行深层次的改革,以增强个人和组织对网络环境的适应能力,最大限度地发挥档案馆人力资源的潜能。
一、新时期档案馆工作的新特点
1、馆藏档案开放,由研究型向实用型转变。1980年开放档案以后,档案利用工作就摆上了档案馆工作的重要日程。《档案法》颁布以后,各级档案馆做了大量基础工作,这时的档案开放主要是为编史修志等政府行为提供利用,而现在的开放档案逐渐增加了群众利用的比例。
2、加强重点档案抢救整理工作,开发档案资源的有效利用。旧政权档案、革命历史档案等馆档案得到重新开发和保护,使之得以永久保管,有效利用。
3、工作重心转移,利用人君向社会转移。各级档案馆大力开发档案信息资源,为经济建设服务,为人民群众生活服务取得了明显的经济效益和社会效益。
4、法制建设加强,依法治档,依法管档。随着我国法制进程的加快,依法治档管档工作顺利进行。《档案法》对档案管理的越来越明显。
5、各级政府对档案馆主体建设给予高度重视。对各级档案馆资金的投放增加,建设质量越来越高。乡镇以及村级档案室也得到完善。有些部门还成立了专门档案馆(室)。
6、档案馆现代化管理进程加快。档案的保护、管理条件关系档案安全与否和寿命的长短。档案馆在现代化管理方面,先进设备设备结合传统方法,使档案的保护与利用科学化,从而延长档案寿命,保证档案安全。
7、随着经济活动范围扩大,档案所涉及的领域也进一步扩大。现在的档案管理工作已经进入到村民自治、社区建设、私营企业、个体户、专业户等各种形式的社会和经济活动中来,并显现出极大的工作空间。
8、随着档案现代化进程的提高,专、兼职档案工作人员队伍进一步壮大,而且都具有很高的文化和业务素质,从而促进档案事业的发展。
二、如何适应新时期档案馆工作的新特点
1、深入改革,进一步加强主体建设。档案馆是档案事业的主体,要想提高这个主体在现阶段的适应能力,就要进行一系列改革,从而达到和发挥其职能工作水平。首先,要在用人制度上进行改革。引进竞争机制,调整人员结构,使档案馆不断增添新鲜血液,从而坚实档案馆基础,增加自身活力。其次,要改革馆藏结构,建设具有地方特色的科学,文化事业实体。过去,大部分档案馆馆藏结构单一,基本上以党政文书档案为主,影响和限制了档案发挥其应有作用。现在各级档案馆都大大增加馆藏,除正常收集其它门类、其它栽体的档案,丰富了馆藏,使其具有地方特色。再次,改善保管条件。现在大部分档案馆初具现代化管理规模。保管条件较差的是部分企业、事业单位、乡镇(街)、村、社区等单位的档案室。由于缺少资金,无论是房舍还是装具远未达到现代化管理标准。
2、加强督导,提高档案管理水平。随着社会经济的发展以及我国加入WTO的现实,提高档案管理水平是摆在我们面前的一个重要课题。首先,档案馆应积极与本地有关档案部门联系,对档案管理提出规范化要求,使各部门的档案管理与档案馆同轨,便于接收、利用。其次,要积极组织本地专、兼职人员参加专业知识培训,除专业知识学习外,还要学习一些WTO相关知识,对我们的现状、未来有一个比较清楚的了解。再次,各级档案部门要对各档案室进行全方位的指导,对一些专门档案,一定要根据本行业的规范要求组件立卷,保证质量。
3、转变服务机制,开展多方位的档案利用工作。自国家档案局提出转变服务机制的工作方向以来,各级档案馆采取多种形式和渠道挖掘档案信息,积极主动地为经济建设服务。首先,要在编研上下功夫,编撰一批有助于经济发展和便于人们利用的编研材料,使档案真正地发挥其巨大的潜能作用。其次,档案馆应主动发布档案信息。及时、准确地了解地方政府和人民群众近期工作中心和生活需要,通过各种媒体把档案信息发布出去,为领导决策当好参谋,为群众生活当好助手,为社会的安定和进步发挥作用。
4、改革创新,打破传统的保管、利用方式。新时期档案工作的一个显著特点就是“出新”。所谓“出新”,并不是凭空臆想。而是在社会经济生活之所需、之所用的基础上,有利于解决实际问题的档案利用方式。如我们现在所做的文档服务中心、寄存中心、咨询中心以及摘报形式介绍馆藏等,都是“出新”。这些形式多数为社会接受,并收到良好的社会效益。
5、依法治档,提高档案工作的社会地位。《中华人民共和国档案法》颁布、实施以来,极大地提高了档案工作的社会地位,档案法制建设不断加强,依法治档案也深入到各项工作中。我们还要深入、更扎实地宣传《档案法》,加强法制建设,增强全社会的法制观念,提高执法的自觉性。对于档案馆来说,还要做好争取社会各方面了解和支持的工作。只有创造了良好、宽松的外部环境,档案馆工作才能真正地渠道畅通,其社会地位才能真正提高。
6、网络时代的档案馆制度特点。网络时代的档案馆制度文化特点是指档案馆的法律形态、组织形态和管理形态构成的外显文化,它是档案馆文化的中坚和桥梁,把档案馆网络文化中的物质文化和精神文化有机结合成一个整体。传统的档案馆组织一般采用职能化的划分方式,形成金字塔式的等级结构,馆长处在了金字塔的顶端,由于中间层级甚多,所以管理效率不高;金字塔的稳定性又导致组织缺乏必要的灵活性。这样的组织结构已经很难适应时代的要求,网络环境下档案馆的主要任务已经从传统档案馆的藏档使命转变为为用户提供深层次档案信息服务和个性化档案信息服务,所以有必要围绕档案信息服务来设计我们新的组织结构。这样的结构加强了部门间的横向联系,有利于不同部门的协调与沟通,同时能较好地解决组织结构相对稳定和管理任务相对多变的矛盾,完全体现了现代组织扁平式、网络化、柔性、虚拟、无边界等特性。总之,笔者认为,一个好的制度应该是有利于发挥人力资源的最大潜能的制度,网络时代的档案馆制度文化建设应从业务流程、人员结构、岗位聘任制、培训制度各个方面进行深层次的改革,以增强个人和组织对网络环境的适应能力,最大限度地发挥档案馆人力资源的潜能。