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【摘 要】档案是一定时期内有关活动的真实记录，是一项重要的信息资源，更是国家的宝贵财富，因此，必须做好档案的保密工作。本文主要从档案保管过程中和档案利用过程中及档案开放过程中阐述一下如何做好其相应的保密工作。
【关键词】档案工作;保管;利用;开放;保密
近年来，随着经济的发展、社会的进步和对外开放的不断深入，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。如何迎难而上，建立健全各项制度，做好档案保密工作，为经济和社会各项事业又好又快的发展提供更好的服务，已经成为档案管理工作者面临的一个重要课题。
1.做好档案保管过程中的保密工作
1．1档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应按照国家有关规定单独兴建。从档案保密的角度来看，库房不宜设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房、办公室、阅览室“三室分开”。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员禁止人内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保证。
1．2档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏；对已经破损的档案，要及时补救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，还要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。这是—项艰巨而又细致的工作，这就要求档案管理人员要持之以恒、时刻警惕、坚持原则，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
2.做好档案利用过程中的保密工作
2．1做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体来讲，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
2．1．1制度建设
根据实际隋况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认勤n以总结，不断充实和完善。
2．12队伍建设
档案管理人员是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的—般问题。
2．1．3监督措施
在利用过程中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其b理和思想动机，加强重点监督。有条件的档案馆(室)还可以安装摄像监视器。此外，做好利用监督，还应做到：勤宣惭U用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；勤观察利用动态，置每个利用者于视觉之中；勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
2.2正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员虽然十分重视档案保密，但是也存在“重保轻用、利用不足”的现象。由此产生—些弊端：大批档案得不到充分的利用；领导不能及时、全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述晴况表明，档案部门必须改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服好务。机密档案应该保密，但保密的目的之—是就是为了利用，是有时间、地點、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。对档案工作来说，保密与利用都非常重要，决不可偏颇。
3.做好档案开放过程中的保密工作
一成不变地看待档案的保密性，无视其保密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会名，界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
3．1做好档案的审查工作
审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的—个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。这项工作可以分三步进行：—是初审，档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步啶开放与控制使用范围；二是中审，由水平较高的专业技术人员重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍；三是终审，由有关领导根据初审和中审的‘隋况，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
3．2做好档案的解密工作
保密档案是根据《保密法》规定划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级的。确定档案的密级，就是为了让档案工作人虽根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供用档案。但是秘密不是—成不变的，—旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，所以就应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了—定时限的档案，要开放，必须先进行划控解密，把未解密的列入控制使用的范围。《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条规定：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时懈密。”也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。
3.3做好档案开放前的基础工作
—是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档号，以适应开放后检索与管理的要求。三是编制检索工具。包括基础性检索工具、骨干性检索工具和文字叙述性检索工具，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
【关键词】档案工作;保管;利用;开放;保密
近年来，随着经济的发展、社会的进步和对外开放的不断深入，档案保密工作正面临着一系列新问题和新挑战。如何迎难而上，建立健全各项制度，做好档案保密工作，为经济和社会各项事业又好又快的发展提供更好的服务，已经成为档案管理工作者面临的一个重要课题。
1.做好档案保管过程中的保密工作
1．1档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房应按照国家有关规定单独兴建。从档案保密的角度来看，库房不宜设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房、办公室、阅览室“三室分开”。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员禁止人内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保证。
1．2档案管理人员的职责
档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏；对已经破损的档案，要及时补救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，还要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。这是—项艰巨而又细致的工作，这就要求档案管理人员要持之以恒、时刻警惕、坚持原则，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
2.做好档案利用过程中的保密工作
2．1做好档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体来讲，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
2．1．1制度建设
根据实际隋况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认勤n以总结，不断充实和完善。
2．12队伍建设
档案管理人员是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质、业务素质和文化素质，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的—般问题。
2．1．3监督措施
在利用过程中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其b理和思想动机，加强重点监督。有条件的档案馆(室)还可以安装摄像监视器。此外，做好利用监督，还应做到：勤宣惭U用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；勤观察利用动态，置每个利用者于视觉之中；勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
2.2正确处理好档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员虽然十分重视档案保密，但是也存在“重保轻用、利用不足”的现象。由此产生—些弊端：大批档案得不到充分的利用；领导不能及时、全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述晴况表明，档案部门必须改变传统观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服好务。机密档案应该保密，但保密的目的之—是就是为了利用，是有时间、地點、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。对档案工作来说，保密与利用都非常重要，决不可偏颇。
3.做好档案开放过程中的保密工作
一成不变地看待档案的保密性，无视其保密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会名，界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
3．1做好档案的审查工作
审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的—个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。这项工作可以分三步进行：—是初审，档案工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步啶开放与控制使用范围；二是中审，由水平较高的专业技术人员重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍；三是终审，由有关领导根据初审和中审的‘隋况，进行综合分析、审查，最终决定与批准档案的开放与否。
3．2做好档案的解密工作
保密档案是根据《保密法》规定划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级的。确定档案的密级，就是为了让档案工作人虽根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供用档案。但是秘密不是—成不变的，—旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，所以就应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了—定时限的档案，要开放，必须先进行划控解密，把未解密的列入控制使用的范围。《中华人民共和国保守国家秘密法》第16条规定：“国家秘密事项在保密期限内不需要继续保密的，原确定密级和保密期限的机关、单位或者其上级机关应当及时懈密。”也就是说，解密由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行。
3.3做好档案开放前的基础工作
—是提高开放档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是建立健全档号，以适应开放后检索与管理的要求。三是编制检索工具。包括基础性检索工具、骨干性检索工具和文字叙述性检索工具，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。四是准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。