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【摘 要】学历档案是学历验证的有力保证，而在新升格的本科院校中学历档案管理不太完善。笔者结合新升本科院校学历档案管理中存在的问题，提出了自己的几点思考。
【关键词】学历档案管理；存在问题；高等院校
学历档案是学籍档案的重要组成部分，是学籍档案衔接于社会，服务于社会的档案材料，是学历验证时重要的佐证材料。学历档案材料包括：高校考生报考登记表、高校考生政治思想品德考查表、入学时填写的学生登记表、学籍成绩表、各种鉴定表、毕业生登记表、学位评议书等。一份全面、真实的、规范的学历档案能提升学历的诚信度，更能为社会选拨人才、为教师职称评定、为干部晋级服务。
新升本科院校前身大多是由两所或几所高职高专学校合并升格而成，对这样的高等院校来讲，学历档案管理存在着与其它高等院校同样的问题，同时也存在着与别的院校不同的问题，如何更好地发挥学历档案的作用，是当前学历档案管理一项重要课题。
1.学历档案管理存在的问题
1.1 重视度不够、职责不清
长期以来，档案的管理在社会各级单位或团体都未能引起重视，尤其是对学历档案的重视。一个学生，从他入校那刻起，学校会对学生的德、智、体、美等多方面的培养。但对所有过程所产生的记录，记录所形成的材料、我们重视度不够。学生信息来源于各二级学院，各二级学院很少设有专门负责学生学籍学历档案管理的专职人员，遇到有问题推诿的现象比较多。
1.2 材料不齐全、不完整
对于新升本科院校，原是由几所学校组建而成，一些材料参差不全，由于搬家、合并，一些旧的材料容易遗漏。以我校为例，按教育部的要求1991年到2000年所以毕业生要补学历电子注册，可我校能查到的信息只有并不全面的一部分，纸质的档案也无法查到，导致学生无法在学生信息网上查询自己的学历信息。这样给学生和学校都带来了很多不便。另一类是档案材料自身形成手续不完备，表现为：个别材料上无学校同意毕业的意见和印章，致使无法认定学历；有的是只盖章而不填写落款时间；有的是所盖单位印章不是具有法人资格的行政单位印章等等。
1.3 档案的继承性不够
档案本身就有承前启后的作用，档案本身就是对历史的真实记录，供后者参考，查阅、引用和鉴别。新升本科院校由于几所学校合并，造成了档案材料的中断。例如并入我校中有一所职业专科学校，该校已毕业的学生回到我校要进行学历认证，可他们所有的材料我们都没有，就无法进行学历认证，这样就无法保证一个学生应有的知识证明权。
1.4档案材料的载体陈旧、破损
前些年，电脑普及率不是很高，大多的档案都是纸质档案，档案纸张发潮、生霉、泛黄、不利于档案的长期、永久保存。另外，档案形成前期都在基层学籍管理部门形成和保管，而这些部门既缺乏专职档案管理人员，也缺乏符合档案保管条件的库房和设备，所以造成很多档案材料的破损。
1.5 档案管理不规范，手段落后
档案的管理需要严格的制度规范、科学的管理方法和严密的管理程序。随着学校合并、搬家，近年来招生人数的增多，招生人员和基层学籍管理人员变动比较频繁，经手人众多，书写不规范等，致使学籍档案管理混乱。特别是在很多新升的本科院校中，很多学校还停留在传统的档案管理方式，信息化管理手段明显滞后，一些学校受地域、学校规模及发展状况等各方面原因的影响，档案信息化程度偏低。
2.学历档案管理的几点思考
2.1 认识学历档案的重要性，健全学历档案管理制度
健全的档案管理制度是学历档案管理的根本保证。随着经济的快速发展，人才是富国民强的有力保证，我们要尊重知识、尊重人才，查阅、利用学历档案也已成为用人的最基本手段，学历档案发挥着越来越重要的价值与作用。作为高等教育机构，我们应加强对相关法律、法规及相关政策法规的学习增强档案意识，真正从思想上认识到学历档案关乎每个毕业生的切身利益，关乎到国家、乃至整个社会的发展。
与此同时，档案管理部门还应该制定、完善一系列规章制度（包括学历档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用、安全保密以及档案人员工作职责等），切实做到有章可循、办事有据可依，使学历档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻。还要进一步加大宣传力度，宣传学历档案是验证学历的根本保证，也是唯一的保证。
2.2 学历档案要实施规范化管理
1994 年《高校档案实体分类法》颁布之前， 高校档案管理无统一标准，学历档案材料的管理存在着不规范因素，1994年后我们应按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，对学生学历档案材料的种类、规格、载体、内容、填写标准等作出统一的要求。高校学生学历档案材料应包括：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料、学生毕业材料（专业、学制、学位号、毕业证书号等）。材料形成时间要准确、填写要规范，学校的签章要齐全。
2.3 理清思路，建立个别断了的档案链
对学校“升本”以前的学历档案材料，我们要理清思路，按档案类别逐级查找已遗漏、缺失的档案材料，我们要尽量收集完整，规范化整理、规范化归案，然后建立起必要的电子档案，把档案材料给连接起来。
2.4 学历档案电子化平台的完善
对现有的学历档案，在以中国高等教育学生信息网为平台的基础上，基本上实现学历档案的电子化。学历电子档案的电子化给学生、各社会团体都带来直接的便利，提供了可直接查询的平台，很好的遏制了学历的造假现象。但在近几年的工作当中也发现了一些我们需要完善的地方，例如，学籍异动后学历出现的各种情况、学历的撤销、学籍的查重等等，我们既要维护学历的严肃性，又要解决确实存在于学生、学校当中的问题。
学历档案是知识的保护伞，加强学历档案的管理，是力克学历制假、造假的有力武器。学历档案服务于社会，作用于社会，我们要运用现代化计算机技术、现代化管理理念，加强、完善学历档案的管理，更好、更充分发挥其档案作用。
参考文献：
[1]赵娜.对搞好高校学籍档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济， 2006， （1）.
[2]李庆山.高校档案管理规范化建设的途径[J].兰台世界，2006，（11）.
[3]宋立美.对高校毕业生学历档案管理现状的思考[J].云南档案，2009，（09）.
【关键词】学历档案管理；存在问题；高等院校
学历档案是学籍档案的重要组成部分，是学籍档案衔接于社会，服务于社会的档案材料，是学历验证时重要的佐证材料。学历档案材料包括：高校考生报考登记表、高校考生政治思想品德考查表、入学时填写的学生登记表、学籍成绩表、各种鉴定表、毕业生登记表、学位评议书等。一份全面、真实的、规范的学历档案能提升学历的诚信度，更能为社会选拨人才、为教师职称评定、为干部晋级服务。
新升本科院校前身大多是由两所或几所高职高专学校合并升格而成，对这样的高等院校来讲，学历档案管理存在着与其它高等院校同样的问题，同时也存在着与别的院校不同的问题，如何更好地发挥学历档案的作用，是当前学历档案管理一项重要课题。
1.学历档案管理存在的问题
1.1 重视度不够、职责不清
长期以来，档案的管理在社会各级单位或团体都未能引起重视，尤其是对学历档案的重视。一个学生，从他入校那刻起，学校会对学生的德、智、体、美等多方面的培养。但对所有过程所产生的记录，记录所形成的材料、我们重视度不够。学生信息来源于各二级学院，各二级学院很少设有专门负责学生学籍学历档案管理的专职人员，遇到有问题推诿的现象比较多。
1.2 材料不齐全、不完整
对于新升本科院校，原是由几所学校组建而成，一些材料参差不全，由于搬家、合并，一些旧的材料容易遗漏。以我校为例，按教育部的要求1991年到2000年所以毕业生要补学历电子注册，可我校能查到的信息只有并不全面的一部分，纸质的档案也无法查到，导致学生无法在学生信息网上查询自己的学历信息。这样给学生和学校都带来了很多不便。另一类是档案材料自身形成手续不完备，表现为：个别材料上无学校同意毕业的意见和印章，致使无法认定学历；有的是只盖章而不填写落款时间；有的是所盖单位印章不是具有法人资格的行政单位印章等等。
1.3 档案的继承性不够
档案本身就有承前启后的作用，档案本身就是对历史的真实记录，供后者参考，查阅、引用和鉴别。新升本科院校由于几所学校合并，造成了档案材料的中断。例如并入我校中有一所职业专科学校，该校已毕业的学生回到我校要进行学历认证，可他们所有的材料我们都没有，就无法进行学历认证，这样就无法保证一个学生应有的知识证明权。
1.4档案材料的载体陈旧、破损
前些年，电脑普及率不是很高，大多的档案都是纸质档案，档案纸张发潮、生霉、泛黄、不利于档案的长期、永久保存。另外，档案形成前期都在基层学籍管理部门形成和保管，而这些部门既缺乏专职档案管理人员，也缺乏符合档案保管条件的库房和设备，所以造成很多档案材料的破损。
1.5 档案管理不规范，手段落后
档案的管理需要严格的制度规范、科学的管理方法和严密的管理程序。随着学校合并、搬家，近年来招生人数的增多，招生人员和基层学籍管理人员变动比较频繁，经手人众多，书写不规范等，致使学籍档案管理混乱。特别是在很多新升的本科院校中，很多学校还停留在传统的档案管理方式，信息化管理手段明显滞后，一些学校受地域、学校规模及发展状况等各方面原因的影响，档案信息化程度偏低。
2.学历档案管理的几点思考
2.1 认识学历档案的重要性，健全学历档案管理制度
健全的档案管理制度是学历档案管理的根本保证。随着经济的快速发展，人才是富国民强的有力保证，我们要尊重知识、尊重人才，查阅、利用学历档案也已成为用人的最基本手段，学历档案发挥着越来越重要的价值与作用。作为高等教育机构，我们应加强对相关法律、法规及相关政策法规的学习增强档案意识，真正从思想上认识到学历档案关乎每个毕业生的切身利益，关乎到国家、乃至整个社会的发展。
与此同时，档案管理部门还应该制定、完善一系列规章制度（包括学历档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用、安全保密以及档案人员工作职责等），切实做到有章可循、办事有据可依，使学历档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻。还要进一步加大宣传力度，宣传学历档案是验证学历的根本保证，也是唯一的保证。
2.2 学历档案要实施规范化管理
1994 年《高校档案实体分类法》颁布之前， 高校档案管理无统一标准，学历档案材料的管理存在着不规范因素，1994年后我们应按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的规定，对学生学历档案材料的种类、规格、载体、内容、填写标准等作出统一的要求。高校学生学历档案材料应包括：反映学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校学生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等）、学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级等）、学生处分材料、学生毕业材料（专业、学制、学位号、毕业证书号等）。材料形成时间要准确、填写要规范，学校的签章要齐全。
2.3 理清思路，建立个别断了的档案链
对学校“升本”以前的学历档案材料，我们要理清思路，按档案类别逐级查找已遗漏、缺失的档案材料，我们要尽量收集完整，规范化整理、规范化归案，然后建立起必要的电子档案，把档案材料给连接起来。
2.4 学历档案电子化平台的完善
对现有的学历档案，在以中国高等教育学生信息网为平台的基础上，基本上实现学历档案的电子化。学历电子档案的电子化给学生、各社会团体都带来直接的便利，提供了可直接查询的平台，很好的遏制了学历的造假现象。但在近几年的工作当中也发现了一些我们需要完善的地方，例如，学籍异动后学历出现的各种情况、学历的撤销、学籍的查重等等，我们既要维护学历的严肃性，又要解决确实存在于学生、学校当中的问题。
学历档案是知识的保护伞，加强学历档案的管理，是力克学历制假、造假的有力武器。学历档案服务于社会，作用于社会，我们要运用现代化计算机技术、现代化管理理念，加强、完善学历档案的管理，更好、更充分发挥其档案作用。
参考文献：
[1]赵娜.对搞好高校学籍档案管理工作的思考[J].科技情报开发与经济， 2006， （1）.
[2]李庆山.高校档案管理规范化建设的途径[J].兰台世界，2006，（11）.
[3]宋立美.对高校毕业生学历档案管理现状的思考[J].云南档案，2009，（09）.