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摘要：随着时代的发展，勘察设计工作中，可以应用的新方法、新设备越来越多，为了提升勘察设计工作的质量，勘察设计单位有必要认识到时代发展的特点，积极优化生产技术、改进生产设备，提升勘察设计工作的效率，推动勘察设计单位的发展。本文对勘察设计院档案信息化建设进行论述，希望能够为有关单位提供参考。
关键词：勘察设计院;档案信息化;建设;研究
当今时代而言，是信息技术极为发达的时代，各个行业的生产发展中，都在不断结合信息技术的应用，从有关企业应用信息技术的情况来看，既加快了企业的进步，也推动了社会的发展。勘察设计院的生产经营中，涉及的文件、档案众多，若勘察设计院的档案工作能够充分结合现代化信息技术，势必能够利于勘察设计院的工作效率提升。结合勘察设计院档案工作内容可知，具有工作内容多、工作内复杂等特点，因此，建设档案管理的信息化系统具有重要意义。
一、勘察设计院建设档案信息化管理系统的意义
时代的进步和发展，要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此，企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择，对推动企业经济继续发展具有十分重要的作用。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。勘察设计院档案信息化建设，是档案发展的需要，是院信息化工作的重要组成部分，也是勘察设计行业发展的要求。
二、勘察设计院建立档案信息化系统的方法
（一）构建档案信息化管理体系
勘察设计院的档案种类、类型众多，包括勘察数据档案、设计方案档案等，相关档案对勘察设计院的工作、生产发展具有重要意义，对此，勘察设计院有必要加强对档案信息的管理，提升管理效率。构建档案的信息化管理模式，则能够大为提升档案管理工作的质量，大量存储档案信息、进行档案的科学分类，提供更好的档案服务工作。与此同时，结合档案对勘察设计单位的联动性，设计单位应结合实际情况，构建档案的信息化管理体系。例如，勘察设计单位中，科技档案是重要的组成部分，是设计单位经营生产活动的法律凭证，勘察设计工作中，相关经营决策也需要结合科技档案的应用。因此，对于勘察设计单位的档案管理而言，不应有独立形成存储体系，而是应该构建整体的档案管理体系。基于信息档案的特点，构建档案信息化管理系统的过程中，工作人员结合实际情况，应规定档案的信息化存储过程，应建立统一的存储格式，如针对文字档案可以统一建设成PDF文件格式、图片文件建立成JPG格式、视频档案文件可以建立成MP4格式，这便能够方便设计单位的分享应用，实现各个部门之间的档案共享及应用。另外，基于档案管理系统的建设而言，设计单位可以采用与有关系统软件开发单位的合作，定制相关档案管理系统，也可以采用购买相对完善管理系统的方式，实现档案一体化管理系统的应用。
（二）加强对档案管理人员的培训
建设档案的信息化管理系统后，同样提出了对操作人员的操作要求，只有操作人员掌握计算机操作技术，才能够明确档案管理系统的应用，存储、查找相关档案。而基于勘察设计单位的实际情况，以往的档案管理人员虽然具备充足的档案管理经验，但对于信息化档案管理模式存在认识不深刻，不能够有效操作档案管理系统的现状。对此，信息档案管理模式建设完成后，勘察设计单位应认识到提升档案管理人员业务能力的重要意义。具体而言，为了提升档案管理人员的业务能力，首先应给予必要的基础操作技能培训，可以开展专门的培训会议，讲授相关计算机的操作知识，也可以聘请有关专业人士教授工作人员管理系统的操作方法，进而达到提升档案管理工作者业务能力的目的。另外，结合档案管理人员初步操作计算机档案管理的客观情况，相关领导还应积极召开定期培训的会议，会议上可以让工作人员互相交流、探讨明确有关操作技巧，提升档案管理人员整体的业务能力。
（三）注重安全管理
现代化信息模式的档案管理工作中，一般都会结合互联网的应用，不仅能够方便发送信息，也能够实现快速查找，提升档案管理工作的效率。然而，基于互联网的广泛性、開放性，近年来，档案信息的丢失、被盗等现象也屡见不鲜。对于勘察设计院的档案信息而言，对有关单位的生产发展具有重要作用，对勘察设计单位的利益也存在直接关联。对此，勘察设计单位在进行档案的信息化管理后，应注重档案管理的安全。信息档案安全管理过程中，主要分为系统安全与操作安全两部分。系统安全主要是指档案系统联网后，给予人为主动防盗、防入侵的保护，一般采用的方式有，在系统内部添加防盗设备如防火墙设备，避免相关黑客入侵造成系统破坏的现象发生;针对系统的保护，也可以采用主动安装杀毒软件大方法，避免病毒现象造成系统安全问题。操作安全管理，这种安全管理主要是指档案管理人员的操作行为约束，为了提升档案信息的安全性，档案管理人员在进行录入档案信息或应用档案文件时，应提高安全警觉意识，避免点击相关陌生链接，同时应杜绝登陆一些不法网站，从而形成对信息档案的安全管理，提升档案的安全性。此外，针对一些具有保密性质的档案管理而言，管理过程中，勘察设计单位应给予特殊的保护方法，如针对档案保密性质划分等级，保密级别较高的档案应给予断网单独存储，避免从网络中丢失、被盗等现象发生，确保企业的利益。对于普通保密等级的档案，管理过程中可以给予加密处理，避免非相关人员的任意浏览，形成对档案的保护。
（四）培养档案信息化人才队伍
要做好勘察设计院档案信息资源开发利用工作，光具备档案知识是远远不够的，还应具备相应的专业知识。档案部门首先要加强档案人员的档案知识、其他相关专业知识学习，定期邀请生产设计单位人员给档案人员做相关专业知识培训，提升档案人员素质;档案人员应当深入到生产一线，有机会更要到现场收集档案资料、学习专业知识、了解生产设计人员真正需求;档案部门还要与生产设计部门建立良好的合作关系，邀请生产设计人员参与到档案信息编研、档案信息树构建中来，鼓励其对档案工作提出建设性意见及建议。
三、结语
综上所述，随着时代的发展，档案信对企业的生产发展越来越重要，建立档案的信息化，企业则能够综合分析档案、分享档案等，实现档案信息的科学利用，加快企业的发展。对于勘察设计单位而言，涉及的档案信息众多，档案种类也具有纷繁复杂性，建立档案的信息化管理模式，势必能够大为提升档案的管理效率，提升利用价值，推动勘察设计的单位的进步。而为了更好的建设档案信息管理模式，勘察设计单位同样应加强相关建设方法的研究，有效建设档案的信息化管理系统，提高利用效率，确保安全。
参考文献：
[1]孔祥宁.档案信息化建设研究[J].信息记录材料，2018，019（001）：77-79.
[2]张婉，翟香懿.企业档案信息化建设对策研究[J].办公室业务，2018，No.289（08）：81.
[3]刘子临.A集团人事档案信息化建设优化研究[D].2018.
关键词：勘察设计院;档案信息化;建设;研究
当今时代而言，是信息技术极为发达的时代，各个行业的生产发展中，都在不断结合信息技术的应用，从有关企业应用信息技术的情况来看，既加快了企业的进步，也推动了社会的发展。勘察设计院的生产经营中，涉及的文件、档案众多，若勘察设计院的档案工作能够充分结合现代化信息技术，势必能够利于勘察设计院的工作效率提升。结合勘察设计院档案工作内容可知，具有工作内容多、工作内复杂等特点，因此，建设档案管理的信息化系统具有重要意义。
一、勘察设计院建设档案信息化管理系统的意义
时代的进步和发展，要求档案工作必须走信息化道路。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从社会各个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术无不彰显其独特的魅力，也成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。因此，企业档案信息化建设是企业提高竞争力的必然选择，对推动企业经济继续发展具有十分重要的作用。可见，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。勘察设计院档案信息化建设，是档案发展的需要，是院信息化工作的重要组成部分，也是勘察设计行业发展的要求。
二、勘察设计院建立档案信息化系统的方法
（一）构建档案信息化管理体系
勘察设计院的档案种类、类型众多，包括勘察数据档案、设计方案档案等，相关档案对勘察设计院的工作、生产发展具有重要意义，对此，勘察设计院有必要加强对档案信息的管理，提升管理效率。构建档案的信息化管理模式，则能够大为提升档案管理工作的质量，大量存储档案信息、进行档案的科学分类，提供更好的档案服务工作。与此同时，结合档案对勘察设计单位的联动性，设计单位应结合实际情况，构建档案的信息化管理体系。例如，勘察设计单位中，科技档案是重要的组成部分，是设计单位经营生产活动的法律凭证，勘察设计工作中，相关经营决策也需要结合科技档案的应用。因此，对于勘察设计单位的档案管理而言，不应有独立形成存储体系，而是应该构建整体的档案管理体系。基于信息档案的特点，构建档案信息化管理系统的过程中，工作人员结合实际情况，应规定档案的信息化存储过程，应建立统一的存储格式，如针对文字档案可以统一建设成PDF文件格式、图片文件建立成JPG格式、视频档案文件可以建立成MP4格式，这便能够方便设计单位的分享应用，实现各个部门之间的档案共享及应用。另外，基于档案管理系统的建设而言，设计单位可以采用与有关系统软件开发单位的合作，定制相关档案管理系统，也可以采用购买相对完善管理系统的方式，实现档案一体化管理系统的应用。
（二）加强对档案管理人员的培训
建设档案的信息化管理系统后，同样提出了对操作人员的操作要求，只有操作人员掌握计算机操作技术，才能够明确档案管理系统的应用，存储、查找相关档案。而基于勘察设计单位的实际情况，以往的档案管理人员虽然具备充足的档案管理经验，但对于信息化档案管理模式存在认识不深刻，不能够有效操作档案管理系统的现状。对此，信息档案管理模式建设完成后，勘察设计单位应认识到提升档案管理人员业务能力的重要意义。具体而言，为了提升档案管理人员的业务能力，首先应给予必要的基础操作技能培训，可以开展专门的培训会议，讲授相关计算机的操作知识，也可以聘请有关专业人士教授工作人员管理系统的操作方法，进而达到提升档案管理工作者业务能力的目的。另外，结合档案管理人员初步操作计算机档案管理的客观情况，相关领导还应积极召开定期培训的会议，会议上可以让工作人员互相交流、探讨明确有关操作技巧，提升档案管理人员整体的业务能力。
（三）注重安全管理
现代化信息模式的档案管理工作中，一般都会结合互联网的应用，不仅能够方便发送信息，也能够实现快速查找，提升档案管理工作的效率。然而，基于互联网的广泛性、開放性，近年来，档案信息的丢失、被盗等现象也屡见不鲜。对于勘察设计院的档案信息而言，对有关单位的生产发展具有重要作用，对勘察设计单位的利益也存在直接关联。对此，勘察设计单位在进行档案的信息化管理后，应注重档案管理的安全。信息档案安全管理过程中，主要分为系统安全与操作安全两部分。系统安全主要是指档案系统联网后，给予人为主动防盗、防入侵的保护，一般采用的方式有，在系统内部添加防盗设备如防火墙设备，避免相关黑客入侵造成系统破坏的现象发生;针对系统的保护，也可以采用主动安装杀毒软件大方法，避免病毒现象造成系统安全问题。操作安全管理，这种安全管理主要是指档案管理人员的操作行为约束，为了提升档案信息的安全性，档案管理人员在进行录入档案信息或应用档案文件时，应提高安全警觉意识，避免点击相关陌生链接，同时应杜绝登陆一些不法网站，从而形成对信息档案的安全管理，提升档案的安全性。此外，针对一些具有保密性质的档案管理而言，管理过程中，勘察设计单位应给予特殊的保护方法，如针对档案保密性质划分等级，保密级别较高的档案应给予断网单独存储，避免从网络中丢失、被盗等现象发生，确保企业的利益。对于普通保密等级的档案，管理过程中可以给予加密处理，避免非相关人员的任意浏览，形成对档案的保护。
（四）培养档案信息化人才队伍
要做好勘察设计院档案信息资源开发利用工作，光具备档案知识是远远不够的，还应具备相应的专业知识。档案部门首先要加强档案人员的档案知识、其他相关专业知识学习，定期邀请生产设计单位人员给档案人员做相关专业知识培训，提升档案人员素质;档案人员应当深入到生产一线，有机会更要到现场收集档案资料、学习专业知识、了解生产设计人员真正需求;档案部门还要与生产设计部门建立良好的合作关系，邀请生产设计人员参与到档案信息编研、档案信息树构建中来，鼓励其对档案工作提出建设性意见及建议。
三、结语
综上所述，随着时代的发展，档案信对企业的生产发展越来越重要，建立档案的信息化，企业则能够综合分析档案、分享档案等，实现档案信息的科学利用，加快企业的发展。对于勘察设计单位而言，涉及的档案信息众多，档案种类也具有纷繁复杂性，建立档案的信息化管理模式，势必能够大为提升档案的管理效率，提升利用价值，推动勘察设计的单位的进步。而为了更好的建设档案信息管理模式，勘察设计单位同样应加强相关建设方法的研究，有效建设档案的信息化管理系统，提高利用效率，确保安全。
参考文献：
[1]孔祥宁.档案信息化建设研究[J].信息记录材料，2018，019（001）：77-79.
[2]张婉，翟香懿.企业档案信息化建设对策研究[J].办公室业务，2018，No.289（08）：81.
[3]刘子临.A集团人事档案信息化建设优化研究[D].2018.