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摘 要:《高等学校档案管理办法》首次将“学生类”档案纳入高校档案归档范围具有重要意义。档案工作数字化的发展趋势为高校“学生类”档案的管理工作提出了更高要求。本文详细介绍了在现今条件下推进高校“学生类”档案数字化进程所面临的几个主要难题,并在此基础上有针对性地提出了应对之策。
关键词:“学生类”档案;高校;数字化
随着教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》正式施行,学生档案被纳入到高校档案归档范围,把学生档案与其他门类的档案并列成为高校档案的组成部分,形成高校档案第十一大类——“学生类”档案。高校“学生类”档案能够真实反映和记录每个学生在校期间的活动情况,有利于保证人事档案齐全完整,并可在一定程度上防止人事档案的弄虚作假行为。同时,“学生类”档案的归档也能更好地满足学生在上学、就业和出国等活动时的查档需求。应该说,在高校档案中增设“学生类”档案,是高校档案管理实践中的一个积极探索,对今后高校档案工作的发展具有重要意义。
在高校档案管理正朝数字化方向迈进的大趋势下,开发数字化“学生类”档案信息管理系统成为当前高校档案工作者的工作重点之一。通过建立“学生类”档案数字化管理系统,能够快速、高效地进行学生信息的查询、检索、统计、分析等管理功能。然而,在现今条件下实现高校“学生类”档案的数字化管理,还存在不少难点。
一、 高校“学生类”档案数字化的难点
(一)管理部门不统一,从业人员整体素质不高
目前,全国各高校对学生档案的管理所采取的管理方法和方式存在明显差异,档案管理比较混乱。就管理部门而言,有的高校是由各院(系)负责管理;有的高校是由专门档案机构负责管理;有的高校将研究生档案和本科生档案区别对待,研究生档案由研究生院负责管理,本科生档案由学生处负责管理。我校则是由学生处同时负责管理研究生和本科生的档案。而学生档案的形成过程中,从新生入学到毕业,各种档案材料前后经手的部门比较多,相关的管理人员大多不是档案管理专业人员,所以很容易出现学生档案收集不齐全或整理不规范的现象。
在高校“学生类”档案数字化的发展过程中,人无疑是最关键的因素,各种软、硬件技术及相关措施都必须通过档案管理人员才能发挥效用。这对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,管理人员不仅需要精通传统档案管理业务,还必须熟练掌握计算机网络技术、常用办公软件及专业档案管理软件等。然而,由于高校档案管理机构普遍存在人员变动频繁、专职人员偏少、人员不够等情况,加之从业人员大多知识面较窄,计算机和网络方面的知识还达不到档案数字化管理的技术要求,这些都给高校“学生类”档案的数字化进程增添了不少难度。
(二)档案资料不规范齐全,归档范围不统一
《高等学校档案管理办法》明确规定,对学生、学校和社会有保存价值的学生档案,包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,都应纳入归档范围。然而目前全国高校大多只归档保存了学生在高校学习阶段的学籍档案,主要包括招生名录、新生入学登记表、学籍成绩卡、毕业生登记表、学位名册、毕业生名册和奖学金等奖惩材料。学生的高中档案、入学体检表等资料随着学生毕业被一并带走,高校档案管理部门并无备份。不仅如此,在实际工作过程中,由于学生档案材料归档范围没有统一的标准,经常发现部分毕业生的档案材料不够齐全,而高校档案管理部门由于缺少必要的档案资料支持,无法补档,这在一定程度上都损害了学生的切身利益。
(三)档案资料内容缺乏有效监督
《高等学校档案管理办法》明确指出,学生的高中档案也应纳入高校“学生类”档案的归档范畴。然而,由于客观条件限制,高校档案管理部门无法对这些材料的真实性做出正确判断。即便是学生在高校就读期间所形成的部分档案材料,同样很难对其进行有效监督。以学生入学登记表为例,其基本内容都是由学生自行填写。由于对自己档案的重要性认识不足,没有形成良好的档案意识,一些学生在填该表时态度不认真,填写不仔细,造成归档材料质量不符合归档要求,从而影响了学生档案的规范化管理。更严重的是,某些学生为了实现某些个人利益,不惜在填写个人档案材料时弄虚作假,这样会导致档案信息与学生真实身份和情况不符。由于学生档案是用人单位了解和使用人才的重要依据,这些学生的舞弊行为可能反过来会给自己以后的就业乃至生活带来不少麻烦。应该说,这种行为是对高校学生档案归档工作真实性和严肃性的严重挑战。
(四)缺乏必要的经费支持
和高校在别的领域的资金投入相比,高校在档案管理方面的投入很难在短时间内产生明显的经济效益。加之高校档案管理部门对档案工作重要性和档案数字化建设紧迫性的宣传力度不够,不少高校领导对“学生类”档案数字化管理的了解不够深入,对高校档案工作缺乏足够的重视。而且现今高校的财务状况普遍比较吃紧,领导的不重视极易造成高校在“学生类”档案数字化建设方面的经费投入不足。这必将大大延缓高校学生档案管理朝数字化、网络化方向发展的进程。
二、 高校“学生类”档案数字化的应对之策
在计算机、互联网技术迅猛发展且广泛应用的时代背景下,数字化是高校“学生类”档案管理工作发展的必由之路。面对高校“学生类”档案数字化进程中存在的前述种种难点,高校及其档案管理部门要积极应对,对症下药。
(一)加大高校“学生类”档案数字化工作的宣传力度
高校档案管理部门可采用网络(学校主页、学生论坛等)、海报、讲座等多种方式大力宣传高校“学生类”档案数字化的必要性和紧迫性。这种宣传具有多种意义。首先,宣传可使高校领导深入了解学生档案数字化管理的重要性,切实提高对档案工作的重视程度,增加对档案工作的资金投入。其次,宣传有助于提高广大学生对学生档案管理工作的了解,使他们意识到学生档案管理工作关于他们每个人的切身利益,在填写有关档案材料时容不得丝毫马虎。再次,宣传有助于进一步提高高校教师,尤其是档案管理从业人员对学生档案数字化管理紧迫性的认识,使他们以更加积极的态度努力地投入到高校“学生类”档案数字化的建设工作中来。
(二)统一管理部门,规范“学生类”档案管理
为确保“学生类”档案信息的完整准确,真正实现“学生类”档案的数字化管理,高校应首先从组织上和制度上对“学生类”档案的管理工作加以明确。组织上,高校应将所有的学生档案交由档案管理部门负责管理。高校档案管理部门应成立专门的“学生类”档案工作小组,设专人专门负责“学生类”档案的管理工作。制度上,高校档案管理部门应制定科学的“学生类”档案数字化管理制度,并严格用这项制度来约束相关人员的工作行为。
其次,对于“学生类”档案的数字化管理,可尝试采取以下方式进行。高校招生办在新生入学时,应在高校档案管理部门的指导下,将学生高考招生录取信息输入“学生类”档案管理系统中,这部分信息作为“学生类”档案数据库的基础信息。学生在高校就读期间,高校档案管理部门负责指导各学院(系)兼职档案员,要求他们定期将学生的在校信息录入“学生类”档案数据库。学生处及各院(系)的负责人负责督促和检查各学院(系)在校学生的档案信息录入状况,从而保证学生档案数据库信息的完整性和真实性。高校档案管理部门则按年度审核该数据库,以保证档案信息的完整、准确。学生毕业时,由高校档案管理部门按照有关高校电子档案归档办法将“学生类”进行归档保管。高校档案管理部门在转递毕业生纸质档案时,也应将毕业生的数字化档案与下一个档案管理部门分享。
(三)加强对档案管理人员的专业技术培训
针对档案管理人员在数字化和信息化领域整体素质不高的状况,应该有针对性地加强相关领域的技能培训,切实提高从业人员在学生档案数字化方面的业务能力。一方面,应针对档案数字化对计算机知识和外语水平要求较高的特点,组织一些专门针对计算机基础知识和常用外语词汇的培训,使从业人员具有较深的专业外语功底,同时熟悉常用计算机操作和数据录入,精通档案信息的网络搜索。另一方面,由于档案数字化工作中需要经常用到各种专业档案管理软件和excel、word等office办公软件,应专门组织一些针对这些常用软件的培训。培训结束后,要严格考核时度,确保培训达到预期效果。
综上,数字化和信息化是档案工作发展史上的一次革命,我们要抓住计算机科技和互联网技术飞速发展的难得历史机遇,充分依靠和利用现有的各种先进科技成果,促进高校“学生类”档案管理工作朝着数字化、信息化的发展方向不断前进。
【参考文献】
[1]沈爱琴. 对高校档案数字化建设的思考[J]. 盐城工学院学报, 2005(1):93
[2]李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案的思考[J]. 档案与建设 2009 (7):15-16.
[3] 刘萍,杨俊. 高校大类培养条件下的学生类档案管理探索[J]. 长江大学学报, 2009(4):159-160.
[4]张坚君. 浅谈高校学生类档案管理模式[J].浙江档案,2009(3):50
关键词:“学生类”档案;高校;数字化
随着教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》正式施行,学生档案被纳入到高校档案归档范围,把学生档案与其他门类的档案并列成为高校档案的组成部分,形成高校档案第十一大类——“学生类”档案。高校“学生类”档案能够真实反映和记录每个学生在校期间的活动情况,有利于保证人事档案齐全完整,并可在一定程度上防止人事档案的弄虚作假行为。同时,“学生类”档案的归档也能更好地满足学生在上学、就业和出国等活动时的查档需求。应该说,在高校档案中增设“学生类”档案,是高校档案管理实践中的一个积极探索,对今后高校档案工作的发展具有重要意义。
在高校档案管理正朝数字化方向迈进的大趋势下,开发数字化“学生类”档案信息管理系统成为当前高校档案工作者的工作重点之一。通过建立“学生类”档案数字化管理系统,能够快速、高效地进行学生信息的查询、检索、统计、分析等管理功能。然而,在现今条件下实现高校“学生类”档案的数字化管理,还存在不少难点。
一、 高校“学生类”档案数字化的难点
(一)管理部门不统一,从业人员整体素质不高
目前,全国各高校对学生档案的管理所采取的管理方法和方式存在明显差异,档案管理比较混乱。就管理部门而言,有的高校是由各院(系)负责管理;有的高校是由专门档案机构负责管理;有的高校将研究生档案和本科生档案区别对待,研究生档案由研究生院负责管理,本科生档案由学生处负责管理。我校则是由学生处同时负责管理研究生和本科生的档案。而学生档案的形成过程中,从新生入学到毕业,各种档案材料前后经手的部门比较多,相关的管理人员大多不是档案管理专业人员,所以很容易出现学生档案收集不齐全或整理不规范的现象。
在高校“学生类”档案数字化的发展过程中,人无疑是最关键的因素,各种软、硬件技术及相关措施都必须通过档案管理人员才能发挥效用。这对档案管理人员的综合素质提出了更高要求,管理人员不仅需要精通传统档案管理业务,还必须熟练掌握计算机网络技术、常用办公软件及专业档案管理软件等。然而,由于高校档案管理机构普遍存在人员变动频繁、专职人员偏少、人员不够等情况,加之从业人员大多知识面较窄,计算机和网络方面的知识还达不到档案数字化管理的技术要求,这些都给高校“学生类”档案的数字化进程增添了不少难度。
(二)档案资料不规范齐全,归档范围不统一
《高等学校档案管理办法》明确规定,对学生、学校和社会有保存价值的学生档案,包括学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,都应纳入归档范围。然而目前全国高校大多只归档保存了学生在高校学习阶段的学籍档案,主要包括招生名录、新生入学登记表、学籍成绩卡、毕业生登记表、学位名册、毕业生名册和奖学金等奖惩材料。学生的高中档案、入学体检表等资料随着学生毕业被一并带走,高校档案管理部门并无备份。不仅如此,在实际工作过程中,由于学生档案材料归档范围没有统一的标准,经常发现部分毕业生的档案材料不够齐全,而高校档案管理部门由于缺少必要的档案资料支持,无法补档,这在一定程度上都损害了学生的切身利益。
(三)档案资料内容缺乏有效监督
《高等学校档案管理办法》明确指出,学生的高中档案也应纳入高校“学生类”档案的归档范畴。然而,由于客观条件限制,高校档案管理部门无法对这些材料的真实性做出正确判断。即便是学生在高校就读期间所形成的部分档案材料,同样很难对其进行有效监督。以学生入学登记表为例,其基本内容都是由学生自行填写。由于对自己档案的重要性认识不足,没有形成良好的档案意识,一些学生在填该表时态度不认真,填写不仔细,造成归档材料质量不符合归档要求,从而影响了学生档案的规范化管理。更严重的是,某些学生为了实现某些个人利益,不惜在填写个人档案材料时弄虚作假,这样会导致档案信息与学生真实身份和情况不符。由于学生档案是用人单位了解和使用人才的重要依据,这些学生的舞弊行为可能反过来会给自己以后的就业乃至生活带来不少麻烦。应该说,这种行为是对高校学生档案归档工作真实性和严肃性的严重挑战。
(四)缺乏必要的经费支持
和高校在别的领域的资金投入相比,高校在档案管理方面的投入很难在短时间内产生明显的经济效益。加之高校档案管理部门对档案工作重要性和档案数字化建设紧迫性的宣传力度不够,不少高校领导对“学生类”档案数字化管理的了解不够深入,对高校档案工作缺乏足够的重视。而且现今高校的财务状况普遍比较吃紧,领导的不重视极易造成高校在“学生类”档案数字化建设方面的经费投入不足。这必将大大延缓高校学生档案管理朝数字化、网络化方向发展的进程。
二、 高校“学生类”档案数字化的应对之策
在计算机、互联网技术迅猛发展且广泛应用的时代背景下,数字化是高校“学生类”档案管理工作发展的必由之路。面对高校“学生类”档案数字化进程中存在的前述种种难点,高校及其档案管理部门要积极应对,对症下药。
(一)加大高校“学生类”档案数字化工作的宣传力度
高校档案管理部门可采用网络(学校主页、学生论坛等)、海报、讲座等多种方式大力宣传高校“学生类”档案数字化的必要性和紧迫性。这种宣传具有多种意义。首先,宣传可使高校领导深入了解学生档案数字化管理的重要性,切实提高对档案工作的重视程度,增加对档案工作的资金投入。其次,宣传有助于提高广大学生对学生档案管理工作的了解,使他们意识到学生档案管理工作关于他们每个人的切身利益,在填写有关档案材料时容不得丝毫马虎。再次,宣传有助于进一步提高高校教师,尤其是档案管理从业人员对学生档案数字化管理紧迫性的认识,使他们以更加积极的态度努力地投入到高校“学生类”档案数字化的建设工作中来。
(二)统一管理部门,规范“学生类”档案管理
为确保“学生类”档案信息的完整准确,真正实现“学生类”档案的数字化管理,高校应首先从组织上和制度上对“学生类”档案的管理工作加以明确。组织上,高校应将所有的学生档案交由档案管理部门负责管理。高校档案管理部门应成立专门的“学生类”档案工作小组,设专人专门负责“学生类”档案的管理工作。制度上,高校档案管理部门应制定科学的“学生类”档案数字化管理制度,并严格用这项制度来约束相关人员的工作行为。
其次,对于“学生类”档案的数字化管理,可尝试采取以下方式进行。高校招生办在新生入学时,应在高校档案管理部门的指导下,将学生高考招生录取信息输入“学生类”档案管理系统中,这部分信息作为“学生类”档案数据库的基础信息。学生在高校就读期间,高校档案管理部门负责指导各学院(系)兼职档案员,要求他们定期将学生的在校信息录入“学生类”档案数据库。学生处及各院(系)的负责人负责督促和检查各学院(系)在校学生的档案信息录入状况,从而保证学生档案数据库信息的完整性和真实性。高校档案管理部门则按年度审核该数据库,以保证档案信息的完整、准确。学生毕业时,由高校档案管理部门按照有关高校电子档案归档办法将“学生类”进行归档保管。高校档案管理部门在转递毕业生纸质档案时,也应将毕业生的数字化档案与下一个档案管理部门分享。
(三)加强对档案管理人员的专业技术培训
针对档案管理人员在数字化和信息化领域整体素质不高的状况,应该有针对性地加强相关领域的技能培训,切实提高从业人员在学生档案数字化方面的业务能力。一方面,应针对档案数字化对计算机知识和外语水平要求较高的特点,组织一些专门针对计算机基础知识和常用外语词汇的培训,使从业人员具有较深的专业外语功底,同时熟悉常用计算机操作和数据录入,精通档案信息的网络搜索。另一方面,由于档案数字化工作中需要经常用到各种专业档案管理软件和excel、word等office办公软件,应专门组织一些针对这些常用软件的培训。培训结束后,要严格考核时度,确保培训达到预期效果。
综上,数字化和信息化是档案工作发展史上的一次革命,我们要抓住计算机科技和互联网技术飞速发展的难得历史机遇,充分依靠和利用现有的各种先进科技成果,促进高校“学生类”档案管理工作朝着数字化、信息化的发展方向不断前进。
【参考文献】
[1]沈爱琴. 对高校档案数字化建设的思考[J]. 盐城工学院学报, 2005(1):93
[2]李银银.对《高等学校档案管理办法》增设“学生类”档案的思考[J]. 档案与建设 2009 (7):15-16.
[3] 刘萍,杨俊. 高校大类培养条件下的学生类档案管理探索[J]. 长江大学学报, 2009(4):159-160.
[4]张坚君. 浅谈高校学生类档案管理模式[J].浙江档案,2009(3):50