论文部分内容阅读
摘要:煤炭企业受国家宏观经济政策的调整,进入了资源整合、战略重组、企业购并的快速发展时期,企业档案工作遇到新的形势、新的任务。文章分析了这一特定时期档案工作面临的种种问题,并结合工作实际,提出了做好重组购并期档案工作的方法措施,希望对大家有所启迪。
关键词:企业 购并 重组 档案 管理
近年来,在宏观经济持续快速发展的强力拉动和国家政策的支持下,大型煤炭企业进入了快速发展的新时期,企业档案工作也因此面临新的形势,新的任务。
大型煤炭企业的新一轮发展,是以建立战略合作,实施资源整合、企业购并,推进资本运作为主要内容的,突出的特点是企业规模的快速扩张以及跨行业、跨地区、跨所有制的战略重组。要真正地发挥档案工作对企业发展的支持、配合、服务功能,必须主动地贴近这些重大活动,同步开展档案工作,做好档案资源的管理和开发利用。具体来说,要做好企业购并重组期的档案工作,应注意以下两个方面。
1 档案工作必须与企业购并重组同步进行
企业购并重组是一个产权关系、组织结构、管理模式流程以及员工思想情绪剧烈变动的时期,也是一个档案工作容易被忽视、档案资源容易受到损失破坏的时期。在近年的实践中,我们逐渐体会到,这个时期的档案工作,必须注意抓好两个重点:
1.1 企业购并重组过程中形成的新文件材料的收集整理。在此过程中形成的新的材料大致有三方面:一是对购并重组对象进行尽职调查和购并重组谈判的资料;二是企业内部决策及上报审批的资料、文件;三是履行购并重组程序产生的各种协议合同、产权交易、竞拍、公司重组登记等法律文书。作为历史见证和企业购并重组活动合法合规及正常开展经营活动的依据,上述资料文书都是十分重要和必须收集整理归档保存的。
1.2 购并重组对象企业档案的保护接收。这些档案仍然是企业重要的资产,尤其是关于资产、资源、人事、财务、技术方面的档案,都具有非常重要的实用价值,是购并重组后进行正常整顿和管理的重要依据,必须与购并重组过程同步进行。具体的做法是:初步确定购并重组意向,进行深度调研的同时,即采取措施对其档案进行保护,必要时及时抢救;在资产清点接收的同时,首先清查接收全部档案;接收后立即组织力量进行突击整理,清查人员、资产、债权债务情况,以配合接收工作,保证人员的按政策分流,资产的完整接收,相关政策落实到位,尽量避免或减少遗留问题。
由于企业购并重组过程的特殊性,特别是参与、涉及的层次、机关、部门、人员较多,更由于工作对象、环境的陌生,使上述两项重点工作难度相当大,稍有疏忽,便有可能出现档案资料的遗漏、散失,造成无法弥补的损失。针对这种情况,档案部门的负责人首先必须向企业决策层陈述做好企业购并重组过程中档案工作的重要性,争取决策层的重视和支持,并安排档案工作人员参与购并重组工作的全过程;其次,档案部门负责人应当主动和参与尽职调查、双边谈判、申报送审、产权交易、企业接收等业务的部门负责人及时沟通取得他们的支持,以便跟踪活动全过程,及时收集相关的资料、文件、文书;再次,在档案接收清点、突击整理过程中,必须争取业务部门的支持帮助,集中足够的专业人员进行工作。
2 注重档案资源开发利用,服务企业快速发展
充分开发利用档案资源,为当前的经济建设和各项工作服务,一直是广大档案工作者努力探索和实践的重大课题。根据本单位的实际,我们在企业快速发展的新时期,主要注重从以下六个方面收集查找提供档案资料,提供全方位服务。
2.1 服务企业发展战略制定和结构调整。随着企业进入高速成长期,发展战略规划也在不断进行补充修订,特别是优化产业产品结构,建立循环经济模式新任务的提出,更要求提供企业各种资源、资产情况,以便摸清家底,制订新的规划。比如,开采过程中排放的煤矸石、瓦斯、矿井水,按照新的资源观,变成了制造新型建材、推进墙体材料改革、瓦斯发电、尾矿水净化的宝贵原料。档案部门配合相关业务部门查找整理的有关资料数据,成为一批发展综合利用的低碳项目设计建设的依据,为形成企业新的经济增长点做出了贡献。
2.2 服务企业实施战略合作。为了贯彻落实企业实施战略合作,推进产权结构多元的决策,档案部门配合销售、财务等部门,整理提供了历年煤炭交易货款回收和客户资料,从1000多家大客户中筛选出30余家重点客户,由企业决策层选定了27家战略合作伙伴,签署了长期战略合作协作,在此基础上,又选择了建立战略联盟的对象,通过高层磋商,使一批主要战略合作伙伴由客户变成了企业股东,建立起更为牢靠的资本合作关系,有力促进了企业发展。
2.3 为企业进入证券市场进行资本运作服务。在企业进行内部资产重组,实现主业上市的过程中,档案部门配合有关部门向证管部门、券商和中介机构提供了大量的基础资料,成为制定重组上市方案,向社会推介企业的重要依据。
2.4 服务企业文化建设。在培育企业文化,建设学习型企业的过程中,档案部门配合有关部门,从企业档案的历史资料中查找了大量关于艰苦创业、安全生产、勤俭办矿、思想政治教育、英雄模范人物、先进集体事迹等方面的素材,为总结提炼升华企业十大理念,凝聚员工先进群体意识打下了坚实的基础。
2.5 服务企业维权活动。根据企业法律事务部门和相关单位要求,档案部门积极配合,定向查找企业有关经济活动和相关经济往来的土地征用、房产交易、设备购置、工程施工、抵押担保事项的原始文书、证照,为企业在调节经济纠纷、应诉经济案件过程中维护企业合法权益提供了确凿有力的证据。
2.6 注重购并重组企业档案资源开发利用。一般来讲,购并重组企业都会有一些历史遗留问题需要处理,在购并重组过程中难以将这类问题全部解决完毕。因此,相关的档案资料就成为事后处理这些问题的证据依据。为了充分利用相关政策,减轻企业负担,维护企业合法权利,我们特别注重购并重组企业的资产、财务、人事、技术以及文书档案的整理和利用。比如,在员工身份的确认及分流、接收、安置的认定方面,人事档案的重要性极其突出。另一方面,这些企业的档案也能从多方面反映企业兴衰成败的历史,研究这些档案并从中吸取经验教训,也有利于企业领导层举一反三,感悟企业长盛不衰之道。
搞好档案工作,服务企业的快速发展,其实是大有可为的,这里有许多的课题需要档案工作者去研究探索。为此,不仅需要档案工作者刻苦学习,在提高专业知识水平技能的同时,扩大自己的知识面,增加对于企业主要业务和改革发展的了解,更需要提高服务企业发展,贴近企业重大活动、中心事务的主动意识。
关键词:企业 购并 重组 档案 管理
近年来,在宏观经济持续快速发展的强力拉动和国家政策的支持下,大型煤炭企业进入了快速发展的新时期,企业档案工作也因此面临新的形势,新的任务。
大型煤炭企业的新一轮发展,是以建立战略合作,实施资源整合、企业购并,推进资本运作为主要内容的,突出的特点是企业规模的快速扩张以及跨行业、跨地区、跨所有制的战略重组。要真正地发挥档案工作对企业发展的支持、配合、服务功能,必须主动地贴近这些重大活动,同步开展档案工作,做好档案资源的管理和开发利用。具体来说,要做好企业购并重组期的档案工作,应注意以下两个方面。
1 档案工作必须与企业购并重组同步进行
企业购并重组是一个产权关系、组织结构、管理模式流程以及员工思想情绪剧烈变动的时期,也是一个档案工作容易被忽视、档案资源容易受到损失破坏的时期。在近年的实践中,我们逐渐体会到,这个时期的档案工作,必须注意抓好两个重点:
1.1 企业购并重组过程中形成的新文件材料的收集整理。在此过程中形成的新的材料大致有三方面:一是对购并重组对象进行尽职调查和购并重组谈判的资料;二是企业内部决策及上报审批的资料、文件;三是履行购并重组程序产生的各种协议合同、产权交易、竞拍、公司重组登记等法律文书。作为历史见证和企业购并重组活动合法合规及正常开展经营活动的依据,上述资料文书都是十分重要和必须收集整理归档保存的。
1.2 购并重组对象企业档案的保护接收。这些档案仍然是企业重要的资产,尤其是关于资产、资源、人事、财务、技术方面的档案,都具有非常重要的实用价值,是购并重组后进行正常整顿和管理的重要依据,必须与购并重组过程同步进行。具体的做法是:初步确定购并重组意向,进行深度调研的同时,即采取措施对其档案进行保护,必要时及时抢救;在资产清点接收的同时,首先清查接收全部档案;接收后立即组织力量进行突击整理,清查人员、资产、债权债务情况,以配合接收工作,保证人员的按政策分流,资产的完整接收,相关政策落实到位,尽量避免或减少遗留问题。
由于企业购并重组过程的特殊性,特别是参与、涉及的层次、机关、部门、人员较多,更由于工作对象、环境的陌生,使上述两项重点工作难度相当大,稍有疏忽,便有可能出现档案资料的遗漏、散失,造成无法弥补的损失。针对这种情况,档案部门的负责人首先必须向企业决策层陈述做好企业购并重组过程中档案工作的重要性,争取决策层的重视和支持,并安排档案工作人员参与购并重组工作的全过程;其次,档案部门负责人应当主动和参与尽职调查、双边谈判、申报送审、产权交易、企业接收等业务的部门负责人及时沟通取得他们的支持,以便跟踪活动全过程,及时收集相关的资料、文件、文书;再次,在档案接收清点、突击整理过程中,必须争取业务部门的支持帮助,集中足够的专业人员进行工作。
2 注重档案资源开发利用,服务企业快速发展
充分开发利用档案资源,为当前的经济建设和各项工作服务,一直是广大档案工作者努力探索和实践的重大课题。根据本单位的实际,我们在企业快速发展的新时期,主要注重从以下六个方面收集查找提供档案资料,提供全方位服务。
2.1 服务企业发展战略制定和结构调整。随着企业进入高速成长期,发展战略规划也在不断进行补充修订,特别是优化产业产品结构,建立循环经济模式新任务的提出,更要求提供企业各种资源、资产情况,以便摸清家底,制订新的规划。比如,开采过程中排放的煤矸石、瓦斯、矿井水,按照新的资源观,变成了制造新型建材、推进墙体材料改革、瓦斯发电、尾矿水净化的宝贵原料。档案部门配合相关业务部门查找整理的有关资料数据,成为一批发展综合利用的低碳项目设计建设的依据,为形成企业新的经济增长点做出了贡献。
2.2 服务企业实施战略合作。为了贯彻落实企业实施战略合作,推进产权结构多元的决策,档案部门配合销售、财务等部门,整理提供了历年煤炭交易货款回收和客户资料,从1000多家大客户中筛选出30余家重点客户,由企业决策层选定了27家战略合作伙伴,签署了长期战略合作协作,在此基础上,又选择了建立战略联盟的对象,通过高层磋商,使一批主要战略合作伙伴由客户变成了企业股东,建立起更为牢靠的资本合作关系,有力促进了企业发展。
2.3 为企业进入证券市场进行资本运作服务。在企业进行内部资产重组,实现主业上市的过程中,档案部门配合有关部门向证管部门、券商和中介机构提供了大量的基础资料,成为制定重组上市方案,向社会推介企业的重要依据。
2.4 服务企业文化建设。在培育企业文化,建设学习型企业的过程中,档案部门配合有关部门,从企业档案的历史资料中查找了大量关于艰苦创业、安全生产、勤俭办矿、思想政治教育、英雄模范人物、先进集体事迹等方面的素材,为总结提炼升华企业十大理念,凝聚员工先进群体意识打下了坚实的基础。
2.5 服务企业维权活动。根据企业法律事务部门和相关单位要求,档案部门积极配合,定向查找企业有关经济活动和相关经济往来的土地征用、房产交易、设备购置、工程施工、抵押担保事项的原始文书、证照,为企业在调节经济纠纷、应诉经济案件过程中维护企业合法权益提供了确凿有力的证据。
2.6 注重购并重组企业档案资源开发利用。一般来讲,购并重组企业都会有一些历史遗留问题需要处理,在购并重组过程中难以将这类问题全部解决完毕。因此,相关的档案资料就成为事后处理这些问题的证据依据。为了充分利用相关政策,减轻企业负担,维护企业合法权利,我们特别注重购并重组企业的资产、财务、人事、技术以及文书档案的整理和利用。比如,在员工身份的确认及分流、接收、安置的认定方面,人事档案的重要性极其突出。另一方面,这些企业的档案也能从多方面反映企业兴衰成败的历史,研究这些档案并从中吸取经验教训,也有利于企业领导层举一反三,感悟企业长盛不衰之道。
搞好档案工作,服务企业的快速发展,其实是大有可为的,这里有许多的课题需要档案工作者去研究探索。为此,不仅需要档案工作者刻苦学习,在提高专业知识水平技能的同时,扩大自己的知识面,增加对于企业主要业务和改革发展的了解,更需要提高服务企业发展,贴近企业重大活动、中心事务的主动意识。