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[摘 要] 用友软件股份有限公司推出的用友ERP-U8以成熟、高效、低成本为核心价值，全面优化企业资源，提升了企业管理水平。本文对用友ERP-U8在使用中的操作员权限和角色设置、初始阶段的代码设计、审核凭证和结账工作进行了探讨，希望对读者有所帮助。
[关键词] 用友ERP-U8；角色；代码设计；群码
[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2007)07-0018-03
随着信息技术的飞速发展，企业信息化水平成为企业综合竞争力的重要标志，信息化成为企业发展的必然趋势。经过20多年的发展，我国企业财务管理软件的功能在不断加强，应用范围在不断扩大，采用的系统平台和应用的数据库也在不断升级。用友ERP-U8管理系统，以全面会计核算和企业级财务管理为基础，以成熟、高效、低成本为核心价值，实现了购销存、会计核算和财务监控的一体化管理，满足了各级管理者对信息化的需要。用友ERP-U8与UFERP 8.11相比更能优化企业资源，提升企业管理。但是，用友ERP-U8设计的复杂性和控制的严密性，也导致会计人员在工作中或在校学生在实验中出现一些问题。下面对用友ERP-U8的操作员权限和角色设置、初始阶段的代码设计、审核凭证和结账工作进行探讨。
一、操作员权限和角色的设置
为使会计信息系统在有效的控制下能够正常运行，保障系统的安全性和会计信息的保密性，就必须严格执行内部控制制度。按照财政部《会计核算软件基本功能规范》规定：会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定人员使用权限控制的功能。一个单位的财务主管具有最高权限，只有他才能对单位财会人员进行岗位分工，规定各类人员应该做的工作。
为适应精细管理的要求，用友ERP-U8管理系统提供了权限的集中管理功能。系统不仅提供了用户对各模块操作权限的管理，还提供了金额的权限管理、数据的字段级和记录级的控制3个层次的权限管理，采用不同的组合方式使得权限控制更加灵活和有效。
用友ERP-U8中增加了角色管理功能。角色是工作中具有相同职能的群体，会计信息系统设置角色的目的是为了节省用户设置权限的时间。授权时有两种方式，既可以对用户授权，也可以对角色授权。一个用户可以有多个角色。
用户的权限=所属的各个角色的权限集合 此用户单独被授予的权限。举例：张三同时属于A、B两个角色。A角色包括总账和应收系统管理权限；B角色包括总账和应付系统管理权限；张三同时还具有工资系统和固定资产系统管理权限。则张三的权限=总账 应收系统 应付系统 工资系统 固定资产系统。
二、初始阶段的代码设计
代码是用来代替某个单位、某个客观事物等名称的符号或记号。在会计信息系统中，需要对各种数据进行代码设计，如会计科目代码设计、部门代码设计、职员代码设计、供应商代码设计、客户代码设计等等。代码是人和计算机进行沟通的工具，一个以计算机作为处理工具的会计信息系统，必须有科学的代码方案，这对于提高系统的输入和输出效率，减少差错，节省存储空间都具有重要的意义。
代码设计的方法可以采用顺序码、组码、群码和助记码。特别是群码在会计信息系统中的应用非常广泛。群码是每一代码由固定的若干区段组成，每一段均有特定的含义，并可以按照顺序码或组码的方式编码。会计科目的编码就是采用群码的编码方式。如21710101第一区段的4位数码表示一级科目(应交税金)，第二个区段的2位数码表示明细科目(应交增值税)，第三个区段的2位数码表示二级明细科目(进项税额)。群码能够准确地反映上下级间的逻辑关系，便于分类和排序，容易追加。21710101明细科目的代码采用了顺序码的编码方法。
在我国，一级会计科目的编码方案是由财政部发布的《企业会计制度》(2001年)统一规定的，通常采用以上几种代码方式组合而成，代码长度固定为4位数。第一位是科目类别码，采用的是顺序码，“1”表示资产类会计科目，“2”表示负债类会计科目，“3”表示所有者权益类会计科目，“4”表示成本类会计科目，“5”表示损益类会计科目。第二、三、四位是一级科目的名称码。第一位数码和后三位数码组合就是群码的编码方式。不同性质的一级会计科目又采用了组码的方式编码。如：1000-1999代表资产类会计科目，2000-2999代表负债类会计科目，3000-3999代表所有者权益类会计科目，4000-4999代表成本类会计科目，5000-5999代表损益类会计科目。
另外，企业人员和部门码、存货的分类、客户和供应商的分类、结算方式、设备、产品、成本对象等也经常采用群码编码。
企业在进行代码设计中应注意以下问题：
1. 代码设计要根据企业的实际需要。各个企业的经济活动特点、规模大小、业务繁简程度各不相同，所以在代码设计时要依据企业的实际情况。如会计科目的代码设置，除一级会计科目财政部规定设置4位编码外，明细科目应当设置几级，每级几位编码，都需要企业根据实际情况自行制定。
2. 代码在稳定性的基础上要注意可扩展性。代码要保持一定的稳定性，但是任何事物都不可能一成不变，企业经济活动不断发展变化，企业规模不断扩大，自然就会影响到编码方案或代码的长度。这就要求编码方案要有一定的可扩展性，使企业在不改变原有编码体系的条件下顺利地扩展编码。在分类编码方案中一般客户和供应商分类编码级次设计为3级，实际工作中只使用2级；会计科目编码通常设计为5级，平时只使用3级。这样设计就是考虑到编码的可扩展性。
2. 代码的级次和每级的位数不宜过长。代码方案中要确定级次和每级的位数，但是如果级次过多，每级的位数过长，会计人员记忆、输入、使用都非常不方便，还容易出现错误。根据国外资料统计，科目代码的长度和输入出错率有很大关系，代码越长，出错率越高。当科目代码的长度在8位以下时，这种关系不太明显；超过8位，出错率会大幅度上升。
三、审核凭证
为了防止错误及舞弊，保证每一笔会计业务的准确性和可靠性，制单人员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。用友ERP-U8中审核凭证包括：出纳签字、主管签字和审核员审核凭证3个方面。与用友UFERP8.11相比增加了“主管签字”功能，不过此功能和“出纳签字”一样都由用户进行选择，可以使用也可以不使用(如图1)。根据会计制度规定，审核人和制单人不能是同一个人。
图2
上述工作都进行完毕后进行结账，系统可能依然提出“未完成工作检查不能结账”。笔者通过分析发现，在用友ERP-U8中还有一个原因也可以导致总账系统不能结账。就是在“企业门户”—“基础信息”—“系统启用”选中了其他系统(如图2)，虽然其他系统此时还未启用，但依然使总账系统无法结账。
解决方法：
1. 执行“企业门户”命令，打开“注册[企业门户]”对话框。
2. 在“注册[企业门户]”对话框中注册。注意：日期必须是上个界面中系统的启用日期。即如果固定资产系统和工资管理系统的启用日期是2005年1月1日，此时进行修改的注册日期也必须是2005年1月1日(如图3)。
图4
通过以上操作就可以进行总账系统的结账工作了。
主要参考文献
[1] 用友软件股份有限公司编. ERP财务管理系统应用专家培训教程[M]. 北京：中国物资出版社，2003.
[2] 王新玲，汪刚. 会计信息系统实验教程(用友ERP-U8版)[M]. 北京：清华大学出版社，2005.
[关键词] 用友ERP-U8；角色；代码设计；群码
[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2007)07-0018-03
随着信息技术的飞速发展，企业信息化水平成为企业综合竞争力的重要标志，信息化成为企业发展的必然趋势。经过20多年的发展，我国企业财务管理软件的功能在不断加强，应用范围在不断扩大，采用的系统平台和应用的数据库也在不断升级。用友ERP-U8管理系统，以全面会计核算和企业级财务管理为基础，以成熟、高效、低成本为核心价值，实现了购销存、会计核算和财务监控的一体化管理，满足了各级管理者对信息化的需要。用友ERP-U8与UFERP 8.11相比更能优化企业资源，提升企业管理。但是，用友ERP-U8设计的复杂性和控制的严密性，也导致会计人员在工作中或在校学生在实验中出现一些问题。下面对用友ERP-U8的操作员权限和角色设置、初始阶段的代码设计、审核凭证和结账工作进行探讨。
一、操作员权限和角色的设置
为使会计信息系统在有效的控制下能够正常运行，保障系统的安全性和会计信息的保密性，就必须严格执行内部控制制度。按照财政部《会计核算软件基本功能规范》规定：会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定人员使用权限控制的功能。一个单位的财务主管具有最高权限，只有他才能对单位财会人员进行岗位分工，规定各类人员应该做的工作。
为适应精细管理的要求，用友ERP-U8管理系统提供了权限的集中管理功能。系统不仅提供了用户对各模块操作权限的管理，还提供了金额的权限管理、数据的字段级和记录级的控制3个层次的权限管理，采用不同的组合方式使得权限控制更加灵活和有效。
用友ERP-U8中增加了角色管理功能。角色是工作中具有相同职能的群体，会计信息系统设置角色的目的是为了节省用户设置权限的时间。授权时有两种方式，既可以对用户授权，也可以对角色授权。一个用户可以有多个角色。
用户的权限=所属的各个角色的权限集合 此用户单独被授予的权限。举例：张三同时属于A、B两个角色。A角色包括总账和应收系统管理权限；B角色包括总账和应付系统管理权限；张三同时还具有工资系统和固定资产系统管理权限。则张三的权限=总账 应收系统 应付系统 工资系统 固定资产系统。
二、初始阶段的代码设计
代码是用来代替某个单位、某个客观事物等名称的符号或记号。在会计信息系统中，需要对各种数据进行代码设计，如会计科目代码设计、部门代码设计、职员代码设计、供应商代码设计、客户代码设计等等。代码是人和计算机进行沟通的工具，一个以计算机作为处理工具的会计信息系统，必须有科学的代码方案，这对于提高系统的输入和输出效率，减少差错，节省存储空间都具有重要的意义。
代码设计的方法可以采用顺序码、组码、群码和助记码。特别是群码在会计信息系统中的应用非常广泛。群码是每一代码由固定的若干区段组成，每一段均有特定的含义，并可以按照顺序码或组码的方式编码。会计科目的编码就是采用群码的编码方式。如21710101第一区段的4位数码表示一级科目(应交税金)，第二个区段的2位数码表示明细科目(应交增值税)，第三个区段的2位数码表示二级明细科目(进项税额)。群码能够准确地反映上下级间的逻辑关系，便于分类和排序，容易追加。21710101明细科目的代码采用了顺序码的编码方法。
在我国，一级会计科目的编码方案是由财政部发布的《企业会计制度》(2001年)统一规定的，通常采用以上几种代码方式组合而成，代码长度固定为4位数。第一位是科目类别码，采用的是顺序码，“1”表示资产类会计科目，“2”表示负债类会计科目，“3”表示所有者权益类会计科目，“4”表示成本类会计科目，“5”表示损益类会计科目。第二、三、四位是一级科目的名称码。第一位数码和后三位数码组合就是群码的编码方式。不同性质的一级会计科目又采用了组码的方式编码。如：1000-1999代表资产类会计科目，2000-2999代表负债类会计科目，3000-3999代表所有者权益类会计科目，4000-4999代表成本类会计科目，5000-5999代表损益类会计科目。
另外，企业人员和部门码、存货的分类、客户和供应商的分类、结算方式、设备、产品、成本对象等也经常采用群码编码。
企业在进行代码设计中应注意以下问题：
1. 代码设计要根据企业的实际需要。各个企业的经济活动特点、规模大小、业务繁简程度各不相同，所以在代码设计时要依据企业的实际情况。如会计科目的代码设置，除一级会计科目财政部规定设置4位编码外，明细科目应当设置几级，每级几位编码，都需要企业根据实际情况自行制定。
2. 代码在稳定性的基础上要注意可扩展性。代码要保持一定的稳定性，但是任何事物都不可能一成不变，企业经济活动不断发展变化，企业规模不断扩大，自然就会影响到编码方案或代码的长度。这就要求编码方案要有一定的可扩展性，使企业在不改变原有编码体系的条件下顺利地扩展编码。在分类编码方案中一般客户和供应商分类编码级次设计为3级，实际工作中只使用2级；会计科目编码通常设计为5级，平时只使用3级。这样设计就是考虑到编码的可扩展性。
2. 代码的级次和每级的位数不宜过长。代码方案中要确定级次和每级的位数，但是如果级次过多，每级的位数过长，会计人员记忆、输入、使用都非常不方便，还容易出现错误。根据国外资料统计，科目代码的长度和输入出错率有很大关系，代码越长，出错率越高。当科目代码的长度在8位以下时，这种关系不太明显；超过8位，出错率会大幅度上升。
三、审核凭证
为了防止错误及舞弊，保证每一笔会计业务的准确性和可靠性，制单人员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。用友ERP-U8中审核凭证包括：出纳签字、主管签字和审核员审核凭证3个方面。与用友UFERP8.11相比增加了“主管签字”功能，不过此功能和“出纳签字”一样都由用户进行选择，可以使用也可以不使用(如图1)。根据会计制度规定，审核人和制单人不能是同一个人。
图2
上述工作都进行完毕后进行结账，系统可能依然提出“未完成工作检查不能结账”。笔者通过分析发现，在用友ERP-U8中还有一个原因也可以导致总账系统不能结账。就是在“企业门户”—“基础信息”—“系统启用”选中了其他系统(如图2)，虽然其他系统此时还未启用，但依然使总账系统无法结账。
解决方法：
1. 执行“企业门户”命令，打开“注册[企业门户]”对话框。
2. 在“注册[企业门户]”对话框中注册。注意：日期必须是上个界面中系统的启用日期。即如果固定资产系统和工资管理系统的启用日期是2005年1月1日，此时进行修改的注册日期也必须是2005年1月1日(如图3)。
图4
通过以上操作就可以进行总账系统的结账工作了。
主要参考文献
[1] 用友软件股份有限公司编. ERP财务管理系统应用专家培训教程[M]. 北京：中国物资出版社，2003.
[2] 王新玲，汪刚. 会计信息系统实验教程(用友ERP-U8版)[M]. 北京：清华大学出版社，2005.