报纸档案的管理与传播是为了尽快广泛地实现报纸档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的报纸档案信息传播给广大受众，以满足受众需求的一种信息传播活动。
　　一、报纸档案范围
　　“档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成果中凝聚的精神价值”。从传播学的角度看档案，由于“传播”这一观念的引进，从而将档案的贮存信息的属性（即原始记录性）与传播信息的属性（即传播性）并列，即档案不仅是一种历史、知识、文化的原始记录，而且也是一种历史、知识、文化的传播媒介。
　　报纸是出版物，出版物类是文件材料的归档范围之一。报纸的档案主要包括：报社自行编辑出版的报纸、其他学术刊物的纸质资料和电子档案，与报纸出版流程相关的报道计划、选题策划、重要稿件（包括图片的底片）的审稿单、原稿、报样及出版发行记录，及优质新闻作品原件等。可见，报纸具有重要的档案价值，应该很好地管理并充分利用。
　　二、报纸档案的管理
　　第一，报纸档案的管理要规范化、制度化。在规范化方面，要按照《中国图书馆图书分类法》和《连续出版物著录规则》及报纸档案案卷标题的拟订进行分编，使报纸资料排列顺序化、合理化，把报纸资料按分类标准，科学、有序、系统地分类、编号登记；建立健全借阅报纸档案资料卡片和报纸资料财产账；实行电子文档管理化，使报纸资料检索更为方便快捷。在制度化方面，为保证报纸档案资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度，如登记制度、借阅制度、流通制度等。
　　第二，提高资料室管理人员的素养。资料室人员应知晓图书馆学、情报学、新闻传播学知识，熟练掌握资料管理的业务技能，如搜集、采访、登录、分类和编目等方面的方法，这样才能做好资料的搜集、整理、加工、借阅、保管工作。同时，资料人员需要具有爱岗敬业的精神，除认真对待读者检索、咨询服务外，要按时完成报纸的交流工作，及时向采编人员介绍交流报纸中有关的信息和情况等，辅助采编系统完成采编业务，让报纸办出水平，办出特色。
　　三、报纸档案的开发利用
　　？？ 第一，加大报纸档案的信息资源开发，使报纸档案的信息价值不断增大，始终保持报纸档案信息的动态性。把静态的档案信息资源，变成动态集中的档案信息，使报纸档案信息资源的开发尽快走上自我发展的良胜循环轨道。同时，为更好地服务报社采编工作，应另辟文摘类专柜，使采编人员及时了解新闻动态，从而有针对性地服务报纸的重点栏目和特色栏目的选题策划工作。 ？？？
　　第二，编制报纸新闻作品索引。编制报纸新闻作品索引，为采编人员获取新闻动态和研究资料提供快速、有效的检索途径，是报社资料室的重要服务职能。索引编制包括报纸的年度新闻作品索引、多年的某些特色专副刊、重点栏目索引，以及报纸重点创建的栏目所涉及的相关学科的资料索引等。编制报纸新闻作品索引，一方面为采编人员分析研究自家报刊的特色和发文的重点、热点，总结过去，规划未来，发扬优势，纠正不足提供了快捷、方便的服务；同时，也为读者检索报纸的某一作者、某篇稿件，或某类文献带来便捷，免去了逐年逐期翻阅甚至盲目检索的不便。 ？？
　　第三，积极参与科研，强化报社资料室的学术性、史料性。根据社内外新闻工作者及高校教师教学科研活动的各种需要，根据史料整理、历史研究的需要，对收集的报纸档案资料通过综合整理，使之情报化，并开展情报服务。对报纸档案信息进行分类组合、文摘综述，甚至对一些课题研究进行跟踪调查，将这些信息提供给相关课题人员，承担起课题的基础工作，既为课题组的基础工作奠定了相应的基础，带来了方便，也使自己成为课题组中不可或缺的重要角色。
　　（作者单位：内蒙古日报社）
　　责任编辑：邰山虎