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摘 要：档案利用工作是档案部门通过各种传输媒介和途径，提供档案资料，直接为社会和人民群众服务的工作，是档案工作的最终目的，也是档案工作赖以生存和发展的基础，更是广大档案工作者的神圣使命。在当前形势下，如何做好档案利用工作，为社会主义现代化建设提供文明优质服务，对于促进档案事业持续发展，全面建成小康社会无疑具有重要意义。
关键词：基层档案；工作；问题；措施
一、档案利用工作的地位与作用
（一）档案利用工作是档案工作诸环节中的关键环节。档案利用工作与广大利用者之间有着密切的联系，是档案工作贴近社会、服务群众的纽带。一方面通过提供利用把收藏的大量档案资料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用，实现档案的价值；另一方面是对档案工作最实际有效的宣传，能扩大档案工作的社会影响，争取社会各方面的支持。实践反复证明，哪个档案馆（室）提供利用工作搞的好，哪里的档案工作就能受到领导重视和群众支持，档案事业就会顺利发展。
（二）档案利用工作对档案基础工作有着助推作用。档案提供利用能够比较客观地发现和了解档案工作其它环节的问题与不足，如收集档案是否齐全、整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，促使档案工作人员及时采取措施，切实改进档案管理工作，是衡量档案馆（室）业务基础水平高低的重要尺度。利用服务工作的展开，必然向档案工作其它业务提出相应的要求，如丰富馆（室）藏，加强收集整理，提高检索速度，完善检索工具，采用先进技术等，促进这些工作环节加强科学管理，健全规章制度，实现档案管理各业务环节的互补，不断提升档案业务水平，从而推动档案馆（室）基础工作的自我完善和提高。
（三）档案利用工作是档案馆功能展示的基本体现。档案利用服务是档案馆（室）对外的“窗口”，为推动档案事业的进步、满足时代发展对档案的需求和维护档案部门的良好形象，必须建设好这个“窗口”。这就需要档案工作者加强职业道德教育，努力学习科学文化知识，及时掌握社会发展变化的新情况、新矛盾、新问题，不断探索适应时代改革与发展需要的服务方式、手段和途径，千方百计地为改革、发展、稳定服务，为领导决策和人民群众利益服务。
（四）档案利用工作是档案工作为现代化建设服务的直接手段。档案利用服务对于经济发展、社会稳定和人民幸福，均具有无可替代的作用。档案利用工作是运用各种渠道、方式把档案资料提供给社会和人民利用，代表整个档案工作成果为社会主义现代化建设事业服务，为党和国家各项工作服务，体现了档案工作的服务性和政治性。它植根于社会各行各业，服务于社会各行各业。只有通过档案利用为经济社会发展提供信息服务，才能使档案工作在全面建成小康社会过程中发挥应有作用，实现档案工作的最终目标，否则档案工作就会失去方向，乃至存在意义。
二、当前档案利用工作存在的问题
（一）档案门类、种类收集不齐全、不及时。主要表现为：一是内容不全。一些单位只重视红头文件的收集，忽视其他文件材料、实物的收集。二是载体单一。随着计算机技术在办公自动化中的广泛应用，档案不再仅仅是单一的纸质档案，以磁、电、光等介质为信息载体的文件资料应运而生，产生了大量的电子档案。而一些单位这些档案表现往往忽视上述档案的收集。三是被动收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在着。
（二）档案管理手段落后，工作效率低。长期以来，由于受经济因素的制约，再加上一些领导的认识不到位，在档案工作上仍有资金来源、装备保障、人员配备等方面不足问题，也在较大程度上影响了档案利用开发的发展。
（三）管理人员业务素质不高，缺乏主动超前服务意识。目前，一些单位和档案人员缺乏创新意识和创新能力，档案信息仍存在重管轻用的问题，档案利用仍处于被动状态。
三、加强基层档案利用工作的措施与对策
为了有效提高档案利用的效率，笔者认为应努力抓好以下几点：
（一）牢固树立服务意识。解放思想，转变观念是档案工作面临的首要问题，也是加强档案利用工作的前提。目前，基层档案工作者要进一步解放思想，与时俱进，努力做到“转变四个观念，改变两方面角色”，不断提高档案服务水平。转变四个观念：一是从注重档案实体管理到同时注重档案信息管理的转变；二是从注重文书档案管理到同时注重其他门类档案管理的转变；三是从重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物到重视所有涉及人档案价值的转变；四是从重机关团体利用轻个人利用，重为机关团体服务轻为群众服务到建立方便人民群众的档案利用体系的转变。两方面改变角色：从思想上转变角色，树立以民为本的“民本位”思想，从“特权的保护人”角色向公民民主权利的捍卫者、社會生活的服务者和科学文化的传播者角色转变；从技术上转变角色，以新技术为依托，开发档案信息技术，向“一索即得”的智能型角色转变。基层档案部门必须改变衙门作风，摒弃档案私有的观念，树立服务至上的思想，全心全意地为人民群众服务。明确服务方向，经济建设发展到哪里，档案服务就延伸到哪里；人民群众对档案工作有什么需要，档案服务就满足人民群众什么需要。端正服务态度，以市场中“把顾客当作上帝”的口号当作服务理念，用优质服务来“满足”人民群众。
（二）推进档案队伍建设。要全面提高基层档案工作者综合素质，努力做到“三个提高”。一是提高政治素质。坚持党的十八大以来的路线、方针和政策，用科学理论武装头脑，指导档案工作实践。树立档案利用服务新观念，发扬优良传统和作风，保证档案利用工作的正确政治方向。坚决执行党和国家的各项法律法规，坚持求真务实、开拓创新，热爱档案工作，奉献档案事业。树立良好职业道德和理想信念，甘当人民的公仆和勤务员，摒弃名利观念，不计较个人得失，热心为人民服务。尊重档案的真实性，维护档案的历史原貌。二是提高文化素质。要加强时事政治、历史、文学、经济、信息等基础知识的学习，熟练掌握比较全面、系统的文化、理论和科学技术，更新知识结构，拓展知识层面。三是提高专业素质。档案利用工作是一项专业性强的工作，从事这项工作应当具备相应的专业知识和履行专业职责的能力。基层档案工作人员必须系统掌握档案事业史、档案管理学、档案保护技术学等专业知识，熟知档案业务工作各个环节、步骤和各门类档案、各种载体档案管理方法，还应娴熟应用计算机检索技术、计算机网络技术等新技术，在理论学习和工作实践中不断增强业务功底和管理能力，确保档案利用服务工作跟上时代发展节拍。同时，要建立健全用人机制，加快档案人才培养步伐，改善工作环境，为档案人才施展才干创造条件。 （三）提高档案服务水平。档案编研水平的高低一定程度上反映出基层档案馆（室）工作人员水平的高低。工作中，编研人员要有正确的政治观点，坚持实事求是的科学态度。编研前认真研读史料，掌握确凿事实，正确反映历史，不溢美，不隐恶。注意内容的充实和完整，写明事物发生、发展、变化、终结的全过程。注意体例，分清章节，有条有理，合乎逻辑，结构严谨，自成体系，为利用者提供较为完整的档案资料。编研人员要创新工作思路，打破单一“闭门造车”式的独立编研方式，走独立编研和联合编研相结合之路，与社会各有关部门合作，联合开发档案信息和其它社会信息，多出有地方特色的编研成果。要不断地吸收和借鉴相关行业的先进经验和方法，在编研内容、形式和方法上大力创新，编写出选题好、材料丰富、价值大、有市场的编研“精品”，促进档案信息的社会共享，取得丰硕的经济和社会效益。
（四）健全微机管理机制。充分利用现代高新技术，如复制技术、缩微技术、光盘技术等复制档案，提高档案数字化程度。加快计算机检索系统的建立，使现有档案资源尽快转化为可以支持计算机检索的电子数据，方便查询利用。最终将档案信息的开发利用向电子化、网络化逐步发展。通过加强电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆的建设，逐步冲破档案利用在时间上、地域上的限制，实现档案信息资源的网络共享，以此使档案利用的便利性、时效性需求都能够得到满足。
（五）重视档案利用信息反馈。通過档案信息资源开发利用反馈结果，进行分析研究，提高信息资源开发利用的科学性、合理性、针对性，了解和掌握档案利用信息的趋势，扩大档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。进一步了解社会和人民对档案利用的需求和利用者的心理，即需要哪类信息，需要什么形式的信息等，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。
（六）处理好利用与保密的关系。利用与保密，从根本上说是一致的，都是为了合理发挥档案在社会主义事业中的作用。保密的目的，是为了更好的利用，对哪些档案谁能用和谁又不能用，哪些档案目前尚不能用的问题，需要进行深入分析，区别不同情况给以不同对待，不能一概而论。保密是动态的，因人、因时、因地而异，不断发送变化。无论是利用或是保密，都是为了党和国家的利益，凡是对党和国家、对现代化建设有利的就做，没有利就不做。在这个前提下，既要解放思想，积极提供利用，又要实事求是，制订出一必要的制度，把保密与利用的关系处理好，才能更好地开发档案信息资源，满足以现代化建设为中的各项工作利用档案的需要。
关键词：基层档案；工作；问题；措施
一、档案利用工作的地位与作用
（一）档案利用工作是档案工作诸环节中的关键环节。档案利用工作与广大利用者之间有着密切的联系，是档案工作贴近社会、服务群众的纽带。一方面通过提供利用把收藏的大量档案资料提供给利用者，满足多方面的需要，充分发挥档案的作用，实现档案的价值；另一方面是对档案工作最实际有效的宣传，能扩大档案工作的社会影响，争取社会各方面的支持。实践反复证明，哪个档案馆（室）提供利用工作搞的好，哪里的档案工作就能受到领导重视和群众支持，档案事业就会顺利发展。
（二）档案利用工作对档案基础工作有着助推作用。档案提供利用能够比较客观地发现和了解档案工作其它环节的问题与不足，如收集档案是否齐全、整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，促使档案工作人员及时采取措施，切实改进档案管理工作，是衡量档案馆（室）业务基础水平高低的重要尺度。利用服务工作的展开，必然向档案工作其它业务提出相应的要求，如丰富馆（室）藏，加强收集整理，提高检索速度，完善检索工具，采用先进技术等，促进这些工作环节加强科学管理，健全规章制度，实现档案管理各业务环节的互补，不断提升档案业务水平，从而推动档案馆（室）基础工作的自我完善和提高。
（三）档案利用工作是档案馆功能展示的基本体现。档案利用服务是档案馆（室）对外的“窗口”，为推动档案事业的进步、满足时代发展对档案的需求和维护档案部门的良好形象，必须建设好这个“窗口”。这就需要档案工作者加强职业道德教育，努力学习科学文化知识，及时掌握社会发展变化的新情况、新矛盾、新问题，不断探索适应时代改革与发展需要的服务方式、手段和途径，千方百计地为改革、发展、稳定服务，为领导决策和人民群众利益服务。
（四）档案利用工作是档案工作为现代化建设服务的直接手段。档案利用服务对于经济发展、社会稳定和人民幸福，均具有无可替代的作用。档案利用工作是运用各种渠道、方式把档案资料提供给社会和人民利用，代表整个档案工作成果为社会主义现代化建设事业服务，为党和国家各项工作服务，体现了档案工作的服务性和政治性。它植根于社会各行各业，服务于社会各行各业。只有通过档案利用为经济社会发展提供信息服务，才能使档案工作在全面建成小康社会过程中发挥应有作用，实现档案工作的最终目标，否则档案工作就会失去方向，乃至存在意义。
二、当前档案利用工作存在的问题
（一）档案门类、种类收集不齐全、不及时。主要表现为：一是内容不全。一些单位只重视红头文件的收集，忽视其他文件材料、实物的收集。二是载体单一。随着计算机技术在办公自动化中的广泛应用，档案不再仅仅是单一的纸质档案，以磁、电、光等介质为信息载体的文件资料应运而生，产生了大量的电子档案。而一些单位这些档案表现往往忽视上述档案的收集。三是被动收集。“坐、等、靠”的收集方式仍不同程度存在着。
（二）档案管理手段落后，工作效率低。长期以来，由于受经济因素的制约，再加上一些领导的认识不到位，在档案工作上仍有资金来源、装备保障、人员配备等方面不足问题，也在较大程度上影响了档案利用开发的发展。
（三）管理人员业务素质不高，缺乏主动超前服务意识。目前，一些单位和档案人员缺乏创新意识和创新能力，档案信息仍存在重管轻用的问题，档案利用仍处于被动状态。
三、加强基层档案利用工作的措施与对策
为了有效提高档案利用的效率，笔者认为应努力抓好以下几点：
（一）牢固树立服务意识。解放思想，转变观念是档案工作面临的首要问题，也是加强档案利用工作的前提。目前，基层档案工作者要进一步解放思想，与时俱进，努力做到“转变四个观念，改变两方面角色”，不断提高档案服务水平。转变四个观念：一是从注重档案实体管理到同时注重档案信息管理的转变；二是从注重文书档案管理到同时注重其他门类档案管理的转变；三是从重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物到重视所有涉及人档案价值的转变；四是从重机关团体利用轻个人利用，重为机关团体服务轻为群众服务到建立方便人民群众的档案利用体系的转变。两方面改变角色：从思想上转变角色，树立以民为本的“民本位”思想，从“特权的保护人”角色向公民民主权利的捍卫者、社會生活的服务者和科学文化的传播者角色转变；从技术上转变角色，以新技术为依托，开发档案信息技术，向“一索即得”的智能型角色转变。基层档案部门必须改变衙门作风，摒弃档案私有的观念，树立服务至上的思想，全心全意地为人民群众服务。明确服务方向，经济建设发展到哪里，档案服务就延伸到哪里；人民群众对档案工作有什么需要，档案服务就满足人民群众什么需要。端正服务态度，以市场中“把顾客当作上帝”的口号当作服务理念，用优质服务来“满足”人民群众。
（二）推进档案队伍建设。要全面提高基层档案工作者综合素质，努力做到“三个提高”。一是提高政治素质。坚持党的十八大以来的路线、方针和政策，用科学理论武装头脑，指导档案工作实践。树立档案利用服务新观念，发扬优良传统和作风，保证档案利用工作的正确政治方向。坚决执行党和国家的各项法律法规，坚持求真务实、开拓创新，热爱档案工作，奉献档案事业。树立良好职业道德和理想信念，甘当人民的公仆和勤务员，摒弃名利观念，不计较个人得失，热心为人民服务。尊重档案的真实性，维护档案的历史原貌。二是提高文化素质。要加强时事政治、历史、文学、经济、信息等基础知识的学习，熟练掌握比较全面、系统的文化、理论和科学技术，更新知识结构，拓展知识层面。三是提高专业素质。档案利用工作是一项专业性强的工作，从事这项工作应当具备相应的专业知识和履行专业职责的能力。基层档案工作人员必须系统掌握档案事业史、档案管理学、档案保护技术学等专业知识，熟知档案业务工作各个环节、步骤和各门类档案、各种载体档案管理方法，还应娴熟应用计算机检索技术、计算机网络技术等新技术，在理论学习和工作实践中不断增强业务功底和管理能力，确保档案利用服务工作跟上时代发展节拍。同时，要建立健全用人机制，加快档案人才培养步伐，改善工作环境，为档案人才施展才干创造条件。 （三）提高档案服务水平。档案编研水平的高低一定程度上反映出基层档案馆（室）工作人员水平的高低。工作中，编研人员要有正确的政治观点，坚持实事求是的科学态度。编研前认真研读史料，掌握确凿事实，正确反映历史，不溢美，不隐恶。注意内容的充实和完整，写明事物发生、发展、变化、终结的全过程。注意体例，分清章节，有条有理，合乎逻辑，结构严谨，自成体系，为利用者提供较为完整的档案资料。编研人员要创新工作思路，打破单一“闭门造车”式的独立编研方式，走独立编研和联合编研相结合之路，与社会各有关部门合作，联合开发档案信息和其它社会信息，多出有地方特色的编研成果。要不断地吸收和借鉴相关行业的先进经验和方法，在编研内容、形式和方法上大力创新，编写出选题好、材料丰富、价值大、有市场的编研“精品”，促进档案信息的社会共享，取得丰硕的经济和社会效益。
（四）健全微机管理机制。充分利用现代高新技术，如复制技术、缩微技术、光盘技术等复制档案，提高档案数字化程度。加快计算机检索系统的建立，使现有档案资源尽快转化为可以支持计算机检索的电子数据，方便查询利用。最终将档案信息的开发利用向电子化、网络化逐步发展。通过加强电子档案馆、虚拟档案馆、数字档案馆的建设，逐步冲破档案利用在时间上、地域上的限制，实现档案信息资源的网络共享，以此使档案利用的便利性、时效性需求都能够得到满足。
（五）重视档案利用信息反馈。通過档案信息资源开发利用反馈结果，进行分析研究，提高信息资源开发利用的科学性、合理性、针对性，了解和掌握档案利用信息的趋势，扩大档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。进一步了解社会和人民对档案利用的需求和利用者的心理，即需要哪类信息，需要什么形式的信息等，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟悉档案，利用档案，为社会主义现代化建设服务。
（六）处理好利用与保密的关系。利用与保密，从根本上说是一致的，都是为了合理发挥档案在社会主义事业中的作用。保密的目的，是为了更好的利用，对哪些档案谁能用和谁又不能用，哪些档案目前尚不能用的问题，需要进行深入分析，区别不同情况给以不同对待，不能一概而论。保密是动态的，因人、因时、因地而异，不断发送变化。无论是利用或是保密，都是为了党和国家的利益，凡是对党和国家、对现代化建设有利的就做，没有利就不做。在这个前提下，既要解放思想，积极提供利用，又要实事求是，制订出一必要的制度，把保密与利用的关系处理好，才能更好地开发档案信息资源，满足以现代化建设为中的各项工作利用档案的需要。