ERP系统物资管理模块在黄骅港的实施与应用

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  摘 要 ERP就是一个有效地组织、计划和实施企业的物资资源管理(物流)、人力资源管理(人流)、财务资源管理(财流)、信息资源管理(信息流)的管理系统,它依靠依靠IT的技术和手段以保证其信息的集成性、实时性和统一性。本文论述了ERP概念、SAP系统MM模块概念等相关知识。重点研究SAP MM实施过程中遇到的业务问题、技术方案分析及需求分析,并开发相应的接口,进行数据的导入导出,可以帮助企业节省时间,节约成本,提高工作效率,同时使SAP与其它系统数据更好地交互。
  关键词 ERP系统;物资管理模块;黄骅港
  中图分类号:TP3 文献标识码:A 文章编号:1671-7597(2013)14-0105-03
  1 SAP ERP MM物资模块在SAP系统的实施与应用的目的和意义
  当今信息网络技术的发展已经深刻地影响了现代物资供应链的运作,信息技术已经被视为提高物资管理的重要技术手段。在以“信息化带动工业化”精神的指引下,各行业均开展了信息化工程的建设工作。新的发展趋势表明,建立在信息化基础上的集团化的整合管理能够发挥规模优势和整体效应,降低物资管理成本,提高服务水平和生产效率,国内外众多的大型企业已将物资的集约化管理作为企业发展的方向。为了建立物资管理的信息化,加强集约化管控,随着企业信息化建设的进一步发展,各种信息管理应用系统,特别是体现了物流、信息流、资金流集成的ERP系统在企业中得到广泛应用,使企业能在激烈的竞争中提高响应市场的能力以及决策的正确性。
  黄骅港作为神华集团ERP实施的七家试点单位之一,在集团统一的安排下,按整个神华ERP项目组的统一主计划安排,按节点工期在实施。
  2 公司简介
  黄骅港是我国西煤东运第二大通道的出海口,也是目前我国第二大煤炭枢纽港,于2001年底一期工程建成并投入使用,2002年正式投产。自投产以来,各项生产指标一路飙升,港口规模不断扩大,截止目前已累计完成煤炭吞吐量5.3亿吨,吞吐量每年以千万吨跨跃增长。某港口的物资管理部门作为专业采购部门,采购范围包括运营维护物资、技改消耗材料,固定资产年度投资计划中的一部分,劳保,IT物资等。目前正在使用的系统包括EAM、NC和RFID系统。其中EAM系统作为资产全生命周期管理的业务管理系统,包含了物资计划、采购、库存管理以及设备检修、资产管理等多方面功能。经过多年的使用和优化,目前在该港口EAM系统可以满足公司的大部分业务需求。RFID系统是一套专业的仓储条码管理系统,通过条码的打印、扫描,配合业务流程进行库存管理。在RFID与EAM系统之间也存在着仓储数据的交互接口,实时传递信息以满足双方系统管理要求的一致性和准确性。NC系统作为财务管理系统,在采购和库存方面存在从EAM系统获取数据的借口,以满足财务报表的需求。
  3 业务现状调研和分析的范围
  对ERP系统实施单位的业务现状进行调研和需求分析,是神华集团此次ERP系统实施项目进行系统架构和详细设计的基础。项目组能否充分理解神华集团的业务现状、发展战略、组织架构和管理流程,能否完整准确地收集相关需求,都将直接影响后续项目工作进度,影响需求变更处理,甚至影响整个项目的总体质量。因此,为保证神华集团ERP系统实施项目业务现状调研和分析工作的顺利进行,事先确定好调研分析的范围和方法就显得非常必要。
  某港口现在有EAM、RF、NC系统实现了黄骅港物资管理相关业务的需要,包括:主数据、需求的提报、计划管理、平衡利库、寻源采购、订单合同管理、收货、仓储管理、出库、报表分析及财务付款等功能。实现了业务管理(EAM)、现场货物条形码操作管理(RF)及付款(NC)管理需求。
  本次集团根据各二级单位需求现状,通过ERP系统SAP、SRM、WM模块来实现整个物资管理需要。其中:SAP-MM(物资模块)实现需求计划的管理、平衡利库、订单管理和收货管理等替代EAM部分功能,SRM系统实现寻源采购、供应商评估、合同管理、报表分析等替代EAM系统部分功能,WM模块实现仓库的货物管理及条形码扫描等功能替代RF系统,SAP-财务模块进行付款的管理等业务替代NC系统。
  4 研究领域历史、现状、发展趋势分析
  4.1 关于ERP的相关概念
  在MRP(Material Requirement Planning),物料资源计划中发展而来新一代集成化管理信息系统平台。即ERP(Enterprise Resource Planning),企业资源规划系统。
  关于ERP的基本理念里,企业的业务流程作为一个具有几个相同协调作业的系统,如财务,市场营销、生产制造,服务维护,工程技术等,形成的一个产业链。在其中才去的是优秀的管理方法,现代化的网络及通讯工具,在实现企业结构优化的同时,实现生产的准确性。并在加强企业核心竞争能力的这一块,加速资金周转,减少库存,降低成本,提高劳动生产率,提高顾客满意度,都是实现这一目的的保障。
  4.2 前人在本选题研究领域中的工作成果简述
  现代企业的物料管理是指企业生产经营活动所需各种物料的采购、验收、供应、保管、发放、合理使用、节约代用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理活动的总称。
  物料管理的要求就是将物料适时、适质、适量、适地、适价地满足生产经营部门的需要,减少损耗,发挥物料的最大效率,以达成不断料和待料,不呆料和废料,囤料和积料的目的:既要保证物料按质按量按计划正常流动,满足客户和市场的需求:又要降低成本、降低库存,提高库存周转次数,加快资金周转。
  4.3 功能概述关于SAP MM模块
  在SAP MM的模块建设中主要包括以下的几个主要功能,包括:采购、库存管理。还有其他的功能,包括:发票校验,供应商评估,消耗计划事等。   4.3.1 采购
  为了帮助采购人员有效的完成采购任务,SAPR/3的软件以高度的规范的采购流程和强大的控制功能以其采购模块提供。
  4.3.2 库存管理
  SAP R/3系统的库存管理包括以下几个基本模块:计划收货、根据采购订单的收货、根据订单的收货、其他收货、预订、发货、转储记账和库存转储、批次、盘点、危险物料的管理及存储单位管理。SAP R/3系统的库存管理模块包括计划收货等基本功能。
  4.4 SAP MM模块业务流程
  在SAP MM的基本模块中有采购申请、报价单\询价、收货以及发票验证基本流程。
  5 研究方案
  物料管理(Material Management,MM)模块,支持物资部门日常发生的业务处理功能和过程,包括从物料需求到物料采购到物料仓库管理的全过程管理,可分为六大功能子模块:主数据管理、物料计划、采购管理、库存管理、发票处理、信息查询。
  5.1 SAP ERP MM实施的流程分析以及实施步骤
  项目准备:
  1)项目的启动会议;2)准备培训材料关于项目的管理;3)小组、团队的创建;4)做好宣传工作。
  设计系统蓝图:
  1)系统设计的完成,相关岗位的概念培训;2)做工作计划关于项目变革管理;3)完成计划的沟通;4)培训和指导沟通计划在项目小组之间;5)制定阻力应对策略;6)蓝图设计的最终定稿。
  系统的实施:
  1)设定未来的预期的荥阳范围,在阻力应对策略上进行制定;2)评估企业文化的影响,对现有的企业文化进行方案改进;3)与项目小组共同制定在企业文化中的变革计划;4)系统实施,部门协调。
  系统实施:
  1)对制定的相应的阻力应对策略,设计出未来状况影响的范围;2)进行企业文化影响评估,以及现有企业文化需要改进的方面;3)与项目小组共同制定企业文化变革行动计划;4)分系统进行实践在部门间相互协调;5)在确定各岗位职能的同时,要确定人员的能力以及协调目标;6)实施沟通的策略;7)集成测试;8)权限角色的设定;9)客户需求单据表格的开发测试。
  系统上线准备:
  1)培训的需求分析要根据技术、流程、操作培训的需求;2)支持策略的完善与运行;3)基层组织培训;4)对关系方式进行系统用户的管理方式的培训;5)完成上线计划;6)沟通计划策略的实施。
  系统上线与支持
  1)反馈系统的建立;2)跟踪培训的实施;3)持续发展计划的订立;4)成功经验的分享与交流;5)对项目的持续推广与改进。
  5.2 某公司物资管理对系统的需求
  1)服务采购如何管理?目前各单位服务类采购由各使用单位之间负责管理,集团层面不属于物资部门管理,在未来系统中如何处理?公司目前考虑费用化管理。不经过采购流程,直接由财务进行处理。
  2)需要设置一收一付汇总报表:内容包含与某一供应商在某一段时间内发生的所有业务的物料、金额、交易时间等信息,以此核对实际业务是否已经发生。
  3)在采购申请方面,设置计划员一级审批,采购订单设置物资部门领导一级审批:在创建采购订单时,要根据工程项目性质自动加点:对于同一个采购申请包含多个供应商供货的情况,要求实现将多个供应商做到一张采购订单里,以减少工作量。
  4)与财务集成方面:在财务发票处理业务流程的需求,要求在供应商发票到达后,采购业务员比对采购订单、入库单与发票后,提交财务部门进行发票审核,审核通过后财务人员进行发票人账,转入应付发票入账流程。以便增强业务的可操作性,减少工作环节,提高工作效率并降低工作出错率。
  5)系统查询分析的要求:系统需要能够提供较为强大的查询分析功能,以满足各级领导和业务人员对物资管理业务的分析需求,为决策提供正确快速的依据。
  6)原信息系统与现在有系统如何接口。
  用户的技能水平、管理水平和决策水平。在系统上线前期,咨询公司针对企业的管理层进行了宣贯,使企业管理者了解了系统的基本原理,并能够利用系统查询各项业务指标了解企业运营状况:而针对系统使用层,咨询公司对操作人员进行了多轮的培训,使操作人员能够迅速熟悉业务流程,掌握操作方法,从而确保了系统能够成功上线运行。
  ①技术方案的分析。
  SAP ERP MM实施的流程分析,实施步骤:
  项目准备;
  系统蓝图设计;
  系统实施;
  系统上线准备;
  系统上线与支持;
  SAP MM模块实施整个过程。
  ②根据某公司物资管理对系统的需求进行MM模块后台
  配置。
  ③根据公司的业务需求,物资管理与公司的其它部门有集成。具体如下:MM模块与FICO、SD模块有集成,则按照公司的业务需求在SAP中进行相应的后台配置。
  ④为了满足各级领导和业务人员对物资管理业务的分析需求,同时SAP系统的报表不能满足,则要按照需求开发报表。
  ⑤开发接口。根据公司的业务需求,SAP系统需与其它外部系统如办公自动化、BFS++系统、SCM系统、SRM系统等进行接口通讯和数据交流。
  ⑥系统提供对本身的有效故障诊断及维护功能,具备出错记录,具备较高的容错能力。
  问题存在的关键:
  问题出在一些问题之上,在整个项目中主要存在与以下几个方面:
  1)物资采购问题。如:物资的分类、物资采购方式、采购合同问题等等。
  2)物资管理信息化问题。如:目前物资部门正在使用哪些信息系统以及这些信息系统在集团内是否统一使用等等。   3)在时间上项目存在紧张、准备不足的特点。在物料的使用上存在一定的混乱,编码人员补充的较为缓慢,物料的主数据较为冗余,垃圾数据偏多。
  4)库存管理问题。如:公司物理仓库的情况,逻辑仓库情况,是否存在项目现场库存,是否存在维修部门的工器具等临时库存等等
  5)特殊程序的运用应对与特殊业务的发展,业务人员可以较为方便的进行管理和运用,这样的开发却改变了SAP的系统的先进之处。
  6)公司外购煤业务由哪个组负责?废旧物资销售流程由哪个组负责?
  5.4 预期能够达到的研究目标
  通过ERP项目的实施,某公司预期能够达到以下目标:
  1)物质编码方案的规范化合理化,使得对所有的原材料、辅助材料等进行编号。这样的规范公司的物流需要,在最大限度上减少了资源的浪费的现象。
  2)在岗位上部门、岗位全责分明的模式。系统实施,集中处理。在过繁华、集中化的处理中也可以看见,在这种思想下,能够真正为公司的竞争力方面打下一个好的基础。
  3)对资源信息的利用,这样不仅能在信息平台上对所需要的信息进行高度的分析和共享,并且在数据处理的及时性以及准确性的方面进行高速运转,在信息的追溯性上也有很强的作用力。
  4)“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念在SAP R/3系统的MM模块中得到具体运用。通过在计划、控制、分析为主的权限设置的控制体系中。报表的运用可以在随时使系统反映出某一段时期业务的执行,以此分析下一期工作的改善以及提供相应信息。
  5)企业可以通过销售实时了解各地的库存以及对订单的了解及对市场情况的分析。在全面了解的同时对账目的明细加深,减少烂账。在财务损失的这一块减小损失,提高了市场的响应速度和客户的满意程度。
  参考文献
  [1]程国卿,吉国力编著.企业资源计划ERP教程[M].北京:清华大学出版,2008.
  [2]王晨光编著.顾问ERP[M].北京:电子工业出版社,2009.
  [3]刘秋生编著.ERP系统原理与实施及其案例分析[M].南京:东南大学出版,2009.
  [4]闪四清编著.ERP系统原理和实施(第二版)[M].北京:清华大学出版,2008.
  作者简介
  贾寿松(1980-),工程师,现任职于神华黄骅港务公司,主要从事港口物资计划管理工作。
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