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红头文件是我国党政各级机关以及企事业单位实现上情下达的正式渠道,协调和维持着各级行政机关的正常运转。目前,制作红头文件的方式主要有两种:零星的行文或公函,用印有红头的纸张打印或复印;如果是小批量的发文,就要使用小胶印机印刷,然后再盖章。这两种传统的红头文件制作方式弊端正日益显现前者因为是手工操作,出错机率大;后者则工序繁琐,增加了许多中间周转环节,速度慢、易丢失、保密性不高,为工作人员带来诸多困扰。