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教育大众化背景下升格的地方本科院校已成为我国高等教育体系中的重要组成部分并逐渐成为引领地方经济发展的生力军，进入内涵式发展阶段的地方高校对科技创新能力提出了更高的要求。科技档案反映了现代大学的科研领域和研究水平，是科技创新的基础和依据。地方高校必须不断提高科技档案的建设和管理水平，努力在科技档案的开发与应用方面实现质的飞跃，才能适应新形势下服务地方经济发展对科研能力的应用需求，以实现大学的跨越式发展。
一、加强地方高校科技档案建设和管理的重要性
科技档案主要指在科研过程中形成的，以文字、影像、图表、数据等多种形式载体出现的具有保存价值的材料。它是科学技术研究活动的真实记录，是大学学科建设、专业建设、科学研究及管理经验的结晶，直接反映了一所大学的学术水平与实力及管理水平，对高校的教学、人才培养及科研工作的可持续性发展起着重要作用。
1.科技档案是大学科研管理活动的重要保证。科技档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。做好科研档案管理工作，加强科研档案管理的标准化、规范化建设，是不断提高科研管理水平的有效途径。
2.科技档案是高校科技创新的重要依据。科技档案是高校各种科研活动经验的结晶，它可以为科技创新提供依据。如科研档案中专家反馈的意见和建议有助于我们不断改进科技改革，从而不断提高科研实力；科技档案管理部门系统地整理本校已获得的研究成果， 科学准确地描述研究课题的分布情况和发展趋势，可使课题的后继研究人员在相关研究上避免重复劳动，为其深入研究提供切实的信息服务。
3.科技档案是高校教师科研能力提升的基础和支撑。加强高校科研档案管理，是高校教师科研能力提升强有力的支撑。有助于学校在学科、专业建设上形成特色。如在了解教师科研方向及重点后，可以组织、协调相关学科、相近学科的教师在某一个或几个领域内分工合作，在知识创新上、在新兴学科或边缘学科的发展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教师与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大贡献，从而更加尊重科技人员创造性的劳动，并为科技进步、科研环境的改善、科技成果转化提供有力的支持。
二、地方高校科技档案建设和管理中存在的问题
目前有影响力高校的科技档案在学校科研工作中发挥了积极的作用，提升了科研的整体管理水平，推动了科技管理的改革，促进了科研水平的提高。但绝大部分地方高校对科技档案建设没有引起足够的重视，主要存在的问题有：
1.科技档案管理意识薄弱，科技档案的数量和质量不高。部分高校科技实力已积累了一定的水平，但科研档案管理工作并非是学校档案管理工作中重点，造成科技档案管理工作投入不够，大多停留在项目申报材料和结题材料的简单收集。科研水平的提高是一个长期渐进的积累过程，众多地方高校虽经过几十年的发展，但其科技活动并不多，尤其与地方经济发展相结合的科技成果较为缺乏，而且科研活动的质量偏低，使得形成科技档案数量较少且质量不高。
2.科技档案管理制度不健全，管理缺乏规范性。科技档案管理具有科研管理和档案管理的双重特点，但科技档案管理对科研管理部门来说并不是日常工作的重点，管理人员配备不足，而对于档案管理部门来说科技档案只是档案管理的一个组成部分，用于科技档案开发和管理上的精力不多，导致科技档案管理被边缘化。科技档案建设和管理的制度不够健全，归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确，科技档案建设和管理工作不够规范，随意性较大。
3.缺乏专业档案管理人员。由于人事编制不足的因素，地方高校的科研管理部门及学院、系等二层单位均没有设立专门的科研档案管理机构。绝大部分地方高校科技档案管理人员是兼职的非专业人员，一方面，管理人员没有经过专门培训，缺少档案管理学的专业知识，不能对资料进行规范地收集、归档；另一方面，兼职人员还承担着许多其他业务工作，难以抽出很多时间和精力潜心钻研档案建设和管理工作，导致档案管理不够规范。
4.档案管理信息化建设不足，科技档案的社会开放功能低效。大多地方高校虽推广应用档案管理软件，但只是限于档案目录信息化管理为主，科技档案还是以纸质为主，处于人工管理状态。科技档案的利用，目前还只停留在记录、保存阶段或仅局限于评职称或者项目结题时提供佐证材料等方面，重保管、轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案服务社会经济发展的价值。
三、加强地方高校科技档案建设和管理的措施
1.加强科技档案的认识和领导，转变思想观念。正确认识科技档案的特征与作用是提高科技档案管理水平的前提。传统的管理理念往往把科技档案只作为一种历史材料保存，基本上只能发挥科技档案的借阅、查询、佐证等简单功能，没有对科技成果进行有效的归纳和后续整合，严重制约了科技成果转化与产学研的结合。要通过各种媒体做好宣传工作，使学校领导和各级科技管理人员牢固树立档案观念，充分认识科技档案工作的重要意义，加强领导，把科技档案建设和管理工作真正落到实处。
2.健全档案管理制度，明确管理职责。科技档案管理工作的顺利开展需要相应规章制度的规范和约束。学校要按照《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和档案管理法规，并根据高校自身的实际工作情况，建立健全科技档案管理工作的各项规章制度，明确档案管理人员职责和分工， 使得在实际工作中有章可循，确保收集的材料客观准确、完整连续。此外，学校还应将科技档案工作纳入工作计划，引入科技档案管理制度及相关人员的职责范围的年度业绩考核机制。
3.加强档案管理的技术开发，提升科技档案的社会服务功能。要充分利用计算机、网络等技术，开发软件，建立科技档案数据库，使得档案管理工作更加科学化、规范化，提升科技档案管理的质量。实现科技档案管理的科学有效管理，有助于充分挖掘科技档案潜能，逐步开发科技档案的情报服务、专题服务、咨询证明服务等功能，更好地为地方高校教学改革和科学研究服务。强化社会服务意识，加强科研档案成果转化，有利促进科研转化和产学研的结合，提高高校核心竞争力。
4.加强科技档案人才队伍建设。科技档案管理队伍素质的高低成为档案事业高效发展的关键因素，高校科技档案信息化管理要求管理人员具备较强的档案专业素质和具备一定的信息技术知识。因此，要注重引进专业化的管理人才，加强科技档案工作者的继续教育，提高工作人员运用先进的管理手段的能力。
加强科技档案管理是高校促进科技人才队伍和创新团队建设、提升科研对策、推动教学改革等各项事业进一步发展的需要，也是档案工作适应科技革命和经济竞争新形势的需要。科技档案记载了科技人员的科研思想、方法和经验，为保障高校的教学和科研改革，发挥着不可替代的作用。随着地方高校科技档案建设和管理的规范化，它将发挥越来越重要的作用。
（作者单位：玉林师范学院）
一、加强地方高校科技档案建设和管理的重要性
科技档案主要指在科研过程中形成的，以文字、影像、图表、数据等多种形式载体出现的具有保存价值的材料。它是科学技术研究活动的真实记录，是大学学科建设、专业建设、科学研究及管理经验的结晶，直接反映了一所大学的学术水平与实力及管理水平，对高校的教学、人才培养及科研工作的可持续性发展起着重要作用。
1.科技档案是大学科研管理活动的重要保证。科技档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。做好科研档案管理工作，加强科研档案管理的标准化、规范化建设，是不断提高科研管理水平的有效途径。
2.科技档案是高校科技创新的重要依据。科技档案是高校各种科研活动经验的结晶，它可以为科技创新提供依据。如科研档案中专家反馈的意见和建议有助于我们不断改进科技改革，从而不断提高科研实力；科技档案管理部门系统地整理本校已获得的研究成果， 科学准确地描述研究课题的分布情况和发展趋势，可使课题的后继研究人员在相关研究上避免重复劳动，为其深入研究提供切实的信息服务。
3.科技档案是高校教师科研能力提升的基础和支撑。加强高校科研档案管理，是高校教师科研能力提升强有力的支撑。有助于学校在学科、专业建设上形成特色。如在了解教师科研方向及重点后，可以组织、协调相关学科、相近学科的教师在某一个或几个领域内分工合作，在知识创新上、在新兴学科或边缘学科的发展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教师与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大贡献，从而更加尊重科技人员创造性的劳动，并为科技进步、科研环境的改善、科技成果转化提供有力的支持。
二、地方高校科技档案建设和管理中存在的问题
目前有影响力高校的科技档案在学校科研工作中发挥了积极的作用，提升了科研的整体管理水平，推动了科技管理的改革，促进了科研水平的提高。但绝大部分地方高校对科技档案建设没有引起足够的重视，主要存在的问题有：
1.科技档案管理意识薄弱，科技档案的数量和质量不高。部分高校科技实力已积累了一定的水平，但科研档案管理工作并非是学校档案管理工作中重点，造成科技档案管理工作投入不够，大多停留在项目申报材料和结题材料的简单收集。科研水平的提高是一个长期渐进的积累过程，众多地方高校虽经过几十年的发展，但其科技活动并不多，尤其与地方经济发展相结合的科技成果较为缺乏，而且科研活动的质量偏低，使得形成科技档案数量较少且质量不高。
2.科技档案管理制度不健全，管理缺乏规范性。科技档案管理具有科研管理和档案管理的双重特点，但科技档案管理对科研管理部门来说并不是日常工作的重点，管理人员配备不足，而对于档案管理部门来说科技档案只是档案管理的一个组成部分，用于科技档案开发和管理上的精力不多，导致科技档案管理被边缘化。科技档案建设和管理的制度不够健全，归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确，科技档案建设和管理工作不够规范，随意性较大。
3.缺乏专业档案管理人员。由于人事编制不足的因素，地方高校的科研管理部门及学院、系等二层单位均没有设立专门的科研档案管理机构。绝大部分地方高校科技档案管理人员是兼职的非专业人员，一方面，管理人员没有经过专门培训，缺少档案管理学的专业知识，不能对资料进行规范地收集、归档；另一方面，兼职人员还承担着许多其他业务工作，难以抽出很多时间和精力潜心钻研档案建设和管理工作，导致档案管理不够规范。
4.档案管理信息化建设不足，科技档案的社会开放功能低效。大多地方高校虽推广应用档案管理软件，但只是限于档案目录信息化管理为主，科技档案还是以纸质为主，处于人工管理状态。科技档案的利用，目前还只停留在记录、保存阶段或仅局限于评职称或者项目结题时提供佐证材料等方面，重保管、轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案服务社会经济发展的价值。
三、加强地方高校科技档案建设和管理的措施
1.加强科技档案的认识和领导，转变思想观念。正确认识科技档案的特征与作用是提高科技档案管理水平的前提。传统的管理理念往往把科技档案只作为一种历史材料保存，基本上只能发挥科技档案的借阅、查询、佐证等简单功能，没有对科技成果进行有效的归纳和后续整合，严重制约了科技成果转化与产学研的结合。要通过各种媒体做好宣传工作，使学校领导和各级科技管理人员牢固树立档案观念，充分认识科技档案工作的重要意义，加强领导，把科技档案建设和管理工作真正落到实处。
2.健全档案管理制度，明确管理职责。科技档案管理工作的顺利开展需要相应规章制度的规范和约束。学校要按照《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和档案管理法规，并根据高校自身的实际工作情况，建立健全科技档案管理工作的各项规章制度，明确档案管理人员职责和分工， 使得在实际工作中有章可循，确保收集的材料客观准确、完整连续。此外，学校还应将科技档案工作纳入工作计划，引入科技档案管理制度及相关人员的职责范围的年度业绩考核机制。
3.加强档案管理的技术开发，提升科技档案的社会服务功能。要充分利用计算机、网络等技术，开发软件，建立科技档案数据库，使得档案管理工作更加科学化、规范化，提升科技档案管理的质量。实现科技档案管理的科学有效管理，有助于充分挖掘科技档案潜能，逐步开发科技档案的情报服务、专题服务、咨询证明服务等功能，更好地为地方高校教学改革和科学研究服务。强化社会服务意识，加强科研档案成果转化，有利促进科研转化和产学研的结合，提高高校核心竞争力。
4.加强科技档案人才队伍建设。科技档案管理队伍素质的高低成为档案事业高效发展的关键因素，高校科技档案信息化管理要求管理人员具备较强的档案专业素质和具备一定的信息技术知识。因此，要注重引进专业化的管理人才，加强科技档案工作者的继续教育，提高工作人员运用先进的管理手段的能力。
加强科技档案管理是高校促进科技人才队伍和创新团队建设、提升科研对策、推动教学改革等各项事业进一步发展的需要，也是档案工作适应科技革命和经济竞争新形势的需要。科技档案记载了科技人员的科研思想、方法和经验，为保障高校的教学和科研改革，发挥着不可替代的作用。随着地方高校科技档案建设和管理的规范化，它将发挥越来越重要的作用。
（作者单位：玉林师范学院）