中小企业如何加强内部控制管理

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  【摘 要】 纵观当前国际国内环境,经济发展已逐步向全球化方向迈进,如此的国际化大环境使得我国除国有及大型企业以外的中小型企业在发展的洪流中不断涌现,成为当前我国国民经济中不可小视的中坚力量。然而,由于市场竞争的日益激烈,中小型企业由于自身体制不完善、内部管理制度不健全等多方面原因,存在着一定生存危机,因此,如何能够使得中小型企业进一步完善自身机制,以更好的适应市场竞争的需要,这就需要依据其自身灵活机制的特点,优化自身控制环境,明确控制目标,改善控制系统。下文便针对中小企业内部所存在的诸多问题进行了详细的阐释,提出了一定的解决内部控制管理的方式方法,以及从最细微的环节入手,从最基础的问题进行分析,以有力解决实际问题。
  【关键词】 中小企业;内部控制;问题;管理措施
  前言:
  我国中小企业的发展在近几年的可以用“雨后春笋”来加以形容,由于自身具有的自由灵活特点,其发展的规模与态势是十分可喜的,可以非常明确的说,中小企业已经成为我国国民经济中不可或缺的一股重要力量。但其内部所存在的一定问题也一直制约着企业自身的发展,这也就需要我们从中小企业内部所存在的内部控制管理的现状着手,将其所存在的各类问题全部拿到桌面上来,分析问题,解决问题,方能从根本上解决内部控制所存在的弊端,以达到“标本兼治”的最终目的。
  一、企业内部控制的原理
  从基本概念上来分析,企业内部控制主要是为保护企业自身经济资源的安全性与完整性,保证财会信息的真实性,防范管理制度漏洞,所采取的利用自身内部的不同分工所产生的相互作用、相互制约的方式、举措以及程序。内部控制属于一种企业职能,其最终的目的在于加强企业的内部管理,以增强企业的经济效益。企业的内部控制管理已经成为我国中小型企业进行改革与发展不可或缺的有效机制,它对企业生存与进步具有非常重要的作用。
  二、企业内部控制的作用
  首先,企业的内部控制有利于企业自身经营方针的贯彻与执行;针对与企业自身的经营目标,内部控制制度是对其有效而全面的保障。任何一个有长远发展目标的企业都需要一套详实的内部控制机制,它就像一个个体强大的心脏,给整个身体提供强有力地动力,使其发展,强大。试想,一个企业没有健全的内部控制制度,混乱管理、监督缺失,又如何能够很好的贯彻执行自身的经营方针与发展战略。
  其次,企业的内部控制在一定程度上有利于经济效益的提高;良好的内部控制环境有利于企业自身经济活动的开展与进行,企业的内部控制是为企业经济活动保驾护航的,只有积极有效的执行好企业的内部控制管理,就能够将企业的经济活动带入良好的发展轨道上,以提高企业的经济效益。从另一角度讲,内部控制与经济活动是相互制约,相互发展,相辅相成的,也就是说,经济活动开展的不利自然也会影响到内部的控制管理,导致控制出现问题。
  最后,企业良好的内部控制管理有利于防止企业资产的流失;财产管理混乱,小金库现象、灰色消费、物资使用情况不明等,这都是中小型企业中经常出现的资产流失现象,为了防止以上情况的发生,加强企业内部控制制度是十分必要的,只有拥有健全的企业内部控制制度,才能够更好的保证企业内部资产的安全与完整。
  三、企业内部控制设计的原则与方法
  (1)内部控制设计的原则
  企业内部控制制度的设计原则首先是要以企业自身情况为立足点,企业与企业不同,自然其内部控制制度也就不能千篇一律,要具体问题具体分析,当然,借鉴优秀企业内部控制的丰富经验,学习优秀企业先进的控制管理方法也是不可或缺的。但不論怎样设计,一般都要遵循一定的原则:
  ①相互制约原则:对于企业的每一项经济活动,如能够受到两个或两个以上的程序制约,对其进行审核与监督,其出现问题的几率就会减小。
  ②成本效益原则:发展企业最根本的出发点在于,发展经济及节约成本。因此,在内部控制管理方面,要尽量做好控制成本,即要尽量对在业务处理过程中发挥作用大、影响大的关键控制点进行严格控制,不能眉毛胡子一把抓,既浪费了成本,又不一定取得既定效果。
  ③岗位责任原则。应建立各司其职的规范控制管理模式,每个岗位都制定各自的权、责、利,在其位,谋其政,并严格执行企业的相应操作规范与处罚制度。
  (2)内部控制设计的方法
  企业内部控制管理要讲求方式方法,只有在已经建立的内部控制管理机制的基础上灵活机智的运用好准确的方式方法,才能够使企业的内部控制机制发挥其最大的效用。
  ①不相容职务相互分离控制。根据内部控制的要求,单位在确定和完善组织结构的过程中,应当遵循不相容职务相互分离的原则,合理设计会计及相关工作岗位,明确职责权限,形成相互制衡机制。
  ②授权批准控制。授权批准控制是指企业在办理各项经济业务时,必须经过规定程序的授权批准。这种控制方法要求企业明确涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序以及责任等,企业内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。
  ③会计系统控制。会计系统控制要求企业依据《会计法》和国家统一的会计制度,制定适合本单位的会计制度,明确会计凭证、账簿和财务会计报告的处理程序等,建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能。
  四、我国中小企业内部控制管理的现状与存在问题
  1、我国中小企业内部控制工作的现状
  目前,财务问题是我国中小型企业中存在的问题,会计信息质量差、处理随意性强、信息系统失真严重等是最为突出的,如捏造会计事实、篡改数据、设置账外账、乱挤乱摊成本、隐瞒或虚报收入和利润、企业资产不清、债务不实等等等等。这在很大程度上严重的影响了企业的正常运营与发展,同时也给企业的内部控制的管理工作带来的极大的挑战与影响。   2、我国中小企业内部控制工作存在的问题
  (1)会计数据信息严重失真
  目前,我国的中小型企业普遍存在账目不清、会计信息数据不真实、做假账等情况,这已成为企业为达到一定目的所经常采取的方式,究其原因,我认为,主要是由于:第一,偷税漏税,大多中小型得企业规模都不大,经济活动不多,为了达到经济利益的最大化,就会想到通过偷税漏税的方式,而且中小企业在税务方面的手脚也不容易被检查机关发现。第二,掩盖真实业绩,某些企业为了能够应付其上级主管机关,就会在账目上进行篡改,其实其并未完成相应的经济指标,但为了应付上级,便采取此不正当手段。第三,企业自身的财务人员资质不够,特别是一些小型企业的会计人员,企业为了节省人员成本,根本不聘请具有真实会计资格证书的人员,这在一开始就埋下了会计信息失真的隐患,一个连会计工作都不清楚的工作人员又怎能将会计工作做到准确无误呢。
  (2)资产安全完整系数低
  有一部分中小型企业,由于不重视企业的内部控制管理,因此就会在企业的资产管理上产生很多问题,如①对现金管理不严,造成资金闲置或不足。②应收账款周转缓慢,造成资金收回困难。原因是没有建立严格的赊销政策,缺乏有力的催收措施,应收账款不能兑现或形成呆帐。③存货控制薄弱,造成资金呆滞。
  (3)经济活动缺乏有效性和规范性
  大型企业在资金、实力以及品牌知名度方面具有强大的优势,这是中小型企业所无法企及的,中小型企业的经济活动相对大型企业而言,势必缺乏一定的执行力,即经济活动的有效性与规范性较差,这是中小型企业的通病。
  五、完善中小企业内部控制制度管理的几项建议
  针对于上述问题,我们不难总结出,在深刻认识到自身企业特点的前提下,结合已有企业成功控制案例,中小企业的内部控制管理的进一步完善与健全是多么急迫。
  1、改善内部控制管理环境,重视人才
  中小企业的内部控制管理关键在于人的合理安排与调配,中小企业的决策者应该充分的认识到人在企业当中的重要作用。人才才是推动企业向良性健康方向发展的最根本保障。因此,在人员的安排方面,一定要确保:
  ①为保障会计人员的专业素质,所有会计工作人员需持证上岗;
  ②财务部门管理人员要有丰富的财务工作经验,且具有财务管理工作最根本的职业道德;
  ③企业对会计人员的任用标准、聘用程序、教育培训等应有具体的实施方案并贯彻落实在加强会计人员的专业技术水平和内部控制知识教育的同时,也要加强广大会计人员的思想道德教育。
  2、明确权责利关系,建立责任追究制度
  一般来讲,中小企业大多采取自上而下的垂直管理体制,因此就会出现如管理的跨度过小、管理的幅度过窄等问题。而且受到企业的规模、人员及资金等的局限,中小企业的权责利等关系不易明确,这就在一定程度上影响了内部控制管理的执行,造成一旦问题出现,责任不明确。
  由于规模小,工作人员少,中小企而言很难从根本上做到专人专职,常常会出现一个工作人员分管好几项工作的情况,就像是“革命的一块砖,哪里需要哪里搬”。但这在企业当中,并不是一个好现象,所以,完善职务分离控制,强化岗位设置,定岗定编在中小企业中势在必行。
  例如:明确出纳人员不得兼任稽核,更不能同时进行会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作;企业财务专用章与法人代表私章由不同人员管理,财务专用章与银行支票应由会计、出纳人员分别保管;明确记账人员与经济事务和会计事务的审批人、经办人、财物保管人的岗位职责与权限,使之相互分离、相互制约;
  在一般情况下处理每项经济业务全过程或者在全过程的某几个重要环节都规定要两个或者两个以上部门或者两个或两个以上工作人员分工负责,起到相互监督与相互制约的作用。
  3、建立健全资产安全及完整维护工作
  在中小企业的资产管理方面,长期存在着资产安全方面的漏洞,为了解决此问题,如何能够做到完整维护是尤为重要的。
  ①努力提高资金的使用效率。
  资金作为企业财务管理最重要的内容,严格把控好资金的流转是十分必要的,企业只有将资金进行了合理而有效的分配后才能是资金在经济运营方面发挥其最大的作用,为企业创收,带来最大的经济利益。
  ②加强对应收账款的管理。
  为避免中小型企业出现流动资金紧缺,加强应收账款的管理是至关重要的,这也是提高资金运用率的最直接、最有效的手段。企业应对赊销客户的信用进行等级评定,定期核定应收账款,制定相应的应收账款催收制度,根据应收账款的账龄做賬龄分析,并根据合同等建立一系列的与工资奖金挂钩的催款措施,尽快缩短收回账款的时间,防止发生呆坏账。
  ③加强对存货的管理。
  尽可能压缩过时的存货以及物资,避免存货大量积压、资金呆滞,以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。
  4、企业决策者须高度重视内部控制且接受监督检查
  长期以来,由于种种原因,我国中小企业对内部控制制度包括内部会计控制制度的作用认识严重不足,同时也没有得到重视。
  具体表现在:
  ①未建立内部控制制度,或者根本没有成文的制度文件,导致缺乏明确的控制程序和以及执行的标准。
  ②虽然有相关制度,但不健全;例如只重视供产销环节的程序控制,而忽视内部控制结构的整体协调;只重视对实物的控制,而忽视对行为者的控制;长此以往,经济往来就会疏于管理,从而造成资产不清,债权债务不实。
  ③有内部控制,且也较为全面,但仅停留在纸上谈兵而无不执行力,不能发挥有效作用来制约会计违法行为的发生。
  目前,我国中小企业中相当一部分都属于个体、私营性质,企业的投资者同时就是企业的经营者,实行的是企业领导集权制。一些企业之所以内部管理混乱,就是因为某些领导的不执行,如职责不分离、授权批准等内部控制制度不明确等。
  诸如以上企业管理者的自身问题,就使得内部控制没有被放在企业重要的工作安排中。企业领导者必须自觉接受内部控制的制约,力求内部控制在企业中发挥其最大的作用。
  5、进一步强化会计监督制度,提高会计人员自身素质
  会计监督制度是提高企业经济效益的重要手段,现行会计监督一直存在局限,使得会计监督职能不能得到充分发挥。因此,企业要进一步应加大法律法规学习,为会计监督提供良好而优越的环境;另外还应全面实行会计人员委派制度,让会计人员依法监督,以提高会计人员自身素质。
  六、结语
  综上所述,任何中小企业内部都或多或少的会存在一定的如资金问题、财务问题、经营问题、管理问题等。但归根结底,以上问题的根本还在于内部控制管理的不成熟与不完善,企业自身只有建立起更加完善更加健全的内部控制管理机制,让企业能够在非常良好的内部控制管理环境中加强自我监督、完善自身管理机制的不足,明确企业内部的权责利益关系,就能够使得企业在更加有序、健全的发展轨道上不断进步,再攀高峰。
  参考文献:
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