论文部分内容阅读
【摘要】在实际工作中运用《归档文件整理规则》一定要结合本单位、本部门工作实际。从实际工作出发，严格按照《归档文件整理规则》的要求，及时做好文件、资料的日常归档工作。提高归档工作效率，确保归档工作质量。
【关键词】文件归档；规范管理；平时积累
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》。《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法做出了规定，大力推行文件级整理，简化了整理中的手工操作，是我国机关档案工作的一次改革。 在具体工作中，我认为应根据《归档文件整理规则》文件精神，结合实际加强几方面的工作。
一、在平时归档工作中，也应坚持以“件”为单位的原则
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。《规则》采用与传统方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化了整理工作中的手工操作，在界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。遵照这一原则，机关工作人员在平时归档工作中应坚持以“件”为基本的整理单位，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，为后续工作的开展提供条件。例如：本单位形成的本级重要文件在平时归档中应须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿、定稿各为一件保管。同一事由的相关文件应在平时归档时排列在一起保管。再如：本单位召开的一次重要会议，从会议的筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个环节由整理者根据办理时间的长短，依据不同的阶段分为几个事由，本事由内会议材料的平时归档应以“件”为单位，即会议通知为一件、筹备过程中形成的材料可依据各自的内在特点，各为一件或几件、联系密切的不同议程各为一件、闭幕式领导讲话为一件，并注意保持各事由之间、“件”之间的内在联系，及时做好平时的收集与管理工作。
二、归档文件分类方案的制定，应以本单位的实际工作需要为原则
《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。对归档文件进行合理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有着重要意义。归档文件分类方案的制定，应密切结合本单位的工作实际，分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。也是机关档案室工作的基础，是档案规范化管理的起点，因此任何一个机关档案管理部门都必须具备符合实际的分类方案，并且保持其相对稳定。
在实际工作中，根据高校档案形成的特点，国家教委办公厅已于1993年11月16日发布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，将高校档案分为党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科研开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十大类及附加类声像类。分类方案的制定以满足和方便本单位归档文件的保管和利用需要为前提，并且能够反映档案管理的基本规律和要求。我校在实际工作中采用的是复式分类法，即当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。结合复式分类法确定了我校的分类方案，分类方法与分类方案
互为因果，相互制约。
三、在平时文件归档的整理工作中，应对永久保管期限的档案做到及时修整
《文件整理规则》指出：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
在平时归档工作中，本单位形成的永久保管的文件材料具有其自身特点，结合本单位实际情况严格遵照鉴定工作的基本原理，和《规则》中的相关规定，对于永久保管的档案要做到平时及时积累、及时归档、及时修整。对于有文件材料破损、局部残缺的现象。这类文件在装订前要进行专业的修裱。所谓修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。首先在平时归档工作中，对永久保管期限的文件，有字迹模糊或易退变的文件，应采用复印的方式进行复制，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且采用单面复印。其次《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文用纸幅面规格都有明确规定，一般采用A4型和16开型两种纸型。在实际工作中，会有一些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于规定的规格。由于档案盒的尺寸是按照A4纸张的大小设计的，对不规范的纸型要加以折叠，要注意尽量减少折叠的次数，并且采用单张折叠以方便利用。在平时归档时要随时做好此项工作，减少年终归档的工作量，提高档案工作质量。再次平时永久文件的归档工作应注意装订用品应符合归档要求，如书钉、曲别针、大头针等，对永久保管期限的档案要及时拆取更换符合归档要求的用品，以避免对档案潜在的危害，发现一件处理一件，使之成为日常的习惯性工作。
【参考文献】
［1］邓绍兴:《立卷改革中若干问题的思考》,2000年第1期《北京档案》.
［2］裴相珍:《文书立卷形式可多样化》,2000年第10期《中国档案》.
【关键词】文件归档；规范管理；平时积累
2000年12月6日，国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》。《规则》从我国机关档案工作的实际出发，适应档案管理现代化的需要，在借鉴传统立卷方法合理因素的基础上，对归档文件整理的原则和具体方法做出了规定，大力推行文件级整理，简化了整理中的手工操作，是我国机关档案工作的一次改革。 在具体工作中，我认为应根据《归档文件整理规则》文件精神，结合实际加强几方面的工作。
一、在平时归档工作中，也应坚持以“件”为单位的原则
《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。《规则》采用与传统方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，对原有的归档文件整理方法——“立卷”进行了改革，推行文件级整理，大幅度地简化了整理工作中的手工操作，在界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发，以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。遵照这一原则，机关工作人员在平时归档工作中应坚持以“件”为基本的整理单位，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，为后续工作的开展提供条件。例如：本单位形成的本级重要文件在平时归档中应须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿、定稿各为一件保管。同一事由的相关文件应在平时归档时排列在一起保管。再如：本单位召开的一次重要会议，从会议的筹备、开幕、不同议程、闭幕等几个环节由整理者根据办理时间的长短，依据不同的阶段分为几个事由，本事由内会议材料的平时归档应以“件”为单位，即会议通知为一件、筹备过程中形成的材料可依据各自的内在特点，各为一件或几件、联系密切的不同议程各为一件、闭幕式领导讲话为一件，并注意保持各事由之间、“件”之间的内在联系，及时做好平时的收集与管理工作。
二、归档文件分类方案的制定，应以本单位的实际工作需要为原则
《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容、和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机整体的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。对归档文件进行合理的分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来组织室藏和排架管理都有着重要意义。归档文件分类方案的制定，应密切结合本单位的工作实际，分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。也是机关档案室工作的基础，是档案规范化管理的起点，因此任何一个机关档案管理部门都必须具备符合实际的分类方案，并且保持其相对稳定。
在实际工作中，根据高校档案形成的特点，国家教委办公厅已于1993年11月16日发布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，将高校档案分为党群、行政、教学工作、科学研究、产品生产与科研开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十大类及附加类声像类。分类方案的制定以满足和方便本单位归档文件的保管和利用需要为前提，并且能够反映档案管理的基本规律和要求。我校在实际工作中采用的是复式分类法，即当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。结合复式分类法确定了我校的分类方案，分类方法与分类方案
互为因果，相互制约。
三、在平时文件归档的整理工作中，应对永久保管期限的档案做到及时修整
《文件整理规则》指出：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
在平时归档工作中，本单位形成的永久保管的文件材料具有其自身特点，结合本单位实际情况严格遵照鉴定工作的基本原理，和《规则》中的相关规定，对于永久保管的档案要做到平时及时积累、及时归档、及时修整。对于有文件材料破损、局部残缺的现象。这类文件在装订前要进行专业的修裱。所谓修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。首先在平时归档工作中，对永久保管期限的文件，有字迹模糊或易退变的文件，应采用复印的方式进行复制，复印时墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且采用单面复印。其次《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》对公文用纸幅面规格都有明确规定，一般采用A4型和16开型两种纸型。在实际工作中，会有一些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于规定的规格。由于档案盒的尺寸是按照A4纸张的大小设计的，对不规范的纸型要加以折叠，要注意尽量减少折叠的次数，并且采用单张折叠以方便利用。在平时归档时要随时做好此项工作，减少年终归档的工作量，提高档案工作质量。再次平时永久文件的归档工作应注意装订用品应符合归档要求，如书钉、曲别针、大头针等，对永久保管期限的档案要及时拆取更换符合归档要求的用品，以避免对档案潜在的危害，发现一件处理一件，使之成为日常的习惯性工作。
【参考文献】
［1］邓绍兴:《立卷改革中若干问题的思考》,2000年第1期《北京档案》.
［2］裴相珍:《文书立卷形式可多样化》,2000年第10期《中国档案》.