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摘要：干部人事档案材料是干部人事档案的基本构成要素，是干部人事档案的核心。收集是干部档案管理工作的起点。及时、准确、完整地收集归档材料，是干部档案部门取得和积累档案的一种手段，在干部档案管理工作中处于特殊的地位。收集是干部人事档案管理工作的基础。只有将干部档案完整齐全的收集起来，科学的整理和鉴别，干部档案的信息资源才能得到充分的开发和利用。因此，收集工作的质量，直接制约着各项业务工作的开展和管理水平的提高，档案管理工作人员必须下大力气做好归档材料的收集工作，占有丰富的档案材料，才能为档案管理打下坚实的基础。
关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理
一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题
干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：
（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。
（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。
（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：
1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。
2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。
二、如何做好干部人事档案材料的收集工作
要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：
（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。
1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。
3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。
（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：
（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；
（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；
（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。
（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。
（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。
（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。
1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。
取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。
2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。
干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。
参考文献：
[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.
（作者单位：喀什地区第二人民医院）
关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理
一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题
干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：
（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。
（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。
（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：
1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。
2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。
二、如何做好干部人事档案材料的收集工作
要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：
（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。
1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。
3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。
（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：
（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；
（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；
（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。
（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。
（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。
（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。
1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。
取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。
2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。
干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。
参考文献：
[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.
（作者单位：喀什地区第二人民医院）