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[摘 要]以往老套的办公方式方法已不适应时代的发展，办公系统需与时俱进。办公自动化系统便是时代需求的产物，它应用到企事业单位日常经营管理活动，借助一定的软件操作界面，经过几个简单的按钮操作和文字输入可以完成平时的工作，本文就当前办公自动化应用的现状和需求进行分析，提出了无纸化办公的解决方案，同时详细描述了无纸化办公所显现的工作效果。
[关键词]办公自动化 无纸化办公 OA系统
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）25-0268-01
随着计算机的广泛应用和网络技术的快速发展，一个高效办公系统已成为一个企业办公不可缺少的强有力工具，通过高科技技术方法的应用来提升企业管理水平，提高工作效率，降低办公费用已成为当务之急。办公人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而且通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使公司的经营管理工作完全摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性。工作人员避免了因为打印、拿取文件而浪费时间和精力，而且可以节省纸张及油耗等费用，只需通过计算机系统进行相互通信，使用简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦，所以无纸化办公系统对于一个企业来说非常具有现实意义。
一、办公自动化技术应用的现状
当前很多企事业单位为了提高办公效率，网上办公已经非常的普遍，办公自动化技术应用十分广泛。如：大家所熟悉的OA系统、财务、人事、销售管理软件等，都是办公技术的不同应用。这样的系统有一个共同点，那就是很好地满足了用户处理单一任务的应用需求。但是在推广这种新的办公方式的时候，也发现了很多问题：由于计算机水平的普及程度不够，很多企事业单位的工作人员不会操作办公自动化系统软件；网上办公与传统手工办公有着流程的差异，使得办公方式方法难以改变，难以真正实现系统性流程。这样就使得一项工作需要负责人或相关人员签阅、修改、批复，或多人签阅、批注时，无纸化的办公流程会让人感到难以操作；在实际应用中，领导或相关负责人需要对工作性文档进行批注、签阅，只有依靠手工输入的电子笔迹技术来解决这一实际问题。
二、应用需求
对于网上办公自动化的期望有三个方面：一是使用者易于办公；二是提高工作效率；三是降低办公成本，而且易学、好用，满足实际办公的需要。以前很多自动化办公软件虽然能够实现网上办公，但是无法做到真正的无纸化，存在如下障碍：
第一、缺少实现网上公文批阅的软件，用户不能在网络中对文件直接进行亲笔圈阅、批注和签名，无法实现真正意义上的无纸化。第二、公文的安全性不能得到保障，如文件、合同的签署、银行个人支票签名等安全性问题；第三、要学习使用键盘及打字、输入方法。由于没有核心的技术与之相结合，因此无法实现办公流程的真正无纸化运行。
然而在实际应用中，领导批注、签阅的应用流程化要求是普遍存在的。因为任何企事业单位的工作都是由一系列的工作流程组成，用户既希望软件系统能解决独立环节的业务问题，也希望系统能自动将各个环节串联起来，使一个环节的工作成果能自动被下一个环节利用，这就是最基本的办公工作流的需求。从另一方面来说，每一个批复、批注、签阅环节常常需要采用相关技术来解决问题，这就带来了办公自动化中电子签名技术的需求。
很多OA系统，由于缺少实现网上公文批注、签阅的软件，领导的批示、签字还只能在纸上完成，根本无法实现网上办公。一项工作从立项、起草、发文、收文、管理、批示、签阅到执行等，全部由不同部门完成。在这里，很多文件需领导批注、签阅、下发到执行，多次反复利用和批复。传统的办公软件可以完成各部门、各个环节的单独处理，但领导办公被独立开来。如果将电子笔迹工具箱嵌入到办公系统中，各个环节并不独立，而是相互关联的，使领导们彻底从传统纸上办公迅速移植到无纸电子办公。因为领导可以方便地使用计算机，可以直接在计算机、办公网络上审阅、批注、签署文件，方便了领导办公，真正实现了网上无纸化办公。另一方面，公文的安全性得到了保障。公文需要批示、签阅的环节很多，每位相关领导可能要处理多个环节上的任务，这就使得每一位领导的签阅、批注要具有唯一性、安全性和认证性。
三、无纸化办公解决方案
1.易学易用性 可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。用户只要会写字，不需要学习繁琐的键盘输入方法，就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样，就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统，从而可大大减少培训工作量。
2.高度的网络安全性 领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便快捷。
3.高度自动化 含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字，同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。
四、无纸化办公可达到的效果
无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、先进、开放的信息化办公平台，进行远程办公，实现办公自动化。无纸化办公可以将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理更加完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力，其具体效果有四个方面：
1）加快信息流通：领导管理层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作员们能够在网上轻松、直接、公平的发言交流，建立融洽的团队关系。
2）整合资源：通过先进的网络技术将单位的人力资源、客户资源、经验资源、知识资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成规范、科学、开放的单位制度和文化，可促进单位持续快速发展。
3）规范办公流程：建立起一个高效协作、简单实用的管理机制，让办公氛围更具现代化，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象，彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确及时的进行。
4）提高办事效率：有效协调多部门之间的协同协作工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便地随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行力度和办事效率。
参考文献
[1] PHP与MySQL彻底研究，人民邮电出版社.
[2] 管理信息系统，清华大学出版社.
[3] OA系统的设计与开发，湖南大学出版社.
[关键词]办公自动化 无纸化办公 OA系统
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）25-0268-01
随着计算机的广泛应用和网络技术的快速发展，一个高效办公系统已成为一个企业办公不可缺少的强有力工具，通过高科技技术方法的应用来提升企业管理水平，提高工作效率，降低办公费用已成为当务之急。办公人员通过一定的软件操作界面，进行几个简单的按钮操作和文字输入，就可以完成平时的工作，而且通过计算机网络的辅助，可以随时记录当时的工作情况和重要信息的保存，从而使公司的经营管理工作完全摆脱纸笔记录和人员繁复操作的情况，大大降低了繁复工作所带来的高失误率，提高了工作效率，并且有助于提高工作的保密性和各种信息保存的安全性。工作人员避免了因为打印、拿取文件而浪费时间和精力，而且可以节省纸张及油耗等费用，只需通过计算机系统进行相互通信，使用简单的操作就可以省却许多不必要的麻烦，所以无纸化办公系统对于一个企业来说非常具有现实意义。
一、办公自动化技术应用的现状
当前很多企事业单位为了提高办公效率，网上办公已经非常的普遍，办公自动化技术应用十分广泛。如：大家所熟悉的OA系统、财务、人事、销售管理软件等，都是办公技术的不同应用。这样的系统有一个共同点，那就是很好地满足了用户处理单一任务的应用需求。但是在推广这种新的办公方式的时候，也发现了很多问题：由于计算机水平的普及程度不够，很多企事业单位的工作人员不会操作办公自动化系统软件；网上办公与传统手工办公有着流程的差异，使得办公方式方法难以改变，难以真正实现系统性流程。这样就使得一项工作需要负责人或相关人员签阅、修改、批复，或多人签阅、批注时，无纸化的办公流程会让人感到难以操作；在实际应用中，领导或相关负责人需要对工作性文档进行批注、签阅，只有依靠手工输入的电子笔迹技术来解决这一实际问题。
二、应用需求
对于网上办公自动化的期望有三个方面：一是使用者易于办公；二是提高工作效率；三是降低办公成本，而且易学、好用，满足实际办公的需要。以前很多自动化办公软件虽然能够实现网上办公，但是无法做到真正的无纸化，存在如下障碍：
第一、缺少实现网上公文批阅的软件，用户不能在网络中对文件直接进行亲笔圈阅、批注和签名，无法实现真正意义上的无纸化。第二、公文的安全性不能得到保障，如文件、合同的签署、银行个人支票签名等安全性问题；第三、要学习使用键盘及打字、输入方法。由于没有核心的技术与之相结合，因此无法实现办公流程的真正无纸化运行。
然而在实际应用中，领导批注、签阅的应用流程化要求是普遍存在的。因为任何企事业单位的工作都是由一系列的工作流程组成，用户既希望软件系统能解决独立环节的业务问题，也希望系统能自动将各个环节串联起来，使一个环节的工作成果能自动被下一个环节利用，这就是最基本的办公工作流的需求。从另一方面来说，每一个批复、批注、签阅环节常常需要采用相关技术来解决问题，这就带来了办公自动化中电子签名技术的需求。
很多OA系统，由于缺少实现网上公文批注、签阅的软件，领导的批示、签字还只能在纸上完成，根本无法实现网上办公。一项工作从立项、起草、发文、收文、管理、批示、签阅到执行等，全部由不同部门完成。在这里，很多文件需领导批注、签阅、下发到执行，多次反复利用和批复。传统的办公软件可以完成各部门、各个环节的单独处理，但领导办公被独立开来。如果将电子笔迹工具箱嵌入到办公系统中，各个环节并不独立，而是相互关联的，使领导们彻底从传统纸上办公迅速移植到无纸电子办公。因为领导可以方便地使用计算机，可以直接在计算机、办公网络上审阅、批注、签署文件，方便了领导办公，真正实现了网上无纸化办公。另一方面，公文的安全性得到了保障。公文需要批示、签阅的环节很多，每位相关领导可能要处理多个环节上的任务，这就使得每一位领导的签阅、批注要具有唯一性、安全性和认证性。
三、无纸化办公解决方案
1.易学易用性 可将领导在传统的纸质文件上的批示、签署信息引入到办公自动化网络系统当中。通过对文件传阅、审批流程的定义，各用户便可在网络中对文件进行亲笔圈阅、批注和签名，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，并可进行打印输出。用户只要会写字，不需要学习繁琐的键盘输入方法，就和日常在纸上办公时批阅、签署文档一样，就能方便地使用含有电子笔迹技术的办公自动化系统，从而可大大减少培训工作量。
2.高度的网络安全性 领导办公可以与工作的各环节紧密结合，动态电子签名认证保证了领导签名内容的不可更改性和来源的真实性。用户可以利用动态电子签名认证可以实现可靠的身份确认功效，比传统键盘密码更安全、更有效。用动态签名认证来替代传统密码口令验证，极大增加系统中信息的安全性，而且使用更加方便快捷。
3.高度自动化 含有电子笔迹技术的办公自动化系统可以大大减少重复劳动，它可以使各个部门、各个环节的单独处理工作串联起来，同时也能处理流程上多环节的任务。可以方便进行各个环节的审核、批复、签字，同时也可以进行不同环节批复的查询。不仅解决了传统办公的效率低下和纸张浪费状况，而且也解决了因领导无法使用烦琐的现代办公自动化系统而闲置的信息化投资。
四、无纸化办公可达到的效果
无纸化办公系统通过对各办公要素的闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，提供了一个科学、先进、开放的信息化办公平台，进行远程办公，实现办公自动化。无纸化办公可以将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理更加完善。通过信息化建设，开展电子商务、电子政务，快速提升核心竞争力，其具体效果有四个方面：
1）加快信息流通：领导管理层下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现人才。工作员们能够在网上轻松、直接、公平的发言交流，建立融洽的团队关系。
2）整合资源：通过先进的网络技术将单位的人力资源、客户资源、经验资源、知识资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用，实现各种资源的互相促进和增值，形成规范、科学、开放的单位制度和文化，可促进单位持续快速发展。
3）规范办公流程：建立起一个高效协作、简单实用的管理机制，让办公氛围更具现代化，促进单位持续发展，使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象，彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确及时的进行。
4）提高办事效率：有效协调多部门之间的协同协作工作问题，实现高效协作办公，领导层能够方便地随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督，提高执行力度和办事效率。
参考文献
[1] PHP与MySQL彻底研究，人民邮电出版社.
[2] 管理信息系统，清华大学出版社.
[3] OA系统的设计与开发，湖南大学出版社.