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摘 要:路桥施工项目档案是公路与桥梁施工过程中形成的具有保存价值的真实记录,是路桥专业技术人员辛勤智慧和劳动成果的结晶。对施工企业来说,施工项目档案质量的优劣直接影响到档案作用的发挥和企业经济的发展。因此,提高项目档案质量对提高施工企业经济效益和社会效益有着十分重要的意义。本文通过分析影响路桥施工项目档案质量的各种因素,探究路桥建设项目档案质量监控的措施。
关键词:路桥建设 项目档案 质量 监控
中图分类号:U44 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)04(a)-0101-02
随着我国经济的的高速发展,作为记录城乡脉络的路桥网线向神州大地四方快速地延伸,路桥建设成为沟通城乡经济发展的先锋。那么,直接产生于路桥建设活动,反映路桥建设发展历史的真实记录的施工项目档案,其作用最终的任务服务于路桥建设的实践和建设管理,为企业经济发展、领导决策、科学研究等提供法律依据和利用服务。作为一种专门档案的路桥施工项目档案,属于科技档案的范畴,也是国家重要财富,其质量的好坏直接影响企业施工的成果,因此,要做好路桥建设项目档案工作,必需加强对项目档案质量的监控。
1 路桥施工项目档案的质量
路桥施工项目档案,工程技术人员把整个施工项目过程中形成的图纸、图表、文字资料、照片、声像等材料,按照《公路工程竣工文件材料立卷归档办法》等有关法规文件科学组卷而成。其质量包括两个方面:一是内容质量,即项目档案的内在的质量,主要指项目档案所反映的施工技术水平及数据材料的准确性。二是案卷质量,项目档案的质量外在形式,主要指案卷中施工文件材料的齐全性、系统性和规范化的程度,它在一定程度上影响项目档案的内在质量。项目档案质量总体要求:内容真实、数据准确、齐全完整、组卷科学、格式规范、标识完备,能全面反映路桥施工项目的业绩。
2 影响路桥施工项目档案质量的因素
2.1 施工项目档案管理意识薄弱
有些施工单位由于不够重视,主管部门监管力度不足,企业工程中标或接到任务后,因施工工期紧、任务重,只重施工,轻档案,从而忽视了施工原始资料平时及时的收集,等到工程完工后急需结算、档案竣工验收时,施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击补施工资料,致使项目档案资料质量较差。
2.2 项目档案人员业务水平不能满足工程管理的需要
在工程施工中,反映施工过程的各种表格,如:施工现场检查检测记录表、质量检验评定用表、质量检验试验记录表、竣工(交工)验收用表、工程结算表等的记录,以及竣工图、文件资料的整理、分类组卷归档,需要既要懂路桥施工又要懂档案专业知识、熟悉档案法规的技术人员来承担。但许多施工单位聘用的现场资料管理员,业务素质低,责任心不强,在收集过程中出现资料原件不齐全,更没有现场作记录,过后随意编造,使资料失真的情况。这些都无法满足路桥工程档案管理工作的需要,直接影响了项目档案的质量。
2.3 施工项目档案组织管理不符合质量要求
很多施工企业项目档案管理制度不够完善或不落实,虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度,但在实际工作中,只顾抓工程质量、进度、工期,忽视了档案规章制度的实施。有些施工单位没有实行集中统一管理,保管不妥善,造成档案不完整,甚至出现档案散失的现象。因而使档案质量很难有保障。
2.4 施工文件材料編制、归档不规范
施工单位在文件材料编制过程中,没有按照要求形成、积累,存在资料、图纸不清晰、内容不准确、格式不规范;资料有遗漏、收集不及时、文件签字手续不完备等问题。而归档时,出现文件材料分类、组卷、排列顺序不规范;归档程序不规范,如施工单位没有按标段和专业,系统、配套地移交竣工文件材料。这样,造成归档资料不齐全、不准确,归档无序、不及时。
3 路桥施工项目档案质量监控的措施
3.1 超前的监督
所在项目管理的档案部门在施工资料归档以前,应采取各项具体实施的措施,做好提前介入工作,针对施工项目的特点,及时介入档案工作指导,对项目档案的收集范围、归档制度、保管、利用等各个环节提出明确具体的要求,统筹规划施工项目档案工作,并监督施工项目档案的组织管理落实情况,检查施工单位在签订承包合同后,是否建立与工程承包方式相适应的项目档案工作网络机构,人员配备、现场的档案库房、设备情况,各施工单位是否对施工范围内的档案实行监督和检查,各种文件材料施工用表是否齐备等等。通过各项检查督促落实工作,才能从根本保证项目施工档案的质量。
3.2 归档质量的监控
3.2.1 施工项目档案内在质量的监控。
主要检查路桥施工项目档案的完整、准确、系统的情况。具体要求:一是完整,将项目施工全过程中应归档的各种文件、资料的原件全部归档;二是准确,档案的内容应真实反映工程建设的过程,做到图物相符,数据准确可靠,签字盖章手续完备,尤其是施工前期重要的公文、工程重点结构部分和隐蔽工程、竣工图等确保其准确性;三是系统,按照施工项目文件材料形成的规律,保持各部分的有机联系,科学分类、合理组卷,卷内排列有序。
3.2.2 案卷外观质量的监控。
检查包括：一是案卷内书写要求：案卷标题准确、规范，目录格式正确；二是封面：要求字迹清晰、美观，规格统一、规范；三是纸张：用材质量要求耐久，规格统一；四是折叠与装订：图纸折叠规范，案卷装订整齐、牢固。
3.2.3 施工文件、竣工图质量的监控。
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目建设过程的真实面貌和质量的主要依据,其数量在整个项目档案中占了最大的比重,是项目档案的主要组成部分,也是监控的主要对象。
(1)施工文件质量要求,一是以公文形式的文件,应统一发文字号。各施工单位向建设、监理单位行文要规范,有统一的格式和统一的文号,文件题名要准确;二是施工资料,施工记录必须真实、准确、规范、手续完备,一般从部分到整体的,按分项、分部、单位工程的顺序地记录。如一座桥,可以将若干墩的施工文件集中在一起;如一座特大桥,也可以一个墩一个墩地积累,按施工工序排列。
(2)竣工图质量,竣工图内必须符合实际,反映工程竣工的状况。对设计文件的更改,包括文字、数字、图形的改变,要在竣工图上反映;对没有施工图,但实际进行施工且已竣工的工程,必须编制竣工图;对被取消的施工图,不应编制竣工图,但要将取消的文件依据纳入竣工说明中;竣工图的签字盖章手续要完备,如编制人、审核人、承担施工的技术负责人、驻地监理,都要在竣工图上签字。竣工图外观要求:必须是新图,图纸要规格统一,图面整洁,字迹线条清晰、纸质耐久、标识规范。
3.3 信息反馈跟踪
为了评价和衡量质量监控的效果,使今后的超前指导和归档把关环节更加有的放矢,还必须通过信息反馈跟踪的环节来实现。档案信息反馈跟踪是以施工项目归档文件内容与质量为依据,对归档工作进行的调整、纠正偏差,使之更完善的反复遁环过程。信息反馈中可发现问题,一方面从档案利用中发现问题,如,施工项目档案中数据不够准确,文字说明不够明确,资料不完备,要通过利用才能反映。另一方面可通过抽查案卷及时发现问题,然后分析问题所在,再提出改进方案,最后采取有效的措施解决问题,从而使施工项目档案质量水平得到进一步的提高。
通过以上的措施,使施工项目竣工验收必备条件的项目档案质量得到保证。超前监督是从根本上监督项目档案的质量;归档监控是对项目档案内容质量上把关,保证施工项目竣工验收的顺利进行;信息反馈跟踪则是发现并纠正超前监督和归档监控过程中的失误和偏差,使之趋于完善。三者相互联系,共同构成了施工项目档案的质量监控系统。
3.4 加强路桥施工项目档案管理监控的措施
路桥施工项目档案管理水平高低是衡量其质量优劣的标准,加强路桥施工项目档案管理,使档案质量得到保障,针对影响路桥施工项目档案质量的因素及近期施工企业档案体制上出现的新问题,采取以下可行的措施。
(1)明确施工企业对本建设项目的档案工作全面负责的责任。
建设项目开工后由中标施工企业申报登记,接受档案工作的监管。项目建设过程中由中标施工企业负责对施工过程形成的文件材料进行检查、接收、保管。项目建设完工后由该施工企业对施工文件材料进行归档、档案自检并申报竣工验收。这样,确立了施工企业对建设单位档案工作的全面负责。
(2)实行施工项目档案管理与工程责任、合同制同步。
根据建设单位和监理部门的要求,从工程施工开工便将项目档案列入施工项目管理计划中,把档案工作列入项目部和有关人员的职责范围,设立施工项目部的档案网络机构,配备既具施工专业水平又具有档案专业知识的档案员,配置必需的保管和提供利用的设备,指定项目部主任为档案项目负责人,对整个施工项目的档案工作进行指导和监督。按照集中统一管理档案的原则,建立健全档案管理制度,由建设单位实施统一的规范和标准。把项目档案作为施工质量管理的重要内容,并把项目档案质量的要求列入工程承包合同中,明确工程档案保证金,对违反合同规定,则要承担相应的责任。
(3)实施依法监管、严格规范把关的程序。
近几年,施工项目建设档案工作已进入依法监管的轨道,档案行政管理部门对建设项目档案工作进行监督,实施了登记制度和档案鉴定、验收制度。施工项目档案管理机构接受建设单位对其全部档案严格审核和监控。对档案组织管理,制度的制定与实施,项目文件的整理与归档,项目档案的移交等各项工作,特别对项目档案质量也进行规范的把关。如,在施工过程中形成的现场检查检测、质量检验评定、检验试验等记录,施工单位负责对这些文件材料进行自检,对其真实性、准确性和完整性严格把关,然后,送监理单位、建设单位项目负责人审核、鉴定、签名确认。这一程序,不但规范了施工项目质量管理,且保证了施工项目档案工作有序进行。
总之,路桥施工项目档案是工程竣工验收的重要工作,其质量的好坏,关系到每个施工项目的优劣。施工企业创建的优质工程,必须通过项目档案内容真实地反映,如果没有项目档案真实的记录、准确的数据,即使工程质量再好,不能通过工程竣工验收,也不能达到创优标准。施工企业赖以生存的资本—— 优良工程业绩,而施工项目档案是路桥施工成果最有力的证明和依据,因此,路桥施工企业必須把好项目档案质量关,通过多种途径,建立完善的监控体系,加强项目档案组织管理等措施,来提高施工项目档案的质量,使之更好地为企业经济发展服务。
参考文献
[1] 吴晓琼等.公路建设项目档案工作指南.北京:中国档案出版社,2005.
[2] 罗青等.佛山市公路建设项目档案工作指南.佛山市交通工程质量监督站,2008.
[3] 苏玲.企业科技档案质量控制之我见.浙江档案,2007(8).
[4] 陈素芬.浅议公路工程监理单位档案管理.科学之友,2011(8).
关键词:路桥建设 项目档案 质量 监控
中图分类号:U44 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)04(a)-0101-02
随着我国经济的的高速发展,作为记录城乡脉络的路桥网线向神州大地四方快速地延伸,路桥建设成为沟通城乡经济发展的先锋。那么,直接产生于路桥建设活动,反映路桥建设发展历史的真实记录的施工项目档案,其作用最终的任务服务于路桥建设的实践和建设管理,为企业经济发展、领导决策、科学研究等提供法律依据和利用服务。作为一种专门档案的路桥施工项目档案,属于科技档案的范畴,也是国家重要财富,其质量的好坏直接影响企业施工的成果,因此,要做好路桥建设项目档案工作,必需加强对项目档案质量的监控。
1 路桥施工项目档案的质量
路桥施工项目档案,工程技术人员把整个施工项目过程中形成的图纸、图表、文字资料、照片、声像等材料,按照《公路工程竣工文件材料立卷归档办法》等有关法规文件科学组卷而成。其质量包括两个方面:一是内容质量,即项目档案的内在的质量,主要指项目档案所反映的施工技术水平及数据材料的准确性。二是案卷质量,项目档案的质量外在形式,主要指案卷中施工文件材料的齐全性、系统性和规范化的程度,它在一定程度上影响项目档案的内在质量。项目档案质量总体要求:内容真实、数据准确、齐全完整、组卷科学、格式规范、标识完备,能全面反映路桥施工项目的业绩。
2 影响路桥施工项目档案质量的因素
2.1 施工项目档案管理意识薄弱
有些施工单位由于不够重视,主管部门监管力度不足,企业工程中标或接到任务后,因施工工期紧、任务重,只重施工,轻档案,从而忽视了施工原始资料平时及时的收集,等到工程完工后急需结算、档案竣工验收时,施工单位才不得不投入大量的人力、物力突击补施工资料,致使项目档案资料质量较差。
2.2 项目档案人员业务水平不能满足工程管理的需要
在工程施工中,反映施工过程的各种表格,如:施工现场检查检测记录表、质量检验评定用表、质量检验试验记录表、竣工(交工)验收用表、工程结算表等的记录,以及竣工图、文件资料的整理、分类组卷归档,需要既要懂路桥施工又要懂档案专业知识、熟悉档案法规的技术人员来承担。但许多施工单位聘用的现场资料管理员,业务素质低,责任心不强,在收集过程中出现资料原件不齐全,更没有现场作记录,过后随意编造,使资料失真的情况。这些都无法满足路桥工程档案管理工作的需要,直接影响了项目档案的质量。
2.3 施工项目档案组织管理不符合质量要求
很多施工企业项目档案管理制度不够完善或不落实,虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度,但在实际工作中,只顾抓工程质量、进度、工期,忽视了档案规章制度的实施。有些施工单位没有实行集中统一管理,保管不妥善,造成档案不完整,甚至出现档案散失的现象。因而使档案质量很难有保障。
2.4 施工文件材料編制、归档不规范
施工单位在文件材料编制过程中,没有按照要求形成、积累,存在资料、图纸不清晰、内容不准确、格式不规范;资料有遗漏、收集不及时、文件签字手续不完备等问题。而归档时,出现文件材料分类、组卷、排列顺序不规范;归档程序不规范,如施工单位没有按标段和专业,系统、配套地移交竣工文件材料。这样,造成归档资料不齐全、不准确,归档无序、不及时。
3 路桥施工项目档案质量监控的措施
3.1 超前的监督
所在项目管理的档案部门在施工资料归档以前,应采取各项具体实施的措施,做好提前介入工作,针对施工项目的特点,及时介入档案工作指导,对项目档案的收集范围、归档制度、保管、利用等各个环节提出明确具体的要求,统筹规划施工项目档案工作,并监督施工项目档案的组织管理落实情况,检查施工单位在签订承包合同后,是否建立与工程承包方式相适应的项目档案工作网络机构,人员配备、现场的档案库房、设备情况,各施工单位是否对施工范围内的档案实行监督和检查,各种文件材料施工用表是否齐备等等。通过各项检查督促落实工作,才能从根本保证项目施工档案的质量。
3.2 归档质量的监控
3.2.1 施工项目档案内在质量的监控。
主要检查路桥施工项目档案的完整、准确、系统的情况。具体要求:一是完整,将项目施工全过程中应归档的各种文件、资料的原件全部归档;二是准确,档案的内容应真实反映工程建设的过程,做到图物相符,数据准确可靠,签字盖章手续完备,尤其是施工前期重要的公文、工程重点结构部分和隐蔽工程、竣工图等确保其准确性;三是系统,按照施工项目文件材料形成的规律,保持各部分的有机联系,科学分类、合理组卷,卷内排列有序。
3.2.2 案卷外观质量的监控。
检查包括：一是案卷内书写要求：案卷标题准确、规范，目录格式正确；二是封面：要求字迹清晰、美观，规格统一、规范；三是纸张：用材质量要求耐久，规格统一；四是折叠与装订：图纸折叠规范，案卷装订整齐、牢固。
3.2.3 施工文件、竣工图质量的监控。
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目建设过程的真实面貌和质量的主要依据,其数量在整个项目档案中占了最大的比重,是项目档案的主要组成部分,也是监控的主要对象。
(1)施工文件质量要求,一是以公文形式的文件,应统一发文字号。各施工单位向建设、监理单位行文要规范,有统一的格式和统一的文号,文件题名要准确;二是施工资料,施工记录必须真实、准确、规范、手续完备,一般从部分到整体的,按分项、分部、单位工程的顺序地记录。如一座桥,可以将若干墩的施工文件集中在一起;如一座特大桥,也可以一个墩一个墩地积累,按施工工序排列。
(2)竣工图质量,竣工图内必须符合实际,反映工程竣工的状况。对设计文件的更改,包括文字、数字、图形的改变,要在竣工图上反映;对没有施工图,但实际进行施工且已竣工的工程,必须编制竣工图;对被取消的施工图,不应编制竣工图,但要将取消的文件依据纳入竣工说明中;竣工图的签字盖章手续要完备,如编制人、审核人、承担施工的技术负责人、驻地监理,都要在竣工图上签字。竣工图外观要求:必须是新图,图纸要规格统一,图面整洁,字迹线条清晰、纸质耐久、标识规范。
3.3 信息反馈跟踪
为了评价和衡量质量监控的效果,使今后的超前指导和归档把关环节更加有的放矢,还必须通过信息反馈跟踪的环节来实现。档案信息反馈跟踪是以施工项目归档文件内容与质量为依据,对归档工作进行的调整、纠正偏差,使之更完善的反复遁环过程。信息反馈中可发现问题,一方面从档案利用中发现问题,如,施工项目档案中数据不够准确,文字说明不够明确,资料不完备,要通过利用才能反映。另一方面可通过抽查案卷及时发现问题,然后分析问题所在,再提出改进方案,最后采取有效的措施解决问题,从而使施工项目档案质量水平得到进一步的提高。
通过以上的措施,使施工项目竣工验收必备条件的项目档案质量得到保证。超前监督是从根本上监督项目档案的质量;归档监控是对项目档案内容质量上把关,保证施工项目竣工验收的顺利进行;信息反馈跟踪则是发现并纠正超前监督和归档监控过程中的失误和偏差,使之趋于完善。三者相互联系,共同构成了施工项目档案的质量监控系统。
3.4 加强路桥施工项目档案管理监控的措施
路桥施工项目档案管理水平高低是衡量其质量优劣的标准,加强路桥施工项目档案管理,使档案质量得到保障,针对影响路桥施工项目档案质量的因素及近期施工企业档案体制上出现的新问题,采取以下可行的措施。
(1)明确施工企业对本建设项目的档案工作全面负责的责任。
建设项目开工后由中标施工企业申报登记,接受档案工作的监管。项目建设过程中由中标施工企业负责对施工过程形成的文件材料进行检查、接收、保管。项目建设完工后由该施工企业对施工文件材料进行归档、档案自检并申报竣工验收。这样,确立了施工企业对建设单位档案工作的全面负责。
(2)实行施工项目档案管理与工程责任、合同制同步。
根据建设单位和监理部门的要求,从工程施工开工便将项目档案列入施工项目管理计划中,把档案工作列入项目部和有关人员的职责范围,设立施工项目部的档案网络机构,配备既具施工专业水平又具有档案专业知识的档案员,配置必需的保管和提供利用的设备,指定项目部主任为档案项目负责人,对整个施工项目的档案工作进行指导和监督。按照集中统一管理档案的原则,建立健全档案管理制度,由建设单位实施统一的规范和标准。把项目档案作为施工质量管理的重要内容,并把项目档案质量的要求列入工程承包合同中,明确工程档案保证金,对违反合同规定,则要承担相应的责任。
(3)实施依法监管、严格规范把关的程序。
近几年,施工项目建设档案工作已进入依法监管的轨道,档案行政管理部门对建设项目档案工作进行监督,实施了登记制度和档案鉴定、验收制度。施工项目档案管理机构接受建设单位对其全部档案严格审核和监控。对档案组织管理,制度的制定与实施,项目文件的整理与归档,项目档案的移交等各项工作,特别对项目档案质量也进行规范的把关。如,在施工过程中形成的现场检查检测、质量检验评定、检验试验等记录,施工单位负责对这些文件材料进行自检,对其真实性、准确性和完整性严格把关,然后,送监理单位、建设单位项目负责人审核、鉴定、签名确认。这一程序,不但规范了施工项目质量管理,且保证了施工项目档案工作有序进行。
总之,路桥施工项目档案是工程竣工验收的重要工作,其质量的好坏,关系到每个施工项目的优劣。施工企业创建的优质工程,必须通过项目档案内容真实地反映,如果没有项目档案真实的记录、准确的数据,即使工程质量再好,不能通过工程竣工验收,也不能达到创优标准。施工企业赖以生存的资本—— 优良工程业绩,而施工项目档案是路桥施工成果最有力的证明和依据,因此,路桥施工企业必須把好项目档案质量关,通过多种途径,建立完善的监控体系,加强项目档案组织管理等措施,来提高施工项目档案的质量,使之更好地为企业经济发展服务。
参考文献
[1] 吴晓琼等.公路建设项目档案工作指南.北京:中国档案出版社,2005.
[2] 罗青等.佛山市公路建设项目档案工作指南.佛山市交通工程质量监督站,2008.
[3] 苏玲.企业科技档案质量控制之我见.浙江档案,2007(8).
[4] 陈素芬.浅议公路工程监理单位档案管理.科学之友,2011(8).