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摘 要：要想使得档案管理工作可以高效的开展，就需要各种相关技术的支持，而在档案管理中，较为常见的一种技术就是二维条码技术，这一技术的应用，能够存储更多的档案数据。但是这一技术在实际的应用中，也存在很多的问题，而这些问题的存在，因此，要注重合理的应用二维条码技术，只有这样才能够有效的推动档案管理的发展。本文就二维条码技术在档案管理中的应用进行了简要的探究，仅供同行交流。
关键词：二维条码技术;档案管理;应用
随着社会的发展和科学技术的改进，各个领域都开始将相关的技术应用到管理工作中，档案管理工作也不例外。档案管理工作中，所应用最为广泛的一种技术就是二维条码技术，这项技术的应用，不仅能够有效的增加档案数据的存储量，还能够降低数据存储中出现的错误几率，保障了档案管理的安全。但是，这项技术的应用也存在一定的问题，针对这些问题要进行有效的控制，只有这样才能够保障档案管理工作可以顺利的开展。
1 二维条码概述
无论是在纵向上还是在横向上，二维条形码都可以高效的表达其所要表达的信息，同时也能够对大量的档案数据进行有效的存储，并且能够在最大程度上保障信息数据的完整和安全。而在过去的档案管理中，所采用条形码一般都是一维条形码，在经过相关科学技术的发展过后，二维条码技术逐渐出现，并且其所具有的各种应用优势，使得其逐渐受到了档案管理部门的重视。
2 二维条码技术在档案管理中的实现模型
在档案管理工作中，应用二维条码技术主要是利用相关的处理技术，对纸质文件、电子文件与元数据进行有效的联结，保障纸质文件中的数据内容以及元数据信息可以存储在二维条码中，然后将纸质的文件以及数据信息进行合成，从而生成电子文件档案。利用扫描仪对纸质文件进行有效的扫描，这样可以生成二维条码，在需要对档案信息进行读取的时候，再用扫描仪对其进行扫描，就可以读取出二维码中存储的数据信息。而档案管理工作的开展涉及到各个方面，为了使得电子文件能够生成有效的二维码，就需要对电子文件格式进行统一的转换，同时，对元数据进行标准化的管理，这样可以使得档案管理工作可以高效的开展。而二维条码的生成具有不可逆性，也就是说，在二维条码生成之后，就不能够对其进行更改，而元数据随时都需要进行改进和变化，在对元数据进行二维码生成的时候，需要依据元数据变化的具体情况，对其进行二维码的生成，并且对其进行复印处理，从而保障二维码可以顺利的应用到档案管理中。
3 二维条码技术在档案管理中的应用
我国针对二维条码技术进行了长期的研究和改进，从单一的一维条码逐渐发展成二维条码，随着这一技术的发展和改进，其所应用的领域也在拓展，其在实际的应用中，操作也更加的简便。而在目前的档案管理工作中，二维条码技术的应用也较为常见，并且这一技术的应用，使得档案数据的存储量增大，简化了檔案管理的程序，从而对档案管理的发展形成了有效的推动作用。而就二维条码技术的实际应用情况来说，二维条码技术的应用主要包括以下几个方面的内容：
3.1 选择存取格式
档案在存取的时候，其所具有的格式包括很多中，而针对这些不统一的档案格式进行管理的时候，通常会将其转化为统一的格式，并且是能够进行长期存储的格式，这样可以使得档案得到有效的管理。二维条码对于档案管理的存取格式有着较为严格的要求，由于二维码具有不可逆的特点，因此，在将数据档案生成为二维码后，就不能够对其进行更改，如果所生成的数据文件并不是采用的长久性存取格式，则就会导致档案数据出现严重的流失现象，这样就会使得一些机密的文件数据信息被泄露，同时也会导致数据信息出现不完整的问题，所以，在要想使得二维条码技术可以在档案管理中得到合理的应用，就需要选取合适的存取格式，保障数据信息存储的完整和安全。
3.2 制定相应的标准
一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术，这种技术既能够实现电子档案的储存，也能够实现档案共享，是非常好的一种载体，但是要做到这些前提就是制定相应的标准，不能任意为之。而之所以要制定相应的标准主要是因为档案管理系统非常多，各个系统之间需要进行转换，否则难以实现档案的正常的电子化管理。但是在制定标准时，不能违背相应的国家规定，有些具体的标准国家已经制定出来，只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则，一是通用原则，二是易用原则，通用主要是能够适应更大的范围，而易用主要是简便，不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦，这样范围得不偿失。
3.3 完善相应的管理系统
二维条码技术的使用，最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合，而为了更加的做好融合工作，应该从以下入手：
第一，建立测试平台，该平台的主要作用就是对档案管理中所使用的各种软件以及其他的硬件能否达到要求，只有通过相关的平台测试，这些软件以及硬件才能进入市场，否则一概清除。
第二，做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术，很多的行业和领域都使用该技术，但是传统的一维条码技术资源长度有限，已经不能使用各个行业的发展，因此通过不断地改进，形成为二维条码技术，但是要想将该技术的功能发挥到最大，也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面，一是生成正式文件，使用二维条码的生成技术，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码，再加入到电子文件的应在位置，最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读，应将以上流程设计到办公自动化系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程;另一个是收文登记，利用二维条码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，是原收文登记的“改良”，在管理上实现电子文件将与纸质文件的合拍与一致。
结束语
总而言之，二维条码技术的应用可以有效的提升档案资源存储的数量，使得更多的档案资料可以得到保存，另外，这一技术在实际的应用中，还能够有效的简化相关的档案管理的程序，从而使得档案管理工作可以更为有效的开展，然而，这项技术在实际的应用中，也会存在一些的问题，这对这些问题要进行严密的控制，只有这样才能够有效的保障档案管理工作开展的效率，使得二维条码技术的实际应用效果可以得到最大限度的发挥。
参考文献
[1]刘悦，牛振东，刘明业，刘明军.二维条码在图书馆自动化管理中的研究[J].图书情报工作，2012（6）.
[2]吴雁平.综合档案馆档案管理条形码码制的选择[J].档案管理，2012（3）.
[3]王毅.二维条码技术应用及标准化状况介绍[J].中国标准化，2012（5）.
关键词：二维条码技术;档案管理;应用
随着社会的发展和科学技术的改进，各个领域都开始将相关的技术应用到管理工作中，档案管理工作也不例外。档案管理工作中，所应用最为广泛的一种技术就是二维条码技术，这项技术的应用，不仅能够有效的增加档案数据的存储量，还能够降低数据存储中出现的错误几率，保障了档案管理的安全。但是，这项技术的应用也存在一定的问题，针对这些问题要进行有效的控制，只有这样才能够保障档案管理工作可以顺利的开展。
1 二维条码概述
无论是在纵向上还是在横向上，二维条形码都可以高效的表达其所要表达的信息，同时也能够对大量的档案数据进行有效的存储，并且能够在最大程度上保障信息数据的完整和安全。而在过去的档案管理中，所采用条形码一般都是一维条形码，在经过相关科学技术的发展过后，二维条码技术逐渐出现，并且其所具有的各种应用优势，使得其逐渐受到了档案管理部门的重视。
2 二维条码技术在档案管理中的实现模型
在档案管理工作中，应用二维条码技术主要是利用相关的处理技术，对纸质文件、电子文件与元数据进行有效的联结，保障纸质文件中的数据内容以及元数据信息可以存储在二维条码中，然后将纸质的文件以及数据信息进行合成，从而生成电子文件档案。利用扫描仪对纸质文件进行有效的扫描，这样可以生成二维条码，在需要对档案信息进行读取的时候，再用扫描仪对其进行扫描，就可以读取出二维码中存储的数据信息。而档案管理工作的开展涉及到各个方面，为了使得电子文件能够生成有效的二维码，就需要对电子文件格式进行统一的转换，同时，对元数据进行标准化的管理，这样可以使得档案管理工作可以高效的开展。而二维条码的生成具有不可逆性，也就是说，在二维条码生成之后，就不能够对其进行更改，而元数据随时都需要进行改进和变化，在对元数据进行二维码生成的时候，需要依据元数据变化的具体情况，对其进行二维码的生成，并且对其进行复印处理，从而保障二维码可以顺利的应用到档案管理中。
3 二维条码技术在档案管理中的应用
我国针对二维条码技术进行了长期的研究和改进，从单一的一维条码逐渐发展成二维条码，随着这一技术的发展和改进，其所应用的领域也在拓展，其在实际的应用中，操作也更加的简便。而在目前的档案管理工作中，二维条码技术的应用也较为常见，并且这一技术的应用，使得档案数据的存储量增大，简化了檔案管理的程序，从而对档案管理的发展形成了有效的推动作用。而就二维条码技术的实际应用情况来说，二维条码技术的应用主要包括以下几个方面的内容：
3.1 选择存取格式
档案在存取的时候，其所具有的格式包括很多中，而针对这些不统一的档案格式进行管理的时候，通常会将其转化为统一的格式，并且是能够进行长期存储的格式，这样可以使得档案得到有效的管理。二维条码对于档案管理的存取格式有着较为严格的要求，由于二维码具有不可逆的特点，因此，在将数据档案生成为二维码后，就不能够对其进行更改，如果所生成的数据文件并不是采用的长久性存取格式，则就会导致档案数据出现严重的流失现象，这样就会使得一些机密的文件数据信息被泄露，同时也会导致数据信息出现不完整的问题，所以，在要想使得二维条码技术可以在档案管理中得到合理的应用，就需要选取合适的存取格式，保障数据信息存储的完整和安全。
3.2 制定相应的标准
一般情况下只有电子档案管理才能够使用二维条码技术，这种技术既能够实现电子档案的储存，也能够实现档案共享，是非常好的一种载体，但是要做到这些前提就是制定相应的标准，不能任意为之。而之所以要制定相应的标准主要是因为档案管理系统非常多，各个系统之间需要进行转换，否则难以实现档案的正常的电子化管理。但是在制定标准时，不能违背相应的国家规定，有些具体的标准国家已经制定出来，只要按照标准执行即可。制定标准要遵循两条原则，一是通用原则，二是易用原则，通用主要是能够适应更大的范围，而易用主要是简便，不能因为二维条码技术的使用而使电子档案管理更加麻烦，这样范围得不偿失。
3.3 完善相应的管理系统
二维条码技术的使用，最需要解决就是与现行应用的系统进行有效的融合，而为了更加的做好融合工作，应该从以下入手：
第一，建立测试平台，该平台的主要作用就是对档案管理中所使用的各种软件以及其他的硬件能否达到要求，只有通过相关的平台测试，这些软件以及硬件才能进入市场，否则一概清除。
第二，做好文档一体化系统的设计工作。目前不仅档案管理部门使用条码技术，很多的行业和领域都使用该技术，但是传统的一维条码技术资源长度有限，已经不能使用各个行业的发展，因此通过不断地改进，形成为二维条码技术，但是要想将该技术的功能发挥到最大，也需要对其系统进行功能设计。其设计主要针对以下两方面，一是生成正式文件，使用二维条码的生成技术，将文件转换为PDF格式并与著录信息一起转换为二维条码，再加入到电子文件的应在位置，最终生成正式的带有二维条码的纸质文件。为保证著录信息的准确完整、文件信息的长期可读，应将以上流程设计到办公自动化系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程;另一个是收文登记，利用二维条码的识读技术，自动采集电子文件及其著录信息，减少重复劳动，提高效率与质量，是原收文登记的“改良”，在管理上实现电子文件将与纸质文件的合拍与一致。
结束语
总而言之，二维条码技术的应用可以有效的提升档案资源存储的数量，使得更多的档案资料可以得到保存，另外，这一技术在实际的应用中，还能够有效的简化相关的档案管理的程序，从而使得档案管理工作可以更为有效的开展，然而，这项技术在实际的应用中，也会存在一些的问题，这对这些问题要进行严密的控制，只有这样才能够有效的保障档案管理工作开展的效率，使得二维条码技术的实际应用效果可以得到最大限度的发挥。
参考文献
[1]刘悦，牛振东，刘明业，刘明军.二维条码在图书馆自动化管理中的研究[J].图书情报工作，2012（6）.
[2]吴雁平.综合档案馆档案管理条形码码制的选择[J].档案管理，2012（3）.
[3]王毅.二维条码技术应用及标准化状况介绍[J].中国标准化，2012（5）.