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摘 要：基于Microsoft Office软件，本文通过Word软件中的邮件合并功能，访问Excel文档中表格内的数据，可以方便地完成高校党务工作中的特定格式文档的批量打印，该方法可提高工作效率，减少错误，具有极大的应用、推广价值；同时，本文还介绍了PDF虚拟打印在党务工作中的应用。最后指出本文所推广的方法在高校学生管理、教务日常管理等中均可方便应用。
关键词：Microsoft Office；邮件合并；批量打印；PDF虚拟打印
一、前言
Microsoft Office作为一种文字编辑软件，在世界范围内的应用十分广泛，其具有功能强大、交互性好的优点，在文档编辑方面具有较好的综合应用功能。高校党务日常工作中，涉及党员发展的各类报表，须经基层人员组织填写、上报党委、审批等过程，如党员发展流程表、党员组织关系转移时的介绍信等，均需要利用Microsoft Office软件中word、Excel软件来完成，此类表格的特点是每项之间具有相同的格式。以上表格一般由学生入党对象填写，保存成Excel格式，然后把需要的信息拷贝到Word文档中的特点格式文件中，然后进行打印作业。
以上工作过程简单、枯燥，工作效率低，且数量多时，容易出错，不能很好地满足新形势下高校学生入党的需要。笔者在从事所在院系的党务秘书的半年时间内，结合上述工作内容的内在特点，基于节约时间、提高效率的目的，归纳了上述工作的思路，广泛搜集资料，发现了利用Word软件中“邮件合并功能”处理上述工作的便捷性和高效率。
二、Word软件中邮件合并功能
下面以Microsoft Office 2003为例说明邮件合并功能的使用步骤。
（1）首先利用Excel软件创建“党员信息表.xls”文件，建立如图1所示的电子表格。
（2）打开Word软件，打开已编辑好的文档“党员组织关系转移表介绍信.doc”文件，如图2所示。将鼠标放在任一工具条上的任一按钮上，然后单击右键，在弹出的菜单上选择“邮件合并”，将弹出邮件合并工具条，如图3所示，因为没有进行邮件合并操作，所示除了第一个图标外均为虚的。
（3）点击“邮件合并”工具条上的第一个按钮，将弹出如图4所示的设置文档类型菜单，选中“普通word文档”。
（4）点击“邮件合并”工具条上的第二个按钮，将弹出如图5（a）所示的选择数据源菜单，在“查找范围”中根据目标所在文件夹中双击选择“党员信息表.xls”，然后弹出选择表格的对话框，选择“sheet1$”即可，如图5（b）所示。
（a）选择数据源
（b）选择表格
（5）点击“邮件合并”工具条上的第三个按钮，将弹出如图6所示的选择收件人菜单，可以查看Excel文件中每列所代表的编码，如F2代表介绍信序号，F3代表班级等等。
（6）点击“邮件合并”工具条上的第六个按钮，将弹出如图7所示的插入域菜单，将所需的F2、F3等选中，单击插入按钮即完成插入党员组织关系转移表介绍信中的相应位置，如图8（a）所示，同时点击“邮件合并”工具条上的第八个按钮，可查看文档经插入收件人后的效果，如图8（b）所示。
（a）将收件人插入文档正文（局部）
（b）将收件人插入文档正文后的效果（局部）
（7）点击“邮件合并”工具条上的倒数第4个按钮，如图9所示，为“合并到新文档”功能，选择全部后，将自动生成命名为“字母1.doc”的新文档，即可看到有4页的党员组织关系转移表介绍信，如图10所示，即实现了由Excel中表格中数据自动填写到Word文档中；另外，可点击“邮件合并”工具条上的倒数3个按钮，如图11所示，为“合并到打印机”功能，选择可用的物理打印机可立即打印文档；此时为了避免实际的打印错误，可采取虚拟打印的方式，直接生成PDF格式的电子文档，下发给基层党员，进行最终打印前的校核工作。
三、PDF虚拟打印
虚拟打印机，顾名思义就是虚拟的打印机，它是一种软件，能模拟实现打印机的功能，打印文件，如同真实打印机一样。
虚拟打印机的打印文件是以某种特定的格式保存在电脑上。例如使用Pdfactory Pro虚拟打印机可生成PDF格式的文件。虚拟打印机的使用和物理打印机相似，只是打印的结果是，在硬盘上生成一个PDF文件。最终打印时，可打印PDF格式文档，与直接向物理打印机打印的结果一样。在日常的办公中，使用PDF虚拟打印技术，方便生成文档下发给学生们进行校核等，具有节约纸张、阅读方便快捷的优点，具有较好的工作效率和良好的反馈结果。
四、总论
（1）利用Word软件中的邮件合并功能，方便地实现访问Excel中的表格数据，可批量生成或打印党务工作中固定格式的文档，极大地提高了工作效率；避免了使用Microsoft软件中的VBA编程的麻烦，以及其他批量打印软件的使用。
（2）该方法亦可在高校的学生管理、教学管理中推广应用，具有简单、适用，可操作性好的特点。
（3）本文介绍了PDF虚拟打印的方法，简述了虚拟打印的优点。
参考文献：
[1]神龙工作室.新编Word2003中文版从入门到精通[M].人民邮电出版社，2008年4月
[2]梁建卿.办公自动化教程[M]. 清华大学出版社，2008年
关键词：Microsoft Office；邮件合并；批量打印；PDF虚拟打印
一、前言
Microsoft Office作为一种文字编辑软件，在世界范围内的应用十分广泛，其具有功能强大、交互性好的优点，在文档编辑方面具有较好的综合应用功能。高校党务日常工作中，涉及党员发展的各类报表，须经基层人员组织填写、上报党委、审批等过程，如党员发展流程表、党员组织关系转移时的介绍信等，均需要利用Microsoft Office软件中word、Excel软件来完成，此类表格的特点是每项之间具有相同的格式。以上表格一般由学生入党对象填写，保存成Excel格式，然后把需要的信息拷贝到Word文档中的特点格式文件中，然后进行打印作业。
以上工作过程简单、枯燥，工作效率低，且数量多时，容易出错，不能很好地满足新形势下高校学生入党的需要。笔者在从事所在院系的党务秘书的半年时间内，结合上述工作内容的内在特点，基于节约时间、提高效率的目的，归纳了上述工作的思路，广泛搜集资料，发现了利用Word软件中“邮件合并功能”处理上述工作的便捷性和高效率。
二、Word软件中邮件合并功能
下面以Microsoft Office 2003为例说明邮件合并功能的使用步骤。
（1）首先利用Excel软件创建“党员信息表.xls”文件，建立如图1所示的电子表格。
（2）打开Word软件，打开已编辑好的文档“党员组织关系转移表介绍信.doc”文件，如图2所示。将鼠标放在任一工具条上的任一按钮上，然后单击右键，在弹出的菜单上选择“邮件合并”，将弹出邮件合并工具条，如图3所示，因为没有进行邮件合并操作，所示除了第一个图标外均为虚的。
（3）点击“邮件合并”工具条上的第一个按钮，将弹出如图4所示的设置文档类型菜单，选中“普通word文档”。
（4）点击“邮件合并”工具条上的第二个按钮，将弹出如图5（a）所示的选择数据源菜单，在“查找范围”中根据目标所在文件夹中双击选择“党员信息表.xls”，然后弹出选择表格的对话框，选择“sheet1$”即可，如图5（b）所示。
（a）选择数据源
（b）选择表格
（5）点击“邮件合并”工具条上的第三个按钮，将弹出如图6所示的选择收件人菜单，可以查看Excel文件中每列所代表的编码，如F2代表介绍信序号，F3代表班级等等。
（6）点击“邮件合并”工具条上的第六个按钮，将弹出如图7所示的插入域菜单，将所需的F2、F3等选中，单击插入按钮即完成插入党员组织关系转移表介绍信中的相应位置，如图8（a）所示，同时点击“邮件合并”工具条上的第八个按钮，可查看文档经插入收件人后的效果，如图8（b）所示。
（a）将收件人插入文档正文（局部）
（b）将收件人插入文档正文后的效果（局部）
（7）点击“邮件合并”工具条上的倒数第4个按钮，如图9所示，为“合并到新文档”功能，选择全部后，将自动生成命名为“字母1.doc”的新文档，即可看到有4页的党员组织关系转移表介绍信，如图10所示，即实现了由Excel中表格中数据自动填写到Word文档中；另外，可点击“邮件合并”工具条上的倒数3个按钮，如图11所示，为“合并到打印机”功能，选择可用的物理打印机可立即打印文档；此时为了避免实际的打印错误，可采取虚拟打印的方式，直接生成PDF格式的电子文档，下发给基层党员，进行最终打印前的校核工作。
三、PDF虚拟打印
虚拟打印机，顾名思义就是虚拟的打印机，它是一种软件，能模拟实现打印机的功能，打印文件，如同真实打印机一样。
虚拟打印机的打印文件是以某种特定的格式保存在电脑上。例如使用Pdfactory Pro虚拟打印机可生成PDF格式的文件。虚拟打印机的使用和物理打印机相似，只是打印的结果是，在硬盘上生成一个PDF文件。最终打印时，可打印PDF格式文档，与直接向物理打印机打印的结果一样。在日常的办公中，使用PDF虚拟打印技术，方便生成文档下发给学生们进行校核等，具有节约纸张、阅读方便快捷的优点，具有较好的工作效率和良好的反馈结果。
四、总论
（1）利用Word软件中的邮件合并功能，方便地实现访问Excel中的表格数据，可批量生成或打印党务工作中固定格式的文档，极大地提高了工作效率；避免了使用Microsoft软件中的VBA编程的麻烦，以及其他批量打印软件的使用。
（2）该方法亦可在高校的学生管理、教学管理中推广应用，具有简单、适用，可操作性好的特点。
（3）本文介绍了PDF虚拟打印的方法，简述了虚拟打印的优点。
参考文献：
[1]神龙工作室.新编Word2003中文版从入门到精通[M].人民邮电出版社，2008年4月
[2]梁建卿.办公自动化教程[M]. 清华大学出版社，2008年