论文部分内容阅读
>摘要：
档案管理日趋数字化、电子化、网络化和信息化，给档案管理带来了新的机遇和挑战， 在信息化环境下做好档案的安全管理工作， 保障档案的安全性是亟待解决的问题。
当前，档案信息逐渐走向数字化管理。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来十分显著的效果，但同时也给档案信息管理带来了如何安全保护问题。因此如何保护档案信息的完整与安全，使之具有随时正常运转的功能，防止机密数据信息的泄漏，已经成为档案管理工作中的当务之急。
一、档案信息化管理中存在安全隐患
（一）档案信息化建设基础较薄弱
当前，档案信息化建设的总体状况是，管理机构对其认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低，数字化信息资源少，档案网站建设质量良莠不齐。同时档案信息化建设发展也不平衡，有些部门、单位和企业进行了档案信息化建设，而有些则没有。即使已开展信息化建设的部门、单位和企业在发展中也很不平衡， 同时，档案信息管理与其他信息管理脱节。文档一体化管理是档案信息网络化管理的发展方向，但由于我国档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间的联络，未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接，进行文档一体化管理。
（二）计算机硬件及档案管理应用软件系统尚有缺陷
当前，计算机硬件及档案管理应用软件系统等成为影响档案信息安全的技术因素。系统的缺陷越多，潜伏的安全隐患越大。“黑客”就是利用计算机系统本身的漏洞，开发出“黑客”程序，达到破坏档案数据的目的。其中，计算机硬件故障是引起系统非正常停机的主要原因，通常出现在磁盘、适配卡、接线、电源等方面。而软件故障是最复杂和多样化的故障原因，如档案系统本身存在缺陷，在使用过程中经常出现诸多错误提示，系统自行终止并退出等问题；系统参数设置不当，或由于应用程序没有优化，造成运行时系统资源不合理分配，都有可能导致系统性能降低，甚至死机。
（三）管理存在滞后的问题
现代信息环境是一种交互式环境，是动态发展变化的。安全与效率常常是矛盾的，为了安全常增加各种限制，而人们常常突破这种限制以追求效率。在这个过程中，管理就显得特别重要。传统的安全管理是制度管理、法规管理，在今天高度分散、高度复杂的信息操作环境中，已变得力不从心。我们需要构建一种技术管理与制度法规管理相结合的新的管理模式。
二、档案信息化管理中的安全防范措施
（一）档案管理标准化 及规范化
加强档案管理，使档案管理标准化、规范化，建立起统一的档案管理平台和网络系统。加强档案信息管理系统的安全保护，防止机密数据信息的泄漏。不要将各种管理档案信息安装在同一台计算机上，每一台服务器、工作机要确定其安全保障范围，明确其信息流入和流出内容，减少整个系统被黑客侵入的危害程度，避免意外的破坏。
（二）加强对档案管理人员的素质培训及安全教育
在档案信息化管理安全防范中，人的因素是第一位的。档案管理的现代化，对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案部门应加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育，不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。对现有的在职档案管理人员要进行档案现代化管理和计算机、网络等信息技术方面的培训和再教育；要积极引进复合型人才，为档案信息化管理注入新的活力；要提升综合管理能力，应对工作中可能发生的意外事故，及时发现问题和解决问题，维护系统的安全和正常运行，确保档案信息的完整性。
（三）采用先进的技术措施
技术措施是保证档案信息安全的最直接的手段。因此，应加强机房、计算机及其相关设备、设施（包括网络外设）及运行环境的安全防护，如电磁屏蔽、内外网物理隔离等以维护档案信息系统的安全运行。采取有效的手段，如数据备份、数据加密、设置防火墙、采取防写措施，网内身份验证、数据流操作跟踪，禁止外部存储设备与管理档案的计算机系统进行数据交换等，预防在使用过程中安全事故的发生。选择性能优良、可靠的档案信息系统管理软件，以减少在使用过程中因系统错误而带来的损失。
（四）提供完善的策略和制度保障。
档案信息安全策略是档案信息安全保障体系的核心， 是档案信息安全保障的总体规划和具体措施。档案信息安全策略就是要在正确评估与分析档案信息安全风险，充分了解档案信息安全需求的基础上， 制定科学有效的档案信息安全保障规划， 加强档案信息安全的组织和管理， 建立全面的档案信息安全应急防范机制， 提高档案信息安全保障能力。因此， 要在科学规划决策的指导下， 加强内部管理， 不断对档案信息安全现状进行认真分析， 建立各级档案信息安全责任制， 把档案信息安全作为档案部门、档案工作者各项考核的重要指标， 杜绝一切安全隐患， 严格把握档案审查关， 加强对档案信息利用的监督和管理工作。建立高效的档案信息安全责任制， 档案部门应从保护国家资源的战略高度， 尽快建立完善的档案信息预警机制和快速应对机制， 对可能发生的危机与后果进行事前估计， 做好应急准备， 以便能在突发事件发生时， 协调各方面并及时果断地进行处理， 减少危机引起的损失和负面影响， 避免引发相关的社会矛盾和社会事件。
三、结语
总之，随着信息技术的普及， 档案管理数字化成为了国家社会信息化发达程度的重要标志之一。档案管理信息化为档案管理现代化提出了机遇与挑战。可以说， 现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。然而档案信息资源在开发和利用的传输过程中，信息安全问题将会日益凸现，重视与防范是我们档案工作者不可推卸的责任。我们要不断提高安全意识，杜绝一切可能出现的损失，使档案信息资源最大限度地发挥能量，全面推进档案信息化管理的进程。
【参考文献】
[1]潘伟喜.网络技术对传统档案管理工作的主要影响[J].档案时空，2004（08）
[2]鲁军.网络环境下的档案工作[J].机电兵船档案.2003（04）
[3]刘丽华.浅谈档案信息化和保密工作[J].机电兵船档案，2003（05）
[4]向立文.新形势下档案信息资源开发创新建设初探[J].档案天地，2003（01）
[5]贾燕荣.关于档案信息化管理建设的思考[J].黑龙江科技信息. 2008.（33）
[6]女小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报，2010（01）
【作者单位：湖北中医药高等专科学校】
档案管理日趋数字化、电子化、网络化和信息化，给档案管理带来了新的机遇和挑战， 在信息化环境下做好档案的安全管理工作， 保障档案的安全性是亟待解决的问题。
当前，档案信息逐渐走向数字化管理。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来十分显著的效果，但同时也给档案信息管理带来了如何安全保护问题。因此如何保护档案信息的完整与安全，使之具有随时正常运转的功能，防止机密数据信息的泄漏，已经成为档案管理工作中的当务之急。
一、档案信息化管理中存在安全隐患
（一）档案信息化建设基础较薄弱
当前，档案信息化建设的总体状况是，管理机构对其认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低，数字化信息资源少，档案网站建设质量良莠不齐。同时档案信息化建设发展也不平衡，有些部门、单位和企业进行了档案信息化建设，而有些则没有。即使已开展信息化建设的部门、单位和企业在发展中也很不平衡， 同时，档案信息管理与其他信息管理脱节。文档一体化管理是档案信息网络化管理的发展方向，但由于我国档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间的联络，未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接，进行文档一体化管理。
（二）计算机硬件及档案管理应用软件系统尚有缺陷
当前，计算机硬件及档案管理应用软件系统等成为影响档案信息安全的技术因素。系统的缺陷越多，潜伏的安全隐患越大。“黑客”就是利用计算机系统本身的漏洞，开发出“黑客”程序，达到破坏档案数据的目的。其中，计算机硬件故障是引起系统非正常停机的主要原因，通常出现在磁盘、适配卡、接线、电源等方面。而软件故障是最复杂和多样化的故障原因，如档案系统本身存在缺陷，在使用过程中经常出现诸多错误提示，系统自行终止并退出等问题；系统参数设置不当，或由于应用程序没有优化，造成运行时系统资源不合理分配，都有可能导致系统性能降低，甚至死机。
（三）管理存在滞后的问题
现代信息环境是一种交互式环境，是动态发展变化的。安全与效率常常是矛盾的，为了安全常增加各种限制，而人们常常突破这种限制以追求效率。在这个过程中，管理就显得特别重要。传统的安全管理是制度管理、法规管理，在今天高度分散、高度复杂的信息操作环境中，已变得力不从心。我们需要构建一种技术管理与制度法规管理相结合的新的管理模式。
二、档案信息化管理中的安全防范措施
（一）档案管理标准化 及规范化
加强档案管理，使档案管理标准化、规范化，建立起统一的档案管理平台和网络系统。加强档案信息管理系统的安全保护，防止机密数据信息的泄漏。不要将各种管理档案信息安装在同一台计算机上，每一台服务器、工作机要确定其安全保障范围，明确其信息流入和流出内容，减少整个系统被黑客侵入的危害程度，避免意外的破坏。
（二）加强对档案管理人员的素质培训及安全教育
在档案信息化管理安全防范中，人的因素是第一位的。档案管理的现代化，对档案管理人员的素质提出了新的要求，档案部门应加强对信息安全意识和安全业务的宣传与教育，不断提高档案管理人员的思想素质、业务素质和职业道德。对现有的在职档案管理人员要进行档案现代化管理和计算机、网络等信息技术方面的培训和再教育；要积极引进复合型人才，为档案信息化管理注入新的活力；要提升综合管理能力，应对工作中可能发生的意外事故，及时发现问题和解决问题，维护系统的安全和正常运行，确保档案信息的完整性。
（三）采用先进的技术措施
技术措施是保证档案信息安全的最直接的手段。因此，应加强机房、计算机及其相关设备、设施（包括网络外设）及运行环境的安全防护，如电磁屏蔽、内外网物理隔离等以维护档案信息系统的安全运行。采取有效的手段，如数据备份、数据加密、设置防火墙、采取防写措施，网内身份验证、数据流操作跟踪，禁止外部存储设备与管理档案的计算机系统进行数据交换等，预防在使用过程中安全事故的发生。选择性能优良、可靠的档案信息系统管理软件，以减少在使用过程中因系统错误而带来的损失。
（四）提供完善的策略和制度保障。
档案信息安全策略是档案信息安全保障体系的核心， 是档案信息安全保障的总体规划和具体措施。档案信息安全策略就是要在正确评估与分析档案信息安全风险，充分了解档案信息安全需求的基础上， 制定科学有效的档案信息安全保障规划， 加强档案信息安全的组织和管理， 建立全面的档案信息安全应急防范机制， 提高档案信息安全保障能力。因此， 要在科学规划决策的指导下， 加强内部管理， 不断对档案信息安全现状进行认真分析， 建立各级档案信息安全责任制， 把档案信息安全作为档案部门、档案工作者各项考核的重要指标， 杜绝一切安全隐患， 严格把握档案审查关， 加强对档案信息利用的监督和管理工作。建立高效的档案信息安全责任制， 档案部门应从保护国家资源的战略高度， 尽快建立完善的档案信息预警机制和快速应对机制， 对可能发生的危机与后果进行事前估计， 做好应急准备， 以便能在突发事件发生时， 协调各方面并及时果断地进行处理， 减少危机引起的损失和负面影响， 避免引发相关的社会矛盾和社会事件。
三、结语
总之，随着信息技术的普及， 档案管理数字化成为了国家社会信息化发达程度的重要标志之一。档案管理信息化为档案管理现代化提出了机遇与挑战。可以说， 现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。然而档案信息资源在开发和利用的传输过程中，信息安全问题将会日益凸现，重视与防范是我们档案工作者不可推卸的责任。我们要不断提高安全意识，杜绝一切可能出现的损失，使档案信息资源最大限度地发挥能量，全面推进档案信息化管理的进程。
【参考文献】
[1]潘伟喜.网络技术对传统档案管理工作的主要影响[J].档案时空，2004（08）
[2]鲁军.网络环境下的档案工作[J].机电兵船档案.2003（04）
[3]刘丽华.浅谈档案信息化和保密工作[J].机电兵船档案，2003（05）
[4]向立文.新形势下档案信息资源开发创新建设初探[J].档案天地，2003（01）
[5]贾燕荣.关于档案信息化管理建设的思考[J].黑龙江科技信息. 2008.（33）
[6]女小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报，2010（01）
【作者单位：湖北中医药高等专科学校】