学校档案是记录学校工作的重要载体，是学校教育教学活动的真实记录。它全面反映了学校最基本的职能活动，是从事教育教学活动、学校管理和教研工作必不可少的资料。因此，笔者认为如何做好中等职业学校档案工作，努力使档案工作走上标准化、规范化、现代化管理的轨道并为中等职业学校发展提供信息服务，是一个值得探讨的问题。
　　
　　一、增强意识，健全制度，加强硬件建设
　　
　　学校领导要高度重视档案工作，把档案管理列入学校工作的重要议事日程，深入持久地组织好《档案法》的学习与宣传，全面提高全体教职员工的档案意识。结合学校工作实际，每年定期开展学校档案人员业务知识培训，用多种形式宣傳《档案法》，使全校师生知法懂法，认识档案工作的重要性，不断增强档案意识。
　　建立和健全管理机构是做好档案管理工作的基础。学校要建立和健全管理机构，加强对档案工作的领导，健全档案管理网络，建立综合档案室。学校的档案工作要列入年度工作计划和各教研组、科室的计划管理，并将档案管理工作的有关要求列入各科室的工作职责、考核内容之中，落实到档案管理人员个人，做到年初有计划，年终有总结，考核结果要与奖惩挂钩。依据责任制抓落实，使档案工作能够正常开展。制订了各项档案管理制度，如《档案分类方案》《档案保管期限表》《档案归档制度》《档案人员岗位责任制》《档案查、借阅制度》等多种制度。这些规章制度的建立，使档案管理工作有章可循，不断提高档案管理的质量，有力地推动了学校档案工作的开展。
　　档案库房和其他必要的设施建设，是做好档案管理工作的必备基础，也是日常档案管理工作的必要条件。以档案工作为学校管理、教育、教学工作服务为指导思想，注重档案管理对积累学校文化底蕴所起的重要作用。因此，在基础建设方面要十分重视学校档案库房建设，添置必要的档案管理设施，配备灭火器等消防设备，并落实“六防”措施，有力地保证了档案工作的正常运转。
　　
　　二、加强档案队伍建设，提高档案管理人员的素质
　　
　　档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。所以，要搞好学校档案工作，必须加强档案队伍的思想建设和业务建设。—方面，学校要根据中等职业学校的实际构建一个档案工作网络，由学校中层以上领导担任网络人员，负责对教育管理、教育教学、党政文件和人事工作中形成的档案资料进行收集和初步整理，并按时移交给学校综合档案室。网络人员的档案意识是否强，业务能力是否强，对于学校档案的收集是否齐全、完整起着决定性的作用。学校应选懂电脑且具有高度的政治责任感、坚定的服务思想和良好的服务态度、热爱档案事业的人担任学校专职档案管理员，负责对档案工作的具体管理和操作。
　　每年定期开展档案人员业务知识培训，使兼职档案员具备扎实的专业知识。另一方面，要通过在职学习、短期培训、函授学习等多种渠道有目的地对档案人员进行业务培训，以此加强档案管理基础教育，拓宽档案管理人员的知识领域，提高自身整体素质和工作能力，为学校档案管理打下扎实的基础。同时，我们要及时解决学校档案工作人员的后顾之忧，稳定档案人员的队伍，确保他们的工作热情。最大限度地提高专、兼职档案人员的积极性。只有这样，才能使学校档案工作逐步走上规范化、制度化、科学化和现代化的轨道。
　　
　　三、开发利用档案，使其为学校的教育教学提供服务
　　
　　 近年来，各教研组、办公室在各项活动中形成的材料大量增加。由各科室兼职档案员负责收集材料预立卷的制度，然后由综合档案室组织专兼职档案员进行统一整理和管理，做到各类档案收集齐全、完整，归档档案质量得到保证。在做好日常档案提供利用的同时，为提高档案利用率，学校档案室应注重对档案进行再加工，通过整理、阅读大量原始材料后开展编研工作。这些编研材料为学校各项工作提供了有力依据，为了解本校历史、教育成果等起到了一定作用。
　　档案的最终目的是利用，是为满足利用者的需求，通过各种方式向他们提供档案材料，进行咨询服务。当前，我们档案工作要适应中等职业学校在经济建设新形势的发展需要，优化服务方式。例如，学生的学籍档案对招生、招工、分配、征兵等用人单位的外调，提供出有益的和高效率的服务，使学生走上新的工作岗位之前，用人单位就已掌握其基本情况，有利于做到人尽其用，各尽其才。学校的文书、教学档案也为教师的教学经验的积累和教师的考核，职务晋升等提供了材料。为此我们必须健全档案的检索工具，汇编各种能反映学校特色的有较高利用价值的《基本数字汇编》等编研材料。条件允许的话，可以利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，使档案信息资源更好地为中等职业学校的教育教学服务。