论文部分内容阅读
摘要：公文是铁路建设项目管理机构处理日常公务活动、加强建设管理、协调地方及参建单位关系的重要途径。本文深入分析研究了建设项目管理机构公文管理的相关问题，结合建设系统实际提出了加强公文处理工作的具体措施。
关键词：公文处理规范化措施
中图分类号：H102文献标识码： A
铁路建设项目管理机构的公文，是实现日常管理、协调地方及参建单位关系、加强工程建设管理的重要工具，特别是项目前期工作中，文函往来特别频繁，公文办理的任何差错和遗漏都可能会影响到项目推进的进度和方案的稳定，因此必须加强公文处理工作。
1. 铁路建设项目管理机构公文处理工作的主要特点
铁路建设项目管理机构公文是铁路公文处理的一部分，它具有铁路公文的一般属性，处理的原则、公文种类、公文格式、行文规则、行文形式以及公文拟制、办理、管理的程序均与一般铁路公文相同。同时，还它具有自身的一些特点。
1.1公文行文对象主要对外。项目建设管理机构前期工作中需办理环境评估、土地预审、项目选址意见书、防洪评价、地震灾害评估、地震安全性评估、文物评估、压矿评估等批复手续，需与地方国土、环保、规划、水利、地震、文物、矿务等部门深入沟通，还需办理跨路、跨桥、电力管线迁改等意向协议，需与设计、交通、水利、电力等部门积极对接，在征地拆迁协调过程中与有关省市协调，发改委、铁路办作为牵头单位，与他们的联系更是家常便饭。工程建设过程中要落实征地拆迁资金、实施征地拆迁工作、加强工程进度和安全质量管理，与地方政府、股东单位、各参建单位的公文往来更加频繁，这些都是路外单位，因此建设项目管理机构的行文对象大部分是路外单位。某建设项目每年对外公文占比大約在95%左右，这与路内运输站段明显不同。
1.2公文时效性长。公文内容涉及国家部委批复意见，这是项目建设审批、立项、准许建设的依据；产权单位关于线位方案的具体意见，以及涉及多方对接形成的会议纪要等，是设计院进行设计的重要依据；工程设计文件更是工程建设严格落实的建设标准，按照竣工文件要求，这些资料要按照有关规定进行存档处理，长期保存。所以建设项目管理机构的公文都具有很长的时效性和存查价值。
1.3公文拟制过程更加严格。建设项目管理机构公文多涉及方案问题，工程建设投资大，许多方案的变化都会带来投资的变化，所以在这些文件签发前，都要对文件内容进行核实、调研。在拟制前，主办部门要组织设计与相关各方深入现场踏勘，对方案进行论证，确定是否为最优方案，是否投资最省，然后才能落实到文件中，交给设计院去设计，落到图纸上。所以对这类文件的签发必须慎之又慎，要严格落实各项程序，在业务部门、分管领导研究会签、主要领导详细了解情况后方能制发。
2. 铁路建设项目管理机构公文处理工作中存在的问题
2.1对公文效力认识不足，有多发现象。有些部门认为发文件比较正规，也显得重视，逢事不管大小，哪怕是开一次会、见一次面，也要先发个文，本来一个电话可以协调解决的事情，也要通过发文解决。而一份文件从拟制到发出，再到对方收到办理完毕，至少也需要三、五天，再等到回复，批复到主办部门，需要的时间就更长，往往会造成工作推进迟缓，或延误解决问题的有利时机，带来工作上的被动或损失；存在发文可以有据可查的思想，在项目建设过程中特别是征地拆迁及方案协调中，有许多问题的推进解决都十分困难，有时也存在推诿现象，特别是在地方协调中，认为如果将来有问题，发过的文件可以作为进行交涉的证据，对公文的办事效力认识不足，不注重实效；也存在对上级文件层层转发，缺乏指导性内容，不切实际的问题。
2.2 文种的选择不恰当。铁路大中型建设项目多涉及多个省、市的协调，而且协调的问题多是地方政府起主导作用，相关业务部门有一种习惯意识，认为发上行文显得尊重对方，有利于为推进工作营造融洽的氛围，曲解了公文格式的含义，往往提出发上行文的要求，与公文处理办法中“不相隶属机关之间行文一律用函”的要求不一致；对与参建单位的关系界定不清，作为建设项目管理机构，对各参建单位负有管理责任，往往把参建单位作为下属单位，以下行文形式发文。也有把参建单位当成路内单位的情况，特别是施工单位，大部分为中国中铁、中国铁建下属单位，中铁几局，以致把他们误以为路内单位，有些业务部门想直接行文，这与路局公文处理办法中“局机关部门除局办公室（党委办公室）外，不得对外行文”的要求不符。
2.3 公文内容质量不高。建设项目管理机构大都属于临时机构，成立时间根据项目建设工期而定，少则三年，多则五载，而且大部分人员都来自路基、桥梁、建筑、通信、电力等工程专业，对公文处理知识了解比较少，对公文的结构、要求不甚了解，格式上出现的问题比比皆是，特别是2012年公文处理办法修改以后，修改变动之处更不清楚，需要综合部核稿人员下很大力气修改；文字功底浅，拟制的公文经常会出现内容不贴切，语句不通顺，词不达意，表述不准确的情况。而且各业务部门人员不固定，部门缺少统一管理，不能指定专门人员负责本部门的公文处理工作，有全员办文的现象，自己专业的事情自己办，造成办文质量不高。
2.4 公文处理的效率不高。在发文方面，有的部门不经综合部核稿直接送领导签发，事后核稿，往往由于存在突出问题而重新再走签发程序。在收文方面，因为铁路建设项目点多线长，领导人员多数时间要到施工工点现场检查，或到沿线省、市协调，综合部在收文后往往不能及时办理，除特别急需办理的事项直接电话处理外，其他文件往往会拖上一段时间，造成工作延误，电话通知也会出现传达不全或对方记不清的情况，造成工作遗漏。也有些部门不履行程序，把一些单位的请示、报告不经综合部处理和审核直接送领导审签，有倒流现象，涉及多个承办部门的往往会出现遗漏，影响了公文运转的效率。
3. 加强铁路建设项目管理机构公文处理工作的措施
3.1 注重公文实效，加强制发源头控制。中央八项规定第3条即为“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发”。总公司于今年1月7日发布了《中国铁路总公司精简文件简报规定》，要求“压缩文件数量”、“2014年制发的文件要比2013年减少20%，2015年以后要进一步精简”。公文向来严肃而权威，在项目建设管理中必须认真贯彻执行上级文件规定，在公文制发方面做到少发而不要滥发。项目管理机构综合部核稿人员必须严格把关，做到对无实质性、指导性内容的文不发；内容相近能够合并的文件不单独发文，这类现象在建设机构比较常见，同一件事情对沿线各市要求都一样，相关部门经常每市发一个文件，类似事项可以整合成一个文件；不重复发文，对发文后没有解决的事项，要督促主办部门加强协调，不再另行发文；凡可以面谈甚至用电话等方式解决的事项不予发文；各部门职权范围的工作事项，由各部门当面沟通，不互相发文。同时还要尽量减少发出文件的份数。当然，在执行过程中，有些领导和部门会产生一些误解，认为不支持他们的工作，综合部作为公文处理部门还要加强与有关领导、部门的沟通，在提出不发公文的建议前，主动与办文部门联系，解释说明原因，求得支持和理解，共同把好发文关。
3.2 维护公文权威，把好公文格式标准关。公文是一个单位对外协调的门面，代表着单位的形象，文件拟定必须严格遵照上级规定的格式。在2012年8月，原铁道部参照中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文格式》，制定了《铁道部机关公文格式》，北京铁路局印发了《北京铁路局机关党政公文格式》，较以前都有了很大变化，主要有：公文版记标注取消了主题词，常用的信函格式版记不再加印发机关和印发日期、分割线；对上行文与下行文发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离进行了统一；公文落款加单位全称，日期改为阿拉伯数字日期等，还对公文版头字体、字号及排列，文号、标题排布及注意事项，正文各层次字体等具体格式及一些称谓表述方式都进行了详细的规定。在办文过程中，必须认真学习、严格遵照，对公文格式、行文规则的基本规定，做到逐条逐款看懂弄通、领会掌握，要对各部门拟制的公文在校对上下苦功夫，不厌其烦，确保正确的格式最终体现在印制好的文件上。
3.3切实改进文风，确保公文内容质量。要确保公文内容符合上级要求，一般部门拟制的公文在符合党的方针、路线、政策及国家法律法规等方面都没有什么问题，问题主要体现在是否符合上级要求上，重点是在维护总公司相关批复的严肃性上，比如项目初步设计文件批复后就要严格执行，在协调地方政府提出的改变设计方案的要求上不能发生动摇，在文件中要坚决避免出现与上级批复不一致的内容。在公文制定的措施上要紧密结合项目建设实际，突出指导性和可操作性，做到主题鲜明、重点突出、表述准确、语言精练、要求明确。特别是在语言表述上，要摒弃过去那种“无三不成文”的陈旧观念，把精炼文字作為公文工作的重点，能一句话说清的事情决不用两句话，删除多余的空话，把文稿的字数压到最低限度，发短文。要避免“以文件落实文件”的形式主义问题，对总公司、路局已有详细规定的，如果没有结合实际制定具体实施措施的，不得照抄照转，层层转发。
3.4 提高办文效率，严格履行签发审批程序。只有按程序操作，才能加快办理的进程。在发文上要避免文件“倒流”现象，对直接把文件交领导签发的部门加强引导，项目管理机构的领导经常到地方政府协调和现场检查，办文人员对于领导工作安排比较熟悉，送审的文件在处理后可以及时送领导审签，缩短在签发环节上的时间，要让这些部门认识到拟办的公文交综合部处理效率更高，同时对倒流的文件要加以重视，在审核上要更加严格。在收文处理上要强化时间观念，缩短公文运转周期，讲究工作方法。在具体工作中，我们经常遇到一些紧急公文，在呈报领导阅示时，要将与单位有直接联系的重要文件且有办理时限要求的急件放在上面。若遇主要领导外出，则请分管领导阅示，由分管领导出面协调处理，随后向主要领导请示。在非工作时间内接到的紧急通知，直接通知部门领导，请文件内容所涉及的部门先行办理，等分管领导回来后再汇报办理情况。要时刻注意公文的时效性，做到不积压、不拖拉、不误时、不误事，做到事事有回音，件件有着落。同时为提高公文运转效率，要积极探索网络办文的途径和渠道，实现文件的网络传输和网上办理。
3.5 加大培训力度，提高公文处理能力。首先要加强综合部办文人员的培训，铁路建设项目管理机构一般只设一名专职公文处理人员，负责整个单位的公文处理工作，位置极其重要，上级公文处理机关应加大对专职人员的业务培训，特别是建设管理机构，公文处理有其独特性，应提出针对性的要求，更便于操作。其次项目建设管理机构应加强部门办文人员的管理和培训，各部门要设立固定的办文人员，避免各专业各行其是，同时做好公文基础知识的普及教育工作，强化常用文种写作要求、格式的培训，同时可以印制成卡片，随时对照，避免遗漏。
总之,铁路建设项目管理机构公文作为内部管理和对外协调的重要工具，任何差错和遗漏都可能会影响到工程建设推进的进度，因此必须从实际出发，认真遵照上级相关规定，在办文的过程中严格履行程序，不断提高公文质量和办文效率，使公文高效运行，更好地为领导决策和项目建设服务。
关键词：公文处理规范化措施
中图分类号：H102文献标识码： A
铁路建设项目管理机构的公文，是实现日常管理、协调地方及参建单位关系、加强工程建设管理的重要工具，特别是项目前期工作中，文函往来特别频繁，公文办理的任何差错和遗漏都可能会影响到项目推进的进度和方案的稳定，因此必须加强公文处理工作。
1. 铁路建设项目管理机构公文处理工作的主要特点
铁路建设项目管理机构公文是铁路公文处理的一部分，它具有铁路公文的一般属性，处理的原则、公文种类、公文格式、行文规则、行文形式以及公文拟制、办理、管理的程序均与一般铁路公文相同。同时，还它具有自身的一些特点。
1.1公文行文对象主要对外。项目建设管理机构前期工作中需办理环境评估、土地预审、项目选址意见书、防洪评价、地震灾害评估、地震安全性评估、文物评估、压矿评估等批复手续，需与地方国土、环保、规划、水利、地震、文物、矿务等部门深入沟通，还需办理跨路、跨桥、电力管线迁改等意向协议，需与设计、交通、水利、电力等部门积极对接，在征地拆迁协调过程中与有关省市协调，发改委、铁路办作为牵头单位，与他们的联系更是家常便饭。工程建设过程中要落实征地拆迁资金、实施征地拆迁工作、加强工程进度和安全质量管理，与地方政府、股东单位、各参建单位的公文往来更加频繁，这些都是路外单位，因此建设项目管理机构的行文对象大部分是路外单位。某建设项目每年对外公文占比大約在95%左右，这与路内运输站段明显不同。
1.2公文时效性长。公文内容涉及国家部委批复意见，这是项目建设审批、立项、准许建设的依据；产权单位关于线位方案的具体意见，以及涉及多方对接形成的会议纪要等，是设计院进行设计的重要依据；工程设计文件更是工程建设严格落实的建设标准，按照竣工文件要求，这些资料要按照有关规定进行存档处理，长期保存。所以建设项目管理机构的公文都具有很长的时效性和存查价值。
1.3公文拟制过程更加严格。建设项目管理机构公文多涉及方案问题，工程建设投资大，许多方案的变化都会带来投资的变化，所以在这些文件签发前，都要对文件内容进行核实、调研。在拟制前，主办部门要组织设计与相关各方深入现场踏勘，对方案进行论证，确定是否为最优方案，是否投资最省，然后才能落实到文件中，交给设计院去设计，落到图纸上。所以对这类文件的签发必须慎之又慎，要严格落实各项程序，在业务部门、分管领导研究会签、主要领导详细了解情况后方能制发。
2. 铁路建设项目管理机构公文处理工作中存在的问题
2.1对公文效力认识不足，有多发现象。有些部门认为发文件比较正规，也显得重视，逢事不管大小，哪怕是开一次会、见一次面，也要先发个文，本来一个电话可以协调解决的事情，也要通过发文解决。而一份文件从拟制到发出，再到对方收到办理完毕，至少也需要三、五天，再等到回复，批复到主办部门，需要的时间就更长，往往会造成工作推进迟缓，或延误解决问题的有利时机，带来工作上的被动或损失；存在发文可以有据可查的思想，在项目建设过程中特别是征地拆迁及方案协调中，有许多问题的推进解决都十分困难，有时也存在推诿现象，特别是在地方协调中，认为如果将来有问题，发过的文件可以作为进行交涉的证据，对公文的办事效力认识不足，不注重实效；也存在对上级文件层层转发，缺乏指导性内容，不切实际的问题。
2.2 文种的选择不恰当。铁路大中型建设项目多涉及多个省、市的协调，而且协调的问题多是地方政府起主导作用，相关业务部门有一种习惯意识，认为发上行文显得尊重对方，有利于为推进工作营造融洽的氛围，曲解了公文格式的含义，往往提出发上行文的要求，与公文处理办法中“不相隶属机关之间行文一律用函”的要求不一致；对与参建单位的关系界定不清，作为建设项目管理机构，对各参建单位负有管理责任，往往把参建单位作为下属单位，以下行文形式发文。也有把参建单位当成路内单位的情况，特别是施工单位，大部分为中国中铁、中国铁建下属单位，中铁几局，以致把他们误以为路内单位，有些业务部门想直接行文，这与路局公文处理办法中“局机关部门除局办公室（党委办公室）外，不得对外行文”的要求不符。
2.3 公文内容质量不高。建设项目管理机构大都属于临时机构，成立时间根据项目建设工期而定，少则三年，多则五载，而且大部分人员都来自路基、桥梁、建筑、通信、电力等工程专业，对公文处理知识了解比较少，对公文的结构、要求不甚了解，格式上出现的问题比比皆是，特别是2012年公文处理办法修改以后，修改变动之处更不清楚，需要综合部核稿人员下很大力气修改；文字功底浅，拟制的公文经常会出现内容不贴切，语句不通顺，词不达意，表述不准确的情况。而且各业务部门人员不固定，部门缺少统一管理，不能指定专门人员负责本部门的公文处理工作，有全员办文的现象，自己专业的事情自己办，造成办文质量不高。
2.4 公文处理的效率不高。在发文方面，有的部门不经综合部核稿直接送领导签发，事后核稿，往往由于存在突出问题而重新再走签发程序。在收文方面，因为铁路建设项目点多线长，领导人员多数时间要到施工工点现场检查，或到沿线省、市协调，综合部在收文后往往不能及时办理，除特别急需办理的事项直接电话处理外，其他文件往往会拖上一段时间，造成工作延误，电话通知也会出现传达不全或对方记不清的情况，造成工作遗漏。也有些部门不履行程序，把一些单位的请示、报告不经综合部处理和审核直接送领导审签，有倒流现象，涉及多个承办部门的往往会出现遗漏，影响了公文运转的效率。
3. 加强铁路建设项目管理机构公文处理工作的措施
3.1 注重公文实效，加强制发源头控制。中央八项规定第3条即为“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发”。总公司于今年1月7日发布了《中国铁路总公司精简文件简报规定》，要求“压缩文件数量”、“2014年制发的文件要比2013年减少20%，2015年以后要进一步精简”。公文向来严肃而权威，在项目建设管理中必须认真贯彻执行上级文件规定，在公文制发方面做到少发而不要滥发。项目管理机构综合部核稿人员必须严格把关，做到对无实质性、指导性内容的文不发；内容相近能够合并的文件不单独发文，这类现象在建设机构比较常见，同一件事情对沿线各市要求都一样，相关部门经常每市发一个文件，类似事项可以整合成一个文件；不重复发文，对发文后没有解决的事项，要督促主办部门加强协调，不再另行发文；凡可以面谈甚至用电话等方式解决的事项不予发文；各部门职权范围的工作事项，由各部门当面沟通，不互相发文。同时还要尽量减少发出文件的份数。当然，在执行过程中，有些领导和部门会产生一些误解，认为不支持他们的工作，综合部作为公文处理部门还要加强与有关领导、部门的沟通，在提出不发公文的建议前，主动与办文部门联系，解释说明原因，求得支持和理解，共同把好发文关。
3.2 维护公文权威，把好公文格式标准关。公文是一个单位对外协调的门面，代表着单位的形象，文件拟定必须严格遵照上级规定的格式。在2012年8月，原铁道部参照中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文格式》，制定了《铁道部机关公文格式》，北京铁路局印发了《北京铁路局机关党政公文格式》，较以前都有了很大变化，主要有：公文版记标注取消了主题词，常用的信函格式版记不再加印发机关和印发日期、分割线；对上行文与下行文发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离进行了统一；公文落款加单位全称，日期改为阿拉伯数字日期等，还对公文版头字体、字号及排列，文号、标题排布及注意事项，正文各层次字体等具体格式及一些称谓表述方式都进行了详细的规定。在办文过程中，必须认真学习、严格遵照，对公文格式、行文规则的基本规定，做到逐条逐款看懂弄通、领会掌握，要对各部门拟制的公文在校对上下苦功夫，不厌其烦，确保正确的格式最终体现在印制好的文件上。
3.3切实改进文风，确保公文内容质量。要确保公文内容符合上级要求，一般部门拟制的公文在符合党的方针、路线、政策及国家法律法规等方面都没有什么问题，问题主要体现在是否符合上级要求上，重点是在维护总公司相关批复的严肃性上，比如项目初步设计文件批复后就要严格执行，在协调地方政府提出的改变设计方案的要求上不能发生动摇，在文件中要坚决避免出现与上级批复不一致的内容。在公文制定的措施上要紧密结合项目建设实际，突出指导性和可操作性，做到主题鲜明、重点突出、表述准确、语言精练、要求明确。特别是在语言表述上，要摒弃过去那种“无三不成文”的陈旧观念，把精炼文字作為公文工作的重点，能一句话说清的事情决不用两句话，删除多余的空话，把文稿的字数压到最低限度，发短文。要避免“以文件落实文件”的形式主义问题，对总公司、路局已有详细规定的，如果没有结合实际制定具体实施措施的，不得照抄照转，层层转发。
3.4 提高办文效率，严格履行签发审批程序。只有按程序操作，才能加快办理的进程。在发文上要避免文件“倒流”现象，对直接把文件交领导签发的部门加强引导，项目管理机构的领导经常到地方政府协调和现场检查，办文人员对于领导工作安排比较熟悉，送审的文件在处理后可以及时送领导审签，缩短在签发环节上的时间，要让这些部门认识到拟办的公文交综合部处理效率更高，同时对倒流的文件要加以重视，在审核上要更加严格。在收文处理上要强化时间观念，缩短公文运转周期，讲究工作方法。在具体工作中，我们经常遇到一些紧急公文，在呈报领导阅示时，要将与单位有直接联系的重要文件且有办理时限要求的急件放在上面。若遇主要领导外出，则请分管领导阅示，由分管领导出面协调处理，随后向主要领导请示。在非工作时间内接到的紧急通知，直接通知部门领导，请文件内容所涉及的部门先行办理，等分管领导回来后再汇报办理情况。要时刻注意公文的时效性，做到不积压、不拖拉、不误时、不误事，做到事事有回音，件件有着落。同时为提高公文运转效率，要积极探索网络办文的途径和渠道，实现文件的网络传输和网上办理。
3.5 加大培训力度，提高公文处理能力。首先要加强综合部办文人员的培训，铁路建设项目管理机构一般只设一名专职公文处理人员，负责整个单位的公文处理工作，位置极其重要，上级公文处理机关应加大对专职人员的业务培训，特别是建设管理机构，公文处理有其独特性，应提出针对性的要求，更便于操作。其次项目建设管理机构应加强部门办文人员的管理和培训，各部门要设立固定的办文人员，避免各专业各行其是，同时做好公文基础知识的普及教育工作，强化常用文种写作要求、格式的培训，同时可以印制成卡片，随时对照，避免遗漏。
总之,铁路建设项目管理机构公文作为内部管理和对外协调的重要工具，任何差错和遗漏都可能会影响到工程建设推进的进度，因此必须从实际出发，认真遵照上级相关规定，在办文的过程中严格履行程序，不断提高公文质量和办文效率，使公文高效运行，更好地为领导决策和项目建设服务。