论文部分内容阅读
人事档案是记录和反映职工个人情况的专卷，是以单独一个人为保管单位且由工作部门集中统一保存的一种特殊的专门的档案，是用人单位全面地历史地考察和了解职工、正确评价和使用人才的重要依据。但在多年的实际管理工作中，笔者发现有一些不容忽视，且亟待改进的问题。
一、参加工作时间前后不一致
有些人员的档案中，参加工作时间有好几个，如履历表、个人自传、工资表上的参加工作时间与招工录用登记表或入伍登记表或学生就业报到证等材料上的时间不一致。造成这种现象的原因：一是人为造成的书写错误。二是有些人员参加工作时间的确认，根据有关规定作了更改。例如根据有关规定，有的职工原来在大集体或小集体工作，后来到现单位正式参加工作，在大集体工作的时间不能计算工龄，而在小集体工作的工龄最早也只能从16周岁开始计算，而小于16周岁的工作时间不予以确认工龄，但是档案中没有记载更改的原因，只是在工资表的参加工作时间栏中直接予以更改。三是有些人原来在本单位做临时工，后来又转了正，其参加工作时间是从做临时工开始时计算的。这些原因，都会造成参加工作时间前后不一致，给确认工龄带来困难。
二、任职时间难以确定
一个单位的建制，随着历史的变革而不断变化，其单位领导的职级也会随之变化。如某职业技术学院在中专时期是正处级单位，升格后上升为副厅级单位，所以，同样的办公室主任，在中专时期是正科级，而在高职时期是副处级。另外一个问题是非行政、党内的任职没有记载，工、青、妇任职资料不齐全，甚至没有归档，致使任现职和低任一级职务难以确定。
三、工作人员年度考核材料不齐全
正常的工作人员年度考核材料问题不大，主要是一些特殊的人群。如受到立案审查的人员，当年考核时，由于案子尚未定性，只能暂缓考核；而在定性之后，又没有及时将上年度的考核确定档次材料补上，造成年度考核材料不齐全等等。
人事档案是一个人职业生涯和政治生命的全面记载，它原始地记录着每个人职务的晋升、职称的评聘、工资的变动、业绩的考核等等。一个人的档案资料，从上学开始到退休直至死亡，一直随人而走，档案管理人员几经轮换，在其中任何一个环节出现差错，都会造成很大的损失。我们要把人事档案作为精美的产品来制作，要使这个产品完美无瑕，就要树立责任意识，严把质量关口，利用现代科技，强化业务培训，提高档案质量。
1. 树立责任意识
人事档案管理工作，不仅仅是人事档案管理部门的任务，也是各有关形成人事档案材料部门的任务。因此，所有人事档案的管理者和参与者，都要树立责任意识，要本着对本人负责、对他人负责，对历史负责的态度，共同做好人事档案管理工作，做到人人关心人事档案工作，人人支持人事档案工作。
2. 严把质量关口
（1）第一关：每个人要对自己的档案予以足够的重视，把好质量第一关。一些需要入档的材料要及时送交人事档案管理部门归档，如在职学历学习毕业后，要及时将毕业生档案材料归档；个人填写的材料要真实、详细，前后要一致。
（2）第二关：形成人事档案材料的部门要有强烈的责任意识，尤其是人事、劳资、组织部门，人事档案中有相当一部分材料来自这些部门，这些部门填写的人事档案材料的质量，直接关系到人事档案的质量，这是质量第二关。①归档材料的记录要历史、客观、正确、规范、翔实，以便后人查阅；②及时将各类个人材料交给人事档案管理部门归档，避免人事档案材料在经办人手中自生自灭。
（3）第三关：人事档案管理部门，这也是最关键的部门，工作人员的责任意识和工作责任心、业务水平直接关系到人事档案的质量，这是质量第三关。①发现归档材料不符合有关归档规定，要及时通知材料形成部门予以更正。②及时将涉及个人的职称、职务、学历、奖励、处分、工资、福利待遇批复等等有关材料归入档案。③材料整理要直观。现在根据《干部档案整理工作细则》，人事档案材料分为十大类，为了更加直观地反映变动情况，笔者建议在有些类别前可增加一张该类别的汇总表。如年度考核类，这张汇总表上登记每个年度的考核结果；工资变动类，汇总表上登记工资变动的时间、变动的原因；职务(职称)类要登记职务(职称)变动时间、变动前的职务(职称)、变动后的职务(职称)等，这样可以把历史串成一条线，便于查阅，也可以及时发现漏缺和差错。④干部任免登记表要规范，除了要写明职务外，还要注明职级，同时要登记工、青、妇等群众团体中的任职情况，以便今后档案的利用。
3. 利用现代科技
利用干部人事档案管理系统，对干部人事档案业务过程进行综合管理，建立干部电子档案。这可以有效减轻工作强度，提高工作效率，方便档案的查询，增强档案管理的标准化、规范化。
4. 强化业务培训
提高人事档案质量，管理人员业务素质非常重要。要加大对干部档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质。通过学习与培训，使他们掌握档案管理的新知识、新技术、新理论，尤其是学习信息化知识。只有干部人事档案管理人员的综合素质提高了，人事档案质量才能得到保障。
（江西交通职业技术学院）
一、参加工作时间前后不一致
有些人员的档案中，参加工作时间有好几个，如履历表、个人自传、工资表上的参加工作时间与招工录用登记表或入伍登记表或学生就业报到证等材料上的时间不一致。造成这种现象的原因：一是人为造成的书写错误。二是有些人员参加工作时间的确认，根据有关规定作了更改。例如根据有关规定，有的职工原来在大集体或小集体工作，后来到现单位正式参加工作，在大集体工作的时间不能计算工龄，而在小集体工作的工龄最早也只能从16周岁开始计算，而小于16周岁的工作时间不予以确认工龄，但是档案中没有记载更改的原因，只是在工资表的参加工作时间栏中直接予以更改。三是有些人原来在本单位做临时工，后来又转了正，其参加工作时间是从做临时工开始时计算的。这些原因，都会造成参加工作时间前后不一致，给确认工龄带来困难。
二、任职时间难以确定
一个单位的建制，随着历史的变革而不断变化，其单位领导的职级也会随之变化。如某职业技术学院在中专时期是正处级单位，升格后上升为副厅级单位，所以，同样的办公室主任，在中专时期是正科级，而在高职时期是副处级。另外一个问题是非行政、党内的任职没有记载，工、青、妇任职资料不齐全，甚至没有归档，致使任现职和低任一级职务难以确定。
三、工作人员年度考核材料不齐全
正常的工作人员年度考核材料问题不大，主要是一些特殊的人群。如受到立案审查的人员，当年考核时，由于案子尚未定性，只能暂缓考核；而在定性之后，又没有及时将上年度的考核确定档次材料补上，造成年度考核材料不齐全等等。
人事档案是一个人职业生涯和政治生命的全面记载，它原始地记录着每个人职务的晋升、职称的评聘、工资的变动、业绩的考核等等。一个人的档案资料，从上学开始到退休直至死亡，一直随人而走，档案管理人员几经轮换，在其中任何一个环节出现差错，都会造成很大的损失。我们要把人事档案作为精美的产品来制作，要使这个产品完美无瑕，就要树立责任意识，严把质量关口，利用现代科技，强化业务培训，提高档案质量。
1. 树立责任意识
人事档案管理工作，不仅仅是人事档案管理部门的任务，也是各有关形成人事档案材料部门的任务。因此，所有人事档案的管理者和参与者，都要树立责任意识，要本着对本人负责、对他人负责，对历史负责的态度，共同做好人事档案管理工作，做到人人关心人事档案工作，人人支持人事档案工作。
2. 严把质量关口
（1）第一关：每个人要对自己的档案予以足够的重视，把好质量第一关。一些需要入档的材料要及时送交人事档案管理部门归档，如在职学历学习毕业后，要及时将毕业生档案材料归档；个人填写的材料要真实、详细，前后要一致。
（2）第二关：形成人事档案材料的部门要有强烈的责任意识，尤其是人事、劳资、组织部门，人事档案中有相当一部分材料来自这些部门，这些部门填写的人事档案材料的质量，直接关系到人事档案的质量，这是质量第二关。①归档材料的记录要历史、客观、正确、规范、翔实，以便后人查阅；②及时将各类个人材料交给人事档案管理部门归档，避免人事档案材料在经办人手中自生自灭。
（3）第三关：人事档案管理部门，这也是最关键的部门，工作人员的责任意识和工作责任心、业务水平直接关系到人事档案的质量，这是质量第三关。①发现归档材料不符合有关归档规定，要及时通知材料形成部门予以更正。②及时将涉及个人的职称、职务、学历、奖励、处分、工资、福利待遇批复等等有关材料归入档案。③材料整理要直观。现在根据《干部档案整理工作细则》，人事档案材料分为十大类，为了更加直观地反映变动情况，笔者建议在有些类别前可增加一张该类别的汇总表。如年度考核类，这张汇总表上登记每个年度的考核结果；工资变动类，汇总表上登记工资变动的时间、变动的原因；职务(职称)类要登记职务(职称)变动时间、变动前的职务(职称)、变动后的职务(职称)等，这样可以把历史串成一条线，便于查阅，也可以及时发现漏缺和差错。④干部任免登记表要规范，除了要写明职务外，还要注明职级，同时要登记工、青、妇等群众团体中的任职情况，以便今后档案的利用。
3. 利用现代科技
利用干部人事档案管理系统，对干部人事档案业务过程进行综合管理，建立干部电子档案。这可以有效减轻工作强度，提高工作效率，方便档案的查询，增强档案管理的标准化、规范化。
4. 强化业务培训
提高人事档案质量，管理人员业务素质非常重要。要加大对干部档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质。通过学习与培训，使他们掌握档案管理的新知识、新技术、新理论，尤其是学习信息化知识。只有干部人事档案管理人员的综合素质提高了，人事档案质量才能得到保障。
（江西交通职业技术学院）