（一）概述
　　本流程规定了物业公司信息管理规范的制定、信息管理职能的设置、信息系统的日常管理以及信息资料的归档等工作的程序，旨在避免或降低在信息管理工作中的风险，相关制度包括《信息管理规定》。
　　具体来说，物业公司信息管理主要涉及以下几方面：公司信息收集、反馈和使用規范的制定；公司运营信息统计的定义与范围，信息的统计收集、处理、记录、审批与上报；公司重大事项标准的识别、确立，重大事项报告责任人、报告时间、报告审批程序的设置，报告接收人（集团或政府相关部门）划分说明，以及报告留痕与存档等；公司信息系统规划以及信息系统开发的立项、可行性调研、决策、测试和验收等工作；公司信息系统使用中的用户、权限设定、数据备份、机房管理、访问管理等工作。
　　（二）风险控制矩阵
　　1.信息管理规范制定
　　风险事项描述：公司未制定信息管理制度，或者信息管理体系混乱，可能导致权利机构决策失误，影响公司经营效率效果和战略目标的实现。
　　风险控制措施：物业公司应根据集团有关规定制订《信息管理规定》，以规范公司信息化系统的管理工作，明确岗位责任，提高管理水平，充分利用及时准确的信息来促进公司决策程序科学性、权威性的提升。
　　风险控制痕迹：《信息管理规定》文本。
　　2.信息管理职能设置
　　风险事项描述：公司信息系统管理岗位不明确、职能不清晰，业务程序不规范，可能导致信息管理混乱，影响信息安全汇集和信息使用效率与效果。
　　风险控制措施：公司办公室为信息管理的主管部门，负责年度信息管理计划的制定以及信息的日常统一收集、加工整理、审批与使用；各部室、小区管理处负责信息的收集与报告以及职责范围内的信息管理工作。
　　风险控制痕迹：信息管理部门职责说明书。
　　3.信息系统建设
　　风险事项描述：公司信息系统的建设完善投入不足、安全管理业务程序不清晰，可能导致信息系统安全管理混乱，影响信息系统的效率与效果。
　　风险控制措施：公司应当遵循集团的相关规定，按集中与分散相结合的原则建立信息管理系统，各机构、部室按权限调用相关信息；与大机系统有关的相关部室、小区管理处及相关岗位责任人应及时、准确地录入相关序时信息，并保证录入数据的真实、完整。
　　风险控制痕迹：公司相关信息系统授权页面。
　　4.信息搜集和报告
　　风险事项描述：各信息管理部门未及时收集与整理信息，未及时作信息报告，可能导致公司不能及时获得有效信息，影响班子的决策效率。
　　风险控制措施：各部室、小区每季度按时收集编制经营管理和活动信息的定期（必备）报告，并根据日常获取的重大经营信息不定期地编制专题信息报告；每季度最初10日前各部室、小区管理处向办公室提交上季度定期报告，专题报告可随时提交。
　　风险控制痕迹：各责任部室的信息季报、专题报告。
　　5.可使用信息审核确认
　　风险事项描述：对可使用的信息未经公司责任部门与分管领导审核确认，可能导致信息失真，影响公司决策的科学性。
　　风险控制措施：办公室信息管理岗每月收集整理各部室、小区按时提交的信息报告，并围绕公司的工作对经营管理信息和专题信息进行加工汇总编辑，经部门领导签署后提交分管领导审核，最后提交公司信息报告的使用对象。
　　风险控制痕迹：公司月度信息汇编报告及相关审核文件。
　　6.信息文件资料归档
　　风险事项描述：对信息文件资料未能及时归档，可能导致公司信息丢失，影响信息的后续利用和公司经营的效率与效果。
　　风险控制措施：办公室按照公司档案归档程序，及时将信息资料整理归档。
　　风险控制痕迹：信息资料存档目录及与档案室交接手续。