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摘 要:目的:浅谈文档一体化管理思路。方法:参考文献并结合个人经验进行归纳总结。结论:文档一体化强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性,目的是确保有保存价值的电子文件,自生成开始到生命周期活动过程结束的全过程,信息能够获得完全的记载和一致的保存。
关键词:文档一体化 管理思路
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)08(c)-0190-01
计算机的普及,电子文件的产生,各种办公自动化系统的推广和应用,使文档一体化管理真正成为可能。一套新的管理思想、技术和方法将取代过去的管理模式。文件档案一体化管理是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式。在网络信息系统中,电子文件和电子档案很难截然分清,各行各业的信息化形成大量的电子文件,在结束其现行业务之后,需要将有保存价值的电子信息进行整理、归档,进入永久保存期,这必然使文档一体化管理模式进入实质性的应用阶段。
文档一体化强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性,目的是确保有保存价值的电子文件,自生成开始到生命周期活动过程结束的全过程,信息能够获得完全的记载和一致的保存。文档一体化管理的思路体现在以下几个方面。
1 管理过程的互动性
文档一体化最重要的特点是:将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉。一方面使档案工作者从文件生成之日起就能够开展鉴定、归档及归档后的管理,通过前端参与和过程控制,加强为社会积累财富的执行力;另一方面也使得开展现行业务活动的工作人员增强了对档案的认知程度,不仅认识到,只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束,同时还要意识到,在开展现行业务系统的过程中,要责任明确、注意积累,记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息,确保电子文件的真实性和完整性。管理过程的互动性加强了多方人员工作中的交流与沟通,对形成和积累有价值的、完整的、真实记载社会活动记录的电子档案具有非常重要的社会意义。
2 应用系统的统一性
文档一体化管理模式的实现是文件和档案共同依赖统一的管理信息系统,并运行于同构的网络、服务器、数据库管理平台,采取相同的数据、文件存储格式,不同的是管理文件与档案工作人员对信息系统的操作权限有所不同。在文件的生成、处理、会签、审批等各业务工作处理阶段,业务工作人员拥有对文件的增加、修改、删除等权限,而档案工作者只有查看、浏览的权限。在文件结束其现行期业务工作之后,进入归档阶段时,由电子文件的归档整理人员进行筛选、整理,而档案工作者则开始履行电子文件的鉴定职能和归档前的指导工作。在电子文件归档形成电子档案后,档案工作者则需要开展电子档案的保管,并为档案形成单位和社会提供档案的服务与利用。应用系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程中,不再需要数据转换和迁移,保持了文件信息的真实性和完整性,同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性,减少了使用过程中的错误发生率。
3 工作流程的集成性
在传统的文件管理过程中,文件的形成、归档和作为档案保管与提供利用等环节,都将文件生命周期清楚地划分为三个相对独立的过程,即现行期、半现行期和非现行期,并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成,要求在一个统一的系统内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的且各有特点又互相衔接的工作程序,将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、会签、批准或签发、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等各个环节,实现各个过程中工作流程的集成和信息的共享,而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程,实现流程的优化和个性化处理,提高了工作效率,降低了档案接收和保管的复杂性,避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。工作流程的集成性体现在以下几个方面。
(1)归档工作与文件处理业务活动的集成。各单位在采用办公自动化系统形成和处理文件时,可以考虑对重要文件贴上归档标记,保证其在处理完毕之后即可存入档案数据库。这个动作将一直被定位为将业务活动最后环节的归档,贯穿于电子文件处理的业务流程的各个阶段。
(2)归档工作和鉴定工作的集成。文件形成之日对重要文件做归档标记,是对文件保存价值的一个初始判断,档案工作人员在开展鉴定工作时,重点考虑带标识的文件。这样既保证了鉴定的质量,又提高了工作效率,使归档文件的质量控制和文件的技术鉴定工作得以同步进行。
(3)归档工作和用户权限设置、数据备份等安全保护活动的集成。归档意味着电子文件管理权由文件形成单位转移到档案保管单位,系统用户对文件的操作权限随之发生变化,另外归档过程中需要对归档电子文件做电子签章、做数据备份,这些工作都可以随着归档工作的结束同步完成。
(4)归档工作与档案整理工作的集成。归档的同时,系统将根据预先设定的档案目录信息著录的规则,实现自动分类、自动著录,然后,在人工参与下进行核对、再确认和添加档案室(馆)保管档案的其他元数据项的内容。
文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作,采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统,不仅提高了工作效率,而且降低了错误发生的几率。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的,因而,大大提高了电子文件整个生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
4 归档工作的及时性
通过对文档一体化应用系统的广泛使用,档案工作者能够随时对归档范围内的、已经完成现行期使命的文件实行鉴定、整理、归档和提供利用等工作。一旦电子文件的形成机构确认该文件已经结束现行期的历史使命,就完全能够实现即时归档、即时鉴定,避免以往通行的隔年归档中存在的各种问题,如丢失、泄密、滞后等。
5 安全管理的有效性
文档一体化,一方面使电子文件归档过程变得简单、快捷,自动化程度高;另一方面使人们对电子档案原始文件与档案目录数据实现了同步管理,最大限度地减少了人工的干预,不仅提高了归档工作的效率,更重要的是大大增强了归档过程的规范性和安全性。至于网络和信息系统带来的安全风险,是能够通过采取各种现代技术手段得到控制和加强。事实上,据权威机构统计,70％的信息安全事件来自于管理上的漏洞,应该说采用自动化手段执法比靠人工执法的安全性要高。特别是在《中华人民共和国电子签名法》颁布实施后,电子签名、数字证书、身份认证等一些安全措施和技术手段的采用,也将大大增强电子文件和电子档案安全管理的有效性。
参考文献
[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社,1988.
[2] 张辑哲.维系之道——档案与档案管理[M].档案出版社,1995.
关键词:文档一体化 管理思路
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)08(c)-0190-01
计算机的普及,电子文件的产生,各种办公自动化系统的推广和应用,使文档一体化管理真正成为可能。一套新的管理思想、技术和方法将取代过去的管理模式。文件档案一体化管理是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式。在网络信息系统中,电子文件和电子档案很难截然分清,各行各业的信息化形成大量的电子文件,在结束其现行业务之后,需要将有保存价值的电子信息进行整理、归档,进入永久保存期,这必然使文档一体化管理模式进入实质性的应用阶段。
文档一体化强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性,目的是确保有保存价值的电子文件,自生成开始到生命周期活动过程结束的全过程,信息能够获得完全的记载和一致的保存。文档一体化管理的思路体现在以下几个方面。
1 管理过程的互动性
文档一体化最重要的特点是:将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉。一方面使档案工作者从文件生成之日起就能够开展鉴定、归档及归档后的管理,通过前端参与和过程控制,加强为社会积累财富的执行力;另一方面也使得开展现行业务活动的工作人员增强了对档案的认知程度,不仅认识到,只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束,同时还要意识到,在开展现行业务系统的过程中,要责任明确、注意积累,记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息,确保电子文件的真实性和完整性。管理过程的互动性加强了多方人员工作中的交流与沟通,对形成和积累有价值的、完整的、真实记载社会活动记录的电子档案具有非常重要的社会意义。
2 应用系统的统一性
文档一体化管理模式的实现是文件和档案共同依赖统一的管理信息系统,并运行于同构的网络、服务器、数据库管理平台,采取相同的数据、文件存储格式,不同的是管理文件与档案工作人员对信息系统的操作权限有所不同。在文件的生成、处理、会签、审批等各业务工作处理阶段,业务工作人员拥有对文件的增加、修改、删除等权限,而档案工作者只有查看、浏览的权限。在文件结束其现行期业务工作之后,进入归档阶段时,由电子文件的归档整理人员进行筛选、整理,而档案工作者则开始履行电子文件的鉴定职能和归档前的指导工作。在电子文件归档形成电子档案后,档案工作者则需要开展电子档案的保管,并为档案形成单位和社会提供档案的服务与利用。应用系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程中,不再需要数据转换和迁移,保持了文件信息的真实性和完整性,同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性,减少了使用过程中的错误发生率。
3 工作流程的集成性
在传统的文件管理过程中,文件的形成、归档和作为档案保管与提供利用等环节,都将文件生命周期清楚地划分为三个相对独立的过程,即现行期、半现行期和非现行期,并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成,要求在一个统一的系统内,有统一的控制中心,统一的工作制度,统一的且各有特点又互相衔接的工作程序,将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、会签、批准或签发、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等各个环节,实现各个过程中工作流程的集成和信息的共享,而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程,实现流程的优化和个性化处理,提高了工作效率,降低了档案接收和保管的复杂性,避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。工作流程的集成性体现在以下几个方面。
(1)归档工作与文件处理业务活动的集成。各单位在采用办公自动化系统形成和处理文件时,可以考虑对重要文件贴上归档标记,保证其在处理完毕之后即可存入档案数据库。这个动作将一直被定位为将业务活动最后环节的归档,贯穿于电子文件处理的业务流程的各个阶段。
(2)归档工作和鉴定工作的集成。文件形成之日对重要文件做归档标记,是对文件保存价值的一个初始判断,档案工作人员在开展鉴定工作时,重点考虑带标识的文件。这样既保证了鉴定的质量,又提高了工作效率,使归档文件的质量控制和文件的技术鉴定工作得以同步进行。
(3)归档工作和用户权限设置、数据备份等安全保护活动的集成。归档意味着电子文件管理权由文件形成单位转移到档案保管单位,系统用户对文件的操作权限随之发生变化,另外归档过程中需要对归档电子文件做电子签章、做数据备份,这些工作都可以随着归档工作的结束同步完成。
(4)归档工作与档案整理工作的集成。归档的同时,系统将根据预先设定的档案目录信息著录的规则,实现自动分类、自动著录,然后,在人工参与下进行核对、再确认和添加档案室(馆)保管档案的其他元数据项的内容。
文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作,采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统,不仅提高了工作效率,而且降低了错误发生的几率。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的,因而,大大提高了电子文件整个生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
4 归档工作的及时性
通过对文档一体化应用系统的广泛使用,档案工作者能够随时对归档范围内的、已经完成现行期使命的文件实行鉴定、整理、归档和提供利用等工作。一旦电子文件的形成机构确认该文件已经结束现行期的历史使命,就完全能够实现即时归档、即时鉴定,避免以往通行的隔年归档中存在的各种问题,如丢失、泄密、滞后等。
5 安全管理的有效性
文档一体化,一方面使电子文件归档过程变得简单、快捷,自动化程度高;另一方面使人们对电子档案原始文件与档案目录数据实现了同步管理,最大限度地减少了人工的干预,不仅提高了归档工作的效率,更重要的是大大增强了归档过程的规范性和安全性。至于网络和信息系统带来的安全风险,是能够通过采取各种现代技术手段得到控制和加强。事实上,据权威机构统计,70％的信息安全事件来自于管理上的漏洞,应该说采用自动化手段执法比靠人工执法的安全性要高。特别是在《中华人民共和国电子签名法》颁布实施后,电子签名、数字证书、身份认证等一些安全措施和技术手段的采用,也将大大增强电子文件和电子档案安全管理的有效性。
参考文献
[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社,1988.
[2] 张辑哲.维系之道——档案与档案管理[M].档案出版社,1995.