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【摘 要】随着市场经济改革的深入，我国的人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，从行政隶属关系转变为平等的契约关系，现有的人事档案工作已远远不能适应社会的变化和需求，因此，对新时期人事档案管理优化的思考就显得尤为重要。
【关键词】人事档案管理信息化归档处理；人事档案数据库系统
我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的干部档案、企业职工档案及学生档案的全国人事档案工作管理体系。随着市场经济改革的深入，我国的人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，从行政隶属关系转变为平等的契约关系，现有的人事档案工作已远远不能适应社会的变化和需求。
一、人事档案管理概述
1.人亊档案管理体制。进行有效的人事档案管理活动，必须建立完整的档案管理体制。目前，国家规定的人事档案管理体制必须包含以下9点内容：（1）管理人事档案的目的；（2）使用范围，适用于公司和全国各办亊处及机构；（3）人事档案分类；（4）人事档案的归档；（5）对人事档案进行考察核对；（6）转移人事档案；（7）利用人事档案；（8）利用人事档案办理相关手续；（9）人事档案保密相关规定和保存期限规定。
2.人事档案管理办法。管理部门为了加强对人事档案的管理工作，提髙档案管理水平，在管理体制的规定下，做出了许多的管理办法，加强了对人事档案的安全管理。具体的管理办法有：第一，对人事档案实行集中管理，使用专业管理员进行管理；第二，首先保护人事档案，其次对人事档案进行归档和注册，便于有关部门进行人员査阅等；第三，整理人事档案；第四，根据人员的相关变动，对人事档案及时地做出补充；第五，人亊档案的保管。
二、人事档案管理优化配置的机遇
1.事业单位人事制度改革逐渐提速。我国目前有100余万家不同类型的事业单位，其改革牵动了数千万“事业人”的切身利益，如何合理有序、公平公正地分类改革，是一件具有挑战性的工作。“甩掉两头、留下中坚”为三类事业单位改革的主要思路。
2.国家公务员考核规定的发布。国家公务员也开始实行考核和公开辞退制度，中国国家公务员局2008年12月2日发布《公务员考核规定（试行）第三章第十七条规定：“对于连续两年年度考核被确定为不称职等次的，予以辞退”。与此同时，各级政府也相应地出台了公务员考核的地方规定。随着人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断出现，人才的竞争择优和正常流动机制正在形成。
3.人事派遣的出现。人事派遣最显著的特点是“人”与“才”的分离，即人属于人才派遣机构，而才为用人单位所用。人才派遣也具有法制性、专业化等特点，人事派遣的出现使得个人进一步脱离单位，成为真正的“社会人”。
4.人才市场异常活跃。随着人才流动的日益频繁，全国各地，特别是大中城市的人才市场相当活跃。人才服务机构、人才市场中介服务机构从业人员数量迅速增长，人才信息数据库、人事代理、人才派遣、人事外包等现代服务方式发展迅猛。
三、人事档案管理中存在的问题
1.人事档案归档内容有待统一、完善。一是归档材料内容更新不及时。二是归档材料内容不完整、不真实、不清楚，上交归档材料不全面，对随时产生的档案材料不能做到及时归档，甚至出现前后矛盾。三是归档材料规格不统一。四是归档材料内容书写不规范、字迹潦草模糊不清，或用质量低劣的纯蓝墨水或圆珠笔书写，甚至还有用铅笔书写的。
2.档案部门管理缺位。在实际工作中，人事档案的管理部门都是组织和人事部门，即使是在流动人员档案实行社会化管理中，其负责部门仍是隶属与组织和人事部门的人才流动中心，档案部门一直被关在门外，而这也是在所有的专门档案管理中，档案部门唯一“缺席”的一类。而在新兴的个人信用档案和个人健康档案的管理中，无论是政策的制定，管理的实施和监督各个环节中，这种现象也没有得到有效改善，由此造成的后果是很严重的。
3.缺乏完善的法律体系支撑。我国目前仍没有制定专门的《个人信息法》，个人信用在收集和利用的过程中容易发生各种纠纷；更重要的是缺少个人信息权利、隐私权方面的法律法规，这使得我们在探讨人事档案开放式管理模式时，缺少有效的法律依据，同时也为权限的设置形成了难题。
4.档案管理队伍专业水平参差不齐。现阶段，人事档案管理队伍中仍存在着人员编制不足、队伍不稳定、管理人员素质不高等问题。究其原因，主要在以下两个方面：一是社会对档案管理专业的认知不足，导致各个大学中关于档案的专业较少；二是高素质的档案管理人才供不应求，导致人事档案管理队伍中缺乏相应的人才。
5.信息化水平较低。当前是信息技术高速发展的时代，但很多单位人事档案管理基本方法仍然是查阅原始档案资料、翻阅纸质档案，大量的档案资料没有进行信息化归档处理。在未来的人事档案管理发展中，电子档案是其发展方向。利用电子档案对人事档案进行管理可以使管理工作简单化，档案的管理质量也将大大提高。
四、人事档案管理优化方案与建议
1.完善人事档案归档制度，健全人事档案归档内容。应根据实际情况，建立健全人事档案材料归档制度，明确归档材料内容、范围、要求及归档程序，及时捕捉人事档案归档材料的信息资源。
完善和规范人事档案材料是提高人事档案质量的保证，只有归档材料完整、齐全、符合规定，才能如实反映职工的全貌，才能更好地发挥人事档案的凭证和参考作用，才能使人事档案在人事管理工作中的重要作用得到充分发挥。
2.建立专门的人事档案管理机构。应该进一步强调档案部门在人力资源管理中的地位，建立专门的人事档案管理机构。建立健全专门的人事档案管理机构，并尽快地对其进行定位，特别是在大力实施人才兴国发展战略，对人事档案管理进行改革的过程中，建立专门的人事档案管理机构是当务之急。
3.加快相关法律制度建设的进程。专门的人事档案管理机构除了强调对文件的保管，更要强调对人事档案信息的开发和利用，保管工作只是其基本职能之一。如何对信息进行合理和有效的开发，才是管理机构的最重要的职能。因此，要注重对利用权限的设置，使得在利用过程中，既保护个人的政治权利，又能发挥其服务性。
4.提升档案管理队伍的综合素质。档案管理队伍不但要具备过硬的专业知识体系，同时还必须要掌握应用信息化档案管理的相关方法。这就需要加大培训教育力度，切实提升档案管理队伍的专业水平与综合素质。要严格按照有关规定配置充足的专职档案管理人员，通过专业培训以及委派学习等方法，不断更新档案管理人员的知识体系。与此同时，建立健全档案管理人员的职称待遇与晋升体系，推动人事档案管理工作的常态化发展，真正打造一支精干稳定、具有现代化技术知识、敬业爱岗、综合素质过硬、责任心强以及思想政治可靠的复合型档案管理队伍。
5.提升人事档案管理信息化水平。信息化技术对档案实施编目、管理、储存以及检索是未来人事档案管理工作的发展方向。这就需要提升人事档案管理干部的信息化水平。一是要加大专业培训教育力度，切实提升档案管理人员的自动化操作能力。二是要改革创新档案管理技术手段，切实提升利用效率。人事档案管理部门应当积极摸索新的档案管理方法，充分利用扫描仪、电脑等信息化设施，将图片、文字等档案资料转变成数据资料，构建一套健全的人事档案数据库系统，真正实现人事档案管理更为准确、及时、便捷。
五、结束语
综上所述，人事档案管理工作必须要正视当前存在的不足，通过深层次的分析，在观念、体系以及人才等各个方面进行不断地更新，制定对应的优化方案，努力探索现代化的档案管理模式，人事档案才能真正实现为科学挖掘、客观评价以及公正使用人才提供档案资料的目标。
【关键词】人事档案管理信息化归档处理；人事档案数据库系统
我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的干部档案、企业职工档案及学生档案的全国人事档案工作管理体系。随着市场经济改革的深入，我国的人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，从行政隶属关系转变为平等的契约关系，现有的人事档案工作已远远不能适应社会的变化和需求。
一、人事档案管理概述
1.人亊档案管理体制。进行有效的人事档案管理活动，必须建立完整的档案管理体制。目前，国家规定的人事档案管理体制必须包含以下9点内容：（1）管理人事档案的目的；（2）使用范围，适用于公司和全国各办亊处及机构；（3）人事档案分类；（4）人事档案的归档；（5）对人事档案进行考察核对；（6）转移人事档案；（7）利用人事档案；（8）利用人事档案办理相关手续；（9）人事档案保密相关规定和保存期限规定。
2.人事档案管理办法。管理部门为了加强对人事档案的管理工作，提髙档案管理水平，在管理体制的规定下，做出了许多的管理办法，加强了对人事档案的安全管理。具体的管理办法有：第一，对人事档案实行集中管理，使用专业管理员进行管理；第二，首先保护人事档案，其次对人事档案进行归档和注册，便于有关部门进行人员査阅等；第三，整理人事档案；第四，根据人员的相关变动，对人事档案及时地做出补充；第五，人亊档案的保管。
二、人事档案管理优化配置的机遇
1.事业单位人事制度改革逐渐提速。我国目前有100余万家不同类型的事业单位，其改革牵动了数千万“事业人”的切身利益，如何合理有序、公平公正地分类改革，是一件具有挑战性的工作。“甩掉两头、留下中坚”为三类事业单位改革的主要思路。
2.国家公务员考核规定的发布。国家公务员也开始实行考核和公开辞退制度，中国国家公务员局2008年12月2日发布《公务员考核规定（试行）第三章第十七条规定：“对于连续两年年度考核被确定为不称职等次的，予以辞退”。与此同时，各级政府也相应地出台了公务员考核的地方规定。随着人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措不断出现，人才的竞争择优和正常流动机制正在形成。
3.人事派遣的出现。人事派遣最显著的特点是“人”与“才”的分离，即人属于人才派遣机构，而才为用人单位所用。人才派遣也具有法制性、专业化等特点，人事派遣的出现使得个人进一步脱离单位，成为真正的“社会人”。
4.人才市场异常活跃。随着人才流动的日益频繁，全国各地，特别是大中城市的人才市场相当活跃。人才服务机构、人才市场中介服务机构从业人员数量迅速增长，人才信息数据库、人事代理、人才派遣、人事外包等现代服务方式发展迅猛。
三、人事档案管理中存在的问题
1.人事档案归档内容有待统一、完善。一是归档材料内容更新不及时。二是归档材料内容不完整、不真实、不清楚，上交归档材料不全面，对随时产生的档案材料不能做到及时归档，甚至出现前后矛盾。三是归档材料规格不统一。四是归档材料内容书写不规范、字迹潦草模糊不清，或用质量低劣的纯蓝墨水或圆珠笔书写，甚至还有用铅笔书写的。
2.档案部门管理缺位。在实际工作中，人事档案的管理部门都是组织和人事部门，即使是在流动人员档案实行社会化管理中，其负责部门仍是隶属与组织和人事部门的人才流动中心，档案部门一直被关在门外，而这也是在所有的专门档案管理中，档案部门唯一“缺席”的一类。而在新兴的个人信用档案和个人健康档案的管理中，无论是政策的制定，管理的实施和监督各个环节中，这种现象也没有得到有效改善，由此造成的后果是很严重的。
3.缺乏完善的法律体系支撑。我国目前仍没有制定专门的《个人信息法》，个人信用在收集和利用的过程中容易发生各种纠纷；更重要的是缺少个人信息权利、隐私权方面的法律法规，这使得我们在探讨人事档案开放式管理模式时，缺少有效的法律依据，同时也为权限的设置形成了难题。
4.档案管理队伍专业水平参差不齐。现阶段，人事档案管理队伍中仍存在着人员编制不足、队伍不稳定、管理人员素质不高等问题。究其原因，主要在以下两个方面：一是社会对档案管理专业的认知不足，导致各个大学中关于档案的专业较少；二是高素质的档案管理人才供不应求，导致人事档案管理队伍中缺乏相应的人才。
5.信息化水平较低。当前是信息技术高速发展的时代，但很多单位人事档案管理基本方法仍然是查阅原始档案资料、翻阅纸质档案，大量的档案资料没有进行信息化归档处理。在未来的人事档案管理发展中，电子档案是其发展方向。利用电子档案对人事档案进行管理可以使管理工作简单化，档案的管理质量也将大大提高。
四、人事档案管理优化方案与建议
1.完善人事档案归档制度，健全人事档案归档内容。应根据实际情况，建立健全人事档案材料归档制度，明确归档材料内容、范围、要求及归档程序，及时捕捉人事档案归档材料的信息资源。
完善和规范人事档案材料是提高人事档案质量的保证，只有归档材料完整、齐全、符合规定，才能如实反映职工的全貌，才能更好地发挥人事档案的凭证和参考作用，才能使人事档案在人事管理工作中的重要作用得到充分发挥。
2.建立专门的人事档案管理机构。应该进一步强调档案部门在人力资源管理中的地位，建立专门的人事档案管理机构。建立健全专门的人事档案管理机构，并尽快地对其进行定位，特别是在大力实施人才兴国发展战略，对人事档案管理进行改革的过程中，建立专门的人事档案管理机构是当务之急。
3.加快相关法律制度建设的进程。专门的人事档案管理机构除了强调对文件的保管，更要强调对人事档案信息的开发和利用，保管工作只是其基本职能之一。如何对信息进行合理和有效的开发，才是管理机构的最重要的职能。因此，要注重对利用权限的设置，使得在利用过程中，既保护个人的政治权利，又能发挥其服务性。
4.提升档案管理队伍的综合素质。档案管理队伍不但要具备过硬的专业知识体系，同时还必须要掌握应用信息化档案管理的相关方法。这就需要加大培训教育力度，切实提升档案管理队伍的专业水平与综合素质。要严格按照有关规定配置充足的专职档案管理人员，通过专业培训以及委派学习等方法，不断更新档案管理人员的知识体系。与此同时，建立健全档案管理人员的职称待遇与晋升体系，推动人事档案管理工作的常态化发展，真正打造一支精干稳定、具有现代化技术知识、敬业爱岗、综合素质过硬、责任心强以及思想政治可靠的复合型档案管理队伍。
5.提升人事档案管理信息化水平。信息化技术对档案实施编目、管理、储存以及检索是未来人事档案管理工作的发展方向。这就需要提升人事档案管理干部的信息化水平。一是要加大专业培训教育力度，切实提升档案管理人员的自动化操作能力。二是要改革创新档案管理技术手段，切实提升利用效率。人事档案管理部门应当积极摸索新的档案管理方法，充分利用扫描仪、电脑等信息化设施，将图片、文字等档案资料转变成数据资料，构建一套健全的人事档案数据库系统，真正实现人事档案管理更为准确、及时、便捷。
五、结束语
综上所述，人事档案管理工作必须要正视当前存在的不足，通过深层次的分析，在观念、体系以及人才等各个方面进行不断地更新，制定对应的优化方案，努力探索现代化的档案管理模式，人事档案才能真正实现为科学挖掘、客观评价以及公正使用人才提供档案资料的目标。