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摘要：工程资料在收集整理过程中会出现大量复印件，这些复印件中很多是无效的或者是有缺陷的，有些看似不合格，但内容齐全也可以列为合格资料。如何收集到或取得合格的复印件资料就需要资料员对收集到的资料细心审核。笔者从事多年资料检查工作，本文便是经验所得，也是对资料复印件是否真正有效所作的详细说明，针对复印件的有效性问题列出了若干注意事项。
关键词：工程资料；复印件；有效性；注意事项
工程资料在收集整理过程中会出现大量复印件是正常的，很多情况下原件只有一个，如资质证书、学历证书、执业证书、规划证、土地证、竣工备案书等。即便有的有副本如资质证书也是所在单位只有一件。要在其他单位证明有这些证书，只能是复印件，一般都在给出的复印件上盖上所在单位的公章，并注明原件存放地和经办人签章、日期。但仅这种看似简单的事情，实际做起来就未必简单，如何使复印件合格有效就很有讲究了。按照资料规程要求，合格证及检验报告如果是复印件要盖原件存放单位公章，并注明经办人、日期，但在收集过程中会发现很多复印件尽管盖了公章，其合格、有效性还是存有疑问的。为了使资料能真正合格有效，在收集整理时就识别复印件的有效性而言应注意以下若干事项：
第一，要认清资料上盖的是不是单位的公章，即是否是单位的行政章。一些便章、杂章都不具有公章的效用，有些资料盖的是XX专用章，经过工商行政部门备案的检测单位的检验专用章也是有效的。还有些盖的是经单位自行备案登记的部门章，但要注意的是部门章的级别，在收集资料中最好要限制在二级章的范围内，如某公司技术质量部。章的级别越低或者是公司下属部门层级越低，其有效性也会越低甚至无效，如某公司质量部第一检验处二检验科专用章，从公司到部级再到处级再到科级，已是第四级，甚至有的章连自己公司都没有备案登记。其有效性就大打折扣了。
第二，临时用章不能代替公章，如某工程项目部的章，在工程施工阶段对一些过程资料是可以用的，但在工程完工需要在竣工验收单上盖章时，必须是单位的公章。因为项目部是暂时的，一旦工程完工就会解散，其临时用章也会上交公司封存，对永久保存的资料不能盖临时用章。另外也要注意公章是否还需要加其他附加章，如项目经理签字的单位工程验收单，不但要盖公章还要加盖项目经理的执业章，项目经理签署的来往重要证明文件，基本上都是要加盖执业章的。至于什么文件加盖执业章，国家建设部门有专门的规定，资料人员不得不知。
第三，注意原件存放单位名称是不是和所盖的公章对应。如有的复印件上标注的是原件存放A公司，但公章盖的是B公司，造成章和说明不对应的情况，给责任追索造成难题，这样的资料是不符合要求的。还有的标注是工地资料员写的，经办人写的也是资料员，一册资料中多家单位的复印件，经办人都是填写的资料员，这也是不符合要求的。一份复印件不应该让资料员进行二次加工，资料员是收集整理的资料的，也没有义务承担这样的责任和风险。各质量检查部门在检查资料时，没有对质量证明文件那么严格，只要有公章，又有注明原件存放处以及时间，就给予通过，哪怕是在已经盖好的章面上标注，也不管字压章还是章压字，都算合格，这已经是比较宽松的检查方法。严格来说，因该是先写注再压章，章压字的程序是正确的，而字压章的程序就可疑了。这样后加上的一些注明甚至连盖章的人也不明就里。严格来说字压章的证明是有缺陷的。在工程建设上，一些大宗的材料对质量证明文件有特殊的要求，也是需要注意的。如钢筋，在北京地方标准或相关文件中，要求还要留有经办人的电话，这样能更好的起到追溯作用。进场量要反映在质量文件上，要证明实际进了多少量，而这个量还要与复试报告的代表量相吻合，钢筋上相应的标牌还要复印后将复印件一同存放在资料中，其钢筋批号也要与质量证明书上的批号相符，即业内所说的资料交圈。水泥也是大宗材料之一，不但要收集合格证，还要收集三天的试验报告，更要收集28天的试验报告，而三天的水泥试验报告和28天的水泥试验报告是互相关联的，如果两个报告编号不同、三天的试验数值不同，那就是有问题的资料。还有个别28天的水泥试验报告，在检验数值上、日期上、编号上有明显的改动痕迹或者字迹新旧粗细明显的不同，这份资料就有伪造的嫌疑了。
第四、掃描件不等于原件。这种资料也使得彩色扫描仪派上了用场，这种资料最容易造成以假乱真，扫描效果好的，往往容易使收集到这些资料的人以为是原件，或者知道是彩色扫描件而当原件使用，也会使资料的效力大打折扣，这一点只要资料员在收集资料中稍微注意就不难分辨真假。对于是否是原件，并不在于资料是不是彩色。对于扫描件应视同复印件，按复印件要求的方法处理。还有的单位在发出原件时，在原件上加盖了“复印无效”字样，经销商在发出复印后加盖了自己的公章，如果追溯到经销商，经销商把原件丢失或找不到，这样的文件其有效性也就难以确定了。
第五、要注意原件存放单位的章是否真实，如有的项目部对没有盖章的复印件，加盖了所在项目部的章，注明原件存放在自己的所在项目部，而项目部却提供不出原件，这种为了应付检查而用的方法是不正确的。再者还有加盖的公章，其章的单位与产品的供应链不搭边，如电梯合格证上盖的是某小卖部的章或者某食品店的章就有点南辕北辙了。再者还要注意，如果真是原件就不要在原肩上再注明原件存放单位，这种现象就是画蛇添足了。
第六、原件和复印件同时存在或者同时收集到，怎样归档也是需应斟酌的。笔者认为，如果只有一份原件，又有协议要求让总包方代交城建档案馆资料的，应先满足城建档案馆的要求，如果是有移交建设单位的资料或给监理单位的资料，原件应先满足总包单位，将来一旦遇到诉讼，施工方就是相对弱者的一方，再加上效力不足的资料，施工方就更被动了。有的项目部把仅有的一份原件给了监理单位是不妥当的，但可以让监理看原件，看完后或者审核完后随即收回。因监理销毁、丢失的可能性更大。更何况工程有了质量问题时，用户首先想到的是找施工单位问责，施工单位如果没有完善的资料是可想而知的。或
另外，资料员还要练就一手识别假资料的能力，在实际工作当中，假资料并不少见，不合格的或伪造的资料可出现在各个单位，但最多的是进货商的合格证明文件，一些进货商为了少花钱，应该需要监测的材料不去监测，就弄一份假的监测报告来应付是常有的事，这些资料都是资料员重点注意鉴别的。其次就是各分包单位，假资料也是很多的，而且类型庞杂，如合格证、检验报告、资质文件、技术资料等都有可能是伪造的，这就需要收集资料的人员在审核中加倍认真了。假资料危害很大，出了问题追溯起来容易形成扯皮现象，责任难于分清，且伪造的资料对以后的责任追究、工程维修、档案查阅等造成无法弥补的损失，同时这些资料也成为名副其实的垃圾档案。
总之，一份具有追溯性的合格复印件，标注和盖章都正确，就能起到代替原件的作用，与原件具有同等效力。当然，前提是处在一个合法有效的时空段，如果一家工厂早已倒闭多年，采购员却刚刚进了一批这个厂的材料，出厂日期还是最近的，这就是明显的假资料。因此在资料收集整理过程中，对复印件资料还是要认真审核，确保收集的是符合要求的资料。
作者简介：于五星，男，博士，教授级高级工程师，任职单位：中国新兴建设开发总公司一公司。长期从事工程资料检查和工程评优申报工作。
关键词：工程资料；复印件；有效性；注意事项
工程资料在收集整理过程中会出现大量复印件是正常的，很多情况下原件只有一个，如资质证书、学历证书、执业证书、规划证、土地证、竣工备案书等。即便有的有副本如资质证书也是所在单位只有一件。要在其他单位证明有这些证书，只能是复印件，一般都在给出的复印件上盖上所在单位的公章，并注明原件存放地和经办人签章、日期。但仅这种看似简单的事情，实际做起来就未必简单，如何使复印件合格有效就很有讲究了。按照资料规程要求，合格证及检验报告如果是复印件要盖原件存放单位公章，并注明经办人、日期，但在收集过程中会发现很多复印件尽管盖了公章，其合格、有效性还是存有疑问的。为了使资料能真正合格有效，在收集整理时就识别复印件的有效性而言应注意以下若干事项：
第一，要认清资料上盖的是不是单位的公章，即是否是单位的行政章。一些便章、杂章都不具有公章的效用，有些资料盖的是XX专用章，经过工商行政部门备案的检测单位的检验专用章也是有效的。还有些盖的是经单位自行备案登记的部门章，但要注意的是部门章的级别，在收集资料中最好要限制在二级章的范围内，如某公司技术质量部。章的级别越低或者是公司下属部门层级越低，其有效性也会越低甚至无效，如某公司质量部第一检验处二检验科专用章，从公司到部级再到处级再到科级，已是第四级，甚至有的章连自己公司都没有备案登记。其有效性就大打折扣了。
第二，临时用章不能代替公章，如某工程项目部的章，在工程施工阶段对一些过程资料是可以用的，但在工程完工需要在竣工验收单上盖章时，必须是单位的公章。因为项目部是暂时的，一旦工程完工就会解散，其临时用章也会上交公司封存，对永久保存的资料不能盖临时用章。另外也要注意公章是否还需要加其他附加章，如项目经理签字的单位工程验收单，不但要盖公章还要加盖项目经理的执业章，项目经理签署的来往重要证明文件，基本上都是要加盖执业章的。至于什么文件加盖执业章，国家建设部门有专门的规定，资料人员不得不知。
第三，注意原件存放单位名称是不是和所盖的公章对应。如有的复印件上标注的是原件存放A公司，但公章盖的是B公司，造成章和说明不对应的情况，给责任追索造成难题，这样的资料是不符合要求的。还有的标注是工地资料员写的，经办人写的也是资料员，一册资料中多家单位的复印件，经办人都是填写的资料员，这也是不符合要求的。一份复印件不应该让资料员进行二次加工，资料员是收集整理的资料的，也没有义务承担这样的责任和风险。各质量检查部门在检查资料时，没有对质量证明文件那么严格，只要有公章，又有注明原件存放处以及时间，就给予通过，哪怕是在已经盖好的章面上标注，也不管字压章还是章压字，都算合格，这已经是比较宽松的检查方法。严格来说，因该是先写注再压章，章压字的程序是正确的，而字压章的程序就可疑了。这样后加上的一些注明甚至连盖章的人也不明就里。严格来说字压章的证明是有缺陷的。在工程建设上，一些大宗的材料对质量证明文件有特殊的要求，也是需要注意的。如钢筋，在北京地方标准或相关文件中，要求还要留有经办人的电话，这样能更好的起到追溯作用。进场量要反映在质量文件上，要证明实际进了多少量，而这个量还要与复试报告的代表量相吻合，钢筋上相应的标牌还要复印后将复印件一同存放在资料中，其钢筋批号也要与质量证明书上的批号相符，即业内所说的资料交圈。水泥也是大宗材料之一，不但要收集合格证，还要收集三天的试验报告，更要收集28天的试验报告，而三天的水泥试验报告和28天的水泥试验报告是互相关联的，如果两个报告编号不同、三天的试验数值不同，那就是有问题的资料。还有个别28天的水泥试验报告，在检验数值上、日期上、编号上有明显的改动痕迹或者字迹新旧粗细明显的不同，这份资料就有伪造的嫌疑了。
第四、掃描件不等于原件。这种资料也使得彩色扫描仪派上了用场，这种资料最容易造成以假乱真，扫描效果好的，往往容易使收集到这些资料的人以为是原件，或者知道是彩色扫描件而当原件使用，也会使资料的效力大打折扣，这一点只要资料员在收集资料中稍微注意就不难分辨真假。对于是否是原件，并不在于资料是不是彩色。对于扫描件应视同复印件，按复印件要求的方法处理。还有的单位在发出原件时，在原件上加盖了“复印无效”字样，经销商在发出复印后加盖了自己的公章，如果追溯到经销商，经销商把原件丢失或找不到，这样的文件其有效性也就难以确定了。
第五、要注意原件存放单位的章是否真实，如有的项目部对没有盖章的复印件，加盖了所在项目部的章，注明原件存放在自己的所在项目部，而项目部却提供不出原件，这种为了应付检查而用的方法是不正确的。再者还有加盖的公章，其章的单位与产品的供应链不搭边，如电梯合格证上盖的是某小卖部的章或者某食品店的章就有点南辕北辙了。再者还要注意，如果真是原件就不要在原肩上再注明原件存放单位，这种现象就是画蛇添足了。
第六、原件和复印件同时存在或者同时收集到，怎样归档也是需应斟酌的。笔者认为，如果只有一份原件，又有协议要求让总包方代交城建档案馆资料的，应先满足城建档案馆的要求，如果是有移交建设单位的资料或给监理单位的资料，原件应先满足总包单位，将来一旦遇到诉讼，施工方就是相对弱者的一方，再加上效力不足的资料，施工方就更被动了。有的项目部把仅有的一份原件给了监理单位是不妥当的，但可以让监理看原件，看完后或者审核完后随即收回。因监理销毁、丢失的可能性更大。更何况工程有了质量问题时，用户首先想到的是找施工单位问责，施工单位如果没有完善的资料是可想而知的。或
另外，资料员还要练就一手识别假资料的能力，在实际工作当中，假资料并不少见，不合格的或伪造的资料可出现在各个单位，但最多的是进货商的合格证明文件，一些进货商为了少花钱，应该需要监测的材料不去监测，就弄一份假的监测报告来应付是常有的事，这些资料都是资料员重点注意鉴别的。其次就是各分包单位，假资料也是很多的，而且类型庞杂，如合格证、检验报告、资质文件、技术资料等都有可能是伪造的，这就需要收集资料的人员在审核中加倍认真了。假资料危害很大，出了问题追溯起来容易形成扯皮现象，责任难于分清，且伪造的资料对以后的责任追究、工程维修、档案查阅等造成无法弥补的损失，同时这些资料也成为名副其实的垃圾档案。
总之，一份具有追溯性的合格复印件，标注和盖章都正确，就能起到代替原件的作用，与原件具有同等效力。当然，前提是处在一个合法有效的时空段，如果一家工厂早已倒闭多年，采购员却刚刚进了一批这个厂的材料，出厂日期还是最近的，这就是明显的假资料。因此在资料收集整理过程中，对复印件资料还是要认真审核，确保收集的是符合要求的资料。
作者简介：于五星，男，博士，教授级高级工程师，任职单位：中国新兴建设开发总公司一公司。长期从事工程资料检查和工程评优申报工作。