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[摘 要]电子文件的科学管理是档案工作者的新课题，随着计算机的普及和网络的发展，电子文件大量产生，为档案管理提供了丰富的内容和崭新的管理手段，分析电子档案的特点出发，电子文件对档案管理的影响，电子档案管理工作中存在的问题及应采取的对策。
[关键词]电子文件 电子档案 管理 对策
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）20-228-01
随着科学技术的迅猛发展，计算机技术，通讯技术，网络技术等高新技术正在日益渗透到社会各个领域，办公自动化技术的普及应用，无纸化办公，网络文件传输，网上办公等现代化手段的实现，产生了大量的数字形态保存的信息——电子文件。它客观地记录了人类社会活动的方方面面，如何把这些有价值的电子文件归档，使其发挥社会记忆的功能，是档案工作者迫切需要研究和解决的重大课题。
一、电子档案所具备的特征
（一）容量大、体积小、节省库房存储空间。电子档案的载体可以是磁带，光盘等形式，一张普通的3英寸磁盘容量为1。44兆字节，相当于72万个汉字的纸质档案的容量。一张光盘容量更大，目前已达500-1000兆字节，且体积小，自身重量轻，仅为100克，保管时将大大节省档案装具与库房的存储空间。
（二）检索快捷，提高利用率。电子档案检索和传播的是纸质档案难以相比的，电子档案只需按动键钮通过网络传输，即可迅速地查找用户所需档案的案卷，条目，信息，乃至全部文件的内容，避免了用户常为摘抄或复印带来的苦恼，提高利用率，随着计算机管理档案的联网，电子档案可以通过网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，消除了书籍，文件数量对利用者人数，距离的限制，做到情报资源的超时空共享。
（三）自动分类组合，便于档案管理。电子文件在转化为档案的过程中，随时可迅速地对档案中的某份文件从不同角度进行组合，整序，检索和统计，可以尽情地展现文件间的来源，内容，时间，形式等方面的联系，人们不需要去分类，组卷，从而方便了对档案的管理。
（四）多样化的展示方式，增强了档案传播的效果。集文字，图像，动画，声音和数据为一体的电子档案具有多样化的展示方式，且屏幕上的画面清晰度高，意趣昂然，吸引了利用者，增强了传播效果。
（五）信息形态的数字化，与非人工识读性性电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的，在计算机内部，无论是传输还是运算，存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在，对于这种经过复杂骗码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。
（六）对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件，操作系统和软件具有生命力并发挥作用，从文件的制作，处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。
（七）信息的可变性，不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增强删，更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件，且看不出改动过的痕迹，计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所代替，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件夹环境中，文件诉形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速，有效，多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（二）由于电子文件的保存价值，取决于其自身价值和可读性。而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证信息尚无法律保证，因此其鉴定、管理方法亦无定信纸，此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法，要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
（三）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象。而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员，技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
三、电子文件档案管理面临的主要问题
（一）电子文件档案的原始性，真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性，真实性，完整性的技术难度较大，档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识别。
（二）电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化，信息桦和网络化时代的到来，因特网的全球性，开放性，共享性，动态性发展，使得任何人都可以自由地介入INTERNET，电子政务系统中大量的政府公文通过INTERNET发布，高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听，泄密，篡改和伪造，同时，电子档案在发送，接收，保管，归档时又面临病毒的入侵。
四、电子文件档案管理存在的问题及解决措施
（一）建立统一的电子文件档案量档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性，真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学，合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结構标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。
（二）档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计。对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别。它承担了电子文件与电子档案从接收，鉴定，保管，利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能，把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件，电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。
（三）对电子文件法律效力问题的解决。加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性，真实性，凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。
结束语
电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是21世纪档案工作遇到的新课题，不断地研究，探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全，可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确，快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。
参考文献：
[1]刘宁，电子文件对档案管理工作的影响及应对策略。《经济技术协作信息》2011，4期（2）。
[2]史秀艳，电子文件档案管理的几点思考。《民营科技》2011年第4期。
[关键词]电子文件 电子档案 管理 对策
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）20-228-01
随着科学技术的迅猛发展，计算机技术，通讯技术，网络技术等高新技术正在日益渗透到社会各个领域，办公自动化技术的普及应用，无纸化办公，网络文件传输，网上办公等现代化手段的实现，产生了大量的数字形态保存的信息——电子文件。它客观地记录了人类社会活动的方方面面，如何把这些有价值的电子文件归档，使其发挥社会记忆的功能，是档案工作者迫切需要研究和解决的重大课题。
一、电子档案所具备的特征
（一）容量大、体积小、节省库房存储空间。电子档案的载体可以是磁带，光盘等形式，一张普通的3英寸磁盘容量为1。44兆字节，相当于72万个汉字的纸质档案的容量。一张光盘容量更大，目前已达500-1000兆字节，且体积小，自身重量轻，仅为100克，保管时将大大节省档案装具与库房的存储空间。
（二）检索快捷，提高利用率。电子档案检索和传播的是纸质档案难以相比的，电子档案只需按动键钮通过网络传输，即可迅速地查找用户所需档案的案卷，条目，信息，乃至全部文件的内容，避免了用户常为摘抄或复印带来的苦恼，提高利用率，随着计算机管理档案的联网，电子档案可以通过网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，消除了书籍，文件数量对利用者人数，距离的限制，做到情报资源的超时空共享。
（三）自动分类组合，便于档案管理。电子文件在转化为档案的过程中，随时可迅速地对档案中的某份文件从不同角度进行组合，整序，检索和统计，可以尽情地展现文件间的来源，内容，时间，形式等方面的联系，人们不需要去分类，组卷，从而方便了对档案的管理。
（四）多样化的展示方式，增强了档案传播的效果。集文字，图像，动画，声音和数据为一体的电子档案具有多样化的展示方式，且屏幕上的画面清晰度高，意趣昂然，吸引了利用者，增强了传播效果。
（五）信息形态的数字化，与非人工识读性性电子文件是在计算机中产生和处理的，其信息形态是数字化的，在计算机内部，无论是传输还是运算，存储等处理，电子文件均是以数字编码的形式存在，对于这种经过复杂骗码的信息人工无法破译它的含义，只有通过计算机特有的程序解码，使之还原为输入前的状态，才能识读它。
（六）对设备的依赖性。电子文件需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件，操作系统和软件具有生命力并发挥作用，从文件的制作，处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，离开了计算机系统，既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。
（七）信息的可变性，不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点使得对系统中信息的增强删，更改和重新编辑都变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件，且看不出改动过的痕迹，计算机系统中的静态文档已大量被动态文档所代替，而动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新的情况。
二、电子文件对档案管理工作的影响
（一）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件夹环境中，文件诉形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速，有效，多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理，不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
（二）由于电子文件的保存价值，取决于其自身价值和可读性。而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证信息尚无法律保证，因此其鉴定、管理方法亦无定信纸，此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法，要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
（三）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象。而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员，技术人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。
三、电子文件档案管理面临的主要问题
（一）电子文件档案的原始性，真实性容易被破坏。保证电子文件的原始性，真实性，完整性的技术难度较大，档案的本质属性是原始记录性。纸质文件内容原始性很容易被确认，而电子文件具有可变性和信息载体的可分离性，计算机内存贮的电子档案无个人笔迹特征，无书写墨迹和新旧的区别，一旦被删改，复制或篡改内容都很难被识别。
（二）电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化，信息桦和网络化时代的到来，因特网的全球性，开放性，共享性，动态性发展，使得任何人都可以自由地介入INTERNET，电子政务系统中大量的政府公文通过INTERNET发布，高效流转，电子文件档案信息通过网络传送时容易被窃听，泄密，篡改和伪造，同时，电子档案在发送，接收，保管，归档时又面临病毒的入侵。
四、电子文件档案管理存在的问题及解决措施
（一）建立统一的电子文件档案量档基本结构标准。在电子文件大量产生的今天，档案部门进行电子文件接收归档的首要任务是对所需归档电子文件信息内容的原始性，真实性鉴定，而“保护体系”的实现正是为解决该问题而提出的一个重要途径与方法，制定科学，合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结構标准，是全面实施电子文件归档及电子档案管理的基础。
（二）档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计。对于电子文件与电子档案管理系统而言，它和所有档案辅助管理软件有着根本的区别。它承担了电子文件与电子档案从接收，鉴定，保管，利用等全部工作，不仅要具有电子档案的管理功能，而且还具有相当于实体档案库房的保管存储功能，把原来纸质文件管理系统中的许多后控制手段提到了最前端，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件，电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。
（三）对电子文件法律效力问题的解决。加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力，在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，并制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的关联性，真实性，凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。
结束语
电子文件是社会进步的产物，确保电子文件档案的安全是21世纪档案工作遇到的新课题，不断地研究，探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子文件的安全性，使档案资源得到安全，可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确，快速地向社会提供有利的信息资源，促进经济建设的稳步发展。
参考文献：
[1]刘宁，电子文件对档案管理工作的影响及应对策略。《经济技术协作信息》2011，4期（2）。
[2]史秀艳，电子文件档案管理的几点思考。《民营科技》2011年第4期。