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摘要：现阶段，随着信息技术的发展和人们认知水平的提高，档案对于企业经营的重要作用逐渐的体现出来，企业档案的管理工作越来越重要也越来越被重视。本文主要讨论企业档案管理的现状以及优化对策。
关键词：企业；档案管理；现状与优化
中图分类号：F279.23文献标识码： A 文章编号：
档案是记录着人们生产生活以文字、图像、声音等方式存在，企业的档案产生于企业生产经营活动的各个环节中。企业的档案管理就是对企业的生产经营活动中产生资料信息进行归档、保存与借阅的管理。这些资料信息包含了企业的经营规划和生产销售、物资管理和财务管理、人事管理与信息管理等一切方面的信息记录。
企业进行档案管理的重要性
企业的档案涉及到企业经营管理的各个方面，其中有企业的发展规划、核心技术信息、重要客户资料等机密资料。现在社会处于市场经济，管理者的决策要依据各种信息、资料与数据，企业信息资源的汇总对于企业的决策起到的作用甚至高于人力资源。档案保存了企业发展至今的各种资料，能够给企业的决策者提供重要的信息反馈，对于企业的决策制定有着很大的影响力，并且，档案资料对企业日常经营生产的各个部门都有辅助作用，是企业的重要财富。另外，企业档案中有关于企业内部的各种机密信息，不管是损坏或者遗失都会对企业产生难以估量的损失。因此，企业的档案管理工作十分重要。
企业档案管理的现状
档案对企业的作用已经凸显出来，但是现阶段企业的档案管理仍然存在着很多问题：
、思想认识不到位
企业的生产经营以获得最大利润为目的，企业的盈利状况是衡量企业成功与否的最重要标准。因此，企业的经营管理者的工作重心一般都放在了产品是生产与销售上面，如何提高企业的产能、如何才能提高产品的销售额占据更大的市场份额是企业管理者工作的重心所在。档案管理工作并不能为企业直接创造利润，因此在企业的经营活动中几乎难以获得重视。而领导关注的重点就是企业员工进行工作的重点。领导不重视档案管理，企业的员工就更不可能重视。现在仍有很多人以为档案管理工作是档案管理部门自己的任务，与自身工作不相干。档案的管理工作者在工作中很难获得其他部门的有效支持。甚至有的企业并没有专门的档案管理部门，档案管理工作由企业中某个部门兼任。
、管理人员工作能力不高
我国《档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。从法律的角度对档案管理工作人员的素质提出了要求。随着社会经济与科学的不断发展，档案管理的业务范围也在不断的扩展。现阶段，合格的档案管理工作者应该具备有以下素质：1、具备较高的政治素质；2、具有高尚的职业道德；3、具有过硬的业务能力；4、具有严谨的工作作风；5、具有大胆创新精神。但是在很长一段时间内企业进行档案管理都是做一些简单的资料规整和外借工作，技术含量很低。档案管理人员在文化水平和专业素质、思想观念等等方面参差不齐。文化程度低、专业知识差、知识面较窄、观念落后、计算机及外语能力差是我国现阶段企业档案管理者的普遍状态，很难满足时代的需求。企业档案管理者的这种情况极大的制约了企业档案管理工作的发展。并且，因为企业管理者的不重视，档案管理无论是资金投入还是人力资源投入都比较低。很少有企业对档案管理工作者进行专门的业务培训。档案管理工作者没有提升的机会，缺乏完善自己的动力。
、管理制度不健全
企业的档案管理至少包括资料归档、保管、外借三个方面。需要归档的资料来源于企业的各个部门。而且资料的使用和外界的主要对象也是企业各个生产环节中的工作者。档案的管理不是一个部门的事情，需要每个部门的支持与配合。但是，几乎所有的企业中都没有关于多部门联合工作的方面的规章制度。资料收集的是否完整有效、归档是否及时、能否对借用的资料进行完善的保管、能否及时归还都靠员工自觉。企业没有明确的资料收集制度、管理制度和使用制度。对于资料管理中出现的资料失真、使用损坏等情况缺乏有力的处罚措施。
、管理手段落后
长期以来企业的档案管理都是手工操作。但是随着计算机和网络信息技术的普及应用，企业的生产经营活动速度加剧，各种文献资料急剧增加，并且资料的载体也发生了很大的变化。过去，文献资料的载体是纸张，现在，文献资料的载体首用数字类设备。数字类的设备容量大、体积小、便于移动携带正呈现出取代传统纸张的趋势，现在很多的企业已经实行了无纸化办公。传统方式下的管理手段难以适应这些变化。
优化企业档案管理的措施
、加强思想教育，使企业的管理者与员工都意识到档案管理工作的重要性
思想是行动的指标。 要想加强企业的档案管理工作就要先使企业的管理者与员工从思想上认识到档案管理的重要性。只有管理者意识到了档案管理的重要性才有可能加大对档案管理的投资力度，引进先进设备和对档案管理工作人员进行业务培训才有可能成为现实。只有领导重视了，档案管理的工作人员才能更容易的得到其他部门的支持与配合。可以说，管理者的重视程度决定着企业档案的发展程度。管理者的重视程度决定着企业档案的发展程度，而企业其他员工的重视程度就决定着档案管理工作能否顺利进行。企业的档案是企业中各个部门工作的书面化表现。企业的员工决定着资料的真实性、资料能否按时归档、资料的使用是否安全，是将企业档案管理工作落实到具体步骤的主体，对于企业的档案管理工作有着非常重要的作用。
、提高档案管理工作者的工作能力
档案管理工作者的工作能力关系着档案管理工作的效率，关系着档案管理工作能否起到应有的作用。针对现阶段档案管理工作者普遍存在的各种问题，企业应该采取措施，加强培训，最大限度的提升档案管理工作者的工作能力。企业应当首先对工作者进行思想方面的教育，培养工作者良好的职业道德并强化工作者的服务意识，提升服务水平。然后对工作者进行业务知识的培训。企业除了对工作者相关专业知识进行培训外，还要培训工作者的外语能力，计算机操作能力和信息技术应用能力。使工作者能胜任档案管理工作中的任何一方面工作。
、健全企业档案管理制度
健全的制度是工作顺利开展的保证。企业如果想提升企业的档案管理水平就要先制定档案管理的健全制度。健全的档案管理制度应该包括资料的收集、归档、借阅、归还制度；资料管理制度；资料保密制度；惩罚制度；档案管理工作晋升制度。资料的收集、归档、借阅、归还制度主要规范各部门员工的信息收集以及资料的整理归档。资料保密制度主要规定资料使用的保密性原则，确保资料的不外泄不损坏。惩罚制度则是规定违反档案管理制度的惩戒措施，督促各部门做好档案管理工作。档案管理工作晋升制度主要制定档案管理中作者的晋升路径，提升工作者的工作动力。
、引进先进设备，提升企业档案管理的手段
随着科技的进步，各种专业的档案管理工具已经出现，这些工具的应用，能极大的节省人力资源的投入，提升档案管理工作效率，是企業提升档案管理工作水平的必要选择。而且，现在的档案载体逐渐数字化，引进先进设备是对这些数字化载体进行管理的必然选择。
、改进工作方式，引进事前介入、事后跟踪的工作模式
要想提升企业档案管理的工作能力，档案工作者也该改变工作方式，从被动工作转变为主动工作，引进事前介入、事后跟踪的工作模式。对于会产生重要文献资料的工程项目，档案管理工作可以提前介入，进行旁听，并在项目进行中时刻跟进以做好资料的接应工作，同时也能督促相关部门加快资料收集与归档的进度。在资料归档后进行事后的跟踪调查，核实资料的准确度。
结论：企业的档案管理工作是企业管理的重要部分，是企业实力的一种体现。企业应当加以重视并采取各种手段解决档案管理中的问题，提升档案管理的能力。
参考文献：
[1]张春艳 李爱军.新形势下加强企业档案工作的对策.黑龙江档案，2006(1)
[2]刘丽敏.加强企业档案管理的思考.才智,2011（31）
[3]刘玲.加强改制企业档案工作的措施.黑龙江史志，2011(13)
[4]阙娅瑾.论加强企业档案工作的重要性及方法.管理观察,2010(15)
[5]刘艳秋.浅谈提高档案管理科学化水平的有效路径 .经济视角,2011（29）
关键词：企业；档案管理；现状与优化
中图分类号：F279.23文献标识码： A 文章编号：
档案是记录着人们生产生活以文字、图像、声音等方式存在，企业的档案产生于企业生产经营活动的各个环节中。企业的档案管理就是对企业的生产经营活动中产生资料信息进行归档、保存与借阅的管理。这些资料信息包含了企业的经营规划和生产销售、物资管理和财务管理、人事管理与信息管理等一切方面的信息记录。
企业进行档案管理的重要性
企业的档案涉及到企业经营管理的各个方面，其中有企业的发展规划、核心技术信息、重要客户资料等机密资料。现在社会处于市场经济，管理者的决策要依据各种信息、资料与数据，企业信息资源的汇总对于企业的决策起到的作用甚至高于人力资源。档案保存了企业发展至今的各种资料，能够给企业的决策者提供重要的信息反馈，对于企业的决策制定有着很大的影响力，并且，档案资料对企业日常经营生产的各个部门都有辅助作用，是企业的重要财富。另外，企业档案中有关于企业内部的各种机密信息，不管是损坏或者遗失都会对企业产生难以估量的损失。因此，企业的档案管理工作十分重要。
企业档案管理的现状
档案对企业的作用已经凸显出来，但是现阶段企业的档案管理仍然存在着很多问题：
、思想认识不到位
企业的生产经营以获得最大利润为目的，企业的盈利状况是衡量企业成功与否的最重要标准。因此，企业的经营管理者的工作重心一般都放在了产品是生产与销售上面，如何提高企业的产能、如何才能提高产品的销售额占据更大的市场份额是企业管理者工作的重心所在。档案管理工作并不能为企业直接创造利润，因此在企业的经营活动中几乎难以获得重视。而领导关注的重点就是企业员工进行工作的重点。领导不重视档案管理，企业的员工就更不可能重视。现在仍有很多人以为档案管理工作是档案管理部门自己的任务，与自身工作不相干。档案的管理工作者在工作中很难获得其他部门的有效支持。甚至有的企业并没有专门的档案管理部门，档案管理工作由企业中某个部门兼任。
、管理人员工作能力不高
我国《档案法》明确规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。从法律的角度对档案管理工作人员的素质提出了要求。随着社会经济与科学的不断发展，档案管理的业务范围也在不断的扩展。现阶段，合格的档案管理工作者应该具备有以下素质：1、具备较高的政治素质；2、具有高尚的职业道德；3、具有过硬的业务能力；4、具有严谨的工作作风；5、具有大胆创新精神。但是在很长一段时间内企业进行档案管理都是做一些简单的资料规整和外借工作，技术含量很低。档案管理人员在文化水平和专业素质、思想观念等等方面参差不齐。文化程度低、专业知识差、知识面较窄、观念落后、计算机及外语能力差是我国现阶段企业档案管理者的普遍状态，很难满足时代的需求。企业档案管理者的这种情况极大的制约了企业档案管理工作的发展。并且，因为企业管理者的不重视，档案管理无论是资金投入还是人力资源投入都比较低。很少有企业对档案管理工作者进行专门的业务培训。档案管理工作者没有提升的机会，缺乏完善自己的动力。
、管理制度不健全
企业的档案管理至少包括资料归档、保管、外借三个方面。需要归档的资料来源于企业的各个部门。而且资料的使用和外界的主要对象也是企业各个生产环节中的工作者。档案的管理不是一个部门的事情，需要每个部门的支持与配合。但是，几乎所有的企业中都没有关于多部门联合工作的方面的规章制度。资料收集的是否完整有效、归档是否及时、能否对借用的资料进行完善的保管、能否及时归还都靠员工自觉。企业没有明确的资料收集制度、管理制度和使用制度。对于资料管理中出现的资料失真、使用损坏等情况缺乏有力的处罚措施。
、管理手段落后
长期以来企业的档案管理都是手工操作。但是随着计算机和网络信息技术的普及应用，企业的生产经营活动速度加剧，各种文献资料急剧增加，并且资料的载体也发生了很大的变化。过去，文献资料的载体是纸张，现在，文献资料的载体首用数字类设备。数字类的设备容量大、体积小、便于移动携带正呈现出取代传统纸张的趋势，现在很多的企业已经实行了无纸化办公。传统方式下的管理手段难以适应这些变化。
优化企业档案管理的措施
、加强思想教育，使企业的管理者与员工都意识到档案管理工作的重要性
思想是行动的指标。 要想加强企业的档案管理工作就要先使企业的管理者与员工从思想上认识到档案管理的重要性。只有管理者意识到了档案管理的重要性才有可能加大对档案管理的投资力度，引进先进设备和对档案管理工作人员进行业务培训才有可能成为现实。只有领导重视了，档案管理的工作人员才能更容易的得到其他部门的支持与配合。可以说，管理者的重视程度决定着企业档案的发展程度。管理者的重视程度决定着企业档案的发展程度，而企业其他员工的重视程度就决定着档案管理工作能否顺利进行。企业的档案是企业中各个部门工作的书面化表现。企业的员工决定着资料的真实性、资料能否按时归档、资料的使用是否安全，是将企业档案管理工作落实到具体步骤的主体，对于企业的档案管理工作有着非常重要的作用。
、提高档案管理工作者的工作能力
档案管理工作者的工作能力关系着档案管理工作的效率，关系着档案管理工作能否起到应有的作用。针对现阶段档案管理工作者普遍存在的各种问题，企业应该采取措施，加强培训，最大限度的提升档案管理工作者的工作能力。企业应当首先对工作者进行思想方面的教育，培养工作者良好的职业道德并强化工作者的服务意识，提升服务水平。然后对工作者进行业务知识的培训。企业除了对工作者相关专业知识进行培训外，还要培训工作者的外语能力，计算机操作能力和信息技术应用能力。使工作者能胜任档案管理工作中的任何一方面工作。
、健全企业档案管理制度
健全的制度是工作顺利开展的保证。企业如果想提升企业的档案管理水平就要先制定档案管理的健全制度。健全的档案管理制度应该包括资料的收集、归档、借阅、归还制度；资料管理制度；资料保密制度；惩罚制度；档案管理工作晋升制度。资料的收集、归档、借阅、归还制度主要规范各部门员工的信息收集以及资料的整理归档。资料保密制度主要规定资料使用的保密性原则，确保资料的不外泄不损坏。惩罚制度则是规定违反档案管理制度的惩戒措施，督促各部门做好档案管理工作。档案管理工作晋升制度主要制定档案管理中作者的晋升路径，提升工作者的工作动力。
、引进先进设备，提升企业档案管理的手段
随着科技的进步，各种专业的档案管理工具已经出现，这些工具的应用，能极大的节省人力资源的投入，提升档案管理工作效率，是企業提升档案管理工作水平的必要选择。而且，现在的档案载体逐渐数字化，引进先进设备是对这些数字化载体进行管理的必然选择。
、改进工作方式，引进事前介入、事后跟踪的工作模式
要想提升企业档案管理的工作能力，档案工作者也该改变工作方式，从被动工作转变为主动工作，引进事前介入、事后跟踪的工作模式。对于会产生重要文献资料的工程项目，档案管理工作可以提前介入，进行旁听，并在项目进行中时刻跟进以做好资料的接应工作，同时也能督促相关部门加快资料收集与归档的进度。在资料归档后进行事后的跟踪调查，核实资料的准确度。
结论：企业的档案管理工作是企业管理的重要部分，是企业实力的一种体现。企业应当加以重视并采取各种手段解决档案管理中的问题，提升档案管理的能力。
参考文献：
[1]张春艳 李爱军.新形势下加强企业档案工作的对策.黑龙江档案，2006(1)
[2]刘丽敏.加强企业档案管理的思考.才智,2011（31）
[3]刘玲.加强改制企业档案工作的措施.黑龙江史志，2011(13)
[4]阙娅瑾.论加强企业档案工作的重要性及方法.管理观察,2010(15)
[5]刘艳秋.浅谈提高档案管理科学化水平的有效路径 .经济视角,2011（29）