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摘要：随着我国城市建设突飞猛进的发展，各地建设工程项目迅猛增多，但是相应的建设工程档案管理工作却很落后，本文首先分析建设工程档案管理中存在的问题，最后详细讨论如何加强指导和监督，完善建设工程档案管理。
关键词：工程项目；档案建立；科学管理
一、建设工程档案管理中存在的问题
1、对建设工程档案管理的重视程度不够
虽然建设工程档案对整个建设工程的管理具有全程、系统、真实记录的作用，用好建设工程档案对提高建设工程管理的整体水平有着重要的影响，但是，在实际工作中，由于建设工程档案管理不能给单位带来直接的经济效益，因此，管理层对建设工程档案管理的重视程度不高，甚至有些单位没有专职的档案管理人员，直接导致建设工程档案管理的失位。这种轻视档案管理的做法，也导致了建设工程档案在收集、整理、归档、使用等各个环节混乱，档案丢失、破损、无序管理的现象时有发生，既不利于单位的科学发展，又严重制约了建设工程档案管理的现代化、规范化和科学化。
2、建设工程档案管理队伍整体水平不能适应新形势的需要
现有的建设工程档案管理队伍的整体水平参差不齐，影响档案管理工作的整
体推进。具体表现在：首先，部分档案管理人员不能按时搜集、整理、归档建设工程档案，对如何管理工程档案业务不熟练、无从下手；其次，部分档案管理人员对需要进行登记的档案心中无数，不能主动同有关部门取得联系，及时上报审查，结果造成不必要的重复劳动；第三，部分档案管理人员在建设工程档案归档不规范，甚至遗漏一些至关重要的资料，如隐蔽工程的质量检验记录等。
3、建设工程档案管理不能适应信息化的要求
现代化管理技能是建设工程档案管理人员必备的一项技能，特别是熟练操作计算机的技能和软件运用和管理技能决定着档案管理人员能否紧跟时代步伐，推动档案管理现代化水平的提升。但是，在建设工程档案管理的实践中，部分管理人员不能适应信息化给建设工程档案管理工作带来的挑战，不能熟练实现档案的信息化管理，不能根据建设工程的实际情况，并结合整个单位的信息化管理进程使用好、管理好档案管理软件。这个问题的存在，阻碍了建设工程档案管理的现代化进程。
二、加强指导和监督，完善工程档案管理
1、全程参与，工程与归档同步进行
坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查：工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于项真，严肃认真地把好这最后一关。
2、通过合同控制确保档案管理职责的有效落实
工程项目档案资料形成部门多，文档资料数量大、种类广，只有遵循“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，才便于档案资料收集齐全、完整和系统。为了保证各参建单位对各自所形成的文档资料按规范要求收集、整理和归档，建设工程部门应充分运用法律手段，以合同的形式来明确各参建单位的档案责任。与各参建单位签订合同时，合同管理部门严格把关，把工程资料的收集、整理、归档工作，作为一项重要内容写进合同；以合同的形式来明确参建各方文档资料的形成范围、费用、归档套数和档案质量要求，明确档案的权属。在最后的合同结算时，以档案的完成情况作为结算支付的依据。
3、加强培训，提高档案人员业务素质
档案人员的业务素质对做好档案管理工作起着关键作用。施工单位的档案管理人员多以兼职为主，即使是专职的资料員，其档案业务专业水平也是非常有限，加上人员流动频繁，对档案管理工作带来很多负面的影响。因此，建设工程部门有计划、有重点地对参建各方档案管理人员进行培训，使他们增强了档案意识、熟悉档案管理规范、熟练掌握档案业务知识。
三、提高建设工程档案质量的对策
1、用记录控制的方法提高归档质量
要使建设项目竣工档案的编制工作与工程建设同步并有计划、有步骤、高标准、全方位地进行，项目部各职能部门以及专职档案人员必须以国标、行标、企标为依据，结合建设项目的特点，从项目建设一开始就对竣工档案的内容、格式、载体材料、记录方式等进行周密地设计，统一建立项目的各类表式，明确填写要求；同时对施工单位、监理单位所用的各项原始记录表格（如各项检查、检测、试验、评定表等）应该收集哪些具体有价值的参数、数据作统一的要求，在填写时必须严格按照项目部下发的各种表格填写，特别是各种施工用表的排序，应一目了然。通过引入记录控制保证体系理念编制科学、合理、规范和操作性强的建设项目记录表式，提高项目档案的归档质量，实现竣工档案编制和表格格式内容的标准化和规范化。
2、建立健全档案管理制度体系
2.1建立完善的组织机制，主要包括分管领导、档案人员、档案管理网络及其职责分解、活动规则等机制的建立和完善，形成自上而下的、多层次的项目档案管理网络，对其实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确在各阶段和各环节的职责和工作任务，全面掌握竣工档案的归属与流向，实时梳理各个环节，为实现从源头上控制项目档案管理质量目标而提供组织和人员上的保证，搭建一个强有力的平台。
2.2将项目档案的管理机制和项目的整体管理机制有机地结合起来，把档案管理触角渗透到工程管理的全过程，落实在项目实施的全阶段，完善和规范项目档案的工作程序，保证竣工档案的编制工作与工程建设的“三同步”（即技术交底时同步布置竣工档案的编制任务，检查工程进度与工程质量时同步检查竣工档案编制进度与质量，工程初验时同步检查竣工档案编制工作），真正实现建设项目档案工作与工程建设同步布置、同步检查和同步验收。
3、过程检查
项目部档案人员应主动了解工程进度，会同监理等有关人员按项目节点分阶段检查施工单位在重点和关键环节形成的质检资料、现场记录、施工大事记，特别是对隐蔽工程记录等档案材料的收集情况，发现档案管理的隐患要及时向施工单位档案人员和主管领导提出并督促协调解决。
4、核查验收控制
项目档案核查是控制项目档案管理质量的又一重要环节。在申请档案专项验收前，组织档案、设计、施工、监理部门及项目负责人、工程管理人员、工程技术负责人等对项目竣工档案的质量从不同层面、不同角度进行复审和会审等自检自查工作，作为正式验收前的预验收和交工验收。监理单位负责对竣工档案真实性和准确性的检查，由施工单位配合；项目部各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，由设计等单位配合，提出需要补充或整改的意见，限期进行整改，并填报整改反馈意见表，实行档案预验收整改消项制度，直到发现的所有问题整改完毕为止。最后经多方联合签署竣工档案验收证书和移交会签单，在档案部门同意接收该项目所有竣工档案后，施工单位和监理单位才能得到相应部分的合同款。这样，才能把好建设项目竣工档案质量后期控制的关键关口。
四、结语
随着公路建设规模的扩大，技术难度相应越来越大，施工工艺越来越复杂，标准要求越来越高，对工程资料的收集整理提出了更高的要求。工程档案是工程建设过程和建设成果的真实记录，是工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据，也是落实项目工程质量责任制的重要凭证。目前各施工单位存在的普遍情况是重视施工进度和施工质量，忽视工程资料的收集整理，项目部大多数质量管理人员身兼多职，质量资料的准确性、规范性难以保障，也不能与竣工验收同步进行，不满足工程竣工验收备案要求。另外，建设项目建设周期长，投资额大，参建单位多，所以档案的形成也就相应具有渠道多、环节多、数量多等特点。因此做好建设项目档案管理工作是一项集艰苦性、复杂性、烦琐性于一体的工作。
关键词：工程项目；档案建立；科学管理
一、建设工程档案管理中存在的问题
1、对建设工程档案管理的重视程度不够
虽然建设工程档案对整个建设工程的管理具有全程、系统、真实记录的作用，用好建设工程档案对提高建设工程管理的整体水平有着重要的影响，但是，在实际工作中，由于建设工程档案管理不能给单位带来直接的经济效益，因此，管理层对建设工程档案管理的重视程度不高，甚至有些单位没有专职的档案管理人员，直接导致建设工程档案管理的失位。这种轻视档案管理的做法，也导致了建设工程档案在收集、整理、归档、使用等各个环节混乱，档案丢失、破损、无序管理的现象时有发生，既不利于单位的科学发展，又严重制约了建设工程档案管理的现代化、规范化和科学化。
2、建设工程档案管理队伍整体水平不能适应新形势的需要
现有的建设工程档案管理队伍的整体水平参差不齐，影响档案管理工作的整
体推进。具体表现在：首先，部分档案管理人员不能按时搜集、整理、归档建设工程档案，对如何管理工程档案业务不熟练、无从下手；其次，部分档案管理人员对需要进行登记的档案心中无数，不能主动同有关部门取得联系，及时上报审查，结果造成不必要的重复劳动；第三，部分档案管理人员在建设工程档案归档不规范，甚至遗漏一些至关重要的资料，如隐蔽工程的质量检验记录等。
3、建设工程档案管理不能适应信息化的要求
现代化管理技能是建设工程档案管理人员必备的一项技能，特别是熟练操作计算机的技能和软件运用和管理技能决定着档案管理人员能否紧跟时代步伐，推动档案管理现代化水平的提升。但是，在建设工程档案管理的实践中，部分管理人员不能适应信息化给建设工程档案管理工作带来的挑战，不能熟练实现档案的信息化管理，不能根据建设工程的实际情况，并结合整个单位的信息化管理进程使用好、管理好档案管理软件。这个问题的存在，阻碍了建设工程档案管理的现代化进程。
二、加强指导和监督，完善工程档案管理
1、全程参与，工程与归档同步进行
坚持施工现场预立卷，使它与项目的实际工程进程同步。档案验收应重点检查：工程前期文件、各种隐蔽工程记录、设计基础文件、施工技术文件、竣工图文件、事故处理文件、质量检验评定文件、监理工作文件和各项专业验收文件，检查档案内容是否齐全、手续是否完备、质量是否符合归档要求等。档案工作人员应站在维护和确保建设工程档案完整、准确、系统和安全这一高度，敢于项真，严肃认真地把好这最后一关。
2、通过合同控制确保档案管理职责的有效落实
工程项目档案资料形成部门多，文档资料数量大、种类广，只有遵循“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，才便于档案资料收集齐全、完整和系统。为了保证各参建单位对各自所形成的文档资料按规范要求收集、整理和归档，建设工程部门应充分运用法律手段，以合同的形式来明确各参建单位的档案责任。与各参建单位签订合同时，合同管理部门严格把关，把工程资料的收集、整理、归档工作，作为一项重要内容写进合同；以合同的形式来明确参建各方文档资料的形成范围、费用、归档套数和档案质量要求，明确档案的权属。在最后的合同结算时，以档案的完成情况作为结算支付的依据。
3、加强培训，提高档案人员业务素质
档案人员的业务素质对做好档案管理工作起着关键作用。施工单位的档案管理人员多以兼职为主，即使是专职的资料員，其档案业务专业水平也是非常有限，加上人员流动频繁，对档案管理工作带来很多负面的影响。因此，建设工程部门有计划、有重点地对参建各方档案管理人员进行培训，使他们增强了档案意识、熟悉档案管理规范、熟练掌握档案业务知识。
三、提高建设工程档案质量的对策
1、用记录控制的方法提高归档质量
要使建设项目竣工档案的编制工作与工程建设同步并有计划、有步骤、高标准、全方位地进行，项目部各职能部门以及专职档案人员必须以国标、行标、企标为依据，结合建设项目的特点，从项目建设一开始就对竣工档案的内容、格式、载体材料、记录方式等进行周密地设计，统一建立项目的各类表式，明确填写要求；同时对施工单位、监理单位所用的各项原始记录表格（如各项检查、检测、试验、评定表等）应该收集哪些具体有价值的参数、数据作统一的要求，在填写时必须严格按照项目部下发的各种表格填写，特别是各种施工用表的排序，应一目了然。通过引入记录控制保证体系理念编制科学、合理、规范和操作性强的建设项目记录表式，提高项目档案的归档质量，实现竣工档案编制和表格格式内容的标准化和规范化。
2、建立健全档案管理制度体系
2.1建立完善的组织机制，主要包括分管领导、档案人员、档案管理网络及其职责分解、活动规则等机制的建立和完善，形成自上而下的、多层次的项目档案管理网络，对其实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确在各阶段和各环节的职责和工作任务，全面掌握竣工档案的归属与流向，实时梳理各个环节，为实现从源头上控制项目档案管理质量目标而提供组织和人员上的保证，搭建一个强有力的平台。
2.2将项目档案的管理机制和项目的整体管理机制有机地结合起来，把档案管理触角渗透到工程管理的全过程，落实在项目实施的全阶段，完善和规范项目档案的工作程序，保证竣工档案的编制工作与工程建设的“三同步”（即技术交底时同步布置竣工档案的编制任务，检查工程进度与工程质量时同步检查竣工档案编制进度与质量，工程初验时同步检查竣工档案编制工作），真正实现建设项目档案工作与工程建设同步布置、同步检查和同步验收。
3、过程检查
项目部档案人员应主动了解工程进度，会同监理等有关人员按项目节点分阶段检查施工单位在重点和关键环节形成的质检资料、现场记录、施工大事记，特别是对隐蔽工程记录等档案材料的收集情况，发现档案管理的隐患要及时向施工单位档案人员和主管领导提出并督促协调解决。
4、核查验收控制
项目档案核查是控制项目档案管理质量的又一重要环节。在申请档案专项验收前，组织档案、设计、施工、监理部门及项目负责人、工程管理人员、工程技术负责人等对项目竣工档案的质量从不同层面、不同角度进行复审和会审等自检自查工作，作为正式验收前的预验收和交工验收。监理单位负责对竣工档案真实性和准确性的检查，由施工单位配合；项目部各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查，由设计等单位配合，提出需要补充或整改的意见，限期进行整改，并填报整改反馈意见表，实行档案预验收整改消项制度，直到发现的所有问题整改完毕为止。最后经多方联合签署竣工档案验收证书和移交会签单，在档案部门同意接收该项目所有竣工档案后，施工单位和监理单位才能得到相应部分的合同款。这样，才能把好建设项目竣工档案质量后期控制的关键关口。
四、结语
随着公路建设规模的扩大，技术难度相应越来越大，施工工艺越来越复杂，标准要求越来越高，对工程资料的收集整理提出了更高的要求。工程档案是工程建设过程和建设成果的真实记录，是工程验收、使用及维护、改建、扩建的重要依据，也是落实项目工程质量责任制的重要凭证。目前各施工单位存在的普遍情况是重视施工进度和施工质量，忽视工程资料的收集整理，项目部大多数质量管理人员身兼多职，质量资料的准确性、规范性难以保障，也不能与竣工验收同步进行，不满足工程竣工验收备案要求。另外，建设项目建设周期长，投资额大，参建单位多，所以档案的形成也就相应具有渠道多、环节多、数量多等特点。因此做好建设项目档案管理工作是一项集艰苦性、复杂性、烦琐性于一体的工作。