组织边界管理:角色扮演与角色冲突

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  边界管理者处于组织与其外部环境的交互界面,其在组织边界管理活动中扮演着重要角色。我们的研究,通过梳理不同层次的边界及边界管理活动概念,进而总结有关边界管理者的多重角色扮演和角色冲突,指出了不同角色的相互作用机制对组织的重要意义,并分析未来该领域的研究方向。
  近年来,随着市场竞争环境的日趋动态化,企业边界的模糊化,以及组织任务的复杂化,现代组织不得不在组织边界甚至跨越组织边界与外界如客户、供应商和合作研发伙伴等开展互动活动,因而重视组织边界管理、发展良好的组织对外关系已经成为组织持续进步的必然要求。不同于普通管理者,边界管理者直接受外部环境影响,并维系着组织与外部的联系,对组织生活有着重大影响。因此,如何识别边界管理者扮演的角色,了解其在边界管理中的角色冲突显得十分重要。
  边界管理者的定义与功能
  组织互动的界面就是组织间边界管理者之间互动的界面,因此研究者们普遍认为作为连接组织和其外界环境的关键接口,边界管理者在组织的有效运转和任务实现过程中扮演着重要角色。组织中的边界管理角色并非由单个个体担任,而是由一组人构成边界管理的关系网络。此外,边界管理者可以是由上级任命的,也可以是非正式任命但实际参与到边界管理活动中的个体。不同组织中的边界管理者在组织中的功能不同,现有的边界管理者研究主要是基于两种类型的组织背景研究:
  一类较为普遍的是营销组织,营销组织中的边界管理者是在组织边界发挥功能的个体,对外与客户、供应商等进行互动,其价值主要体现在:第一,信息价值,通过传递外部信息促进组织内部的革新与转变;第二,关系价值,通过与关键利益相关人建立关系为组织带来新的机会;第三,交换价值,通过对外部资源进行识别、筛选和整理,实现资源的增值过程。
  另一类是项目团队。项目团队中的边界管理者具有其独特性,往往由团队领导担任,通过识别项目关键合作界面,包括投入与产出类合作界面、组织结构类合作界面和管理过程类合作界面,并在多个界面中担任传递媒介,保证资源、能量的畅通传递,搭建各团队间互信互利的合作关系。从事该领域研究的学者Brion(2012年 )在对新产品开发项目团队的研究中也发现团队领导应该参与到边界管理活动中,尤其是外向的关系型边界管理活动。除此之外,新兴项目团队中进行外部关系管理、协调任务分配、争取资源、搜索信息和建议的任务也由边界管理者承担。
  边界管理者在组织中的角色扮演
  1.跨组织关系网络中心人
  边界管理活动作为组织间联接网络,在组织间起着桥接作用,决定着跨界资源的利用状态。跨组织关系网络结构包括正式和非正式两种,非正式网络在个人日常互动中形成,成员积极发展关系模式并以此为依托来进行跨边界行为,该动态过程可以形式化为非正式关系结构;正式网络是基于等级关系构建的模式化个人沟通路径,正式和非正式网络结构相互关联、相互补充。
  团队领导作为边界管理者,在跨界关系网络中扮演着至关重要的角色,各团队边界管理者的个人关系网络在一定程度上等同于组间关系网络。学者 Susskind等(2010)指出,边界管理者比团队成员更有可能占据或接近更多的结构洞,因而更了解团队联盟的相关研究领域,而且其所处的中心位置使其能接触并获取网络中的所有物质资源,能将关系网络中没有直接联系的两个个体或子团队联系起来。边界管理者控制的关系网络各个节点之间的非重复性的资源流,能使团队联盟资源达到最优化的配置,促进团队目标达成;也能强化团队间的关系网络,减少冲突。
  从事此项研究的学者L o n g等(2012)在调查中发现在跨组织协作关系网络结构中的两个关键性角色之一就是边界管理者,其同时起着跨组织关系网络中心联系人、外围专家、边界跨越人和信息经纪人的多重作用,此外其往往也具备良好的人际关系网络。更进一步的,Long等(2013)指出,作为边界管理者的团队领导在跨组织关系网络中的中心度也直接影响团队间协作、沟通和冲突管理,一旦其重要性在跨组织协作中没有得到重视,将会有损跨组织网络弹性,导致网络节点失效。值得强调的是,并非所有的边界管理者都能有助于跨组织关系网络的建立和完善,边界管理者在组织交互记忆系统中所处的位置决定其有效性。当跨组织中的知识寻求者选择一个边界管理者,并且该边界管理者处于其组织交互记忆系统结构中心时,个体边界管理者关系将有利于跨组织的知识整合、关系网络构建,而处于交互记忆系统外围的边界管理者则无法达成。


  2.知识转移机制中心人
  边界管理者作为知识共享、转移机制的关键沟通人,需要综合考虑知识边界、空间分散性和知识共性以优化跨组织知识共享。知识边界的复杂性决定了相匹配的知识共享的具体进程,行为人间的空间分散性和知识共性影响知识共享媒介的选择,反过来又影响边界对象的选择。与此同时,当边界管理者不能选择合适的媒介或边界对象时,即使知识共享进程与知识边界类型相匹配,跨组织的知识共享也不能顺利进行。
  跨组织协作中共享知识源复杂,简单划分包括个人持有知识和复杂的集体持有知识,显然,边界管理者并不能促进于所有类型的知识转移。前者更适用于传达个人持有的、離散的知识,而复杂度高的集体持有知识则更适用于集体桥接网络知识转移机制。究其原因,首先,组织中非边界管理人员之间的知识转移依赖于边界管理者,这一间接的知识转移路径容易导致知识扭曲;其次,基于有限理性假设,并非所有的边界管理者能完全理解并传达出人际间协调模式的丰富性;最后,边界管理者自身负荷过重,随着知识复杂程度的增加,边界管理者传递知识的有效性也会降低,最终导致知识转移的质量低下和延迟。然而,边界管理者在传递复杂集体知识上的不足不能掩盖其优势,首先,相比于集体桥接网络,其发展和维持成本更低,在可接受的知识复杂度内,其总成本远远低于后者;其次,跨组织协作旨在实现技术上的突破和创新,而在此过程中,边界管理者个体的重要性凸显,纯粹依靠集体桥接网络不能针对性地发现促进组织创新的关键性个体和思想碰撞。因而,组织不仅仅应在名义上肯定边界管理者发挥的功能,而更应该在组织知识转移机制网络中刻画边界管理者关键的、具体的角色,构建有利于边界管理者发挥作用的组织环境。   3.组织代表人与组织协调人
  根据边界管理者的定义,其存在的一个重要意义就在于充当组织与其外部环境的交换剂,通过与外部组织成员的个人关系施加影响,维护组织利益。在普通营销组织对外边界管理活动中,边界管理者代表组织进行谈判,追求最大化组织利益的结果,寻求环境所要求的灵活性和组织所要求的稳定性之间的折中;在跨组织协作中,边界管理者代表隶属组织进行沟通互动并创造和维护有利的合作形式,其目的不仅在于为共同目标而努力,而且要优化跨组织决策方式,使各组织代表权在决策过程中得以体现。
  然而,在组织对外边界管理活动中边界管理者并非从始至终的完全代表隶属组织利益,也代表个人利益和信念,在极端情况下,跨组织协作中的边界管理者甚至会为了个体利益和信念掩盖其组织隶属关系,因而,边界管理者身份和认同构建显得非常关键,其身份形成过程会影响生产协作实践的各个方面。边界管理者双重认同相互作用模式决定了其在边界管理活动中代表组织、维护组织利益的程度,对隶属组织高度认同的边界管理者会致力于维护良好的群体间关系、表达组织利益诉求。
  边界管理者的组织代表人角色决定了其需要在不同环境下进行不同的协调活动,需要具备一些共同性的特质,包括团队成员认同、多维知识、决策能力和工作时间弹性等,内部团队认同感、多维技术知识和分配任务能力是充当有效协调人的边界管理者应当具备的最基本要求,而边界管理者在履行职责进行团队协调工作时从事的具体责任主要可分为任务协商、冲突解决、任务信息导航和边界对象设置等。
  边界管理者多重角色冲突
  边界管理理论研究的另一重点就是角色冲突,在实践过程中,组织中的边界管理者要与不同组织或团队互动,处理不同的外部组织期望,包括平衡不同利益、表达不同价值观等,以实现其角色。边界管理者跨越的多个组织系统自身的独特性,以及文化和期望的不相容、规范的不可调和就造成了角色冲突。上述角色冲突会对边界管理活动和边界管理者之间的社会关系网络施加功能性失调影响,具体表现为对于边界管理者个人,其角色本身固有的歧义、满足各方要求的难度和各方对其信任的缺失等都会使其遭受压力;对于边界管理者与外部组织关系,外部组织过分担心其对边界管理者的影响不足而使二者关系恶化,沟通减少,最终有损组织有效性。由此可以看出,如何解决角色冲突是组织边界管理面临的一个重大难题。
  单纯的调整组织结构、变换组织管理风格并不足以缓解边界管理者的角色冲突,角色冲突的解决方法必须寻求新的视角。学者Agnihotri等(2014)建议强化边界管理者弹性以应对角色冲突、复杂环境,弹性是指当面对困难、失败和机会时,个体开拓新方法的可能性和适应环境变化的能力,可以使个体从消极情感经历中恢复并以积极态度面对。具备弹性的边界管理者在面临角色冲突挑战时能持有务实的态度,并专注于特定活动以达成目标,此外,其也有可能拥有特定的品质充当消极结果的缓冲。边界管理者的双重身份,也会使其在多团队协作过程中存在角色沖突,继而影响多团队层次和子团队层次资源分配状况,甚至造成子团队之间的关系冲突。多团队系统是由两个或更多的团队组成的系统,其目的在于通过系统内互相依赖的协作以应对复杂事件,因而区别于普通的团队间协作,多团队系统在等级层次上更优于子团队。Cuijpers针对多团队系统的特殊性,从边界管理者个人出发,提出了新的边界管理者角色冲突解决方法,即通过重新组合边界管理者对多团队系统和子团队的双重认同模式,平衡各层级的资源分配,协助边界管理者理解、整合其双重责任,缓和其角色冲突。
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