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摘要：随着计算机技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，档案信息化是计算机技术发展成熟和深化的必然结果。信息化的档案管理要求我们不断创新档案服务机制，更好服务于社会。
关键词：计算机技术；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 13-0000-01
Computer Technology Using in Modernization File Management
Qin Fenling
(Guangxi Liuzhou Liujiang County Experimental High School,Liuzhou545100,China)
Abstract:With the computer technology and network technology in records management in a wide range of applications,files,computer technology,information technology is mature and deepen the inevitable result.File management information technology innovation requires that we file service mechanism,to better serve the community.
Keywords:Computer technology;File management
档案管理信息化是信息资源现代化的基础和重要组成部分。随着计算机和信息技术的发展和广泛应用，档案管理信息化的时机也日趋成熟。档案信息化渐渐成为档案建设创新服务手段，为现代化档案管理建设锦上添花。
一、档案信息化是档案管理的必然趋势
（一）档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。实践表明，数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一台联网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。如我自己任职于学校，全校在校共三个年级约2200名学生。每个学生的档案就是一个小的信息系统，要精确完整的记录好每个学生的档案，可以借助计算机技术这一有效而精确的手段。首先，总目录分清如07、08或09级学生；07级又分目录07（1）——07（11）共11个班级；其次各个班级里按学号排列所有学生名字，这样全校的学生名字一目了然。全校电脑一联网，档案管理人员在校内何地要查找任何一个学生档案信息轻而易举。高校档案信息数字化、网络化是提高档案利用率非常有效的手段。
（二）档案信息化是档案管理现代化的必然要求。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、硬盘存储，不再是纸质载体储存，这样一个档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段存储在电脑里，便能很方便地进行查阅。档案信息化、网络化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然要求。
二、档案信息化是档案建设创新服务手段
（一）建立档案室网页，开展网上服务。档案室内部建立局域网，档案管理服务系统联接单位网站，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如以我校为例：把全校学生名单输入目录数据管理，在网上公开部分学生档案目录，查询者可通过搜索查到相应资料。这样如果主管部门要查找一名学生是否是我校在校生及其相关情况，轻而易举，省时又省力，同时也为单位建立起更好的形象。
（二）建立本单位“电子文件（档案）数据管理中心”，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。如我校学生信息管理系统，学生的基本信息可在网上公开查询，但学生的信息也是部分公开的，学生每次的考试成绩是在各自的子目录信息里记录的，但这部分信息学校不能对外公开，是属于学校的保密性信息，也属学生的保密性信息。
（三）开展在线服务。传统的档案查找方式，如到档案部门查找档案、参加档案展览，特别是到档案部门利用档案原件，这种传统的查找和利用方式既费时又费力，档案工作者的工作效率太低。现在有了计算机网络技术的大力支持，这种方式已经在很大程度上被改变了，网络技术已经为越来越多的部门所利用。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
三、档案信息化建设需要专业的技术人才
为了更好服务于现代化档案建设，我们必须拥有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。就如我校的档案系统建设的多么完善周全，如果档案管理操作人员对计算机一窍不通，档案查找和管理及服务又何从谈起呢。因此，档案管理需要专业的计算机人才，它包括：
（一）知识过硬的软件人员。档案管理编辑要有一定数字和逻辑思维能力，然后组织对编辑人员进行计算机原理及应用软件方面培训。懂得计算机的高级语言和编程使用，学会设计和上机实现一个完整有效的系统。
（二）主题标引人员的准备。这类人员又需要有另一种的素质和知识构成要求，要求有一定语言文字表达能力，有较好的文字语言基础。先让他们学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，再运用他们自己的文字功底学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。另外还要学会特殊情况下的特殊处理，妥善处理好紧急情况也是尤为重要的，这方面的培训不能忽略。
（三）档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不会运用计算机技术的现代化处理方式，必定寸步难行，大大减低工作效率。因此，为适应档案管理新形势的需要，应当通过举办各种讲座、培训以及通过自学等等多种形式，提高档案管理者计算机应用的水平和能力。
总之，档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识，还需具备一定的计算机知识、自然科学知识、文字语言基础知识，熟练操作计算机，掌握现代化档案管理方法。同时，更重要的是，档案工作者要加强责任心，正确认识计算机管理档案的意义、特点，自觉增强工作质量意识。紧紧跟随时代的步伐，使现代化档案管理工作更有效率和价值。
参考文献：
[1]白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].2009,8
[2]陈希琳.浅谈档案信息化建设[J].科教文汇:下旬刊,2009,7
关键词：计算机技术；档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 13-0000-01
Computer Technology Using in Modernization File Management
Qin Fenling
(Guangxi Liuzhou Liujiang County Experimental High School,Liuzhou545100,China)
Abstract:With the computer technology and network technology in records management in a wide range of applications,files,computer technology,information technology is mature and deepen the inevitable result.File management information technology innovation requires that we file service mechanism,to better serve the community.
Keywords:Computer technology;File management
档案管理信息化是信息资源现代化的基础和重要组成部分。随着计算机和信息技术的发展和广泛应用，档案管理信息化的时机也日趋成熟。档案信息化渐渐成为档案建设创新服务手段，为现代化档案管理建设锦上添花。
一、档案信息化是档案管理的必然趋势
（一）档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。实践表明，数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制，在任何地点、时间只需有一台联网的电脑，就可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。如我自己任职于学校，全校在校共三个年级约2200名学生。每个学生的档案就是一个小的信息系统，要精确完整的记录好每个学生的档案，可以借助计算机技术这一有效而精确的手段。首先，总目录分清如07、08或09级学生；07级又分目录07（1）——07（11）共11个班级；其次各个班级里按学号排列所有学生名字，这样全校的学生名字一目了然。全校电脑一联网，档案管理人员在校内何地要查找任何一个学生档案信息轻而易举。高校档案信息数字化、网络化是提高档案利用率非常有效的手段。
（二）档案信息化是档案管理现代化的必然要求。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，并通过光盘、硬盘存储，不再是纸质载体储存，这样一个档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息，通过数字化的手段存储在电脑里，便能很方便地进行查阅。档案信息化、网络化管理是档案工作发展的必由之路，是档案管理现代化的必然要求。
二、档案信息化是档案建设创新服务手段
（一）建立档案室网页，开展网上服务。档案室内部建立局域网，档案管理服务系统联接单位网站，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如以我校为例：把全校学生名单输入目录数据管理，在网上公开部分学生档案目录，查询者可通过搜索查到相应资料。这样如果主管部门要查找一名学生是否是我校在校生及其相关情况，轻而易举，省时又省力，同时也为单位建立起更好的形象。
（二）建立本单位“电子文件（档案）数据管理中心”，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。如我校学生信息管理系统，学生的基本信息可在网上公开查询，但学生的信息也是部分公开的，学生每次的考试成绩是在各自的子目录信息里记录的，但这部分信息学校不能对外公开，是属于学校的保密性信息，也属学生的保密性信息。
（三）开展在线服务。传统的档案查找方式，如到档案部门查找档案、参加档案展览，特别是到档案部门利用档案原件，这种传统的查找和利用方式既费时又费力，档案工作者的工作效率太低。现在有了计算机网络技术的大力支持，这种方式已经在很大程度上被改变了，网络技术已经为越来越多的部门所利用。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆管理部门利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。
三、档案信息化建设需要专业的技术人才
为了更好服务于现代化档案建设，我们必须拥有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。就如我校的档案系统建设的多么完善周全，如果档案管理操作人员对计算机一窍不通，档案查找和管理及服务又何从谈起呢。因此，档案管理需要专业的计算机人才，它包括：
（一）知识过硬的软件人员。档案管理编辑要有一定数字和逻辑思维能力，然后组织对编辑人员进行计算机原理及应用软件方面培训。懂得计算机的高级语言和编程使用，学会设计和上机实现一个完整有效的系统。
（二）主题标引人员的准备。这类人员又需要有另一种的素质和知识构成要求，要求有一定语言文字表达能力，有较好的文字语言基础。先让他们学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，再运用他们自己的文字功底学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。另外还要学会特殊情况下的特殊处理，妥善处理好紧急情况也是尤为重要的，这方面的培训不能忽略。
（三）档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不会运用计算机技术的现代化处理方式，必定寸步难行，大大减低工作效率。因此，为适应档案管理新形势的需要，应当通过举办各种讲座、培训以及通过自学等等多种形式，提高档案管理者计算机应用的水平和能力。
总之，档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识，还需具备一定的计算机知识、自然科学知识、文字语言基础知识，熟练操作计算机，掌握现代化档案管理方法。同时，更重要的是，档案工作者要加强责任心，正确认识计算机管理档案的意义、特点，自觉增强工作质量意识。紧紧跟随时代的步伐，使现代化档案管理工作更有效率和价值。
参考文献：
[1]白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用[J].2009,8
[2]陈希琳.浅谈档案信息化建设[J].科教文汇:下旬刊,2009,7