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摘 要：信息化时代，网络技术的应用渗透到各行各业的各个角落。对于文书资料比较多的单位，比如医院、学校等，将信息技术运用到档案管理中能极大的提高工作效率和精准度，最大程度发挥档案资料的重要作用。本文主要从管理制度、人员业务水平及信息化软硬件及安全方面分析了当前事业单位档案管理信息化工作中存在的问题，并提出相应对策，促进事业单位档案管理信息化建设，推动事业单位的良好运营。
关键词：事业单位;档案管理;信息化;建设
一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题分析
（一）事业单位档案管理信息化制度不健全
档案管理是事业单位的基础工作，完善的档案管理信息系统是单位的基础资料。科学的管理离不开健全的制度加以规范，如电子档案的收集、归类、移交、统计、查询、开发利用等，如何对具体的一系列工作利用制度规范化非常重要。有些单位还是习惯于沿用过去的管理办法，对于信息化流程比较随意，缺乏科学的制度和标准加以约束，导致一旦出现问题无从追查原因和责任，信息化管理相对比较混乱，最终导致电子档案无法发挥应有的作用。
（二）档案管理人员业务水平有待提升
传统的档案管理方法已经沿用很多年，对于档案管理工作来说，信息化管理可谓是性的飞跃，从此依靠网络为介质保存电子资料。但在实际工作中，一是有些单位领导本身对档案管理工作不太重视，觉得只要收集好、保存好这些资料方便查询就可以了，这些主观认识的误区导致档案管理工作开展的很被动。二是信息化发展时间不长，原来从事档案管理工作的员工已经习惯用以前的方法进行档案资料的收集、整理、归档、装订等，接受新的方法需要一个适应过程。本身信息化应用水平就欠缺，如果单位不再重视进行专业培训很难适应现代档案管理工作岗位的要求，没有人作为主力军谈何信息化建设。
（三）档案管理信息化的安全程度较低
相对来说，事业单位的档案信息一般较为机密，也是因为档案管理不像其它工作容易引起人们注意，所以很容易被单位忽视。加之思想认识上的误区，没有给档案管理工作足够的投入，软硬件都欠缺，很容易导致信息的泄露。特别是在信息化时代，利用网络技术可以快速生成电子资料方便查阅保管等，节约在人力财务才还提高了工作效率 ，但同时也带来了网络安全问题，一旦电子资料遭到黑客攻击则无法保证信息的安全，为单位带来不必要的损失，信息化安全问题需加强。
（四）事业单位档案管理信息化过程中计算机软硬件存在的问题
档案管理信息化通过在计算机中录入档案信息，并进行分类归集管理，提高工作效率还方便日后使用，但对计算机软硬件有一定要求。有些单位由于资金有限或思想不重视，档案管理室的基础设备配备并没有达到标准要求，有的甚至设备老化，更谈不上安全防范措施，信息化系统没有良好的运行环境严重影响了档案管理工作的如持续开展，软硬件配置不到位是档案信息化管理道上的一块绊脚石，必须进行清理。
二、加强事业单位档案管理信息化建设相关建议
（一）完善档案管理信息化制度
事业单位应根据自身情况制定比较健全的档案信息化管理制度，以制度规范电子档案相关工作的具体开展，规范化的操作不仅能保证档案管理工作的科学性，更能保证电子资料的安全性。应从档案管理精细化方面入手，制定收文有登记、拆件有专人、传递有手续、批办有记载、借阅有制度、阅文有专室、立卷有规定、销毁有鉴定、利用有效果、移交有清册等多项具体规定，确保案卷存储无缺、无漏、无零乱。具体来说，从电子档案的收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁等各流程环节都要有明确的使用办法和标准，并明确责任，职责清晰，使各操作流程、各岗位都有工作标准，促使每个人都按要求完成操作，提高工作效率的同时减少出错率，确保档案资料的真实完整。如严格规范档案借阅查看，确保资料的安全性，信息化下，可通过档案软件快速查阅数字化档案资料，并通过借阅制度明确规定档案借阅和查看手续及流程，确保资料不出纰漏。又如对档案的保管，要做到防火、防潮、防光、防高温等，从根本上消除安全隐患，不仅要注意纸制资料的安全，还要注意电子资料的安全，日常备齐空调、除湿、灭火、灭鼠等器材，管理系统更要做好防火墙和安全级别设置，确定资料的安全。
（二）全面提升单位档案管理人员的业务水平
为进一步做好事业单位人事档案管理工作，各单位应先从思想上加以重视，遵从经济发展需要，搭建檔案管理信息化系统，实现档案管理数字化、系统化，充分发挥档案资料的重要作用。其次，要引进档案专业人才，如公开招聘，引入高等院校毕业的对口专业人才，优化人才队伍，使管理工作更加专业化，也更多符合现代社会的发展需要。再次，单位可以结合自身情况，根据需要不定期开展如围绕档案保管期限、归档范围、档案作用、归档流程和档案的使用等方面的培训，使管理人员对档案的收集、整理和利用有一个全面的认识，利于实际工作的开展。最后，档案管理部门内部也要定期开展讨论和学习，总结经验和教训，并可通过对其它单位进行实地考察，寻找自身差距，创新管理思路，全力推进单位档案管理信息化建设工作。
（三）做好档案管理信息化安全措施
保密性是事业单位档案管理的特征之一，信息化管理下尤其重要，对于安全问题不应抱有任何侥幸心理，必须多方面进行考虑，全方位确保档案资料不被泄露。一方面要确保因人为原因产生的安全隐患，如相关人员职业道德差强人意，没有严格遵守安全管理制度，为了个人利益破坏档案资料。对此，要加强道德教育，重视宣传档案资料的重要性，提高人们的保密意识，并强调造成资料泄露的处罚结果，减少因主观原因造成的安全威胁。另一方面，要减少因计算机故障、计算机病毒与黑客入侵等乱的信息泄露，日常工作中要养成及时备份的好习惯，及时引进先进的安全防护技术，并配备专业操作人员，尽量提高信息安全级别，从专业技术的角度做好安全预防工作。同时，对于计算机网络安全问题，要在档案管理系统内部局域网和外部网络间形成防护墙，用安全技术应对技术风险，做好防护工作。而对档案资料本身则要通过加密程序提高安全性，如数字签名、人脸识别、指纹识别或数字证书等降低安全风险系数，对档案资料进行全方面的安全保护。
（四）重视档案管理信息化软硬件的投入
人工智能正在逐渐融入人们的日常生活，档案管理信息化也是发展的必须趋势，因此各事业单位必须重视信息化建设，积极购入先进的硬件设备，引入更先进的软件技术，为档案管理工作信息化、数字化打下坚实基础。在硬件方面，加大物力、财力的投入，按高标准配备电脑、扫描仪、自动化档案密集架、去湿机、空调、防磁柜等硬件设备，提高档案的利用效果和现代化管理水平。有了硬件软件才有运行依托，当然软件也是必不可少的，信息化管理最终是要通过信息技术来完成。事业单位要切实做好档案管理信息化的软件开发与应用，有条件的可以聘用或邀请专业的软件设计人才结合单位具体情况量身制定，通过科学的设计将软件投入到档案管理工作当中，并针对软件应用过程的问题及时进行改进，确保软件的科学性和实用性，而对于一些通用软件可直接引进。如医院引用的OA系统，集多功能于一身，该系统应用于医院档案管理中，为本身复杂繁琐的档案管理工作提供了很便利，通过对各个环节的渗透，使每个环节都得到有序衔接，既规范了业务流程，满足办公要求，又降低了管理成本，通过信息化使工作的精准度更高，为医院管理事务开展有着重要作用。
三、结束语
事业单位档案管理进行信息化建设是时代发展的趋势，对于提升整体管理效率有重要作用。信息化不仅提高管理效率和准确性，还能更好的保障档案资料的安全性。因此，各单位应及时转变观念，重视对档案管理信息化建设的资金和硬件投入，构建数字化、系统化的档案管理体系，以更高的效率提供服务，并促使档案管理越来越规范，助力事业单位实现经济效益与社会效益的提升。
参考文献：
[1]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外.2020.（26）： 4-6.
[2]孙美芳.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].产业科技创新，2020.（25）： 107-108.
[3]杨晓锐.事业单位档案管理信息化建设初探[J].城建档案，2020.（10）： 31-32.
[4]吕铁岭.事业单位档案管理信息化建设问题[J].办公室业务，2019，（22）： 129.
关键词：事业单位;档案管理;信息化;建设
一、事业单位档案管理信息化建设中存在的问题分析
（一）事业单位档案管理信息化制度不健全
档案管理是事业单位的基础工作，完善的档案管理信息系统是单位的基础资料。科学的管理离不开健全的制度加以规范，如电子档案的收集、归类、移交、统计、查询、开发利用等，如何对具体的一系列工作利用制度规范化非常重要。有些单位还是习惯于沿用过去的管理办法，对于信息化流程比较随意，缺乏科学的制度和标准加以约束，导致一旦出现问题无从追查原因和责任，信息化管理相对比较混乱，最终导致电子档案无法发挥应有的作用。
（二）档案管理人员业务水平有待提升
传统的档案管理方法已经沿用很多年，对于档案管理工作来说，信息化管理可谓是性的飞跃，从此依靠网络为介质保存电子资料。但在实际工作中，一是有些单位领导本身对档案管理工作不太重视，觉得只要收集好、保存好这些资料方便查询就可以了，这些主观认识的误区导致档案管理工作开展的很被动。二是信息化发展时间不长，原来从事档案管理工作的员工已经习惯用以前的方法进行档案资料的收集、整理、归档、装订等，接受新的方法需要一个适应过程。本身信息化应用水平就欠缺，如果单位不再重视进行专业培训很难适应现代档案管理工作岗位的要求，没有人作为主力军谈何信息化建设。
（三）档案管理信息化的安全程度较低
相对来说，事业单位的档案信息一般较为机密，也是因为档案管理不像其它工作容易引起人们注意，所以很容易被单位忽视。加之思想认识上的误区，没有给档案管理工作足够的投入，软硬件都欠缺，很容易导致信息的泄露。特别是在信息化时代，利用网络技术可以快速生成电子资料方便查阅保管等，节约在人力财务才还提高了工作效率 ，但同时也带来了网络安全问题，一旦电子资料遭到黑客攻击则无法保证信息的安全，为单位带来不必要的损失，信息化安全问题需加强。
（四）事业单位档案管理信息化过程中计算机软硬件存在的问题
档案管理信息化通过在计算机中录入档案信息，并进行分类归集管理，提高工作效率还方便日后使用，但对计算机软硬件有一定要求。有些单位由于资金有限或思想不重视，档案管理室的基础设备配备并没有达到标准要求，有的甚至设备老化，更谈不上安全防范措施，信息化系统没有良好的运行环境严重影响了档案管理工作的如持续开展，软硬件配置不到位是档案信息化管理道上的一块绊脚石，必须进行清理。
二、加强事业单位档案管理信息化建设相关建议
（一）完善档案管理信息化制度
事业单位应根据自身情况制定比较健全的档案信息化管理制度，以制度规范电子档案相关工作的具体开展，规范化的操作不仅能保证档案管理工作的科学性，更能保证电子资料的安全性。应从档案管理精细化方面入手，制定收文有登记、拆件有专人、传递有手续、批办有记载、借阅有制度、阅文有专室、立卷有规定、销毁有鉴定、利用有效果、移交有清册等多项具体规定，确保案卷存储无缺、无漏、无零乱。具体来说，从电子档案的收集、立卷、审核、查询、借阅、销毁等各流程环节都要有明确的使用办法和标准，并明确责任，职责清晰，使各操作流程、各岗位都有工作标准，促使每个人都按要求完成操作，提高工作效率的同时减少出错率，确保档案资料的真实完整。如严格规范档案借阅查看，确保资料的安全性，信息化下，可通过档案软件快速查阅数字化档案资料，并通过借阅制度明确规定档案借阅和查看手续及流程，确保资料不出纰漏。又如对档案的保管，要做到防火、防潮、防光、防高温等，从根本上消除安全隐患，不仅要注意纸制资料的安全，还要注意电子资料的安全，日常备齐空调、除湿、灭火、灭鼠等器材，管理系统更要做好防火墙和安全级别设置，确定资料的安全。
（二）全面提升单位档案管理人员的业务水平
为进一步做好事业单位人事档案管理工作，各单位应先从思想上加以重视，遵从经济发展需要，搭建檔案管理信息化系统，实现档案管理数字化、系统化，充分发挥档案资料的重要作用。其次，要引进档案专业人才，如公开招聘，引入高等院校毕业的对口专业人才，优化人才队伍，使管理工作更加专业化，也更多符合现代社会的发展需要。再次，单位可以结合自身情况，根据需要不定期开展如围绕档案保管期限、归档范围、档案作用、归档流程和档案的使用等方面的培训，使管理人员对档案的收集、整理和利用有一个全面的认识，利于实际工作的开展。最后，档案管理部门内部也要定期开展讨论和学习，总结经验和教训，并可通过对其它单位进行实地考察，寻找自身差距，创新管理思路，全力推进单位档案管理信息化建设工作。
（三）做好档案管理信息化安全措施
保密性是事业单位档案管理的特征之一，信息化管理下尤其重要，对于安全问题不应抱有任何侥幸心理，必须多方面进行考虑，全方位确保档案资料不被泄露。一方面要确保因人为原因产生的安全隐患，如相关人员职业道德差强人意，没有严格遵守安全管理制度，为了个人利益破坏档案资料。对此，要加强道德教育，重视宣传档案资料的重要性，提高人们的保密意识，并强调造成资料泄露的处罚结果，减少因主观原因造成的安全威胁。另一方面，要减少因计算机故障、计算机病毒与黑客入侵等乱的信息泄露，日常工作中要养成及时备份的好习惯，及时引进先进的安全防护技术，并配备专业操作人员，尽量提高信息安全级别，从专业技术的角度做好安全预防工作。同时，对于计算机网络安全问题，要在档案管理系统内部局域网和外部网络间形成防护墙，用安全技术应对技术风险，做好防护工作。而对档案资料本身则要通过加密程序提高安全性，如数字签名、人脸识别、指纹识别或数字证书等降低安全风险系数，对档案资料进行全方面的安全保护。
（四）重视档案管理信息化软硬件的投入
人工智能正在逐渐融入人们的日常生活，档案管理信息化也是发展的必须趋势，因此各事业单位必须重视信息化建设，积极购入先进的硬件设备，引入更先进的软件技术，为档案管理工作信息化、数字化打下坚实基础。在硬件方面，加大物力、财力的投入，按高标准配备电脑、扫描仪、自动化档案密集架、去湿机、空调、防磁柜等硬件设备，提高档案的利用效果和现代化管理水平。有了硬件软件才有运行依托，当然软件也是必不可少的，信息化管理最终是要通过信息技术来完成。事业单位要切实做好档案管理信息化的软件开发与应用，有条件的可以聘用或邀请专业的软件设计人才结合单位具体情况量身制定，通过科学的设计将软件投入到档案管理工作当中，并针对软件应用过程的问题及时进行改进，确保软件的科学性和实用性，而对于一些通用软件可直接引进。如医院引用的OA系统，集多功能于一身，该系统应用于医院档案管理中，为本身复杂繁琐的档案管理工作提供了很便利，通过对各个环节的渗透，使每个环节都得到有序衔接，既规范了业务流程，满足办公要求，又降低了管理成本，通过信息化使工作的精准度更高，为医院管理事务开展有着重要作用。
三、结束语
事业单位档案管理进行信息化建设是时代发展的趋势，对于提升整体管理效率有重要作用。信息化不仅提高管理效率和准确性，还能更好的保障档案资料的安全性。因此，各单位应及时转变观念，重视对档案管理信息化建设的资金和硬件投入，构建数字化、系统化的档案管理体系，以更高的效率提供服务，并促使档案管理越来越规范，助力事业单位实现经济效益与社会效益的提升。
参考文献：
[1]吴晓伟.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].兰台内外.2020.（26）： 4-6.
[2]孙美芳.新时期事业单位档案管理信息化建设创新探讨[J].产业科技创新，2020.（25）： 107-108.
[3]杨晓锐.事业单位档案管理信息化建设初探[J].城建档案，2020.（10）： 31-32.
[4]吕铁岭.事业单位档案管理信息化建设问题[J].办公室业务，2019，（22）： 129.