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摘要为促进EDI在订舱和提单补料中的应用,分析传统操作方法存在的问题,以INTTRA软件为例阐述EDI应用的功能和优越性,指出EDI应用于订舱和提单补料的发展趋势。
关键词EDI;订舱;提单补料;单证电子化
0 引言
电子数据交换(EDI)指按照统一通用的格式,将标准的经济信息,通过通信网络,在各有关部门与企业之间进行的电子数据传输。在外贸业务中,EDI指在贸易伙伴的计算机系统之间进行的数据交换、自动处理,以及完成以贸易为中心的全部业务过程。使用 EDI 能有效减少直至最终消除贸易过程中的纸面单证,因此EDI也被称为“无纸交易”或“电子贸易”,在海关通关上则被称为“无纸报关”。
1当前外贸企业在订舱和提单补料中存在的问题
随着我国外贸活动规模的迅速扩大,与国外的商业(及其他类型)数据交换量急剧增加。根据联合国组织的调查,进行1宗进出口贸易,双方需交换近200份文件和表格,因纸张、行文、打印及差错引起的总开销大约为货物价格的7%。我国外贸活动每年产生单证费用约70亿美元,外贸企业的单证无论在形式上、内容上还是结构上都不统一,给国际货物运输和国际结算带来不便,进而影响外贸企业的经营效率。当前外贸企业的订舱和提单补料业务存在以下3个方面的问题。
1.1资源浪费,成本过高
频繁的订舱电话和在等待船公司回复过程中所造成的延迟使订舱人员工作繁重,船公司和货代同样存在繁重的工作,而客户却需要尽快处理,若船公司没有在客户期望的时间内回复,客户就会写邮件或打电话跟催。这样浪费了彼此大量的时间,也浪费了电脑资源。此外,发票、提单、信用证、船级社证书、信托收据等单证的制作和交割耗费了大量时间和财力,既影响资金周转速度,又增加各项开支费用,减少了企业的利润。
1.2错误率高,效率低下
单证员在缮制单据的过程中,不可避免地会出现错误,而以电话、传真或电子格式补给船公司,导致单证员重复输入,大量单证滞后,提单和其他装货单证一改再改,效率低下。据美国某大型分销中心统计,有5%的单证存在不同程度的错误,这些错误不仅浪费人力、物力、财力,还给客户带来诸多不便,使得客户投诉增加。
1.3EDI普及率低
有些公司的单证人员或外贸人员对EDI的认识不到位,对网上订舱的安全性和可靠性持怀疑态度,不愿接受;承运人规模越大,免费网站的操作程序越繁琐,EDI系统易存在缺陷,每次返回的提单或多或少地发生错误,许多公司更不愿意放弃已经习惯的传统做法。因此,目前实现电子化的单证数量少,覆盖面不广。
2EDI对订舱和提单补料的重要性
当前,价格因素在竞争中所占的比重逐渐减小,而服务性因素所占的比重逐渐增大,客户需要的是通过网络提供更简单、更自动化的解决方案。航运业务本身具有很强的流程特点,货运的完成是由一系列相互联系的单证或实物的流转组成的,要提高业务管理水平,必须从优化业务流程、提高单证流转质量和效率上入手。EDI使用标准化、规范化的文件格式,在使用EDI作业时,只要贸易一方将单证信息输入,计算机就会自动将数据转换、加工成不同用途的电子单证信息,传达到各相关部门执行。整个过程都是自动完成的,人为因素被降至最低程度,全部贸易工作在最短时间内完成,减少因订舱和提单补料时间不确定导致集装箱无法上船而给货主带来的损失。在此以INTTRA为例介绍EDI在订舱和提单补料中的运用。
INTTRA软件系统利用多种方式与实际订舱人进行互动,采集业务生产系统数据,再经过系统后台处理,按船公司标准要求把数据发送给船公司的电子单证处理中心,同时系统后台自动接收船公司订舱和提单补料请求的处理结果,便于其进行后续业务流程的操作。该系统以免费网站为基地,适用于各种类型的货主和货代,实现整个贸易过程的数字化,坚持“以市场需求为导向”的原则,注重物流信息的公用性和服务性,以信息互通、数据共享、综合应用等多项技术支持来满足市场需求,提供及时、精确、合理的服务。
2.1INTTRA的主要功能
(1)使用一套接口标准,与多家船公司的EDI系统集成。用户可以用统一格式面向多家船公司订舱,打破企业之间的孤立局面,减少供应链系统的冗余性,实现真正的跨系统数据共享和订舱作业流水化处理。
(2)实现一点接入,全程互动。舱单数据和物流信息的整合能为客户实现物流与信息流的统一。
(3)传送的文件具有多种功能。包括跟踪、确认、防破译、防篡改、防冒充、防抵赖、电子签名等一系列安全保密功能,能有效地防范伪造签名、诈骗等问题,同时可对单证重复性和数据完整性进行检查,对整个单证收发过程进行审计。
(4)实现公共信息查询。提供全球主要班轮公司的船期信息,支持在线查询。通过对用户有关方面的信息进行收集、整理和加工,将不同船公司、不同航线的订舱和提单补料信息整合在同一平台上,供用户查询使用,为客户提供“一站式”服务,解决以往查找困难的问题,从而降低客户操作成本,确保客户订到舱位。
(5)提供个性化增值服务。现代物流信息平台本着为用户服务、保护入网用户利益的原则,在相关业务数据的采集、存储和加工上,尊重用户的意见和要求。网络开放的终端实现了为入网用户提供船、箱、货等综合服务,对大部分客户来说,使用INTTRA可延长做柜时间。
(6)更加高效地配合美国舱单系统。美国海关要求装船前申报集装箱舱单,如果客户按照传统方式制作提单补料,船公司或货代根本无法在集装箱装船前向海关传送舱单信息,而通过INTTRA网络把托运人的提单补料信息发送给承运人,可加快信息传递。这对于每次发送数十只或数百只,甚至更多集装箱的大型托运人和货代来讲,是唯一可行的办法。
(7)提供自动报文收发平台。该软件系统提供后台服务帮助自动收取、解析、导入报文,包括电子订舱、电子排载、电子申报、电子提单等,并且提供数据导入成功与否的查询和日志,此外还可自动生成、发送报文,包括订舱和提单报文,实现自动化的EDI操作和无缝集成,改善企业的信息管理和数据交换,有助于企业实施“适时管理”(just in time)或“零库存管理”等全新的经营战略。
2.2INTTRA的优越性
(1)避免数据重复录入,减少中间环节,缩短交易时间,提高工作效率。INTTRA信息处理的准确性和可靠性能降低出错率和削减作业费用,具体估算为:文件传递速度提高81%,文件制作时间节省75%,由于错漏造成的商业损失减少40%,文件处理成本降低38%,竞争力提高34%,录单验单、货物跟踪等环节的工作量减少40%,整体处理效率提高50%。
(2)网上处理电子订舱和核对提单。船舶所有人不必再受大量邮件和电话的滋扰,只要打开网站就可看到每个航次的订舱情况和提单信息,跟踪文件的收发状态,并随时进行确认。INTTRA与客户系统及承运人系统保持零时间、零距离的接触,使单证的反馈更加迅速、精确、合理。
(3)减少雇员。据有关人员介绍,INTTRA在订舱和提单补料上的广泛应用,能节省30%的人力资源。全球经济一体化使人们希望工作越来越快捷,INTTRA给客户带来的益处正是如此。计算机自动接收和处理信息,使公司在同样的情况下,可以雇佣更少的员工,或者把部分员工从单证工作中解放出来,以从事更高效率的工作。
总之,INTTRA通过优化海运业务处理流程及数据共享过程降低企业运营成本,最终实现海运物流各环节的无缝衔接。
3EDI应用于订舱和提单补料的发展趋势
EDI使贸易双方能够以更迅速有效的方式进行贸易,具体表现为:简化订舱和提单补料的过程,加快客户要求的响应速度,提升服务质量;增加贸易机会,扩展客户群,与贸易伙伴建立更快、更密切的联系;缩短信息传达的时间,使企业或单位内部运作过程合理化;缩短付款时间,加速资金周转,增强企业自身发展能力;大大缩短订舱和货运之间的事务处理周期,节约客户交货时间,提高客户的库存周转率;提高“一关三检”部门的工作效率,加快货物验放速度。部分船公司采用EDI订舱和制作提单补料之后,提单处理时间由原来的3~缩短到3~;在新加坡全国贸易网上,1份进出口许可证可在之内完成审批工作。
从某种意义上说,电子技术、网络技术给航运业带来的巨大冲击催化了EDI在海运单据方面的应用,使得单证贸易跨越时间和空间,达到前所未有的自由度,提单电子化将给海运界带来革命。随着计算机网络技术的发展,特别是万维网的出现,EDI变得十分开放,且非常廉价,以网站形式发布、共享信息是EDI发展中的重大里程碑。开放的互联网使中小企业有机会平等地参与到EDI中来,这就给传统的EDI带来很大的机遇和挑战:机遇是EDI可以利用互联网技术扩大其应用范围;挑战是EDI必须利用新的技术手段和接口标准,融入到基于互联网的、没有边界的、可以无限扩展的电子单证解决方案中去。
未来的发展趋势是,由EDI对从订舱到安排拖车再到提单补料各个环节的数据进行整合,减少中间环节,也就是说,它将实现船公司、货代、工厂、物流企业之间的电子数据交换,为用户提供综合性的服务操作平台。目前,EDI的应用范围已延伸到所有与贸易有关的活动,“没有EDI就没有贸易”不再是危言耸听,EDI已成为进入世界大市场的通行证和增强市场竞争力的保证,EDI的广泛应用已成为影响深远的结构性产业革命,因此必须从现在起就不失时机地大力普及、发展和推广应用EDI。
4结束语
EDI不仅是改善外贸企业运作流程的信息技术,而且是外贸企业用以提升竞争力、提高运作效率的策略运用,它的应用促成作业流程简化、外贸行业体系调整、外贸流程内成员关系重新定位以及以非实物流通方式为主体的流通方式逐渐形成,致使外贸环境变化,进而影响企业经营策略,并将最终促成产业结构的改变。EDI在订舱和提单补料中的应用前景良好,以当前的信息技术水平,在订舱和提单补料中应用EDI已不再是技术问题,而仅是商业问题。
关键词EDI;订舱;提单补料;单证电子化
0 引言
电子数据交换(EDI)指按照统一通用的格式,将标准的经济信息,通过通信网络,在各有关部门与企业之间进行的电子数据传输。在外贸业务中,EDI指在贸易伙伴的计算机系统之间进行的数据交换、自动处理,以及完成以贸易为中心的全部业务过程。使用 EDI 能有效减少直至最终消除贸易过程中的纸面单证,因此EDI也被称为“无纸交易”或“电子贸易”,在海关通关上则被称为“无纸报关”。
1当前外贸企业在订舱和提单补料中存在的问题
随着我国外贸活动规模的迅速扩大,与国外的商业(及其他类型)数据交换量急剧增加。根据联合国组织的调查,进行1宗进出口贸易,双方需交换近200份文件和表格,因纸张、行文、打印及差错引起的总开销大约为货物价格的7%。我国外贸活动每年产生单证费用约70亿美元,外贸企业的单证无论在形式上、内容上还是结构上都不统一,给国际货物运输和国际结算带来不便,进而影响外贸企业的经营效率。当前外贸企业的订舱和提单补料业务存在以下3个方面的问题。
1.1资源浪费,成本过高
频繁的订舱电话和在等待船公司回复过程中所造成的延迟使订舱人员工作繁重,船公司和货代同样存在繁重的工作,而客户却需要尽快处理,若船公司没有在客户期望的时间内回复,客户就会写邮件或打电话跟催。这样浪费了彼此大量的时间,也浪费了电脑资源。此外,发票、提单、信用证、船级社证书、信托收据等单证的制作和交割耗费了大量时间和财力,既影响资金周转速度,又增加各项开支费用,减少了企业的利润。
1.2错误率高,效率低下
单证员在缮制单据的过程中,不可避免地会出现错误,而以电话、传真或电子格式补给船公司,导致单证员重复输入,大量单证滞后,提单和其他装货单证一改再改,效率低下。据美国某大型分销中心统计,有5%的单证存在不同程度的错误,这些错误不仅浪费人力、物力、财力,还给客户带来诸多不便,使得客户投诉增加。
1.3EDI普及率低
有些公司的单证人员或外贸人员对EDI的认识不到位,对网上订舱的安全性和可靠性持怀疑态度,不愿接受;承运人规模越大,免费网站的操作程序越繁琐,EDI系统易存在缺陷,每次返回的提单或多或少地发生错误,许多公司更不愿意放弃已经习惯的传统做法。因此,目前实现电子化的单证数量少,覆盖面不广。
2EDI对订舱和提单补料的重要性
当前,价格因素在竞争中所占的比重逐渐减小,而服务性因素所占的比重逐渐增大,客户需要的是通过网络提供更简单、更自动化的解决方案。航运业务本身具有很强的流程特点,货运的完成是由一系列相互联系的单证或实物的流转组成的,要提高业务管理水平,必须从优化业务流程、提高单证流转质量和效率上入手。EDI使用标准化、规范化的文件格式,在使用EDI作业时,只要贸易一方将单证信息输入,计算机就会自动将数据转换、加工成不同用途的电子单证信息,传达到各相关部门执行。整个过程都是自动完成的,人为因素被降至最低程度,全部贸易工作在最短时间内完成,减少因订舱和提单补料时间不确定导致集装箱无法上船而给货主带来的损失。在此以INTTRA为例介绍EDI在订舱和提单补料中的运用。
INTTRA软件系统利用多种方式与实际订舱人进行互动,采集业务生产系统数据,再经过系统后台处理,按船公司标准要求把数据发送给船公司的电子单证处理中心,同时系统后台自动接收船公司订舱和提单补料请求的处理结果,便于其进行后续业务流程的操作。该系统以免费网站为基地,适用于各种类型的货主和货代,实现整个贸易过程的数字化,坚持“以市场需求为导向”的原则,注重物流信息的公用性和服务性,以信息互通、数据共享、综合应用等多项技术支持来满足市场需求,提供及时、精确、合理的服务。
2.1INTTRA的主要功能
(1)使用一套接口标准,与多家船公司的EDI系统集成。用户可以用统一格式面向多家船公司订舱,打破企业之间的孤立局面,减少供应链系统的冗余性,实现真正的跨系统数据共享和订舱作业流水化处理。
(2)实现一点接入,全程互动。舱单数据和物流信息的整合能为客户实现物流与信息流的统一。
(3)传送的文件具有多种功能。包括跟踪、确认、防破译、防篡改、防冒充、防抵赖、电子签名等一系列安全保密功能,能有效地防范伪造签名、诈骗等问题,同时可对单证重复性和数据完整性进行检查,对整个单证收发过程进行审计。
(4)实现公共信息查询。提供全球主要班轮公司的船期信息,支持在线查询。通过对用户有关方面的信息进行收集、整理和加工,将不同船公司、不同航线的订舱和提单补料信息整合在同一平台上,供用户查询使用,为客户提供“一站式”服务,解决以往查找困难的问题,从而降低客户操作成本,确保客户订到舱位。
(5)提供个性化增值服务。现代物流信息平台本着为用户服务、保护入网用户利益的原则,在相关业务数据的采集、存储和加工上,尊重用户的意见和要求。网络开放的终端实现了为入网用户提供船、箱、货等综合服务,对大部分客户来说,使用INTTRA可延长做柜时间。
(6)更加高效地配合美国舱单系统。美国海关要求装船前申报集装箱舱单,如果客户按照传统方式制作提单补料,船公司或货代根本无法在集装箱装船前向海关传送舱单信息,而通过INTTRA网络把托运人的提单补料信息发送给承运人,可加快信息传递。这对于每次发送数十只或数百只,甚至更多集装箱的大型托运人和货代来讲,是唯一可行的办法。
(7)提供自动报文收发平台。该软件系统提供后台服务帮助自动收取、解析、导入报文,包括电子订舱、电子排载、电子申报、电子提单等,并且提供数据导入成功与否的查询和日志,此外还可自动生成、发送报文,包括订舱和提单报文,实现自动化的EDI操作和无缝集成,改善企业的信息管理和数据交换,有助于企业实施“适时管理”(just in time)或“零库存管理”等全新的经营战略。
2.2INTTRA的优越性
(1)避免数据重复录入,减少中间环节,缩短交易时间,提高工作效率。INTTRA信息处理的准确性和可靠性能降低出错率和削减作业费用,具体估算为:文件传递速度提高81%,文件制作时间节省75%,由于错漏造成的商业损失减少40%,文件处理成本降低38%,竞争力提高34%,录单验单、货物跟踪等环节的工作量减少40%,整体处理效率提高50%。
(2)网上处理电子订舱和核对提单。船舶所有人不必再受大量邮件和电话的滋扰,只要打开网站就可看到每个航次的订舱情况和提单信息,跟踪文件的收发状态,并随时进行确认。INTTRA与客户系统及承运人系统保持零时间、零距离的接触,使单证的反馈更加迅速、精确、合理。
(3)减少雇员。据有关人员介绍,INTTRA在订舱和提单补料上的广泛应用,能节省30%的人力资源。全球经济一体化使人们希望工作越来越快捷,INTTRA给客户带来的益处正是如此。计算机自动接收和处理信息,使公司在同样的情况下,可以雇佣更少的员工,或者把部分员工从单证工作中解放出来,以从事更高效率的工作。
总之,INTTRA通过优化海运业务处理流程及数据共享过程降低企业运营成本,最终实现海运物流各环节的无缝衔接。
3EDI应用于订舱和提单补料的发展趋势
EDI使贸易双方能够以更迅速有效的方式进行贸易,具体表现为:简化订舱和提单补料的过程,加快客户要求的响应速度,提升服务质量;增加贸易机会,扩展客户群,与贸易伙伴建立更快、更密切的联系;缩短信息传达的时间,使企业或单位内部运作过程合理化;缩短付款时间,加速资金周转,增强企业自身发展能力;大大缩短订舱和货运之间的事务处理周期,节约客户交货时间,提高客户的库存周转率;提高“一关三检”部门的工作效率,加快货物验放速度。部分船公司采用EDI订舱和制作提单补料之后,提单处理时间由原来的3~缩短到3~;在新加坡全国贸易网上,1份进出口许可证可在之内完成审批工作。
从某种意义上说,电子技术、网络技术给航运业带来的巨大冲击催化了EDI在海运单据方面的应用,使得单证贸易跨越时间和空间,达到前所未有的自由度,提单电子化将给海运界带来革命。随着计算机网络技术的发展,特别是万维网的出现,EDI变得十分开放,且非常廉价,以网站形式发布、共享信息是EDI发展中的重大里程碑。开放的互联网使中小企业有机会平等地参与到EDI中来,这就给传统的EDI带来很大的机遇和挑战:机遇是EDI可以利用互联网技术扩大其应用范围;挑战是EDI必须利用新的技术手段和接口标准,融入到基于互联网的、没有边界的、可以无限扩展的电子单证解决方案中去。
未来的发展趋势是,由EDI对从订舱到安排拖车再到提单补料各个环节的数据进行整合,减少中间环节,也就是说,它将实现船公司、货代、工厂、物流企业之间的电子数据交换,为用户提供综合性的服务操作平台。目前,EDI的应用范围已延伸到所有与贸易有关的活动,“没有EDI就没有贸易”不再是危言耸听,EDI已成为进入世界大市场的通行证和增强市场竞争力的保证,EDI的广泛应用已成为影响深远的结构性产业革命,因此必须从现在起就不失时机地大力普及、发展和推广应用EDI。
4结束语
EDI不仅是改善外贸企业运作流程的信息技术,而且是外贸企业用以提升竞争力、提高运作效率的策略运用,它的应用促成作业流程简化、外贸行业体系调整、外贸流程内成员关系重新定位以及以非实物流通方式为主体的流通方式逐渐形成,致使外贸环境变化,进而影响企业经营策略,并将最终促成产业结构的改变。EDI在订舱和提单补料中的应用前景良好,以当前的信息技术水平,在订舱和提单补料中应用EDI已不再是技术问题,而仅是商业问题。