论传统档案馆与数字档案馆的比较

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  计算机技术和网络技术飞速发展,每天都有大量的信息不断产生,人们面对大量真假难辨的信息感到无所适从,难以应付,数字档案馆应运而生并迅速地成为我国档案界关注的热点。人们对新事物的认识总是一个逐步深入的过程,在这个过程中难免会出现认识上的误区,比如很多人认为数字档案馆必将取代传统档案馆等。因此本文通过对传统档案馆与数字档案馆的比较,论证两者的共生性,从而使人们认识到传统档案馆与数字档案馆都是党和国家的科学文化事业机构,为国家和社会保存历史记忆,两者的并存发展是我国档案馆发展的主要方向。
  一、传统档案馆与数字档案馆档案载体形式的比较
  传统档案馆,作为社会信息资源的储存库,绝大部分都是纸质档案。传统档案馆也主要是对这些纸质档案进行保管并开展统计和编研工作,为利用者提供编研成果,满足社会需要,而形成的编研成果的载体和传递媒介主要也是纸张。纸质档案保存时间可长达几百甚至几千年是光磁介质无法比拟的,但是纸质档案的大量增长给传统档案馆的馆藏空间带来了巨大的压力。
  数字档案馆以磁介质和光介质等为主要载体,这些介质存储密度大,存储信息集文字、数字、声像和影像于一体,产生的效果直观、形象、生动。它具有“丰富的信息资源,海量的存储空间、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点,使传统的档案馆望尘莫及”。
  这些新型的载体不仅能够大大的節省档案的存储空间,更因为其不受时间、空间和人数的限制,因此加速了档案信息的利用和传递。但它也存在信息的长期存取和安全问题等诸多的弊端,而这些弊端恰好是传统档案馆的优势——可靠的凭证价值、安全性、标准化程度高。
  通过以上的分析我们可以看到,传统的纸质载体和新型的光磁介质各有利弊。尽管现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生给传统的纸质档案带来了巨大的冲击,但是我们也不能否认传统的纸质档案在工作、学习和生活中仍发挥着不可替代的作用。我们也应该继续探索和研究,最大限度地利用和发挥两者的优势,共同为国家档案事业的发展而奋斗。
  二、传统档案馆与数字档案馆工作模式的比较
  2.1档案归档方式的比较
  传统档案馆主要通过归档制度无偿接收应归档文件。传统档案馆的馆藏大部分是按照有关接收和归档制度无偿的接收应归档的文件材料,也有一部分是通过向集体和个人征集、购买而来,也有一些档案馆接受委托,将委托管理的档案暂时保存,而不拥有其所有权。传统档案馆的收集不仅是对档案信息的收集,同时也将实体档案接收进馆。这样也带来一个问题——档案馆藏空间压力越来越大。
  数字档案馆主要是传统档案馆馆藏资源的数字化和对电子档案的接收。另外,也可以不必把档案信息接收进馆,而是“通过网络与立档单位或文件中心的信息数据相连,并通过目录与索引建立多途径的检索体系”[5]对档案信息实行分散保管和集中控制。
  相比较而言,数字档案馆的归档方式更加灵活,它不用接收实体档案,所以存储空间紧张的问题也就无从谈起,甚至档案信息也可以不进馆,而是采取分散保管和集中控制的组织方法。但是数字档案馆的馆藏获取始终是离不开传统档案馆。传统档案馆的馆藏资源为数字档案馆进行信息资源建设提供了基础,而数字档案馆则为传统档案馆解决了存储空间、资源共享和珍贵典籍的利用与保护等问题。两者相互依赖、相互促进,只有两者结合才能实现更大范围的档案信息服务。
  2.2档案整理工作的比较
  传统的档案整理工作通常是对档案实体和档案内容的整理,是档案管理工作的重要组成部分。档案馆考证档案内容的客观性和真实性,并将相关的有价值的档案信息进行编纂和出版等的活动可以看作是对档案内容的整理。而档案工作人员将分散的、无序化的档案通过分类、组合、排列、编目使之系统化和有序化的过程是对档案实体的整理。档案工作的各项环节中,档案的整理通常就是指对档案实体的整理。档案的整理工作主要依靠手工进行整理,因此这是档案馆各项业务工作中最耗费时间和人力的一个环节,严重降低了档案馆的工作效率。
  由于数字档案馆采用分散管理和集中控制的管理模式,档案馆不需要再对档案进行实体整理整理,而是将档案实体分散在各个立档单位,而档案信息存放的物理位置自然也就体现了档案的全宗关系。档案信息的形成者或是立档单位负责具体的数据充实和数据的维护。而档案馆要做的就是建立集中索引、分散管理式的数据库和数据库的检索目录,并及时地予以维护和更新,为用户和立档单位或是档案信息搭造起一座桥梁。
  这样的整理方法大大的减少了档案馆的工作量,提高了档案馆的工作效率,同时也为后期的档案检索和服务提供了高效、快捷、灵活的方法。然而,在纸质档案还在大量的产生以及数字档案馆在解决了档案信息的凭证价值、档案信息的安全和长期存取等等一系列问题后,这样的理想化的档案整理工作才会广泛地为社会所用。
  2.3档案鉴定方法的比较
  传统的鉴定工作主要围绕收集的纸质档案进行进馆前的鉴定和馆内鉴定。进馆前的鉴定是根据档案的内容、来源、形式和其它状况以及国家和社会对其的需求的变化来确定档案的保存价值,有保存价值的确定其保管期限,没有保存价值的则予以销毁。馆内鉴定则是对保管期限已满的档案进行鉴定、决定其存毁。因此档案的鉴定工作是一个十分关键的环节。
  电子时代,传统的以分析档案内容为基础的直接鉴定已经不再适应社会发展潮流,档案馆应该深入了解机关和企事业单位的主要职能活动、管理方式,对其形成的档案进行职能鉴定。而且把鉴定提前到电子文件生命周期的最初阶段,因为这与电子文件将以职能鉴定为主密切相关,设计阶段阶段是鉴定电子文件最适合的阶段。
  2.4档案保护技术的比较
  传统的档案保护工作主要采取“预防为主,防治结合”的方针,对纸张和字迹的耐久性进行保护,最大限度的延长档案的寿命。随着缩微复制技术的迅速发展,光、磁介质在档案工作中被广泛的应用,然而,这很大程度上是为了减少档案原件的利用次数,从而达到保护档案原件的目的。   电子文件的保护主要是对产生文件的环境进行维护以及保护电子数据的安全。具体来说有两点:一是在保存电子文件的时候,与其相适应的软硬件环境也必须一并保存,这主要是为了解决档案长期存取的问题;二是要保护档案信息的安全,防止数据遭受计算机病毒感染、黑客的攻击以及间谍等的复制和扩散。
  传统的档案保护工作能较好的保护档案信息的安全,但是目前电子文件的产生日益增多,紧紧依靠传统的“八防”措施已经不能满足档案工作的需要。而电子文件的保护在防止数据被删改、损毁以及外界攻击等一些问题上还面临着一系列的技术难题。因此,档案的保护工作可以两者相结合,保密的电子数据同时保存纸质版,并通过传统的保护工作技术将其妥善保管,而为了减少馆藏空间的紧张,降低档案工作的成本,非密的电子数据可以不进行“双套制”保存,但是要维护好其软硬件环境,确保数据的长期存取。我们也相信,随着信息技术的迅速发展,将来一切难题都会迎刃而解。
  2.5档案检索手段的比较
  传统档案馆的检索,主要通过档案工作者预先的编目工作,编制成一些手工检索工具比如档案全引目录、案卷目录等等,尽量为用户提供不同的检索途径。编制这种检索工具费时费力,形成的检索工具也依赖于个体的工作人员,无法做到完全的规范化。用户利用档案必须到档案馆中去,不易满足用户远程利用的需求。尽管有些系统通过计算机著录,采用计算机辅助检索,但是仍然无法达到我们满意的程度。
  数字档案馆通过其建立的集中索引、分散管理式的数据库和数据库的检索目录,为用户提供高效、灵活的智能化的全文检索,用户可以通过题名、责任者、关键词、时间等多种途径进行检索,快速、准确、全方位的利用相关开放范围内的档案信息。这种检索方式大大提高了检索工作的效率,用户可以不受时间、空间的限制自由的检索、复制、网络上的信息。但是数字档案馆所提供的这种检索方式要求档案工作者和用户掌握一定的计算机技术,从而一定程度限制了一些用户的对档案信息的利用。
  2.6档案服务方式的比较
  传统的档案馆的服务方式通常包括阅览服务、档案咨询服务、外借服务、陈列和展览服务、复制服务、编研服务、专题服务、证明服务等等。这些服务大都是围绕档案馆自身的馆藏资源,在馆内开展的,是以档案馆为中心开展的阵地式服务,这种服务大多是无偿服务。这些服务方式为利用者带来了诸多的方便,首先,用户可以去档案馆就自己咨询的问题进行面对面的交流;其次,传统档案馆可以最大限度地满足不同知识水平和不同经济条件的利用者的需求;再次,档案馆可以直接了解到用户的需求心理和利用效果,及时地吸取经验和教训,以便提供更高层次的服务。
  然而,传统档案馆的这些服务方式也受到诸多因素的制约使档案信息资源得不到及时的利用和开发。首先是时间的限制,档案馆的开放时间是固定的,用户必须在档案馆工作期间去查阅档案;其次是空间的限制,用户利用档案必须到档案馆中去,而且档案馆的档案除非出具单位证明或经主管领导批准,否则是不予外借的;另外,这些服务通常是针对本地区或本单位履行了借阅手续的用户,其他人很难得到相关服务。
  数字档案馆通过互联网将本馆的档案信息库和互联网上相关的信息直接传递到千家万户。这种数字化的档案信息不仅可以快速、高效的满足用户多途径检索的要求,并且在一定的权限下,用户可以在任何时间、任何地点通过互联网自由的检索、复制、网络上的信息。
  数字档案馆的服务方式较传统档案馆更加灵活,采用的技术也比较先进,但是数字档案馆在进行原始馆藏资源数字化时,不可能将所有的档案信息都放到互联网上,因此用户不可能随心所欲地进行查找,这其中还有用户权限和保密问题。因此对于另外一部分涉及保密性质的档案,用户还是要到档案馆中履行相关手续后方可查用。
  由此可知,并不是有了数字档案馆就不再需要传统档案馆的服务,两者是缺一不可的。档案馆的服务工作是继档案的收集工作之后,档案馆与社会交流的又一次交流,任何一方服务水平的高低都可以影响档案馆在用户心目中的地位。因此,我们要做的就是充分利用它们各自的优势,共同为用户服务,为提高档案工作在社会上的地位而努力。
  三、对档案工作人员素质要求的比较
  传统档案馆各项业务工作的开展主要是围绕档案进行收集、整理、鉴定、保管、编研、统计利用,这对档案工作人员的理论知识和业务技能要求较高。另外,档案工作人员还要具备几项基本的素质。如良好的职业道德和端正的工作态度、开阔的视野、勇于创新的工作精神、和集体协作的意识。传统档案馆的档案工作人员只有具备这些基本的要求,并树立与时俱进和终身学习的理念,才能在现代化社会中立足,才能提高档案和档案工作的地位。
  而数字档案馆则在此基础上更注重档案工作人员的计算机技术、信息检索能力、分析能力等综合能力。向档案工作者的素质提出了更高的要求。首先,要转变传统的观念,积极地迎接时代的挑战,顺利的完成角色地转变;其次,要精深專业知识,将档案信息服务向纵深方向开展;第三,要掌握现代信息技术,如计算机技术,同时还要具备相应的检索能力、信息存储技术、处理分析技术、通信技术等等。
  通过上述几方面的比较可知,传统档案馆与数字档案馆不是此消彼涨的关系而是相互依赖、互为补充。它们都是永久保存档案的基地,是科学研究和各方面利用档案史料的中心。它们的基本职责都是维护历史的真实面貌,为社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。因此两者之间根本就没有必要讨论孰存孰亡的问题。同时,两者也各有利弊。不论信息化的水平多高,传统档案馆所具备的人文和历史的精神是数字档案馆不可能具备的。同样,数字档案馆在载体形式、服务手段上的优势也是传统档案馆遥不可及的。在可以想象的未来里,数字档案馆只是逐步取代传统档案馆的主体地位,但并不意味着它可以取代传统档案馆。这不仅是受经费、技术和人类文化水平的限制,更是因为社会发展的步伐在历史长河中留下的足迹和原始凭证需要依赖传统档案馆的妥善保管。因此传统档案馆与数字档案馆两者并存发展是今后档案馆的发展方向。我们要极力的发挥二者的优势,扬长避短,更好的发挥档案馆的文化传播功能,共同为国家的档案事业而奋斗。
  (作者单位:河北建投新能源)
  参考文献:
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