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摘要：高校院二级资料室（院系资料室）对学校的教学、科研及学科建设起到与图书馆相互协作、优势互补的作用。本文对提高二级资料室的管理、服务水平提出了一些看法。
关键词：二级资料室 图书馆 创新工作
高校图书馆与二级资料室都是高校教学和科研的重要组成部分，它们共同担负着为学校教学和科研服务的重任。随着学校招生规模不断扩大，在校人数逐年增加，图书馆和二级资料室的作用日显重要，二级资料室存在的必要性、不可替代性及它的独特功能就日益显现出来。二级资料室是图书馆资源的补充和服务的延伸，如果抓好二级资料室的建设，就能对学校的教学、科研及学科建设起到与图书馆相互协作、优势互补的作用。
1．二级资料室建设的重要性与必要性
高校二级图书资料室是人类知识的综合型宝库， 二级资料室是专业性强的教学配套基地，其规模、管理模式从侧面反映了部门的教学、教研、管理水平。二级资料室的任务主要是收集、整理、研究本专业的各种文献资料， 为师生提供专业文献情报服务， 它设在教学科研的前线， 比图书馆更贴近教学科研活动， 更了解本专业有关信息源及科研人员的需要， 更好地为本院系的科研人员、学生提供实效性、专业性、指导性研究性强的高层次情报服务。
二级资料室可以说是以图书馆为中枢的全校文献信息系统的"末梢"，是专为本院(系)教学和科研服务的文献信息资源的供应机构，其特点是专门收集编制与挖掘本专业的文献资料、交流资料、各种学术会议论文、科研报告以及本系学生的毕业论文、学位论文等特种文献，以"专" 、"深" 、"精"、"新"为见长，是教学和科研不可或缺的情报来源，是全校文献信息资源不可分割的重要组成部分。
2．二级资料室服务现状
我国高校各学院资料室成立数十年来，充分发挥了它的功能与优势，为各学院各专业的教学和科研提供了大量的图书资料，应该说功不可没，并将继续起着积极作用。近年来，随着高等教育体制改革，先后将一些性质相同和相近的院校合并为一个多学科、多层次的院校。将各校相同或相近学科、专业合并为一个学院或系。伴随着高等教育体制改革的深入，随着现代科学技术的日益发展,尤其是多媒体、因特网的进一步发展,不仅给图书馆与资料室带来前所未有的冲击和影响，也给图书馆与资料室生存与发展带来了前所未有的机遇和挑战。因此，高校二级资料室的管理水平必须跟上时代的脚步，目前二级资料室也存在一些问题：
（1）由于二级资料室最突出的特色就是专业性强。目前许多高校的二级资料室除了收藏专业性文献资料外， 还订购了相当一部分的一般性文献资料。就需要很多的经费用在资料室的图书采购上，但二级资料室一般都有院（系）管理，经费有限，因此造成投入图书采购的经费不足，专业图书资料不全是二级资料室的主要问题。
此外， 普遍存在着文献资源增长缓慢， 院系资料室在收集文献资料时， 往往忽略了那些图书馆不易获得却与本专业相关的内部资料， 比如， 在教学科研中形成的各种原始资料及灰色文献。突出二级资料室专业特点， 要通过收集各种资料来体现。灰色文献一般指通过常规出版的各种政府机关内容报告， 政府文书， 各种内部专业技术报告和学术会议资料， 为取得各级学位所撰写的未正式出版的学位论文、内部书刊、书信、手稿、档案文献等。
（2）管理人员数量不足，专业水平低。高校院（系）二级资料室一般有1到2个管理人员，有的是由其它岗位的教师兼职管理，这样的人员配置在借阅数量少的情况下还可以应付，但是如果借阅量大或采编图书数量多，那么就会对读者借阅造成一定的影响。管理人员一般都没有学过图书馆相关专业知识，在图书采编、管理等方面也存在一定的问题。
（3）管理方法比较原始，大部分还停留在手工操作阶段。这样，查找图书、统计图书数量、图书催还等工作都很难处理，既增加了工作量，又浪费了有限的资源，这种局面很难适应高速发展的信息化社会和广大师生对数字化、网络化信息的需求。
3．加强二级资料室建设的几点建议
（1）进一步明确资料室建设的目的，提高加强资料室建设工作意义的认识。资料室建设是基层教学单位教学基本建设的重要组成部分。抓好资料室建设有利于服务教学、科研工作，有利于今后应对各项调研评价准备工作。图书资料建设应该紧密结合专业建设、课程建设以及教材建设，充分发挥为教学和科研服务的职能。档案建设应该紧紧围绕教学管理、行政管理、学生管理和党建工作等开展，为实现规范化管理发挥重要作用。建议学院图书馆、学院档案管理部门、教务处和各教学单位，要加强研究、明确资料室建设方向和目标，明确图书资料和档案材料在院系两级管理下的各自责任，合理规划，建章立制，保障投入，使教学单位的图书与档案建设工作、特别是院系的档案管理工作走向正常化。
（2）加强资源整合，提高图书资料整体利用效率。建议以图书馆为中心，充分利用网络技术，联合各单位资料室，建立全院性的图书资料保障体系，在购书、馆藏和借阅等方面进行信息共享，更好地为教学和科研服务。教学单位资料室作为学院文献资源整体的一个组成部分，可考虑将其纳入图书馆、学院档案室的业务指导、管理范围内，即，教学单位资料室既接受所在系领导，同时在具体业务上接受图书馆、学院档案室的业务指导与管理，在图书利用上，应进一步发挥资料室的作用。
（3）增加教学单位图书资料的种类。在二级资料室的图书资料中，上课使用的教材所占比例很大，但专业期刊杂志订购量则较少。建议增加图书种类，增加工具、科技和教育教学研究等方面的图书，同时，增加订购相关专业期刊杂志，使资料室能够更有利于为教学工作、教育教学研究工作、科研工作等服务。
（4）提高二级资料室管理水平，二级资料室是图书馆资源与服务的延伸，它不能脱离图书馆而独立存在，那样就不会充分发挥出二级资料室的作用，它要充分利用图书馆的资源，与图书馆相互配合，相互补充。具体的方法是在二级资料室配备电脑、扫描枪等电子设备，电脑上安装图书馆图书管理软件，把二级资料室做为图书馆的一部分，科学化管理。这样做的好处一是方便了读者的借阅和管理员对二级资料室的图书管理、统计等工作。二是在图书采购时，可以通过图书管理软件在图书馆和资料室内部图书中查询，检查预购图书是否已经购买，提高了图书的采购质量，从另一方面讲，也节约了有限的资源。三是通过图书管理软件进行借阅管理，方便记载读者的借阅时间、归还时间、借阅人等信息，减少了手工记录的工作量和错误率，减小了图书丢失数量，提高了图书流通速度，提高了图书资源的利用率。
（5）提升工作人员业务水平。随着社会文明和信息化、网络化程度的提高， 新世纪需求的资料员队伍必须具备以下多方面的能力：①计算机和网络技能水平。资料员面对日新月异的现代信息技术， 应有娴熟的计算机操作技术， 能高效地从网络上查获本专业资料。②具备合理的知识结构。目前， 具有某一学科知识背景， 又精通图书情报专业知识的人员还不多。为更好适应新世纪图书馆 的发展要求， 资料员合理的知识结构也是要重点考虑的。准确、全面地了解和跟踪本专业的教学方向与科研发展， 及时、准确、全面地向本单位的教学科研人员提供专业资料， 就应掌握图书馆学的基本知识，懂得如何通过多种途径获取本专业信息，从而更好地服务读者， 方便读者， 主动为读者服务。③外语能力。因特网的迅速普及与应用， 使得科技信息的交流打破了国界地域的限制。而网络中流动的信息中英文信息量占有相当大的比例， 中文信息仅占千分之几。要想在网络中畅游， 有效地开发利用网络信息资源， 则需要非常高的外语阅读水平， 尤其是英语水平。可见精通外语， 尤其是英语便成为数字图书馆员的必备工具。
对二级资料室管理人员进行业务培训，让管理人员学习专业的图书管理知识、计算机和网络知识，提高外语水平。管理员能够对二级资料室图书进行专业化的分类、管理、摆放等等。可以顺利对外文图书进行采编，加工。训练利用网络版的图书管理软件管理资料室的图书，由于二级资料室管理人员数量少，可以请图书馆人员辅助完成新购图书的采编工作，这样就使整个学校的图书统一分类、编号，方便对图书进行统一管理。
（6）加强二级资料室的数字化建设，建立资料室的网站，提高资料室的服务水平，网站上可以发布最新的通知，如新书通报、图书催还等信息、还可提供图书查询、工具下载等功能，方便读者查看。
另外，院系资料室还应结合本专业的特点，根据自身的资料优势，建立具有专业特色的数据库。做出目录清晰、结构合理、内容新颖、具有本专业特色的网页，将资料室数据库中的信息资源与图书馆的信息资料在校园网上并网运行。从而使全校的师生都能利用网络获取自己所需要的情报资料，真正实现校内的信息资源共享，提高信息资源的利用率。近年来，新型文献载体--电子出版物如雨后春笋蓬勃发展。与传统的单一纸质文献相比，电子出版物尤其是光盘，体积小、信息量大；检索和阅读方便快捷，易于保存。资料室可根据自己的专业特点注意收藏，特别是光盘版期刊文献。与此同时，还要注意收集下载网上的相关信息及非正式出版的灰色文献，如会议交流资料、研究报告、出国考查报告和研究生的毕业论文等。
参考文献：
[1]巩恩贵.专业教师参与高校图书馆选书工作的探讨 [J].山东图书馆季刊，2002(2)．
[2]范品贤.论高校图书馆与资料室的协调[J].沈阳师范学院学报,1995,(2).
[3] 李茉莉. 高校专业资料室工作新探[J]. 大学图书情报学刊,2005,(2).
关键词：二级资料室 图书馆 创新工作
高校图书馆与二级资料室都是高校教学和科研的重要组成部分，它们共同担负着为学校教学和科研服务的重任。随着学校招生规模不断扩大，在校人数逐年增加，图书馆和二级资料室的作用日显重要，二级资料室存在的必要性、不可替代性及它的独特功能就日益显现出来。二级资料室是图书馆资源的补充和服务的延伸，如果抓好二级资料室的建设，就能对学校的教学、科研及学科建设起到与图书馆相互协作、优势互补的作用。
1．二级资料室建设的重要性与必要性
高校二级图书资料室是人类知识的综合型宝库， 二级资料室是专业性强的教学配套基地，其规模、管理模式从侧面反映了部门的教学、教研、管理水平。二级资料室的任务主要是收集、整理、研究本专业的各种文献资料， 为师生提供专业文献情报服务， 它设在教学科研的前线， 比图书馆更贴近教学科研活动， 更了解本专业有关信息源及科研人员的需要， 更好地为本院系的科研人员、学生提供实效性、专业性、指导性研究性强的高层次情报服务。
二级资料室可以说是以图书馆为中枢的全校文献信息系统的"末梢"，是专为本院(系)教学和科研服务的文献信息资源的供应机构，其特点是专门收集编制与挖掘本专业的文献资料、交流资料、各种学术会议论文、科研报告以及本系学生的毕业论文、学位论文等特种文献，以"专" 、"深" 、"精"、"新"为见长，是教学和科研不可或缺的情报来源，是全校文献信息资源不可分割的重要组成部分。
2．二级资料室服务现状
我国高校各学院资料室成立数十年来，充分发挥了它的功能与优势，为各学院各专业的教学和科研提供了大量的图书资料，应该说功不可没，并将继续起着积极作用。近年来，随着高等教育体制改革，先后将一些性质相同和相近的院校合并为一个多学科、多层次的院校。将各校相同或相近学科、专业合并为一个学院或系。伴随着高等教育体制改革的深入，随着现代科学技术的日益发展,尤其是多媒体、因特网的进一步发展,不仅给图书馆与资料室带来前所未有的冲击和影响，也给图书馆与资料室生存与发展带来了前所未有的机遇和挑战。因此，高校二级资料室的管理水平必须跟上时代的脚步，目前二级资料室也存在一些问题：
（1）由于二级资料室最突出的特色就是专业性强。目前许多高校的二级资料室除了收藏专业性文献资料外， 还订购了相当一部分的一般性文献资料。就需要很多的经费用在资料室的图书采购上，但二级资料室一般都有院（系）管理，经费有限，因此造成投入图书采购的经费不足，专业图书资料不全是二级资料室的主要问题。
此外， 普遍存在着文献资源增长缓慢， 院系资料室在收集文献资料时， 往往忽略了那些图书馆不易获得却与本专业相关的内部资料， 比如， 在教学科研中形成的各种原始资料及灰色文献。突出二级资料室专业特点， 要通过收集各种资料来体现。灰色文献一般指通过常规出版的各种政府机关内容报告， 政府文书， 各种内部专业技术报告和学术会议资料， 为取得各级学位所撰写的未正式出版的学位论文、内部书刊、书信、手稿、档案文献等。
（2）管理人员数量不足，专业水平低。高校院（系）二级资料室一般有1到2个管理人员，有的是由其它岗位的教师兼职管理，这样的人员配置在借阅数量少的情况下还可以应付，但是如果借阅量大或采编图书数量多，那么就会对读者借阅造成一定的影响。管理人员一般都没有学过图书馆相关专业知识，在图书采编、管理等方面也存在一定的问题。
（3）管理方法比较原始，大部分还停留在手工操作阶段。这样，查找图书、统计图书数量、图书催还等工作都很难处理，既增加了工作量，又浪费了有限的资源，这种局面很难适应高速发展的信息化社会和广大师生对数字化、网络化信息的需求。
3．加强二级资料室建设的几点建议
（1）进一步明确资料室建设的目的，提高加强资料室建设工作意义的认识。资料室建设是基层教学单位教学基本建设的重要组成部分。抓好资料室建设有利于服务教学、科研工作，有利于今后应对各项调研评价准备工作。图书资料建设应该紧密结合专业建设、课程建设以及教材建设，充分发挥为教学和科研服务的职能。档案建设应该紧紧围绕教学管理、行政管理、学生管理和党建工作等开展，为实现规范化管理发挥重要作用。建议学院图书馆、学院档案管理部门、教务处和各教学单位，要加强研究、明确资料室建设方向和目标，明确图书资料和档案材料在院系两级管理下的各自责任，合理规划，建章立制，保障投入，使教学单位的图书与档案建设工作、特别是院系的档案管理工作走向正常化。
（2）加强资源整合，提高图书资料整体利用效率。建议以图书馆为中心，充分利用网络技术，联合各单位资料室，建立全院性的图书资料保障体系，在购书、馆藏和借阅等方面进行信息共享，更好地为教学和科研服务。教学单位资料室作为学院文献资源整体的一个组成部分，可考虑将其纳入图书馆、学院档案室的业务指导、管理范围内，即，教学单位资料室既接受所在系领导，同时在具体业务上接受图书馆、学院档案室的业务指导与管理，在图书利用上，应进一步发挥资料室的作用。
（3）增加教学单位图书资料的种类。在二级资料室的图书资料中，上课使用的教材所占比例很大，但专业期刊杂志订购量则较少。建议增加图书种类，增加工具、科技和教育教学研究等方面的图书，同时，增加订购相关专业期刊杂志，使资料室能够更有利于为教学工作、教育教学研究工作、科研工作等服务。
（4）提高二级资料室管理水平，二级资料室是图书馆资源与服务的延伸，它不能脱离图书馆而独立存在，那样就不会充分发挥出二级资料室的作用，它要充分利用图书馆的资源，与图书馆相互配合，相互补充。具体的方法是在二级资料室配备电脑、扫描枪等电子设备，电脑上安装图书馆图书管理软件，把二级资料室做为图书馆的一部分，科学化管理。这样做的好处一是方便了读者的借阅和管理员对二级资料室的图书管理、统计等工作。二是在图书采购时，可以通过图书管理软件在图书馆和资料室内部图书中查询，检查预购图书是否已经购买，提高了图书的采购质量，从另一方面讲，也节约了有限的资源。三是通过图书管理软件进行借阅管理，方便记载读者的借阅时间、归还时间、借阅人等信息，减少了手工记录的工作量和错误率，减小了图书丢失数量，提高了图书流通速度，提高了图书资源的利用率。
（5）提升工作人员业务水平。随着社会文明和信息化、网络化程度的提高， 新世纪需求的资料员队伍必须具备以下多方面的能力：①计算机和网络技能水平。资料员面对日新月异的现代信息技术， 应有娴熟的计算机操作技术， 能高效地从网络上查获本专业资料。②具备合理的知识结构。目前， 具有某一学科知识背景， 又精通图书情报专业知识的人员还不多。为更好适应新世纪图书馆 的发展要求， 资料员合理的知识结构也是要重点考虑的。准确、全面地了解和跟踪本专业的教学方向与科研发展， 及时、准确、全面地向本单位的教学科研人员提供专业资料， 就应掌握图书馆学的基本知识，懂得如何通过多种途径获取本专业信息，从而更好地服务读者， 方便读者， 主动为读者服务。③外语能力。因特网的迅速普及与应用， 使得科技信息的交流打破了国界地域的限制。而网络中流动的信息中英文信息量占有相当大的比例， 中文信息仅占千分之几。要想在网络中畅游， 有效地开发利用网络信息资源， 则需要非常高的外语阅读水平， 尤其是英语水平。可见精通外语， 尤其是英语便成为数字图书馆员的必备工具。
对二级资料室管理人员进行业务培训，让管理人员学习专业的图书管理知识、计算机和网络知识，提高外语水平。管理员能够对二级资料室图书进行专业化的分类、管理、摆放等等。可以顺利对外文图书进行采编，加工。训练利用网络版的图书管理软件管理资料室的图书，由于二级资料室管理人员数量少，可以请图书馆人员辅助完成新购图书的采编工作，这样就使整个学校的图书统一分类、编号，方便对图书进行统一管理。
（6）加强二级资料室的数字化建设，建立资料室的网站，提高资料室的服务水平，网站上可以发布最新的通知，如新书通报、图书催还等信息、还可提供图书查询、工具下载等功能，方便读者查看。
另外，院系资料室还应结合本专业的特点，根据自身的资料优势，建立具有专业特色的数据库。做出目录清晰、结构合理、内容新颖、具有本专业特色的网页，将资料室数据库中的信息资源与图书馆的信息资料在校园网上并网运行。从而使全校的师生都能利用网络获取自己所需要的情报资料，真正实现校内的信息资源共享，提高信息资源的利用率。近年来，新型文献载体--电子出版物如雨后春笋蓬勃发展。与传统的单一纸质文献相比，电子出版物尤其是光盘，体积小、信息量大；检索和阅读方便快捷，易于保存。资料室可根据自己的专业特点注意收藏，特别是光盘版期刊文献。与此同时，还要注意收集下载网上的相关信息及非正式出版的灰色文献，如会议交流资料、研究报告、出国考查报告和研究生的毕业论文等。
参考文献：
[1]巩恩贵.专业教师参与高校图书馆选书工作的探讨 [J].山东图书馆季刊，2002(2)．
[2]范品贤.论高校图书馆与资料室的协调[J].沈阳师范学院学报,1995,(2).
[3] 李茉莉. 高校专业资料室工作新探[J]. 大学图书情报学刊,2005,(2).